Некоторые вопросы применения смешанного электронно- бумажного документооборота

Для большинства российских учреждений и организаций в последние годы стало реальностью осуществление смешанного бумажно-электронного документооборота с постоянным возрастанием его электронной составляющей и появлением новых организационно-технологических форм. В настоящее время даже традиционный (бумажный) управленческий документооборот немыслим без автоматизации. Поэтому можно говорить о формировании нового технологического уклада в обеспечении процессов документооборота, в том числе осуществляемого в смешанной электронно-бумажной форме. Наиболее распространенные программные продукты (специализированное программное обеспечение) для систем электронного документооборота (СЭД) предусматривают как автоматизацию традиционных функций делопроизводства, так и реализацию принципиально новых возможностей электронного документооборота и работы с электронным контентом.

Идея смешанного электронно-бумажного документооборота лежит в основе концептуального подхода, предусматривающего поэтапное расширение сферы применения электронных документов. Данное обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота. Кроме того, использование в обозримой перспективе смешанного электронно-бумажного документооборота позволяет принимать во внимание преимущества и недостатки бумажных и электронных носителей информации.

Как уже неоднократно отмечалось, всю совокупность управленческих электронных документов можно условно разделить на две группы:

• документы, для которых электронная форма существования будет основной;
• документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажном носителе: как правило, это документы длительных и постоянных сроков хранения (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов.

Размышлять об этом и рассматривать некоторые варианты технологии смешанного документооборота приходилось еще в начальный период внедрения систем автоматизации документооборота. Тем не менее, в последнее время, по мере расширения практики применения технологий электронного документооборота, появляются новые потребности и задачи сочетания процедур работы с документами на бумажном носителе и в электронной форме. При этом важно принимать во внимание системные отличия бумажного и электронного документооборота.

В отличие от бумажного документа, существующего в аналоговой физической среде (позволяющей непосредственно воспринимать документ как физический объект и зафиксированную информацию), электронный документ существует в электронной среде, создаваемой совокупностью программных и технических средств обеспечения информационных процессов. Понятия аналоговой и электронной среды ввиду их важности для осуществления электронного обмена информацией вошли в ГОСТ Р 52292-2004.

Преобразование формы отображения документа (сканирование бумажного документа или визуализация электронного документа на экране монитора, либо его распечатка) осуществляется на основе интерфейсных устройств на границе электронной и неэлектронной сред. Кроме того, последние годы отмечены появлением гибридных документов, содержащих на бумажном носителе фрагменты, которые могут считываться интерфейсными устройствами (например, штрих-коды, элементы электронных носителей с цифровой и биометрической информацией). Однако это не меняет общей закономерности, что между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, не позволяющая документу перемещаться из одной среды в другую без изменения формы представления информации. Вместе с тем информационные системы (имея принадлежность либо к электронной, либо к неэлектронной среде) могут включать метаинформацию как об электронных, так и об неэлектронных документах одновременно. Поэтому эффективная организация документооборота и архива предполагает обращение документов на различных носителях информации с использованием возможностей и преимуществ электронной информационной среды.

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 27 июля 2010 № 227-ФЗ), определяет электронный документ следующим образом: это «документированная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

При этом, с документоведческой точки зрения, важно различать собственно электронный документ и электронную копию или электронный образ документа.

В связи с этим под электронным документом в узком смысле следует подразумевать документ, созданный и подписанный в электронной форме, с соблюдением установленных требований. Бумажный подлинник у такого документа не создается. Если подписывается документ собственноручно одним и тем же лицом, как на бумажном носителе, так и в электронной форме, то можно говорить о существовании дубликата документа.

Под электронной копией документа (ЭКД) подразумевается копия документа, представленная в электронно-цифровой форме, воспроизводящая содержательную часть подлинного документа на бумажном носителе вместе с идентифицирующими его реквизитами.

Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (п. 37) предусмотрено: «В федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:

• электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
• электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота». 

Электронный образ документа (ЭОД) в названных Правилах определен как «электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе».

