Отчетность по форме 2-НДФЛ за 2013 год с примером заполнения

Не позднее 1 апреля 2014 года налоговым агентам* по НДФЛ необходимо отчитаться о доходах физических лиц за истекший 2013 год, а так же о суммах:

• начисленного,
• удержанного,
• перечисленного в бюджетную систему РФ

НДФЛ с таких доходов.

*Налоговыми агентами для целей НДФЛ признаются (ст.226 НК РФ):

• российские организации,
• ИП,
• нотариусы, занимающиеся частной практикой,
• адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты,
• а также обособленные подразделения иностранных организаций в РФ,

от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик** получил доходы, указанные в пункте 2 ст.226 НК РФ, обязаны:

• исчислить,
• удержать у налогоплательщика,
• уплатить сумму налога,

исчисленную в соответствии со ст.224 НК РФ с учетом особенностей, предусмотренных  статьей 226 НК РФ.

Налог с доходов адвокатов исчисляется, удерживается и уплачивается коллегиями адвокатов, адвокатскими бюро и юридическими консультациями.

**Налогоплательщиками налога на доходы физических лиц (НДФЛ) признаются (ст.207 НК РФ):

• физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ,
• а также физические лица, получающие доходы от источников, в РФ, не являющиеся налоговыми резидентами РФ.

Указанные сведения представляются налоговыми агентами в электронной форме:

• по телекоммуникационным каналам связи,
• или на электронных носителях.

При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек налоговые агенты могут представлять такие сведения на бумажных носителях. Однако на практике ИФНС часто отказываются принимать справки в бумажном виде.

Такие требования предъявляет к налоговым агентам по НДФЛ п.2 ст.230 НК РФ.

Форма, форматы и порядок предоставления вышеуказанных сведений утверждены Приказ ФНС России от 17.11.2010г. №ММВ-7-3/611@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников».

Пунктом 2 Приказа ММВ-7-3/611@ установлено, что сообщение о невозможности удержать налог и сумме налога в соответствии с п.5 ст.226 НК РФ* также представляется по форме 2-НДФЛ.

*При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода**, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить:

• Налогоплательщику,
• ИФНС по месту своего учета,

о невозможности удержать НДФЛ и о сумме налога.

**Согласно ст.216 НК РФ налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год.

В нашей статье будет рассмотрен порядок заполнения справок по форме 2-НДФЛ за 2013 год с примером заполнения.

Порядок заполнения справки по форме 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ заполняется на основании данных учета:

• доходов, выплаченных физическим лицам налоговым агентом,
• предоставленных физическим лицам налоговых вычетов,
• исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

При заполнении формы Справки используются Справочники «Коды доходов», «Коды вычетов», «Коды документов» и «Коды регионов», которые содержатся в Приложениях к Приказу №ММВ-7-3/611@.

Справки представляются налоговыми агентами по каждому физическому лицу, получившему доходы от данного налогового агента.

Например, если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по ставкам 9% и 13%, то по окончании налогового периода он составляет по данному физическому лицу и представляет в ИФНС одну Справку по форме 2-НДФЛ.

Все суммарные показатели в форме Справки отражаются в рублях и копейках через десятичную точку, за исключением сумм налога. Суммы налога исчисляются и отражаются в полных рублях. Сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а 50 копеек и более округляются до полного рубля.

В форме Справки заполняются все реквизиты и суммовые показатели, если иное не указано в разделе II Приказа №ММВ-7-3/611@.

Сведения о доходах физического лица, которому налоговым агентом был произведен перерасчет НДФЛ за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформляются в виде новой Справки.

При составлении новой Справки взамен ранее представленной в полях «№ ____» и «от ____» следует указать номер ранее представленной Справки и новую дату составления Справки.

В заголовке Справки указываются:

в поле «за 20__ год» проставляется год, за который составляется Справка. В нашем случае – 2013 год.

в поле «N ____» - порядковый номер Справки в отчетном налоговом периоде, присваиваемый налоговым агентом.

в поле «от ____» - указывается дата (число, номер месяца, год) составления Справки в следующем формате: 15.03.2014.

в поле «признак» - проставляется:

а) Цифра 1 - если Справка представляется в соответствии с п.2 ст.230 НК РФ (в случае, когда НДФЛ начислен, удержан и перечислен в бюджет).

