Загранкомандировки. Документальное оформление и расчеты с подотчетными лицами

Порядок направления сотрудника в загранкомандировку отличается от порядка, установленного для направления работника в командировку в пределах РФ. В этой статье подробно рассмотрим, какими нормативными правовыми актами нужно руководствоваться казенному учреждению, направляющему своих работников в служебную командировку за границу, как правильно документально это оформить, какие применить нормы расходов, а также порядок возмещения работнику расходов, связанных с его служебной командировкой за границу, и правила принятия к бухгалтерскому учету расходов, произведенных в иностранной валюте.

Нормативная база

Основными нормативными правовыми актами, которыми должны руководствоваться казенные учреждения, направляя сотрудников в служебные загранкомандировки, являются:

– Трудовой кодекс;

– Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749);

– Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее – Закон № 173-ФЗ);

– Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Постановление № 812);

– Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Приказ № 64н);

– Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Постановление № 729).

Категории работников, направляемых в служебную командировку

Согласно п. 2 Положения № 749 в командировки следует направлять работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем. При этом нельзя направлять в служебные командировки беременных женщин (ст. 259 ТК РФ), работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ).

При наличии письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями, направлять в служебную командировку можно женщин, имеющих детей до трех лет, матерей и отцов, воспитывающих детей до пяти лет без супруга (супруги), опекунов (попечителей) несовершеннолетних, работников, имеющих детей-инвалидов, а также осуществляющих уход за больным членом семьи (ст. 259, 264 ТК РФ).

При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть письменно ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (ст. 259 ТК РФ).

Порядок документального оформления направления в командировку и представления отчетности по ней

Направление сотрудника в служебную командировку оформляется приказом руководителя. Работнику также выдается служебное задание, в котором следует указать фамилию, имя, отчество командируемого сотрудника, его структурное подразделение и должность.

Кроме того, нужно указать страну, город, организацию, в которую направляется работник, даты начала и окончания командировки, продолжительность дней командировки, количество дней командировки без учета времени нахождения в пути, организацию-плательщика, за счет которой финансируется командировка (организацию, которая направляет работника в командировку либо которая его принимает), основание принятого решения о служебной командировке, кратко цель задания.

Подписывают служебное задание руководитель структурного подразделения, где работает командируемый работник, и руководитель учреждения.

Выписывать командировочное удостоверение или нет сотруднику, командированному за границу, зависит от того, на территорию какого государства направляется сотрудник:

– если он командирован в организацию, находящуюся на территории участников Содружества Независимых Государств (СНГ), с которыми заключены межправительственные соглашения, следует оформить командировочное удостоверение (п. 19 Положения № 749);

– если сотрудник направляется в иные государства – командировочного удостоверения не требуется (п. 18 Положения № 749).

По возвращении из командировки сотрудник обязан в течение трех рабочих дней представить работодателю (п. 26 Положения № 749):

– авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением подтверждающих документов;

– отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Поскольку сотрудник направлялся на территорию иностранного государства, некоторые его расходы, произведенные в командировке, могут быть оформлены документами, составленными на иностранном языке. В этом случае они должны иметь построчный перевод на русский язык, поэтому к авансовому отчету нужно приложить перевод документов, составленных на иностранном языке (п. 13 Инструкции № 157н).

Возмещение понесенных в командировке расходов

Согласно п. 11, 23 Положения № 749 сотруднику, направленному в служебную командировку за пределы РФ, осуществляется возмещение следующих затрат:

– расходов на проезд;

– расходов по найму жилого помещения;

– расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных);

– расходов на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

– обязательных консульских и аэродромных сборов;

– сборов за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

– расходов на оформление обязательной медицинской страховки;

– иных обязательных платежей и сборов;

– иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Положением № 749 установлены некоторые требования, которые следует учитывать при возмещении сотруднику понесенных им расходов:

а) к расходам по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой (если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах) следует относить расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (п. 12, 22);

б) расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 21). Работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, такие расходы возмещаются в размерах, утвержденных Приказом № 64н;

в) суточные возмещаются в следующем порядке:

– при проезде по территории РФ выплачиваются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ (п. 17). Работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, выплата суточных осуществляется в размерах, утвержденных Постановлением № 729;

– при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств. Работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, выплата суточных осуществляется в размерах, утвержденных Постановлением № 812.

При возмещении сотруднику суточных следует учитывать некоторые особенности:

– при следовании с территории РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения № 749);

– при следовании сотрудника на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 18 Положения № 749);

– при вынужденной задержке в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя учреждения при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки (п. 19 Положения № 749);

– при выезде и возврате из командировки в тот же день суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на их выплату (п. 20 Положения № 749).

Пунктом 25 Положения № 749 предусмотрено, что сотруднику в случае заболевания в командировке возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Выдача аванса на командировочные расходы может производиться как в иностранной валюте, так и в валюте РФ с распределением по следующим подстатьям КОСГУ (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н):

– по подстатье 212 КОСГУ – в части средств, предназначенных для выплаты суточных;

– по подстатье 222 КОСГУ – в части средств, предназначенных на транспортные расходы;

– по подстатье 226 КОСГУ – в части средств, предназначенных для оплаты расходов по найму жилого помещения.

