Н.А. Габец, эксперт АГ «РАДА»

В хозяйственной практике нередки случаи, когда партнер по тем или иным причинам не выполнил условий договора. Чтобы защитить свои законные права, организация должна выставить партнеру претензию. Об учете таких операций читайте в статье.

Порядок предъявления претензий

Предъявление претензии относится к досудебному порядку урегулирования споров. В ней одна организация указывает другой на совершенные ею неправильные действия (бездействие) или ошибки, в результате которых ущемлены ее законные интересы. В претензии содержатся требования устранить или добровольно исправить эти нарушения. Она должна предъявляться в письменной форме за подписью руководителя организации (предпринимателя) или его заместителя, если это предусмотрено законом или уставом организации.

Претензия должна содержать полное наименование организации, предъявившей ее, и организации-ответчика с указанием всех реквизитов и почтовых адресов. В тексте надо изложить конкретные требования, привести полный и обоснованный расчет суммы нанесенного ущерба (недостачи, штрафных санкций), сослаться на пункты договора, указать наименования и реквизиты документов. К таким документам относятся товарно-транспортные накладные, доверенности, акты приемки товара по количеству и т. д. Их копии необходимо приложить к претензии, заверив надлежащим образом.

Претензию лучше всего отправить заказным письмом либо вручить под расписку. Почтовая квитанция о приеме заказного письма должна храниться у вас на случай предъявления иска.

Срок предъявления претензий устанавливается в каждом конкретном случае федеральными законами, например от 16.02.95 № 15-ФЗ «О связи», транспортными уставами или договором. Он исчисляется с момента, когда выявлено нарушение ваших прав. Раньше этот срок составлял 30 дней. В течение такого же периода организация-ответчик должна письменно сообщить вам о результатах рассмотрения претензии. Ответ оформляется и направляется истцу в том же порядке, что и сама претензия.

В случае удовлетворения претензии к ответу прилагается поручение банку на перечисление денег с отметкой об исполнении (принятии к исполнению) либо вам поставляется недостающее количество ТМЦ.

Если получен отказ (полный или частичный) в удовлетворении претензии или не получен в срок ответ на нее, организация вправе обратиться в арбитражный суд. Сразу идти с иском в суд нельзя. На основании статьи 148 АПК РФ суд оставит исковое заявление без рассмотрения, если организация ранее не предъявила претензии.

Вместе с исковым заявлением и всеми необходимыми документами в суд нужно будет представить почтовую квитанцию о направлении ответчику претензии. Она послужит подтверждением того, что вы приняли меры урегулирования спора.

Как отразить в учете расчеты по претензиям

Для учета расчетов по претензиям, предъявленных вашей организацией поставщикам, подрядчикам и иным организациям, следует открыть к счету 76 субсчет 2 «Расчеты по претензиям».

Организация может выставить поставщику (подрядчику) претензию, если:

– поставщиком не соблюдены договорные обязательства;

– выявлена недостача поступивших от него ценностей;

– обнаружены арифметические ошибки в документах поставщика (подрядчика) на поставленные товары (работы, услуги).

В первом случае договор обычно предусматривает взыскание с поставщика пени, штрафа или неустойки. В соответствии с пунктом 8 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденного приказом Минфина РФ от 06.05.99 № 32н, и пунктом 3 статьи 250 НК РФ штрафы, пени, неустойки за нарушение условий договоров признаются внереализационными доходами организации.

В учете они отражаются проводкой:

ДЕБЕТ 76-2   КРЕДИТ 91-1

– начислены пени, штрафы, неустойки, выставленные поставщику (подрядчику) и признанные им или присужденные судом.

Когда покупатель при приемке ценностей, поступивших от поставщика, выявил их недостачу или порчу, в его учете делаются записи:

ДЕБЕТ 94   КРЕДИТ 60

– отражена недостача (порча) ценностей в пределах предусмотренных договором величин;

ДЕБЕТ 76-2   КРЕДИТ 60

– отражена недостача (порча) ценностей сверх предусмотренных договором величин.

При отказе судом во взыскании сумм потерь с поставщиков или транспортных организаций недостача списывается так:

ДЕБЕТ 94   КРЕДИТ 76-2

– списана недостача (порча) ценностей сверх предусмотренных договором величин.

Если суд вынес решение взыскать с поставщика эту недостачу, то в его учете реализация недостающих ценностей сторнируется:

ДЕБЕТ 62   КРЕДИТ 90-1

– сторнирована реализация недостающих ценностей;

ДЕБЕТ 90-2   КРЕДИТ 41 (43)

– сторнирована себестоимость недостающих ценностей;

ДЕБЕТ 90-3   КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

– сторнирован НДС по реализации недостающих ценностей;

ДЕБЕТ 62   КРЕДИТ 76-2

– отражена предъявленная покупателем претензия;

ДЕБЕТ 76-2   КРЕДИТ 51 (50, 52)

– погашена задолженность по претензии;

ДЕБЕТ 94   КРЕДИТ 41 (43)

– списана себестоимость недостающих ценностей.