б) Цифра 2 - если Справка представляется в соответствии с п.5 ст.226 НК РФ (при невозможности удержать НДФЛ у налогоплательщика).

в поле «в ИФНС (код)» - четырехзначный код налогового органа, в котором налоговый агент состоит на налоговом учете, например: 7707, где 77 - код региона (Москва), 07 - код налогового органа.

В разделе 1 «Данные о налоговом агенте» Справки указываются данные о налоговом агенте.

В пункте 1.1 для налоговых агентов - организаций отражается идентификационный номер налогоплательщика (далее - ИНН) и код причины постановки на учет (далее - КПП) (указываются через разделитель «/»), а для налоговых агентов - физических лиц указывается ИНН.

В случае, если сведения о доходах заполняются организацией на физических лиц, получающих доходы от ее обособленного подразделения, в данном пункте после ИНН через разделитель «/» указывается КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения.

В пункте 1.2 «Наименование организации/Фамилия, имя, отчество физического лица» указывается сокращенное наименование (в случае отсутствия - полное наименование) организации согласно ее учредительным документам.

Содержательная часть наименования (его аббревиатура или название, например: «школа №241» или «ОКБ «Вымпел») располагается в начале строки.

В отношении физического лица, признаваемого налоговым агентом, указывается полностью, без сокращений, фамилия, имя, отчество в соответствии с документом, удостоверяющим его личность.

В случае двойной фамилии слова пишутся через дефис. Например: Иванов-Юрьев Алексей Михайлович.

В пункте 1.3 «Код ОКТМО» указывается код муниципального образования, на территории которого мобилизуются денежные средства, находится организация или обособленное подразделение организации, где оборудовано стационарное рабочее место того работника, на которого заполняется форма Справки, либо производится ими выплата дохода иному физическому лицу.

Если в течение календарного года физическое лицо, о доходах которого заполняется Справка, получало доходы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных муниципальных образований, то о его доходах заполняется несколько Справок (по количеству муниципальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, в которых физическое лицо получало доходы).

Коды ОКТМО содержатся в «Общероссийском классификаторе территорий муниципальных образований» ОК 033-2013 (ОКТМО).

При заполнении показателя «Код по ОКТМО», под который отводится одиннадцать знакомест, свободные знакоместа справа от значения кода в случае, если код ОКТМО имеет восемь знаков, не подлежат заполнению дополнительными символами (заполняются прочерками).

Например, для восьмизначного кода ОКТМО 12445698 в поле «Код по ОКТМО» указывается одиннадцатизначное значение «12445698---».

При заполнении формы Справки о доходах, полученных физическим лицом в головной организации, в пункте 1.1 указывается ИНН организации, КПП по месту нахождения организации, в пункте 1.3 указывается код ОКТМО по месту нахождения организации.

При заполнении Справки о доходах, полученных работником от работы в обособленном подразделении той же организации, в пункте 1.1 указывается ИНН организации, КПП по месту ее учета по месту нахождения обособленного подразделения организации, в пункте 1.3 указывается код ОКТМО по месту нахождения обособленного подразделения организации.

Для физического лица, признаваемого налоговым агентом, указывается код ОКТМО по его месту жительства.

В пункте 1.4 «Телефон» указывается контактный телефон налогового агента, по которому, в случае необходимости, может быть получена справочная информация, касающаяся налогообложения доходов данного налогоплательщика, а также учетных данных этого налогового агента и налогоплательщика.

При отсутствии у налогового агента контактного телефона данный реквизит не заполняется.

В разделе 2 «Данные о физическом лице - получателе дохода» Справки отражаются данные о физическом лице - получателе дохода.

В пункте 2.1 «ИНН» указывается идентификационный номер налогоплательщика - физического лица, который указан в документе, подтверждающем постановку данного физического лица на учет в налоговом органе РФ. При отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется.

В пункте 2.2 «Фамилия, имя, отчество» указывается фамилия, имя и отчество физического лица - налогоплательщика, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

Для иностранных физических лиц допускается при написании использование букв латинского алфавита. Отчество может отсутствовать, если оно не указано в документе, удостоверяющем личность налогоплательщика.