Между тем, в современном документообороте применяются также ЭКД, полученные не только путем сканирования зарегистрированного в СЭД подлинника документа на бумажном носителе и сохраненные в графическом формате. ЭКД может быть также создана путем внесения присвоенного документу в СЭД регистрационного номера и даты в электронный файл документа, соответствующий зарегистрированному подлиннику документа на бумажном носителе, и сохранена в текстовом формате или формате электронных таблиц (к примеру, приложения к документу). Такие ЭКД позволяют использовать возможности СЭД в части полнотекстового поиска документов, удобны при работе с текстами многостраничных документов. Текстовые или табличные файлы ЭКД могут быть прикреплены к регистрационным карточкам документов в СЭД в дополнение к электронным образам документов, полученным путем сканирования.

На практике встречаются также электронные выписки из документов. Для отдельных категорий документов (например, распорядительных документов со структурированным текстом, протоколов) может потребоваться оформление и использование в документообороте электронных выписок из них. В электронной выписке один или несколько реквизитов (элементов текста), относящихся к содержательной части документа, приводятся не полностью или отсутствуют. В этом случае в созданном файле в обязательном порядке должно быть указано, что он представляет собой выписку.

Каким образом в СЭД можно отличить электронные документы от ЭКД и ЭОД? Средств электронной подписи может быть недостаточно. В рамках одной базы данных СЭД можно использовать специальный признак (реквизит регистрационной карточки документа), показывающий, что бумажный подлинник данного документа не создавался и он подписан только в электронной форме. Наше предложение по этому вопросу реализовано на практике в одном из программных продуктов, используемых для СЭД. При этом предусмотрена также возможность включения в регистрационный номер документа соответствующего символа (при необходимости, для конкретных видов или групп документов — входящих, исходящих, внутренних). Таким образом, в условиях смешанного электронно-бумажного документооборота становится возможным не просто визуально отличать электронные документы при работе с ними в СЭД, но и при формировании дел обеспечить хранение этих документов в соответствии с установленными требованиями, а также решать некоторые другие задачи. К примеру, при анализе документооборота можно осуществлять мониторинг количества электронных документов, созданных в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.

Для дел, состоящих только из электронных документов, в их регистрационных карточках в СЭД делается ссылка на соответствующий индекс дела по номенклатуре. Поэтому в соответствии с установленными сроками хранения этих дел (после составления акта о выделении к уничтожению) файлы документов могут удаляться с использованием соответствующих процедур работы в СЭД. При необходимости долговременного хранения электронных документов можно реализовать их экспорт в специализированный электронный архив.

Аналогично, файлы электронных копий документов, имеющих подлинники на бумажном носителе, также после истечения срока хранения бумажных документов и составления акта о выделении к уничтожению, могут быть удалены из базы данных.

Вариант, когда электронные документы формируются в дела (приобщаются к виртуальным делам) отдельно от бумажных документов, является простым и логичным. Однако на практике уже возникают ситуации, когда инициативный документ является электронным и не имеет бумажного подлинника, а ответный документ подписывается на бумажном носителе. 

К примеру, обращения граждан в организацию, поступающие через интернет-приемную, бумажного подлинника не имеют. Если в организации применяются процедуры внутреннего электронного документооборота, то эти документы при регистрации могут не распечатываться. Ответ на обращение гражданина по тем или иным причинам может быть направлен на бумажном носителе. Как поступать в этом случае: стоит ли распечатывать электронные документы с заверением бумажных копий для приобщения их в дело с остальными документами на бумажном носителе? Это вариант возможный, но связанный с дополнительными трудозатратами и расходом бумаги. Процедуры заверения бумажных копий можно избежать, если программным обеспечением СЭД предусмотрена возможность распечатки отметки, подтверждающей регистрацию документа в базе данных. 

