«Мобильные» проблемы

Ю. Кёлер, налоговый консультант

Сегодня трудно представить успешного бизнесмена без мобильного телефона. Для большинства фирм сотовая связь уже давно превратилась из предмета роскоши в совершенно необходимое «средство труда». Учитывая затраты на него, бухгалтеру следует обратить внимание на некоторые нюансы.

Всегда на связи

Прежде чем покупать мобильные телефоны для своих сотрудников или оплачивать служебные разговоры по ним, вы должны четко определить круг таких работников и обосновать, почему именно им необходимы услуги сотовой связи. Естественно, что это обоснование должно быть неразрывно связано с производственной деятельностью фирмы. Если вы грамотно подберете аргументы, то счастливыми обладателями мобильных телефонов могут стать не только руководитель фирмы, его заместители или главный бухгалтер, но и водители, менеджеры, секретари, продавцы, кассиры, охранники, завхозы и многие другие. Смысл всех ваших аргументов должен сводиться к следующему: этот сотрудник фирмы должен быть всегда на связи.

После того как вы обоснуете свои доводы, закрепите их в каком-нибудь документе. В нем вы должны указать не только необходимость использования мобильного телефона, но и расходы, с ним связанные, которые ваша фирма берет на себя. Это может быть как покупка самого телефонного аппарата с оплатой всех «рабочих» разговоров, так и выплата компенсации тем сотрудникам, которые, имея собственный телефон, используют его в производственных целях.

Документом, в котором надо все это перечислить, может быть, например, должностная инструкция каждого конкретного работника. Именно ее рекомендуют составлять минфиновцы в письме от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275. Другой вариант – письменное соглашение между фирмой и сотрудником (письмо Минфина от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72).

Обратите внимание и еще на одну очень важную деталь. Если телефоны для сотрудников покупает ваша фирма, заключайте договоры с оператором сотовой связи только от имени фирмы. Кроме того, в каждый конкретный договор, как правило, вносятся данные человека, который будет пользоваться услугами связи. Проследите, чтобы этим человеком ненароком не стал учредитель вашей фирмы, который не является сотрудником. Вы, конечно, сможете оплачивать затраты по подобному договору, но исключительно из чистой прибыли фирмы, которая останется после налогообложения. Кроме того, эти выплаты будут считаться личными доходами самих учредителей. Если учредитель все же настаивает, чтобы телефонные разговоры оплачивались за счет фирмы, оформите договоры с оператором связи на имя кого-либо из сотрудников. Так вы избежите вполне обоснованных проблем с налоговой инспекцией.

Компенсируйте мне расходы!

С суммы компенсационных выплат не надо удерживать налог на доходы физических лиц; не облагаются они и ЕСН, так как подобные суммы не являются доходами ваших работников (п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 238 НК). Это подтверждает и Минфин (письмо от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/ 72). Чиновники также говорят, что компенсация за использование личных мобильных телефонов не облагается зарплатными налогами в пределах норм амортизационных отчислений. Сумму компенсации за непосредственно телефонные переговоры вы должны экономически обосновать. Именно тут и пригодятся составленные ранее соглашения или должностные инструкции. Заметьте, что при недостаточной аргументации налоговики могут посчитать оплату телефонных переговоров личным доходом ваших работников со всеми вытекающими последствиями.

Если же на проверяющих не действуют ни разъяснения Минфина, ни ваши разумные доводы и они утверждают, что компенсационные выплаты подпадают под НДФЛ и ЕСН, используйте в качестве аргументов сложившуюся арбитражную практику. Например, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 18 января 2005 г. № А49-6290/04-540А/2.

Впрочем, налоговики могут придраться и по вполне конкретному поводу. Например, многие из них полагают, что использовать сотовый телефон в служебных целях сотрудники могут только в рабочее время и в рабочие дни. Увидев из расшифровки телефонных переговоров, что звонили в другое время, они причислят эти расходы к категории непроизводственных. Это в корне неверно, так как время разговоров не может свидетельствовать о их цели и содержании. Точно так считают и судьи (постановления ФАС Московского округа от 10 декабря 2002 г. № КА-А40/7927-02 и от 25 февраля 2003 г. № КА-А40/408-03).

