Какие документы обязан предоставить арендодатель для заключения договора аренды офиса? Возможно ли исправить недоразумение с непринятым заявлением об УСН при электронной регистрации ИП? Есть ли способ у ИП, оказывающего услуги другим ИП и юрлицам, принимать оплату наличными без кассового аппарата? Как бухгалтеру реагировать на поддельные чеки из гостиницы, приложенные к авансовому отчету командированного сотрудника? Стоит ли экономия на зарплате бухгалтера штрафов при проверках? Ответы на эти вопросы читайте в очередном обзоре форума.
Документы для аренды офиса
«Какие документы обязан нам предоставить арендодатель для заключения договора аренды офиса?» - интересуется Аноним.
«Вы должны быть уверены, что берете имущество в аренду именно у владельца, - объясняет mizeri, - поэтому хорошо бы, чтобы вам дали посмотреть свидетельство о собственности (ссылка на него также нужна в договоре). Между собой вы подписываете договор аренды, в котором четко прописано, какое помещение и для каких целей (если есть ограничения) арендуется. Желательно также приложить план (например, план этажа с отметкой арендуемого кабинета и разметкой пощади). Это не обязательные, но желательные условия. Если вы берете помещение в субаренду, то должно быть согласие собственника. Если договор аренды более чем на 1 год, то требуется его государственная регистрация.
Ну и обратите внимание на существенные моменты - изменение платы, возможность продления договора или его преимущественного заключения, возможность зачета стоимости ремонта в счет оплаты по окончании срока, а также на ограничение возможности использования помещения. Если вы, например, офисное помещение начнете использовать как магазин, то (если договором было предусмотрено использование помещение исключительно как офисного) это может стать формальным поводом для расторжения договора.
При передаче вам помещения подписывается акт передачи. По моему опыту в акте некоторые организации предпочитают указать такие детали, как состояние помещения (соответствует ли оно противопожарным и санитарным нормам), наличие коммуникаций (водопровод, электричество, интернет) и т.п.».
«Я бы еще проконтролировала, кто оплачивает коммунальные услуги», - добавляет pretty.
«Заключили долгосрочный договор аренды, но не зарегистрировали его, - рассказывает xomka. - В договоре прописано, что до гос. регистрации договор действует как краткосрочный, но не более 11 месяцев. 11 месяцев прошло. Получается, краткосрочный договор прекратил свое действие, и нужно заключать новый? Или можно какое-нибудь дополнительное соглашение составить о продлении его срока действия?».
«Странное условие, - замечает mizeri. - Договор или долгосрочный или нет. Если он изначально заключен, например, на пять лет, то он уже сразу долгосрочный и его надо регистрировать. Может просто переписать договор со сроком 11 месяцев и условием о преимущественном заключении договора с вами на следующий срок? Без всяких "до гос. регистрации".
«Переписать старый договор проблематично, - отвечает xomka. - Получается, что проще сейчас заключить новый договор - уже не долгосрочный, а на 11 месяцев, и продлевать его потом каждый год? И тогда старый договор автоматически теряет силу, я правильно понимаю?».
«Да, - подтверждает mizeri. - Заключаете новый договор на короткий срок, но если будете продлевать, то он уже краткосрочным не будет. Каждый год нужно делать новый договор, если не хотите регистрировать».
«А меня тут юристы (причем разные) заверили, что достаточно допника, чтобы не регистрировать», - пишет ZZZhanna.
«Заключение доп. соглашения фактически изменяет срок уже имеющегося договора, а не начинает отсчет нового срока, - считает mizeri. - Это на мой взгляд. Есть, правда, вот такое информационное письмо Президиума ВАС РФ от 16 февраля 2001 г. N 59:
"10. Арбитражный суд пришел к выводу о том, что при продлении договора аренды здания, заключенного на срок менее одного года, на такой же срок после окончания первоначального срока аренды отношения сторон регулируются новым договором аренды, который не подлежит государственной регистрации в силу пункта 2 статьи 651 ГК.
