Вопрос от читателя Клерк.Ру Антона (г. Москва)
Мы отправляем первичные документы (ТТН, счет-фактура и т. д.) вместе с водителем, который доставляет груз контрагенту. С внедрением электронного документооборота нам придется подключать всех водителей к сервису обмена и покупать им электронные подписи? Это довольно трудно для нашей компании, потому что водителей много, и они часто сменяют друг друга.
В данной ситуации есть два пути решения. Первый описан в вопросе. Можно выдать водителю необходимые технические и программные средства, после чего он станет полноправным автоматизированным участником процесса. Как правило, данный вариант не подходит большинству компаний по причине несения больших расходов. Также и потому, что перевозка может осуществляться не собственными силами компании, а с привлечением сторонних организаций.
Другой вариант – разделить транспортные и бухгалтерские документы. В этом случае все бухгалтерские документы: счета-фактуры, товарные накладные, акты будут передаваться в электронном виде через сервис обмена, а транспортные в бумаге с водителем (транспортные накладные, путевые листы, доверенности и т. д.).
Транспортные документы, передаваемые с водителем, позволят ему беспрепятственно доставить груз до покупателя, а бухгалтерские к моменту получения товара уже будут в бухгалтерии. При выявлении несоответствий во время приемки товара получатель сообщит об этом продавцу, и тот, скорректировав документы, будет иметь возможность мгновенно отправить их покупателю через сервис.
Таким образом, случаи, когда пакет документов не доставляется, потому что продавец забыл отправить их с водителем или потеря документов в дороге полностью исключаются. При этом обмен документами будет занимать всего несколько минут.
Получить персональную консультацию Карины Кассис в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.
Начать дискуссию