Налоговики напомнили, что затраты в налоговом учете можно подтвердить первичными документами, составленными в электронном виде. Рассмотрим условия, при которых это возможно сделать.
Применяем электронный документ
В последние годы активно внедряется электронный документооборот. В пункте 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ говорится о том, что электронный документ представляет собой сведения в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Рассмотрим, что нужно учесть при использовании электронной «первички» и каковы принципы организации ее документооборота.
Основные требования
Возможность применения электронных документов предусмотрена Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ), в пункте 5 статьи 9 которого сказано, что «первичка» может составляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Однако для того, чтобы такой документ мог быть использован в бухгалтерском и налоговом учете, он должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. К ним относятся:
- наименование документа и дата его составления;
- название компании;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина его натурального и (или) денежного измерения с указанием соответствующих единиц;
- должности, фамилии, инициалы и другие реквизиты, необходимые для идентификации лиц, ответственных за сделку или оформление операции;
- подписи этих лиц.
В пункте 1 письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984@ налоговики еще раз напомнили о необходимости указания обязательных реквизитов в электронных документах.
Обратите внимание: ранее действовавший Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ при использовании электронной «первички» предписывал в обязательном порядке изготавливать для контрагента бумажные копии документов. Теперь такое требование возлагается на компанию только в том случае, если это предусмотрено законом или договором (п. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Организация документооборота
Возможность применения электронной «первички» закрепляется учетной политикой. Помимо этого определяется круг лиц, имеющих право подписи документов. При этом потребуется обеспечить техническую возможность для подписания «первички», а также сохранность документации и недоступность ее несанкционированного исправления.
Использование электронных документов должно быть предусмотрено договорами с контрагентами. При их заключении требуется определить состав документации для электронного обмена (письма, соглашения, счета, счета-фактуры, акты, накладные и пр.). Также нужно указать электронные адреса организаций и вид используемой сторонами электронной подписи, а также закрепить обязанность информировать партнера о получении электронного документа и определить сроки направления ответов и возражений.
Как подтвердить затраты
В письме № ГД-4-3/1984@ налоговики отметили, что компании вправе подтверждать расходы электронными документами. В пункте 1 этого письма говорится, что электронная «первичка» может подтвердить налоговые доходы и расходы. При условии, что информация, заверенная электронной подписью, признается документом, равнозначным изготовленному на бумаге и завизированному собственноручной подписью ответственного лица.
Порядок использования электронных подписей регулируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон № 63-ФЗ). Различают простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную подпись. Об этом сказано в пункте 1 статьи 5 Закона № 63-ФЗ.
Основное отличие квалифицированной подписи от неквалифицированной состоит в том, что первая используется с сертификатом ключа проверки, который создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром (подп. 1 п. 4 ст. 5, п. 1 ст. 11 Закона № 63-ФЗ).
Электронные документы могут служить подтверждением расходов и для расчета налога на прибыль. Однако при этом необходимо принимать во внимание нормы статьи 6 Закона № 63-ФЗ о том, какой именно электронной подписью заверен документ.
Квалифицированная подпись
В Налоговом кодексе РФ предусмотрена возможность составления ряда документов в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной подписи. Например, это касается налоговых деклараций (п. 1 ст. 80 Налогового кодекса РФ) иВ счетов-фактур (п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ).
При использовании электронных документов, заверенных квалифицированной подписью, для цели подтверждения расходов такая «первичка» равнозначна бумажной (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Правда, за исключением случая, когда законодательство требует составления документа только на бумаге.
Однако налоговое законодательство такого требования не содержит. Значит, «первичка», заверенная квалифицированной подписью, должна подтвердить расходы по налогу на прибыль. Финансисты не возражают против этого (письма от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 23 января 2013 г. № 03-03-06/1/24).
Неквалифицированная подпись
Документ, заверенный неквалифицированной подписью, равнозначен бумажному только в случаях, установленных законодательством или соглашением между участниками электронного обмена. Такая норма следует из пункта 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ. Но налоговое законодательство не определяет случаи, когда информация в электронной форме, заверенная неквалифицированной подписью, равнозначна бумажному документу.
Получается, что с помощью такой «первички» нельзя подтвердить расходы (письмо № 03-03-07/12250).
Важно запомнить
Возможность применения электронных документов закрепляется в учетной политике, а также предусматривается в договорах с контрагентами.
Опубликовано в журнале «Учет в торговле» № 4, апрель 2014 г.
Начать дискуссию