В пункте 2.3 «Статус налогоплательщика» указывается код статуса налогоплательщика. Если налогоплательщик является налоговым резидентом РФ, указывается цифра 1, если налогоплательщик не является налоговым резидентом РФ, указывается цифра 2, если налогоплательщик не является налоговым резидентом РФ, но признается в качестве высококвалифицированного специалиста в соответствии с законом от 25.07.2002г. №115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации», то указывается цифра 3.

В пункте 2.4 «Дата рождения» указывается дата рождения (число, месяц, год) в следующем формате: 01.01.1985.

В пункте 2.5 «Гражданство» указывается числовой код страны, гражданином которой является налогоплательщик.

Код страны указывается согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ). Например, код 643 - код России, код 804 - код Украины.

При отсутствии у налогоплательщика гражданства в поле «Код страны» указывается код страны, выдавшей документ, удостоверяющий его личность.

В пункте 2.6 «Код документа, удостоверяющего личность» указывается код, который выбирается из Справочника «Коды документов».

В пункте 2.7 «Серия и номер документа» указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, соответственно, серия и номер документа, знак «N» не проставляется.

В пункте 2.8 «Адрес места жительства в Российской Федерации» указывается полный адрес постоянного места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства.

Элементами адреса являются: «Почтовый индекс», «Код региона», «Район», «Город», «Населенный пункт», «Улица», «Дом», «Корпус», «Квартира».

«Код региона» - это код региона, на территории которого физическое лицо имеет место жительства. Код региона выбирается из Справочника «Коды регионов».

«Почтовый индекс» - индекс предприятия связи, находящегося по месту жительства налогоплательщика. При отражении элемента адреса «Дом» могут использоваться как числовые, так и буквенные значения, а также знак «/» для обозначения углового дома. Например: 4А либо 4/2. Модификации типа «Строение» заполняются в поле «Корпус».

В Приказе №ММВ-7-3/611@ приведены следующие примеры заполнения адресов:

Пример 1. Адрес г. Москва, Ленинский проспект, дом 4а, корпус 1, квартира 10 отражается следующим образом:

• в поле «Почтовый индекс» указывается 110515;
• в поле «Код региона» указывается 77;
• в поле «Улица» указывается Ленинский пр-кт;
• в поле «Дом» указывается 4А;
• в поле «Корпус» указывается 1;
• в поле «Квартира» указывается 10.

Пример 2. Адрес Московская область, Наро-Фоминский район, г. Апрелевка, мкр. Августинский, дом 14, строение 1, квартира 50 отражается следующим образом:

• в поле «Почтовый индекс» указывается 143360;
• в поле «Код региона» указывается 50;
• в поле «Район» указывается Наро-Фоминский р-н;
• в поле «Город» указывается Апрелевка г;
• в поле «Улица» указывается мкр. Августинский;
• в поле «Дом» указывается 14;
• в поле «Корпус» указывается стр 1;
• в поле «Квартира» - 50.

Пример 3. Адрес г. Воронеж, п. Боровое, ул. Гагарина, дом 1 отражается следующим образом:

• в поле «Почтовый индекс» указывается 394050;
• в поле «Код региона» указывается 36;
• в поле «Город» указывается Воронеж г;
• в поле «Населенный пункт» указывается Боровое п;
• в поле «Улица» указывается Гагарина ул;
• в поле «Дом» указывается 1.

Пример 4. Адрес Ивановская область, Ивановский район, д. Андреево, д. 12 отражается следующим образом:

• в поле «Почтовый индекс» указывается 155110;
• в поле «Код региона» указывается 37;
• в поле «Район» указывается Ивановский р-н;
• в поле «Населенный пункт» указывается Андреево д;
• в поле «Дом» указывается 12.

При отсутствии одного из элементов адреса отведенное для этого элемента поле не заполняется и в Справке может отсутствовать.

В пункте 2.9 «Адрес в стране проживания» для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами РФ, а также иностранных граждан указывается адрес места жительства в стране постоянного проживания.

При этом указывается код этой страны в поле «Код страны», далее адрес записывается в произвольной форме (допускается использование букв латинского алфавита).

Для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами РФ, и иностранных граждан допускается отсутствие показателя «Адрес места жительства в Российской Федерации» при условии заполнения пункта 2.9 Справки.