Арендодатель обратился в арбитражный суд с иском к арендатору об освобождении последним занимаемого здания.
Из представленных суду документов следовало, что стороны заключили договор аренды здания сроком на 11 месяцев. Согласно одному из условий договора, по окончании срока аренды договор считался продленным на тот же срок и на тех же условиях, если до окончания срока аренды ни одна из сторон не заявит о своем отказе от продления договора. До окончания срока ни одна из сторон не уведомила другую сторону об отказе от продления договора.
В обоснование предъявленного требования истец сослался на то, что продление договора аренды представляло собой изменение срока аренды, который в целом составил более одного года. Следовательно, в силу пункта 2 статьи 651 ГК для продления договора аренды здания требовалась его государственная регистрация по истечении первых 11 месяцев.
Арбитражный суд первой инстанции, рассмотрев иск, пришел к следующим выводам. Договор аренды здания был заключен на определенный срок, равный 11 месяцам, т.е. менее одного года. В соответствии с условиями договора продление осуществлялось автоматически по окончании срока аренды при отсутствии заявления одной из сторон об отказе от продления. Таким образом, фактически по окончании первоначального срока действия договора между сторонами начал действовать новый договор аренды, условия которого были идентичны условиям окончившегося договора. На этом основании арбитражный суд признал, что при продлении договор аренды не подлежал государственной регистрации, так как срок продления (срок аренды по новому договору) был менее одного года".
Хотя мне, честно говоря, вывод, сделанный судом, показался противоположным имеющимся фактам. Меня вот это смущает: "В соответствии с условиями договора продление осуществлялось автоматически по окончании срока аренды при отсутствии заявления одной из сторон об отказе от продления. Таким образом, фактически по окончании первоначального срока действия договора между сторонами начал действовать новый договор аренды". Так все-таки продление или новый договор? Поскольку ГК содержит вот такой пункт (статья 621): "2. Если арендатор продолжает пользоваться имуществом после истечения срока договора при отсутствии возражений со стороны арендодателя, договор считается возобновленным на тех же условиях на неопределенный срок".
«Я тоже всегда считала и считаю, что доп. соглашение изменяет срок уже имеющегося договора, - пишет ZZZhanna. - И в тех случаях, когда договоры готовлю я сама, делаю просто новый договор, никакого продления. Ну а там, где я - арендатор, а арендодатель - умный и важный, пусть делают что хотят, это, ежели что, больше их проблемы, чем наши».
Упрощения не получилось
«В феврале 2013 года впервые зарегистрировал ИП и открыл счет, - сообщает Majestic72. - Регистрационную процедуру выполнял полностью на сайте налоговой, и все документы на регистрацию ИП присылал через сайт. В том числе и заявление о переходе на упрощенную систему налогообложения. Приходил в налоговую только один раз, чтобы забрать свидетельство о регистрации ИП.
Сейчас же я узнал, что мой счет в банке заморожен решением от 1.08.2013. Причина, как я понял, заключается в том, что я не сдал отчетность (ПО НДС!!!) за первый квартал 2013 года!
И почему-то в ИНФС№1 решили, что я работаю по традиционной системе, и ей не известно, что я выбрал вариант УСН и могу отчитываться раз в год, а не каждый квартал!
Сходил в налоговую. Они пока сами конкретно не знают, что делать, и как со мной поступать. Говорят, что такой случай как у меня единственный и уникальный. А я уже больше года работал по УСН, заключал договоры по УСН, выставлял счета - все делал по упрощенной системе и без НДС!
Налоговая пока не переводит меня на УСН и намекает на то, чтобы я готовился к худшему: чтобы сдавал отчет по традиционной системе с НДС. Как доказать им, что я изначально выбирал УСН?
И самое интересное, что никто (ни банк, на налоговая) за целый год не уведомили никак, что я не на УСН...».
«Выписку из ЕГРИП не брали? – уточняет Над.К. - Там может быть написано, что подавалось заявление на УСН. И какие-то у Вас остались следы электронные о том, что Вы подавали и куда? И как Вы подписывали заявление на УСН?