В условиях смешанного электронно-бумажного документооборота встает практический вопрос о возможности формирования в делопроизводстве гибридных дел, содержащих и бумажные, и электронные документы временных сроков хранения. Для организации работы в этой форме в соответствующей графе номенклатуры дел для конкретного дела должна быть сделана отметка (примечание) «Ведется в электронно-бумажной форме». Но как, если в дело включены документы и на бумажных носителях, и в электронной форме, можно ознакомиться с полным составом дела? В электронной форме в СЭД это не составит труда, поскольку доступны для просмотра и файлы электронных документов, и электронные образы документов на бумажном носителе. При работе непосредственно с документами на бумажном носителе в формируемое дело приобщается также полный перечень документов, списанных в дело (аналог внутренней описи документов в деле), полученный путем распечатки из СЭД и заверенный работником, ответственным за формирование дел в подразделении. 

Приведенный пример вновь возвращает нас к рассмотренному выше вопросу о том, что между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, а для перемещения документа из одной среды в другую требуется изменение формы представления информации. Предлагаемый вариант является одним из способов формирования дел.

Рассмотрим возможные этапы (стадии) развития технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами организации с позиций применения смешанного документооборота. Выделим три основные стадии, соответствующие развитию документооборота в организации от бумажно-электронного к электронно-бумажному и преимущественно электронному, которые схематично представлены в таблице.

Развитие технологий внутреннего документооборота

В дополнение к приведенной таблице отметим некоторые вопросы, которые важно решать с учетом конкретных условий деятельности организации.

Существенная часть поступающих в организацию документов по-прежнему направляется на бумажном носителе. Для четкой организации процессов внутреннего документооборота необходимо регламентировать, все ли виды документов, поступивших на бумажном носителе, следует сканировать для получения их электронных копий и ввода их в СЭД и определить, будут ли для этого применяться технологии поточного сканирования с применением штрих-кодов или достаточным будет более простой вариант.

Всевозрастающую долю входящего потока составляют документы, поступающие в организацию в электронной форме. При этом могут использоваться различные способы передачи информации, к примеру, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), интернет-приемная. В связи с этим необходимо определиться, следует ли распечатывать поступившие и зарегистрированные в СЭД документы в службе ДОУ. На основе анализа структуры документооборота желательно определить перечень разновидностей документов в электронной форме, для которых распечатка не требуется (как правило, документы, маршрутизируемые непосредственно в подразделения).

После регистрации поступивших документов и ввода их электронных копий в СЭД возможны различные варианты технологии дальнейшей работы, соответствующие обозначенным в таблице стадиям развития смешанного документооборота.

1. Автоматизированный (бумажно-электронный) документооборот. Параллельное обращение бумажных документов и их и электронных копий.

Технология документооборота представляет собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе. Делопроизводственная служба вносит в базу данных СЭД информацию о прохождении и исполнении документов. Электронные копии документов, введенные в СЭД, используются в основном для справочно-информационной и аналитической работы, уменьшения необходимости снятия копий с бумажных документов. При необходимости в соответствии с поисковыми запросами сотрудников подразделений может выполняться распечатка электронных копий документов из СЭД.

Возможности и преимущества работы в электронной форме с исходящими документами (например, письмами) проявляются тогда, когда есть возможность направить их адресатам по электронным каналам связи. При этом могут использоваться варианты отправки документа с досылкой бумажного экземпляра или без досылки (т. е. именно в электронной форме). 

2. Электронно-бумажный документооборот. Руководители и специалисты являются пользователями СЭД и имеют возможность работы с электронными файлами документов.

В принципе, при внедрении СЭД организации стремятся именно к этому варианту технологии работы, который уже можно считать внутренним электронным или электронно-бумажным документооборотом (с учетом того, что существуют подлинники документов на бумажном носителе). Пользователями СЭД вносится необходимая информация о результатах рассмотрения и исполнения документа. При передаче документов, поступивших в электронной форме, на рассмотрение руководству может осуществляться их распечатка. В этом случае резолюция оформляется на бумажном носителе с последующим переносом информации в СЭД. Исходящие и внутренние документы могут быть подписаны на бумажном носителе, а адресатам направляются их электронные копии (без досылки бумажного экземпляра).