Пример

ЗАО «Покупатель» заключило с ООО «Продавец» договор о поставке 12,5 тысячи штук кирпича на сумму 120 000 рублей, в том числе НДС – 20 000 рублей. При разгрузке оказалось, что фактически его получено только 11 тысяч штук стоимостью 105 600 рублей, в том числе НДС – 17 600 рублей.

Нормы убыли по договору не предусмотрены. Себестоимость 1 штуки кирпича у «Продавца» равна 6 рублям. НДС начисляется «по отгрузке».

В учете «Продавца» сделаны записи:

ДЕБЕТ 51   КРЕДИТ 62

– 120 000 рублей – получен аванс за кирпич;

ДЕБЕТ 62   КРЕДИТ 90-1

– 120 000 рублей – отражена реализация кирпича по накладной;

ДЕБЕТ 90-2   КРЕДИТ 41

– 75 000 рублей (6 рублей х 12 500 штук) – списана себестоимость кирпича;

ДЕБЕТ 90-3   КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

– 20 000 рублей – начислен НДС с отгрузки.

В учете «Покупателя» сделаны проводки:

ДЕБЕТ 60   КРЕДИТ 51

– 120 000 рублей – перечислен «Продавцу» аванс за кирпич;

ДЕБЕТ 10-8   КРЕДИТ 60

– 105 600 рублей (9,6 рубля х 11 000 штук) – принят к учету фактически полученный кирпич;

ДЕБЕТ 19   КРЕДИТ 60

– 17 600 рублей – принят к учету НДС.

«Покупатель» составил акт о недостаче и выставил «Продавцу» претензию на сумму 14 400 рублей, обязав его вернуть эти деньги. «Продавец» признал свою вину и перечислил деньги «Покупателю».

Бухгалтеры организаций отразили это в учете так:

«Покупатель»

ДЕБЕТ 76-2   КРЕДИТ 60

– 14 400 рублей – отражена недостача кирпича по накладной;

ДЕБЕТ 51   КРЕДИТ 76-2

– 14 400 рублей – получены деньги за недостающий кирпич по претензии;

«Продавец»

ДЕБЕТ 62   КРЕДИТ 90-1

14 400 рублей – сторнирована реализация на сумму недостачи;

ДЕБЕТ 90-2   КРЕДИТ 41

9000 рублей – сторнирована себестоимость недостающего кирпича;

ДЕБЕТ 90-3   КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

2400 рублей – сторнирован НДС по недостающему кирпичу;

ДЕБЕТ 62   КРЕДИТ 76-2

– 14 400 рублей – отражена претензия «Покупателя»;

ДЕБЕТ 76-2   КРЕДИТ 51

– 14 400 рублей – перечислены деньги по претензии;

ДЕБЕТ 94   КРЕДИТ 41

– 9000 рублей – списана себестоимость недостающего кирпича.

В результате расследования, проведенного «Продавцом», достоверно доказано, что недостающий кирпич водитель Иванов похитил для личных нужд. Организация обязала Иванова (письменно) компенсировать его стоимость.

В учете «Продавца» это отразили проводками:

ДЕБЕТ 73-2   КРЕДИТ 94

– 9000 рублей – сумма ущерба отнесена за счет Иванова;

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 73-2

– 9000 рублей – удержана сумма недостачи из зарплаты Иванова.

Обратите внимание: поскольку работник возмещает ущерб, причиненный преступлением (хищением), размер удержаний при каждой выплате зарплаты не должен превышать 70 процентов.

Если виновник недостачи установлен не был или суд отказал во взыскании, ее сумму придется списать на убытки:

ДЕБЕТ 91-2   КРЕДИТ 94

– недостача учтена в составе прочих расходов.

Этот убыток уменьшает облагаемую налогом прибыль согласно пункту 13 статьи 265 НК РФ.

Если вы перечислили поставщику деньги авансом и обнаружили арифметическую ошибку в его счете, то ваша организация вправе предъявить ему претензию. В этом случае в учете делается запись:

ДЕБЕТ 76-2   КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»

– отражена сумма выставленной поставщику претензии.

Если ошибка обнаружена в счете после оприходования полученных ценностей, это отражается проводкой:

ДЕБЕТ 76-2   КРЕДИТ 10 (41…)

– отражена сумма претензии, выставленной поставщику товарно-материальных ценностей.