Банк тут ни причем, да и налоговая тоже. Если у территориальной налоговой нет уведомления, что Вы на УСН переходили, то она и не считает Вас плательщиком УСН».
«Следов электронных, кроме вот такого ответа на моем email, больше нету, - пишет Majestic72:
«Уважаемый пользователь!
В период с 04.02.2013 по 07.02.2013 лицо, регистрируемое в качестве индивидуального предпринимателя, может обратиться в Межрайонная ИФНС №…
При обращении в налоговый орган необходимо представить:
оригинал и копию документа, удостоверяющего личность,
оригинал и копию документа, подтверждающего место жительства (если эти сведения не содержатся в паспорте),
документ об уплате государственной пошлины.
В случае если после регистрации в качестве индивидуального предпринимателя предполагается применять упрощенную систему налогообложения, необходимо представить также заявление о переходе на упрощенную систему налогообложения».
Однозначно, я его приносил туда. Может, его забыли прикрепить, или посмотрели и отдали обратно. Что было год назад в налоговой - не могу помнить. Но заполненная и распечатанная копия моего уведомления о переходе на УСН у меня есть. И она была принесена в налоговую вместе со всеми документами год назад. И на сайт тоже была бы закачена, если там была такая возможность.
Я регистрировался в качестве ИП, чтобы работать по УСН 6% со всего дохода, и не мог не предоставить заявление о переводе на УСН».
«Подпись налоговой на копии уведомления есть?» - спрашивает Над.К.
«Нет, - отвечает Majestic72. - Я же говорю, все посылал через сайт. К ним приносил просто распечатанные и заполненные документы. Но у меня их даже не стали принимать. Ни их, не квитанцию из сбербанка об оплате госпошлины, сказали, что я все уже прислал через интернет. Типа в базе уже все есть.
Поэтому заявление о переходе на УСН осталось у меня на руках без отметок налоговой».
«Поищите у себя в бумагах расписку в получении документов, - предлагает мистер Твистер. - Ее всем дают в обязательном порядке. По ней свою правоту и докажете».
«Человек по интернету регистрировался, расписки быть не может, - объясняет Lizavetta. - Заявление подается либо одновременно с документами на регистрацию (тогда расписка), но по сайту налоговой его подать невозможно. Либо лично после регистрации, и тогда отметка на втором экземпляре будет.
В данном случае ни первого, ни второго сделано не было, и автор темы на ОСНО однозначно».
«В феврале 2013 год я с трудом откопал ссылку на он-лайн регистрацию ИП через сайт, - рассказывает Majestic72. - Скорее всего, сервис еще не был запущен в "массовое производство" и не был до конца отлажен.А я им воспользовался на свою голову...
Но 100% то, что я приносил в налоговую заявление на УСН, когда приходил забирать свидетельство о регистрации ИП. Ведь и в письме от налоговой было написано:
"В случае, если после регистрации в качестве индивидуального предпринимателя предполагается применять упрощенную систему налогообложения, необходимо представить также заявление о переходе на упрощенную систему налогообложения".
«Вы его, скорее всего, пытались отдать тому инспектору, который выдавал документы, - замечает Lizavetta. - Инспектор сказал "не надо", а ведь надо было подать, только в другой кабинет (я если ИП посылаю в налоговую с паспортом, то не доверяю ему нести это заявление, сама отсылаю после регистрации - именно потому, что не поймет ни он, ни инспектор). Возможно, проект, когда вы подавали, был пилотный. В этом году при электронной подаче документов на регистрацию ИП на сайте налоговой отправка уведомления 100% не предусмотрена.
Вы принесли заявление, но у вас его не стали принимать, и вы не стали настаивать. Вот вам и самостоятельная регистрация».
«Инспектор, которая не взяла у вас заявление, по незнанию подложила вам свинью, - констатирует бух2007. - Может быть, получится как-то мирно решить этот вопрос, но думаю, что шансы невелики».