На практике за последний год доводилось не раз встречать поступившие документы, оформленные иным способом. Должностные лица подписывают собственноручно исходящий документ в СЭД только в электронной форме. Если документ направляется внешнему адресату на бумажном носителе, то сотрудник делопроизводственной службы распечатывает документ и заверяет его «твердую копию». При этом в отметке о заверении копии (своего рода заверительной надписи, оформляемой в виде штампа) указывается, что документ соответствующим должностным лицом подписан в СЭД в электронной форме. С одной стороны, безусловно, руководителям удобнее работать в одном формате и, если применяются процедуры подписания документов в электронной форме, то возникает стремление использовать их для различных видов документов. С другой стороны, в случае отсутствия официального электронного документооборота между конкретной организацией и организацией-адресатом (в том числе, возможно, более высокого ранга), на наш взгляд, более корректно подписывать письмо на бумажном носителе (либо создавать бумажный дубликат документа, подписанного в электронной форме). Полагаем, что развитие межведомственного электронного документооборота и других технологий внешнего документооборота позволит регламентировать такие ситуации и уменьшить количество документов, пересылаемых на бумажном носителе.

При работе с внутренней документацией возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире. Так, например, при ведении внутренней переписки могут быть исключены процедуры сканирования с распознаванием или без распознавания текста, характерные для технологии обработки входящих документов. С учетом анализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа (эти вопросы должны быть регламентированы с учетом специфики организации). Например, служебная записка может изначально создаваться и подписываться в электронной форме, регистрироваться в СЭД и рассматриваться лицом, которому она была адресована, без распечатки на бумажном носителе. 

3. Развитая форма электронно-бумажного документооборота. На этой стадии вполне правомерно говорить об электронном документообороте как основном способе осуществления управленческих коммуникаций в организации. Практически вся работа с документами осуществляется в электронной форме. Это наиболее продвинутый, но пока еще редко встречающийся вариант. 

Руководители могут сами вносить свои резолюции в СЭД. Соответственно, на бумажном носителе резолюции и делопроизводственные пометы отсутствуют. Соответствующие корпоративные нормы должны быть предусмотрены в инструкции по делопроизводству или другом регламентирующем документе. 

Для подготовки исходящих и внутренних документов используются технологии электронного согласования и подписания документов. Не рассматривая детально эти вопросы, которые заслуживают быть предметом отдельной статьи, отметим, что вид электронной подписи для внутренних документов устанавливается в регламентирующих документах организации. При обмене документами с внешними адресатами вид электронной подписи устанавливается на межведомственном уровне или по соглашению сторон.

Таким образом, с точки зрения состава документов управленческий документооборот в обозримой перспективе будет электронно-бумажным с ростом его электронной составляющей. Вместе с тем как способ осуществления управленческих коммуникаций внутри организации электронный документооборот уже сейчас становится реальностью. Возможны различные варианты сочетания элементов электронного и бумажного документооборота. Наиболее оптимальные технологические процедуры документооборота, а также формы их нормативного закрепления и регламентации поможет выбрать практика.

1. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Изд-во МЭИ, 2004. – 172 с.; Она же. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 296 с.
2. Бобылева М.П. От традиционного к электронному документообороту: некоторые проблемы перехода // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив : Доклады и сообщения на шестой международной науч.-практич. конф. 24–25 ноября 1999 г. – М.: Росархив, 2000. – С. 69–72; Она же. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации // Делопроизводство, 2003. – № 2. – С. 14–18; Она же. Некоторые вопросы использования элементов электронного документооборота между организациями // Делопроизводство, 2003. – № 3. С. 36–40; Она же. Электронно-бумажный документооборот внутри организации (примеры технологии) // Секретарь-референт, 2008. – № 8. С. 17–21; Она же. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию // Делопроизводство, 2012. – № 2. С. 32–37.
3. ГОСТ Р 52292-2004. Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения.
4. См., например: Щербаков А., Ключко Н. Применение маркеров подлинности для обеспечения непрерывности защищенного документооборота в банковской сфере //Финансовая газета. Региональный выпуск, 2009. – № 12. – С. 15.
5. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 № 477 (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.09.2011 № 751).
6. тСм.: Федеральный закон Российской Федерации от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».