В разделе 3 Справки «Доходы, облагаемые налогом по ставке __%» отражаются сведения о доходах, полученных физическими лицами в денежной и натуральной форме, по месяцам налогового периода.

В заголовке раздела 3 Справки указывается та ставка налога, в отношении которой заполняется раздел Справки (13%, 30%, 9%, 15%, 35% или ставка, исходя из соответствующего соглашения об избежании двойного налогообложения).

Если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, разделы 3 - 5 Справки заполняются для каждой из ставок налога.

Так, например, если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по ставкам 13% (заработная плата) и 9% (дивиденды), последовательно заполняются разделы 3 - 5 Справки для ставки 13%, а далее последовательно заполняются разделы 3 и 5 Справки для ставки 9%.

Далее последовательно отражаются суммы доходов, полученные физическим лицом в налоговом периоде, отдельно по каждому полученному доходу.

В графе «Месяц» в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца налогового периода, соответствующего дате фактического получения дохода, определяемой в соответствии с положениями статьи 223 НК РФ.

В графе «Код дохода» указываются коды доходов, которые выбираются из Справочника «Коды доходов».

В графе «Сумма дохода» отражается вся сумма дохода (без налоговых вычетов) по указанному коду дохода.

Напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты или которые подлежат налогообложению не в полном размере в соответствии со статьей 217 НК РФ, в графе «Код вычета» указывается код соответствующего вычета, выбираемый из Справочника «Коды вычетов».

В графе «Сумма вычета» отражается соответствующая сумма налогового вычета, которая не должна превышать сумму дохода, указанную в соответствующей графе «Сумма дохода».

Код дохода указывается при наличии положительной суммы дохода. Код вычета указывается при наличии суммы вычета.

По доходам, особенности налогообложения которых определяются статьями 214.1, 214.3 и 214.4 НК РФ, в отношении одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычета.

В этом случае первый код вычета и сумма вычета указывается напротив соответствующего кода дохода, а остальные коды вычетов и суммы вычетов указываются в соответствующих графах строками ниже.

Графы (поля) «месяц», «код дохода» и «сумма дохода» напротив таких кодов вычетов и сумм вычетов не заполняются. Общая сумма вычетов, относящихся к этому доходу, не должна превышать сумму дохода.

При заполнении Справки с признаком 2 в разделе 3 Справки указывается сумма дохода, с которой не удержан НДФЛ налоговым агентом.

Пример. Организация выплатила работнику зарплату в размере 5000 руб., исчислила и удержала налог в сумме 650 руб. В связи с увольнением работник получил доход в натуральной форме на сумму 500 руб. Организация исчислила налог в сумме 65 руб., но не удержала его.

При заполнении Справки с признаком 2 в разделе 3 Справки указывается сумма дохода 500 руб., а в пункте 5.3 раздела 5 Справки указывается сумма налога исчисленная - 65 руб., в пункте 5.7 раздела 5 Справки указывается сумма налога, не удержанная налоговым агентом - 65 рублей.

При заполнении Справки с признаком 1 в разделе 3 Справки указывается сумма дохода 5500 руб., в пунктах 5.3 - 5.5 раздела 5 Справки указываются сумма налога исчисленная - 715 руб., сумма налога удержанная и перечисленная - 650 руб., а в пункте 5.7 раздела 5 Справки указывается сумма налога, не удержанная налоговым агентом - 65 рублей.

Обратите внимание: Стандартные налоговые вычеты, имущественный налоговый вычет, а также социальный налоговый вычет в данном разделе не отражаются.

Раздел 4 Справки «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты» заполняется в том случае, если налогоплательщику предоставлялись стандартные, социальные или имущественные налоговые вычеты.

При этом пункты 4.2, 4.3, 4.4 заполняются в случае, если налогоплательщику предоставлялся имущественный налоговый вычет.

В разделе 4 Справки «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты» отражаются сведения:

• о стандартных налоговых вычетах, установленных ст.218 НК РФ,
• имущественном налоговом вычете, установленном пп.2 п.1 ст.220 НК РФ*,
• а также социальном налоговом вычете, установленном пп.4 п.1 ст.219 НК РФ.

