Вопрос от читателя Клерк.Ру Дмитрия (г. Краснодар)
Есть внутренний документ - акт списания материалов на производство. Таких документов в нашей организации генерируется очень много. Хотели бы их перевести в электронный вид и подписывать электронной подписью. Технологически вопросов нет - есть возможность печатную форму в pdf-формате подписывать ЭП. Вопросы юридического характера:
1. Возможно ли использовать неквалифицированную ЭП (сгенерированную собственным сервером с установленным центром сертификации)?
2. Какими внутренними актами надо ввести порядок формирования этого вида документов в электронном виде, чтобы потом у налогового инспектора не возникло вопросов?
Действующее законодательство РФ в области бухгалтерского учета не содержит требований по использованию определенного вида электронной подписи (далее – ЭП) для работы с актом на списание материальных ценностей, в отличие, например, от счетов-фактур. В связи с этим вы вправе использовать любую электронную подпись в соответствии с Федеральным законом N 63 «Об электронной подписи» (далее – Закон).
Таким образом, отвечая на ваш вопрос, использовать неквалифицированную ЭП, сгенерированную с помощью ключей ЭП, выпущенных вашим Центром сертификации, можно. Согласно п. 2 ст. 6 Закона электронные документы, подписанные такой подписью, признаются равнозначными бумажным с собственноручной подписью. Вместе с этим, вопросы использования указанного вида ЭП, должны регулироваться соглашениями, достигнутыми между всеми участниками электронного взаимодействия. Организации необходимо иметь Регламент использования ЭП, либо использовать иной документ, называемый Соглашением об использовании ЭП.
В Регламенте описывается порядок разрешения конфликтных ситуаций, с которым должны согласиться все участники взаимодействия. Также определяется перечень программного обеспечения (вплоть до версий), с помощью которого могут создаваться электронные подписи. На практике в таком Регламенте также приводится перечень документов (типов, наименований), которые могут подписываться ЭП, с описанием их форматов и, если требуется, правил оформления.
Кроме определения документов, в Регламенте определяются:
● формат сертификата ЭП;
● используемые средства электронной подписи;
● условия равнозначности ЭП и собственноручной подписи.
Документ, вводящий в работу компании использование неквалифицированной подписи должен соответствовать требованиям статьи 9 Закона. При соблюдении всех этих правил вопросов у налогового инспектора появиться не должно.
Также напоминаем вам, что согласно п. 1 ст. 6 ФЗ 63 усиленная квалифицированная подпись признается равнозначной собственноручной. Введение в работу этого вида подписи не требует никакого документального оформления. Документы, подписанные квалифицированной подписью не вызовут дополнительных вопросов со стороны контролирующих органов в части подписания. Единственный нюанс работы с квалифицированной подписью заключается в том, что сертификат выдается исключительно на платной основе.
Получить персональную консультацию Карины Кассис в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.
Начать дискуссию