«Попробуйте записаться к руководителю ИФНС и все это объяснить ему (ей), может быть, пойдут навстречу», - советует Аноним.
ИП и отчетные документы
«Я - ИП на УСН (доходы), - пишет Абул. - Занимаюсь оказанием информационных услуг. Заказчики - ИП и юрлица. Не физлица. Какие отчетные документы я должен выдать покупателю при оплате им моих услуг наличными?
Знаю, что можно выдавать БСО, но оплата наличными бывает очень редко».
«БСО нельзя вам применять, - замечает Storn, - при приеме наличных только ККМ».
«А почему БСО нельзя? – недоумевает Абул. - Если куплю маленькую ККМ, как в автобусах, регистрировать ее где-то нужно?».
«Потому что БСО можно использовать только при оказании услуг населению, - отвечает ZZZhanna. - А регистрировать надо любую ККМ. Не использовать ККМ можно только при ЕНВД».
«А может быть, мне принимать деньги и приносить клиенту чек из банкомата о произведенной им оплате по договору? – задумывается Абул. - Так было бы мне легче, поскольку платежи наличными редки - 1-2 в месяц. Не покупать же мне ради этого ККМ, потом регистрировать ее ...».
«Вы должны выдать кассовый чек в момент получения наличных денег, - объясняет ZZZhanna. - Все остальное - нарушение.
Клиент сам может заплатить через банкомат или в банке переводом без открытия расчетного счета. Но если клиенты ИП и юрлица, так проще уж по безналу платить».
«Ну если по закону - то да, нарушение, - соглашается Fraxine. - Но если у клиента нет расчетного счета, и ему не хочется идти к терминалу самому, и он не против, что за него это сделает автор -то почему бы и нет? Не думаю, что налоговая будет дежурить у терминала и сверять, кто это деньги вносит».
«Среди клиентов есть идиоты, готовые отдать деньги без получения документа о том, что их деньги приняты в счет оплаты? – удивляется ZZZhanna. - Налоговая не будет дежурить, она прикинется заказчиком и посмотрит, какой документ ей дадут».
«Причем у плательщика УСН ККМ должен быть с ЭКЛЗ, - добавляет Маша П., - чтобы налоговая при проверке могла вынуть ЭКЛЗ и посмотреть, сколько чеков и на какую сумму пробито, и отражено ли это в кассовой книге. Ведется кассовый журнал, где записываются Z-отчеты, в те дни, когда были наличные. Только это дорого. Самый захудаленький ККМ с ЭКЛЗ у нас стоит порядка 11000, и каждый год нужно менять ЭКЛЗ, это 8000.
При этом вы клиенту выдаете, если ему необходимо, Акт оказания услуг + квитанцию об оплате + кассовый чек. Если документа не нужно, то товарный чек и кассовый чек».
Поддельные чеки в авансовом отчете
«Есть у нас командируемые сотрудники, которые останавливаются в гостиницах разных городов России и потом приносят оправдательные документы к авансовому отчету, - рассказывает Svetlanа F. - По некоторым причинам начали проверять реальность цены в документах, и выяснилось, что и документы эти "левые", и чеки, даже получили подтверждение от гостиницы, что такой человек у них не останавливался.
Кое-кто говорит, что это популярная практика командируемых, останавливаться в других местах и за другие деньги, а им печатают поддельные. Но мы же не имеем права принимать такие документы, тем более если обнаружилась подделка! Чеки сейчас легко пробить на подлинность, налоговики, если что снимут эти расходы. Как поступить в данной ситуации?
Проверяем теперь не только гостиничные чеки, но и другие, на некоторых автомойках чеки также не проходят подлинность. Как быть? Тут сотрудник может возмутиться, мол, откуда ему было знать, легальный кассовый аппарат или нет».
«У меня такая ситуация часто с водителями возникает, - подтверждает Lizavetta. - Как вижу явный перерасход горючки - тут же ясно откуда. Кстати, с заправок чеки как правило не поддельные, просто водитель берет не "свой" чек, а чужой, на сумму побольше. Если в два раза выше нормы расход газа вдруг стал - обращаюсь к руководству. А каждый чек на подлинность не проверяю».