Задолженность подотчетного лица по выданным авансам в иностранной валюте учитывается одновременно в этой иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату авансовых выплат (п. 203 Инструкции № 157н). Поэтому при принятии к учету расходов по командировке, выраженных в иностранной валюте, их рублевый эквивалент определяется по курсу ЦБ РФ, действующему на дату выдачи работнику денежных средств в иностранной валюте под отчет.

Выданный сотруднику аванс в иностранной валюте подлежит переоценке только в случае его возврата – по курсу на дату возврата. Возникшие при этом положительные (отрицательные) курсовые разницы относятся на финансовый результат текущего финансового года, полученный от переоценки активов.

Выдача аванса на командировку в иностранной валюте. Для выдачи сотруднику аванса в иностранной валюте казенному учреждению нужно конвертировать средства в валюте РФ в иностранную валюту.

В этих целях учреждением оформляется заявка на кассовый расход (ф. 0531801), на основании которой ОФК перечисляются средства на корреспондентский счет кредитной организации, имеющей право согласно лицензиям ЦБ РФ осуществлять банковские операции со средствами в иностранной валюте, для последующей конвертации в иностранную валюту и перечисления на счет, открытый получателю средств федерального бюджета для указанных целей в банке (п. 2.8.2 Порядка № 8н).

Согласно Инструкции № 162н эти операции следует отразить в бухгалтерском учете следующими проводками:

Сотрудник казенного учреждения был направлен в служебную командировку в Канаду с 02.12.2013 по 06.12.2013.

28.11.2013 учреждением для конвертации валюты РФ в иностранную валюту были перечислены денежные средства в размере 40 950 руб. на приобретение 1 300 долл. США (1 300 долл. США х 31,5 руб.).

Данные средства поступили 29.11.2013 на валютный счет, открытый в кредитной организации. На момент их поступления курс ЦБ РФ составил 32 руб. за 1 долл. США.

На оплату услуг кредитной организации по покупке валюты было перечислено 410 руб.

В бухгалтерском учете указанные операции нужно оформить следующими записями:

Согласно п. 10 Правил № 199н для получения денежных средств казенное учреждение представляет в орган Федерального казначейства по месту обслуживания не позднее дня, предшествующего дню получения денежных средств, заявку на получение денежных средств (ф. 0531802).

В бухгалтерском учете операции по поступлению наличных денег в кассу учреждения, их выдаче подотчетным лицам и принятию сумм произведенных командировочных расходов на основании авансового отчета сотрудникаоформляются следующими записями:

Продолжим предыдущий пример. 29.11.2013 иностранная валюта поступила в кассу учреждения и выдана сотруднику:

– на проезд – 600 долл. США;

– на наем жилого помещения – 300 долл. США;

– в виде суточных за четыре дня – 400 долл. США.

Также этому сотруднику были выданы суточные в размере 100 руб., поступившие в кассу учреждения с лицевого счета, открытого в казначействе.

Согласно представленному 09.12.2013 сотрудником по возвращении из командировки авансовому отчету и предъявленным документам, подтверждающим понесенные им расходы, сумма аванса израсходована в полной сумме, выданной ему при отбытии.

Курс ЦБ РФ (цифры условные) 29.11.2013 составил 32 руб. за 1 долл. США.

Датой пересечения границы РФ:

– при следовании в Канаду является 02.12.2013;

– при возврате на территорию РФ – 06.12.2013.

В бухгалтерском учете эти операции следует отразить следующим образом:

Выдача аванса на командировку в валюте РФ. Для осуществления расходов на территории иностранного государства сотруднику нужно иметь иностранную валюту. Если аванс на командировку ему выдается в валюте РФ, то покупать иностранную валюту ему придется самостоятельно.

В этом случае расходы, произведенные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на момент покупки валюты (Письмо Минфина РФ от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193), согласно приложенной к авансовому отчету справке о покупке иностранной валюты.

При отсутствии таковой пересчет командировочных расходов в валюту РФ нужно производить по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета.

Бухгалтерские проводки в этом случае будут следующими:

Сотруднику казенного учреждения, направленному в служебную командировку за границу РФ, 29.11.2013 выдан аванс в валюте РФ в размере 41 600 руб. для дальнейшего приобретения иностранной валюты по курсу продажи ЦБ РФ, равному 32 руб. за 1 долл. США, в том числе:

– средства на покупку проездных документов – 19 200 руб. (600 долл. США);

– средства на наем жилого помещения – 9 600 руб. (300 долл. США);

– суточные – 12 800 руб. (400 долл. США).

В этот же день иностранная валюта была приобретена в обменном пункте.

Согласно утвержденному руководителем учреждения 08.12.2013 авансовому отчету все полученные средства были израсходованы на указанные цели, подтверждены документально и приложен чек обменного пункта.

В бухгалтерском учете эти операции нужно отразить следующим образом:

Воспользуемся условиями предыдущего примера и предположим, что чек обменного пункта сотрудником утерян. Курс ЦБ РФ на 08.12.2013 составил 32,2 руб. за 1 долл. США.

В этом случае принятие расходов, произведенных за границей РФ, нужно будет производить по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само­управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Порядок кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядок осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, утв. Приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 № 8н.

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Правила обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2010 № 199н.