Квартирный вопрос разорит фирму

А. Андрющенко, эксперт МБ

Каждому столичному бухгалтеру известно, что расходы на проживание командированных работников снижают налогооблагаемую прибыль. Главное – документально их подтвердить. Но c 1 января будущего года фирме не придется возиться с подобными бумажками.

Гостиницы, отели, постоялые дворы

Обычно сотрудник, направленный в командировку, снимает номер в гостинице, живет у знакомых или на квартире, которую арендует фирма. В зависимости от этого бухгалтер рассчитывает налог на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Напомним, что данные расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (ст. 252 НК).

Если работник, находясь в служебной поездке, останавливается в гостинице, он должен документально подтвердить свое проживание. Несмотря на то что постоялец платит наличными деньгами, гостиница не обязана предоставлять кассовый чек. Вместо него отель может выдать бланк строгой отчетности. В качестве такого документа выступает гостиничный счет по форме 3-Г (приказ Минфина от 13 декабря 1993 г. № 121).

Как правило, налоговая служба согласна с таким положением (письмо МНС от 23 апреля 2004 г. № 02-5-10/29). И все-таки иногда инспекторы могут возразить против бланков строгой отчетности и потребовать кассовые чеки для подтверждения расходов. Например, такая ситуация рассмотрена в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 12 января 2004 г. № А56-33311/02. Так, фирму хотели оштрафовать за то, что она представила гостиничный счет по форме 3-Г, а не кассовые чеки. Однако судьи напомнили инспекторам, что компании имеют право не использовать ККТ для наличных расчетов, если они выдают бланки строгой отчетности. В частности, гостиничный счет по форме 3-Г.

Кстати, суд считает, что для подтверждения расходов сгодится любой документ, который содержит необходимые реквизиты. То есть нужно, чтобы в бумаге были указаны наименование гостиницы, стоимость проживания, стояли подпись и дата (п. 2 ст. 9 закона от

21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ; п. 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных постановлением правительства от 25 апреля 1997 г. № 490). При этом такой документ необязательно должен быть бланком строгой отчетности. Например, фирма предъявила инспекторам квитанцию из гостиницы. Однако налоговые служащие посчитали, что это не может подтверждать расходы, и доначислили налог на прибыль и пени. Судьи же встали на сторону компании, поскольку оправдательная бумага содержала все реквизиты, необходимые для первичных документов (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. № А56-14779/03).

Поживем на квартире

Сотрудник может остановиться в квартире, которую фирма арендует для проживания командированных. Также работник вправе самостоятельно снять жилое помещение. Не исключена возможность, когда командированный сотрудник решит пожить у своих родственников в этот период.

Компании, использующие первый вариант, рассчитывают, что они потратят гораздо меньше денег на съем квартиры, чем на номер в гостинице. Обычно так и получается. Однако в отличие от расходов на гостиницу затраты на квартиру не уменьшают базу по налогу на прибыль. Финансисты полагают, что, даже если сотрудник часто ездит в один и тот же населенный пункт, доказать, что он проживал во время служебной командировки именно в этой конкретной квартире, невозможно. Значит, расходы на наем жилья становятся документально не подтвержденными. Такую точку зрения чиновники снова повторили в недавнем письме и направили его копию в налоговую службу (письмо Минфина от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/112).

Также специалисты Минфина предупредили, что и в новом году бухгалтер не сможет снизить налоговую базу по прибыли на всю сумму затрат по аренде квартиры. Бухгалтер вычтет только ту часть, которая была потрачена непосредственно за период проживания сотрудников. Арендная плата за время, когда квартира пустовала, не будет учтена при налогообложении прибыли.

Отдайте наши денежки!

Вернувшись из командировки, работник вправе потребовать возмещения расходов по найму жилого помещения (ст. 168 ТК). Фирма не может ему отказать. Но возвращать деньги в полном объеме она должна только в том случае, когда затраты документально подтверждены.

До сих пор бытует мнение, что фирма должна возместить расходы на проживание в любом случае, а неподтвержденные – не менее чем 12 рублей в сутки. Эта норма установлена для работников бюджетных учреждений (постановление правительства от 2 октября 2002 г. № 729), но на нее как на минимум должны были ориентироваться и коммерческие фирмы. Такая обязанность была закреплена в ста-тье 168 Трудового кодекса. Но законодатели отменили это положение с 1 января текущего года (закон от 22 августа 2004 г. № 122-ФЗ).

Конечно, работодатель по своему желанию может возвратить деньги сотруднику. Для этого размер возмещения нужно прописать в трудовом договоре. Тогда фирма даже сможет учесть эти выплаты при расчете базы по налогу на прибыль – пункт 25 ста-тьи 255 Налогового кодекса.

внимание

Владимир Мещеряков, глава экспертной коллегии журнала «Практическая бухгалтерия, автор книги «Годовой отчет- 2005»:

«Уже с 1 января 2006 года компании будут учитывать неподтвержденные командировочные расходы при расчете базы по налогу на прибыль. Дело в том, что законодатели изменили статью 252 Налогового кодекса (закон от 6 июня 2005 г. № 58-ФЗ). Обосновать затраты в зарубежной командировке можно будет с помощью документов, которые лишь косвенно их подтверждают. В частности, приказом о командировке. А также подойдут бумаги, “оформленные в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве”».