*В соответствии с Федеральным законом от 23.07.2013г. №212-ФЗ ст.220 НК РФ изложена в новой редакции, которая действует с 1 января 2014 года.

В пункте 4.1 «Суммы предоставленных налогоплательщику налоговых вычетов» отражаются суммы фактически предоставленных налогоплательщику:

• стандартных налоговых вычетов,
• имущественного налогового вычета,
• а также социального налогового вычета.

В графе «Код вычета» пункта 4.1 указывается код вычета, выбираемый из Справочника «Коды вычетов».

В графе «Сумма вычета» отражаются суммы вычетов, соответствующие указанному коду. Число заполненных строк в данном пункте зависит от количества видов вычетов, на которые имел право налогоплательщик.

В пунктах 4.2 и 4.3 указываются номер и дата уведомления, подтверждающего право налогоплательщика на имущественный налоговый вычет, выдаваемого налоговым органом в соответствии с п.3 ст.220 НК РФ.

В пункте 4.4 «Код налогового органа, выдавшего уведомление» указывается код ИФНС, выдавшего уведомление.

В разделе 5 Справки «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке __%» отражаются общие суммы дохода и налога на доходы физических лиц по итогам налогового периода по ставке, указанной в заголовке раздела 5 Справки.

Раздел 5 формируется отдельно по каждой ставке налога, отраженной в Справке.

В пункте 5.1 «Общая сумма дохода» указывается общая сумма дохода по итогам налогового периода, без учета налоговых вычетов. В данном пункте отражается общая сумма доходов, указанных в разделе 3 Справки.

При заполнении Справки с признаком 2 в пункте 5.1 указывается общая сумма дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженная в разделе 3 Справки.

В пункте 5.2 «Налоговая база» указывается налоговая база, с которой исчислен налог. Показатель, указываемый в данном пункте, соответствует общей сумме доходов, отраженной в пункте 5.1. Справки, уменьшенной на общую сумму налоговых вычетов, отраженных в Разделах 3 и 4 Справки.

В пункте 5.3 «Сумма налога исчисленная» указывается общая сумма налога, исчисленного по ставке, указанной в разделе 3 Справки, по итогам налогового периода. При заполнении Справки с признаком 2 в пункте 5.3 указывается общая сумма налога, исчисленная, но не удержанная.

В пункте 5.4 «Сумма налога удержанная» соответственно указывается общая сумма удержанного налога по ставке, указанной в разделе 3, за налоговый период. При заполнении Справки с признаком 2 пункт 5.4 не заполняется.

В пункте 5.5 «Сумма налога перечисленная» указывается сумма налога, перечисленная за налоговый период. Настоящий пункт заполняется в отношении доходов, полученных, начиная с 01.01.2011. При заполнении Справки с признаком 2 пункт 5.5 не заполняется.

В пункте 5.6 «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указывается сумма налога, излишне удержанная у налогоплательщика налоговым агентом. При заполнении Справки с признаком 2 пункт 5.6 не заполняется.

В пункте 5.7 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» указывается исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в отчетном налоговом периоде.

Заполненная Справка подписывается в поле «Налоговый агент (подпись)». Подпись не должна закрываться печатью. Печать проставляется в отведенном месте («М.П.» в нижнем левом углу Справки). В поле «Налоговый агент (должность)» указывается должность лица, подписавшего Справку. В поле «Налоговый агент (Ф.И.О.)» указываются фамилия и инициалы указанного лица. Налоговый агент - физическое лицо подписывает Справку и указывает свою фамилию и инициалы имени и отчества.

В случае, если Справка не может быть размещена на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц. На следующей странице вверху Справки указываются: номер страницы Справки, «Справка о доходах физического лица за 20__ год N ___ от ________». При этом поле «налоговый агент» заполняется на каждой странице Справки.

Пример заполнения Справки по форме 2-НДФЛ на сотрудника, получавшего в 2013 году зарплату и дивиденды

Пример заполнения Справки по форме 2-НДФЛ на учредителя, получавшего в 2013 году дивиденды

Пример заполнения Справки по форме 2-НДФЛ для сотрудника, получавшего в 2013 году зарплату и вычеты на детей

Пример заполнения Справки по форме 2-НДФЛ для сотрудника, получавшего в 2013 году зарплату и имущественные вычеты