Не любят налоговики и ситуации, когда фирма не заключает договор с оператором связи, а лишь оплачивает счета, которые предъявляют ее сотрудники. Инспекторы могут заявить, что такие затраты не являются производственными. Подобные ситуации судьи тоже разрешают не в пользу проверяющих (постановление ФАС Московского округа от 20 февраля 2002 г. № КА-А40/500-02). Они говорят, что такой порядок оплаты телефонных разговоров не лишает затраты производственного характера.

Собираем обоснования

Стоимость услуг связи, которыми пользуются ваши работники, безусловно, можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Для этого прежде всего вы должны документально подтвердить такие расходы. Что же для этого требуется? Прежде всего, по мнению Минфина, это договор с оператором мобильной связи, а также детализированные счета по телефонным разговорам всех работников, наделенных мобильными телефонами (письмо МНС от 22 мая 2000 г. № ВГ-9-02/174).

Кроме того, это приказ об утверждении перечня сотрудников или должностей, в котором надо указать обоснованные причины использования мобильных телефонов. Причины вы можете переписать из тех же соглашений или должностных инструкций. В довершение к этим бумагам нужно приложить список номеров используемых мобильных телефонов. Было бы далеко нелишним заранее позаботиться и о дополнительной информации. Налоговый инспектор может поинтересоваться, с кем конкретно и с какой производственной целью говорил тот или иной работник, а значит, вы должны быть готовы это объяснить, предъявив подтверждающие документы в виде договоров, их проектов, счетов и т. д.

Точный и исчерпывающий перечень документов, которыми фирма обязана подтвердить свои расходы на мобильную связь, не определен ни в Налоговом кодексе, ни в каком-либо другом нормативном документе. Однако это не значит, что налоговики не могут попросить у вас самый подробный отчет. Дело в том, что даже арбитражные судьи считают, что именно фирма обязана доказать производственный характер подобных расходов (например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/ 2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/ 03-Ф02-2300/ 05-С1).

Ваше время истекло

Чтобы не стать жертвой болтливости собственных работников, на многих фирмах устанавливают лимит компенсации «мобильных» разговоров. Если вы последуете этому мудрому примеру, утвердите подобное ограничение приказом руководителя фирмы. Но учтите: при наличии лимита на разговоры, затраты на них можно учесть при расчете налога на прибыль только в пределах утвержденных норм. Все, что сотрудник потратил сверх лимита, он должен компенсировать из собственного кармана.

Бывает, что расчеты между фирмой и сотрудниками организованы иначе: фирма полностью оплачивает переговоры своих сотрудников по мобильным телефонам и учитывает эти затраты в составе своих расходов в полном объеме. Позднее работники возмещают сверхлимитные суммы, внося деньги в кассу, что оформляют авансовыми отчетами и приходными кассовыми ордерами. Эти суммы надо отнести в состав доходов фирмы (письмо Минфина от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/ 1/275).

совет

Владимир Мещеряков, автор книги «Годовой отчет – 2005»:

«Перечислить расходы на мобильную связь, которые фирма согласна оплачивать сотруднику, можно и в трудовом договоре. Поступать так Минфин рекомендует в своем письме от 31 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/1/194. Однако я не советую прислушиваться к этому письму. Обнаружив, что оплата телефонных разговоров предусмотрена в трудовом договоре, налоговые работники зачастую включают ее в облагаемую базу по НДФЛ и ЕСН. Если это произойдет, вам придется разрешать спор в судебном порядке. Поэтому ради собственного спокойствия указывайте необходимую информацию в других документах. Например, в отдельном соглашении с сотрудниками или в должностной инструкции каждого из них»