Электронный документооборот

В настоящее время электронный документооборот – явление довольно распространенное. Зачастую посредством электронного документооборота учреждения взаимодействуют с органами федерального казначейства, банками, налоговыми органами и внебюджетными фондами. У некоторых учреждений имеются соглашения о ведении электронного документооборота, заключенные с поставщиками (заказчиками), например по передаче электронных счетов-фактур. О порядке применения, хранения и уничтожения электронных документов читайте в данной статье.

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Подпись на электронном документе

Первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных носителях или при наличии технических возможностей субъекта учета на машинных носителях – в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (далее – электронный документ) (п. 7 Инструкции № 157н, п. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных (муниципальных) услуг, исполнении государственных (муниципальных) функций, совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ).

На основании п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Учитывая вышесказанное, можно сделать вывод о том, что, если иное не определено федеральными законами и принимаемыми согласно им нормативными актами, а также соглашениями между участниками электронного взаимодействия, электронный документ признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью, только в том случае, если он подписан квалифицированной электронной подписью.

Отметим, что квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем следующим признакам (п. 3, 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ):

• получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
• позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
• позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
• создается с использованием средств электронной подписи;
• ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
• для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным на основании Закона № 63-ФЗ.

Если соглашением между участниками электронного взаимодействия, заключенным согласно п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ, преду­смотрена возможность подписания первичных учетных документов (договоров) простой электронной подписью, могут ли такие документы учитываться для целей подтверждения расходов по налогу на прибыль?

Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, Законом о бухгалтерском учете и Налоговым кодексом не определены. Таким образом, для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, по мнению Минфина, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (Письмо Минфина РФ от 20.12.2012 № 03-03-06/1/710).

Хранение электронных документов

В соответствии с п. 14 Инструкции № 157н, п. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете учреждение обязано обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. При наличии технической возможности субъект учета вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.

Помимо хранения самих документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета, учреждение обязано обеспечить хранение средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Учреждение должно обеспечить безопасные условия хранения документов и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете). Напомним, что ответственность за организацию хранения документов несет руководитель учреждения (п. 14 Инструкции № 157н).

Можно ли осуществлять хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде?

Минфин отвечает на этот вопрос в Письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314. Согласно изложенной позиции Минфин не исключает возможности хранения документов в электронном виде при условии, что на этих документах поставлена электронная цифровая подпись, равнозначная собственноручной подписи, сделанной в документе на бумажном носителе.

Хотя Минфин и дает положительный ответ на данный вопрос, в реальности обеспечить всех сотрудников учреждения квалифицированной электронной подписью очень сложно. Поэтому, по мнению автора, хранение некоторых документов можно и, как правило, удобнее осуществлять только в электронном виде (например, документы, применяемые при расчетах с банком, налоговыми органами, и т. д.), а в некоторых случаях без бумажного варианта документа просто не обойтись (например, документы, связанные с движением материальных ценностей).

Должно ли учреждение хранить документы на бумажном носителе в случае их представления в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи?

Налоговый кодекс не предусматривает обязанность хранения на бумажном носителе документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. В случае если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (Письмо Минфина РФ от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202).

Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (письма Минфина РФ от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 15.09.2011 № 03-02-08/96).

Сроки хранения электронных документов. Сроки хранения устанавливаются для документов независимо от того, в каком виде (бумажном или электронном) они будут храниться. Как упоминалось выше, сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета предусмотрены Правилами организации государственного архивного дела, в частности:

• годовая бюджетная отчетность хранится постоянно;
• квартальная бюджетная отчетность – в течение пяти лет;
• месячная бюджетная отчетность – в течение одного года;
• документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных документов) – в течение пяти лет;
• главная книга, оборотные ведомости, журналы операций по счетам – в течение пяти лет;
• кассовые документы и книги, акты о приеме (списании) имущества, накладные, авансовые отчеты – в течение пяти лет;
• счета-фактуры – в течение четырех лет;
• налоговые декларации – в течение пять лет;
• реестры сведений о доходах физических лиц, лицевые карточки, счета работников – в течение 75 лет.

Создание архива электронных документов в учреждении. В соответствии с п. 2.1.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) передача электронных документов на архивное хранение осуществляется в следующем порядке:

а) в целях отбора электронных документов на архивное хранение экспертной комиссией организации проводится экспертиза ценности электронных документов. На первом этапе такой экспертизы архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение. Экспертиза электронных документов осуществляется комиссией во взаимосвязи с документацией организации, которая ведется на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение);

б) при приеме электронных документов на хранение в архив учитываются следующие факторы:

• ограничения на прием электронных документов;
• завершенность процесса создания электронного документа;
• стоимость возможного перевода электронного документа в другой формат при приеме в архив;
• наличие законодательных актов, препятствующих передаче электронных документов;
• наличие необходимой сопроводительной документации;
• соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов;
• затраты на обеспечение хранения.

Уничтожение электронных документов

Уничтожение учреждением электронных документов, как и документов на бумажных носителях, производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций.

Отбор документов, подлежащих уничтожению, осуществляется экспертной комиссией по результатам экспертизы ценности документов (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций). Как правило, для уничтожения документы отбираются среди тех документов, по которым истекли сроки хранения.

Отобранные документы заносятся в описи и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Стоит отметить, что документы (дела) включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт (п. 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций).

Одобренные комиссией акты и описи утверждаются руководителем организации. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Документы (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Их передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых документов (дел) и прочие данные. Утилизация документов осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива (п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций).

При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами (п. 9.9 Общих требований к управлению документами):

• уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативной среды;
• документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
• уничтожение документов следует проводить таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
• следует уничтожать все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные копии.

1. Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само­управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
2. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
3. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст.