Установление ЭДО следует начать с выбора процессов, которые будут переведены в электронный вид

Вопрос от читателя Клерк.Ру Николая (г. Ставрополь)

Хотим в своей организации установить систему электронного документооборота. Подскажите, с чего необходимо начинать и какую систему выбрать?

Если Вас интересует система документооборота между контрагентами (а не внутреннего между сотрудниками), то можно начать со следующего.

1. Выбрать контрагентов, с которыми хотите начать электронный обмен. Выбрать документы или процессы, которые хотите перевести в электронный вид.

2. Выбрать оператора ЭДО. Список Операторов опубликован на сайте ФНС. Осуществлять обмен электронными документами не обязательно через Оператора ЭДО. Через оператора нужно выставлять только электронные счета-фактуры (согласно приказу Минфина 50Н). Но мы рекомендуем работать через Оператора, тк удобнее работать с одной системе со всеми документами, где будут работать и с электронными счетами-фактурами, первичными и прочими документами. Помимо этого Оператор может предоставлять ряд услуг: гарантирует юр. значимость электронных документов, независимо фиксирует все действия с документами, предоставляет тех. поддержку пользователям, обеспечивает хранение и безопасность электронных документов. Чтобы сделать выбор, с каким же Оператором взаимодействовать, следует  сначала обратить внимание на следующие критерии.  Подключены ли ваши контрагенты, с которыми вы хотите начать электронный обмен, к этому оператору (на данный момент роуминг между операторами практически не настроен, поэтому для начала следует подключаться к тому оператору, через которого вы сможете напрямую взаимодействовать со своими контрагентами). Есть ли представитель Оператора в вашем регионе (это ускорить взаимодействие с оператором). Посмотреть условия и систему. Если вам нужна интеграция с вашей учетной системой, посмотрите кто из операторов имеет таткой опыт, посмотреть на возможности системы, дополнительные сервисы и тд.

3. Обычно для ЭДО используют квалифицированный сертификат электронной подписи, что и для подписания отчетности. В случае если у уполномоченного сотрудника на подписание первичных документов нет электронной подписи, следует ее приобрести. Сейчас практически все крупные операторы принимают сертификаты электронной подписи любых аккредитованных удостоверяющих центров. Если с электронными документами должны работать несколько сотрудников, то необходимо приобрести всем сертификаты. При этом можно использовать те же доверенности на передачу права подписи, что и для подписания бумажных документов.

4. Прописать в учетной политике что документооборот осуществляется в электронном виде.

5. В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом, (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться  документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.) — то лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами.

Подробнее вы можете уточнить у Оператора ЭДО.

Получить персональную консультацию Тамары Мокеевой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.