ЭДО

При доставке транспортные документы можно отправлять с водителем, а бухгалтерские по ТТК

Мы отправляем первичные документы (ТТН, счет-фактура и т. д.) вместе с водителем, который доставляет груз контрагенту. С внедрением электронного документооборота нам придется подключать всех водителей к сервису обмена и покупать им электронные подписи? Это довольно трудно для нашей компании, потому что водителей много, и они часто сменяют друг друга.
При доставке транспортные документы можно отправлять с водителем, а бухгалтерские по ТТК
На фото Карина Кассис, аналитик компании Synerdocs

Вопрос от читателя Клерк.Ру Антона (г. Москва)

Мы отправляем первичные документы (ТТН, счет-фактура и т. д.) вместе с водителем, который доставляет груз контрагенту. С внедрением электронного документооборота нам придется подключать всех водителей к сервису обмена и покупать им электронные подписи? Это довольно трудно для нашей компании, потому что водителей много, и они часто сменяют друг друга.

В данной ситуации есть два пути решения. Первый описан в вопросе. Можно выдать водителю необходимые технические и программные средства, после чего он станет полноправным автоматизированным участником процесса. Как правило, данный вариант не подходит большинству компаний по причине несения больших расходов. Также и потому, что перевозка может осуществляться не собственными силами компании, а с привлечением сторонних организаций.

Другой вариант – разделить транспортные и бухгалтерские документы. В этом случае все бухгалтерские документы: счета-фактуры, товарные накладные, акты будут передаваться в электронном виде через сервис обмена, а транспортные в бумаге с водителем (транспортные накладные, путевые листы, доверенности и т. д.).

Транспортные документы, передаваемые с водителем, позволят ему беспрепятственно доставить груз до покупателя, а бухгалтерские к моменту получения товара уже будут в бухгалтерии. При выявлении несоответствий во время приемки товара получатель сообщит об этом продавцу, и тот, скорректировав документы, будет иметь возможность мгновенно отправить их покупателю через сервис.

Таким образом, случаи, когда пакет документов не доставляется, потому что продавец забыл отправить их с водителем или потеря документов в дороге полностью исключаются. При этом обмен документами будет занимать всего несколько минут.

Получить персональную консультацию Карины Кассис в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Этот материал доступен бесплатно только авторизованным пользователям

Войдите через соцсети
или

Регистрируясь, я соглашаюсь с условиями пользовательского соглашения и обработкой персональных данных

Начать дискуссию