Инвентаризация: готовимся к годовой отчетности

В.О. Ржавинский, аудитор

Одним из тех ответственных мероприятий, о которых фирме не стоит забывать перед завершением финансового года, является инвентаризация собственного имущества и обязательств. От результатов такой ревизии зависит правильность всей годовой отчетности.

Инвентаризация фактически представляет собой проверку имеющегося в наличии имущества и обязательств компании на соответствие данным бухгалтерского учета. Проводится она в конце года, перед составлением отчетности. Причем затрагивать проверка должна то имущество компании, которое в последний раз инвентаризировалось до 1 октября текущего года.

Стоит отметить, что действующее законодательство не запрещает проводить такую ревизию в любой удобный для фирмы день. Однако наиболее логично назначить ее на 1-е число месяца. Ведь именно на такую дату можно без проблем вывести сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам.

Порядок проведения инвентаризации утвержден Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина от 13 июня 1995 г. № 49). Рассмотрим основные моменты, связанные с этой процедурой.

Аккуратность прежде всего

Прежде чем приступать к самой инвентаризации, нужно соблюсти некоторые формальности. Так, первым шагом в этом станет соответствующий приказ руководителя компании. Этим распоряжением должен быть утвержден состав проверяющих, перечень инвентаризируемого имущества и финансовых обязательств, а также сроки проведения инвентаризации. Форма такого документа представлена в Приложении № 1 к Методическим указаниям, однако, отметим, что она носит рекомендательный характер и не является строго обязательной к применению в таком виде.

Что касается состава инвентаризационной комиссии, то ее участниками могут стать не только работники самой фирмы. К участию в проверке можно допустить, например, специалистов аудиторских компаний. Такая возможность предусматривается пунктом п. 2.3 Методических указаний.

По итогам инвентаризации должны быть составлены описи, или акты инвентаризации. Вот для них есть строго установленные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Там фиксируются сведения о фактическом наличии имущества, его стоимости и реальности учтенных финансовых обязательств.

Следующий этап – сверка результатов инвентаризации с учетными данными. Если вдруг по проверяемому имуществу обнаружено отклонение, то на основании этого составляются сличительные ведомости, в которых и отражаются выявленные расхождения.

Заключительная стадия инвентаризации – подписание ведомости. Свою подпись на документе должен поставить главный бухгалтер и руководитель организации. Последний, помимо прочего, должен издать приказ или распоряжение об утверждении результатов ревизии. Этот документ послужит основанием для отражения результатов проверки в бухгалтерском и налоговом учете. Сами же материалы инвентаризации должны быть переданы в бухгалтерию. Хранить их следует в течение пяти лет.

Ошибки «бухгалтерские», ошибки «налоговые»

Результатом инвентаризации могут стать выявленный излишек или недостача по основным средствам, нематериальным активам, товарно-материальным ценностям, денежным средствам и финансовым вложениям. Помимо их количественного несоответствия ревизия может показать и ошибки в оценке таких активов. В таких случаях в бухгалтерском и налоговом учете предстоит произвести соответствующие исправления.

Что касается порядка исправления ошибок в бухучете, то он определен пунктом 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденном приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н.

Так, в случае если выявлен излишек по какому-либо виду имущества, то он приходуется по рыночной стоимости, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты. Недостача или порча имущества в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, то есть относятся к расходам. Превышение этой нормы компенсируется за счет виновных лиц. Если такие лица не установлены или же суд отказал во взыскании с них соответствующих сумм, то убытки от недостачи имущества списываются на финансовые результаты.

Также стоит отметить, что результаты инвентаризации следует отразить в отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена. Итоги годовой инвентаризации учитываются в годовом бухгалтерском отчете (п. 5.5 Методических указаний). Причем этот порядок касается даже тех ошибок, которые были допущены например, несколько лет назад, и лишь сейчас выявлены. Они, также, учитываются в том месяце, в котором были обнаружены. Иными словами, исправления в бухгалтерскую отчетность прошлых лет не вносятся.

В налоговом учете порядок исправления ошибок несколько отличен от бухгалтерского. Так, обнаружив несоответствие в исчислении налоговой базы в прошлом отчетном или налоговом периоде, бухгалтер должен будет провести пересчет налоговых обязательств именно за тот период. Правда, есть одно исключение. Касается оно случаев, когда точную дату совершения ошибки определить невозможно. В такой ситуации выявленная ошибка приведет к необходимости скорректировать налоговые обязательства периода ее обнаружения. Если ошибка затрагивает несколько отчетных или налоговых периодов, то сдать уточненные декларации нужно за каждый из них, пояснив при этом причину внесения исправлений.

Выявленные ошибки могут приводить как к недоплате, так и к переплате налога. Если фирма не доплатила налог, она должна внести необходимые дополнения и изменения в налоговую декларацию, а также уплатить недостающую сумму налога и пени по ней. Согласно статье 81 Налогового кодекса это освобождает организацию от ответственности за неуплату налога. Ведь, как известно, если этого не сделать, то рано или поздно с высокой долей вероятности фирма будет привлечена к ответственности уже по статье 122 кодекса. В случае же переплаты налога можно воспользоваться правом на зачет или возврат излишне уплаченных сумм (ст. 78 НК).

И в заключение хотелось бы сказать о том, чем, собственно, грозит непроведение инвентаризации. Сразу оговоримся, что ни для фирмы, ни для ее руководителя не предусмотрена ответственность на случай, если о такой ревизии решили «забыть».

Однако не стоит упускать из виду тот факт, что инвентаризация проводится в первую очередь для того, чтобы удостовериться в правильности данных бухгалтерского учета, их соответствии действительности. Иными словами, отсутствие регулярных проверок имущества и обязательств фирмы может привести к тому, что ее бухгалтерская отчетность в какой-то момент окажется недостоверной. А за это уже предусмотрены штрафные санкции, например согласно статье 120 Налогового кодекса. Так, грубое нарушение правил учета доходов и расходов в течение одного налогового периода, согласно первому пункту статьи, карается взысканием в размере пяти тысяч рублей. Дальше – строже: те же проступки, допускаемые организацией в течение более одного налогового периода, будут стоить уже пятнадцать тысяч рублей. Однако это касается лишь тех случаев, которые не повлекли за собой искажение суммы налоговой базы. Если же это произошло, фирме придется поплатиться десятью процентами от суммы неуплаченного налога, или, если эта сумма окажется незначительной, – пятнадцатью тысячами рублей.

За аналогичные «промахи» в ведении бухгалтерского учета и представлении бухгалтерской отчетности статьей 15.11 Кодекса об административных правонарушениях предусмотрено наказание и для должностных лиц. В зависимости от ситуации сумма штрафа, согласно этой статье, может составить от двадцати до тридцати минимальных размеров оплаты труда.