«Налоговики не будут заниматься такой мелочевкой, - полагает Над.К. - И как вы проверяете чеки на автомойках? Там вообще, может, ЧПМ стоит. И да, сотрудник прав, он знать не знает, легальная ККМ стоит или нет».
«Проверяем чеки специальной программой, о которой узнали из бухгалтерского журнала, - пишет Svetlanа F. - Т.е. если ЧПМ, программа не покажет? Но чек может быть и легальным? Т.е. забить на проверку, т.к. никому из проверяющих это неинтересно?».
«И Вы вот прямо так уверены в непогрешимости этой программы? – спрашивает Над.К. - Ни один проверяющий не будет проверять на легальность грошовые чеки. Они не за тем приходят на выездную проверку».
«Раз в жизни только видела интерес к поддельным чекам со стороны ИФНС, но там речь шла не о копеечных суммах, а о закупке материала на пару миллионов», - добавляет Lizavetta. - Я сама работала несколько лет руководителем в месте, где было принято таскать все, что плохо лежит, и прекрасно знаю, что проблема именно в организации контроля со стороны руководителя. Как бухгалтера меня волнует моя ответственность, а не директора. Особо если это практика в фирме. Дело в том, что мои сообщения директору о воровстве никак картину не изменят, а вот мне повредят. Другое дело - когда моя безопасность под угрозой, и, замалчивая воровство, я становлюсь либо пособником, либо сама нарушаю закон. Например, горючку списываю в три раза больше нормы. Тут у меня выбор невелик - я веду учет путевых листов в программке, есть остаток топлива на начало дня и на конец дня, и если остаток на конец дня значительно больше чем помещается в бак, я первым делом спрошу водителя (а не директора) как так получилось, может, газовое оборудование неисправно. Проверять подлинность документов меня не нанимали, сотрудник, допустивший нарушение, сам за него отвечает, я отвечаю только за свои».
«Если Вы хотите, чтобы не крали деньги на гостиницах, предложите руководству оплачивать гостиницы по безналу, - советует автору темы Над.К. - Сейчас все можно найти через интернет, выписать счета и оплатить. А сидеть, звонить по гостиницам - это транжирить время бухгалтера. И деньги организации, кстати».
ФСС убрал суммы заработка из расчета пособия до 1,5 лет
«Помогите, пожалуйста, с расчетом пособия, - просит katerina020383. - ФСС прислал мне акт и отказал в возмещении пособия до 1,5 лет всей суммы (якобы неправильно рассчитано, ч. 2 ст. 13 №255-ФЗ). Убрали заработок за 2008 и по одной организации в 2012. Ситуация спорная, сейчас ФСС сделал запрос в вышестоящую инстанцию, ждем ответа».
«На момент наступления отпуска по уходу работаете в нескольких организациях?» - уточняет olga-osina.
«Да, в одной, где по совместительству и возмещаю, и в другой - там основная», - отвечает katerina020383.
«Скорее всего, ФСС прав», – считает olga-osina.
«Если бы я работала в этих же компаниях в предыдущие 2 года, - пишет katerina020383, - то да:
«В случае, если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая занято у нескольких страхователей и в двух предшествующих календарных годах было занято у тех же страхователей, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам назначаются и выплачиваются ему страхователями по всем местам работы (службы, иной деятельности), а ежемесячное пособие по уходу за ребенком - страхователем по одному месту работы (службы, иной деятельности) по выбору застрахованного лица и исчисляются исходя из среднего заработка, определяемого в соответствии со статьей 14 настоящего Федерального закона, за время работы (службы, иной деятельности) у страхователя, назначающего и выплачивающего пособие».
Но я беру в расчет заработки компаний, в которых не работаю, и заработки были ранее.
«Пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, в том числе за время работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (других страхователей). Средний заработок за время работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (других страхователей) не учитывается в случаях, если в соответствии с частью 2 статьи 13 настоящего Федерального закона пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам назначаются и выплачиваются застрахованному лицу по всем местам работы (службы, иной деятельности) исходя из среднего заработка за время работы (службы, иной деятельности) у страхователя, назначающего и выплачивающего пособия».
П.19 Положения об особенностях порядка исчисления пособий
по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством:
«В случае, если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая занято у нескольких страхователей, и в 2 предшествующих календарных годах было занято у тех же страхователей, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам назначаются и выплачиваются ему страхователями по всем местам работы (службы, иной деятельности), а ежемесячное пособие по уходу за ребенком - страхователем по одному месту работы (службы, иной деятельности) по выбору застрахованного лица, при этом указанные пособия исчисляются исходя из среднего заработка за время работы (службы, иной деятельности) у страхователя, назначающего и выплачивающего соответствующее пособие. В этом случае при исчислении пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам средний заработок за время работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (других страхователей) не учитывается, а при исчислении ежемесячного пособия по уходу за ребенком - учитывается за период, предшествующий периоду работы (службы, иной деятельности) у страхователя, назначающего и выплачивающего указанное пособие».
«Исходя из здравого смысла, вам должны были оставить заработки 2008 года, а заработки 2012 убрали правильно, - считает waw. - Но!
П. 19 ПП 375 написан настолько безобразно (с точки зрения однозначности его понимания), что никто не может доказать (и ФСС в том числе), что надо считать так или иначе в вашей ситуации. Будем считать, что только суд способен на такое, хотя это тоже будет решение типа "я начальник - ты дурак".
Но в любом случае, если заработки 2008 года не могут быть учтены, то вам просто не нужно заменять 2011 год на 2008. Все дни 2011 года все равно будут исключены, и средний заработок будет, видимо, неплох».
Природа стерпит пустоту?
«Два товарища давно ведут бизнес и довольно успешно, - излагает историю Bair. - Но без главного бухгалтера и даже без какого-то уровня экономических знаний. То есть бухгалтера есть как таковые, но как необходимое зло. Глядя на них (бизнесменов) можно подумать, что главные бухгалтеры особенно и не нужны – так, прослойка. Что вы думаете по этому поводу?».
«Это проверка покажет, если она случится», - замечает WSdl.
«Был один такой, - вспоминает Ленка. - Считал, что вместо того, чтобы платить бухгалтеру, лучше эти деньги собирать, а потом заплатить при проверке. Я у него отработала месяц на подхвате (между старым и новым главбухом). Порядок навести не удалось: на 200 кг джема списывался вагон сахара... Проверка была, года через 1,5. Заплатил и юристу, и ИФНС –всем официально. Сколько сэкономил денег, не считала».
«Лучше эти деньги собирать». И за столько лет не потратил?! – поражается Крысавица. - Восхищаюсь такой беспримерной силой духа, которая равна только его глупости».
«Проводил аудит в фирме по заказу такого бизнесмена, - рассказывает Александр Х. - Был бухгалтер, зарплата 20 т.р. Мне заплатили 100 за две недели работы. Я насчитал 8 млн. налогов плюсом. Проверка после меня насчитала 10 млн. + пени + штрафы. В расхождениях не было смысла разбираться. Бизнесмен договорился с налоговой на 800 т.р. (за эту сумму он бы открыл новое ЮЛ с СРО, но платил бы уже не в налоговую). По амнистии заплатил 400 т.р.”.
«По-моему, наличие бухгалтера и его зарплата никоим образом не влияют на деятельность фирмы, - замечает Надежда-25. - Часто бухгалтеры ведут учет так, как просят (или требуют) собственники бизнеса. Хотя я все же за то, чтобы каждый занимался тем, чем должен: руководитель должен организовывать работу фирмы, бух - вести учет, менеджер - продавать и т.д.».
«Высокооплачиваемый бухгалтер не будет рисковать своей репутацией, - отрезает Александр Х. - Если только его график не год через три».
Начать дискуссию