Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.
Обмен электронными документами – процесс на стыке технологии, методологии и юридической практики. Вы могли убедиться в этом, прочитав наши предыдущие главы: о подключении к оператору, об электронной подписи, о работе с бухгалтерскими документами, о проверках в ФНС и о том, как хранить документы. Все эти темы были рассмотрены нами при работе с одним оператором обмена. Но все чаще в нашей практике встречаются ситуации, когда контрагенты пользуются услугами разных сервисов. Получается, что в процессе обмена появляется новая сторона – оператор вашего контрагента.
Как будет выглядеть обмен документами в этом случае? Что делать, если контрагент не хочет пользоваться вашим сервисом? Что такое роуминг и стоит ли его ждать? Этим вопросам мы посвятим новую главу нашего проекта.
Что такое роуминг
Итак, рассмотрим ситуацию. Вы подключаетесь к оператору обмена электронными документами, часть ваших контрагентов также подключается к нему, но некоторые, оказывается, уже пользуются совсем другим сервисом и к вашему подключаться не спешат. Как обмениваться электронными документами с этими партнерами? Вот здесь вступает в игру роуминг.
В повседневной жизни вам довольно часто встречается роуминг: вы спокойно звоните на мобильные телефоны друзей, подключенных к разным сотовым провайдерам. Роуминг операторов обмена документами в общих чертах не отличается от сотовой связи.
Сам роуминг операторов ЭДО находится в ведомстве Некоммерческого Партнерства «Разработчики и Операторы Систем Электронных Услуг» (НП «РОСЭУ»), которое четко определяет его, как «технологию обмена юридически значимыми электронными документами между операторами электронного документооборота».
Роуминг по НП «РОСЭУ» решает следующие задачи:
· создание единой сети доверия для хозяйствующих субъектов, имеющих необходимость обмена юридически значимыми электронными документами;
· обеспечение возможности обмена, наряду со счетами-фактурами, регламент обмена которыми регулируется законодательно, другими юридически значимыми документами бухгалтерского учета и не только;
· выработка единых требований к процедуре обмена и единых форматов технологических документов.
На данный момент технология роуминга успешно развивается всеми участниками некоммерческого партнерства. Если вы нашли своего оператора в списке рабочей группы НП «РОСЭУ», значит, он готов решить вопрос роуминга для вас.
В законодательстве роуминг описан в следующих нормативных актах:
· в п. 2.1. Приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н
· в п. 5.1. части V «Функции доверенного оператора электронного документооборота» приложения № 1 приказа ФНС от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@
Что нужно для роуминга
Для того чтобы вы могли обмениваться документами в роуминге, вам необходим хотя бы один контрагент, пользующийся другим сервисом. Этого условия уже достаточно для того, чтобы ваш оператор начал работу по запуску роуминга. Для вас начало процесса будет выглядеть достаточно просто: вы заявляете оператору о том, что вам необходим обмен с конкретными контрагентами другого сервиса. Большинству компаний достаточно будет простого официального письма, подписанного электронной подписью и отправленного прямо в сервисе обмена.
Далее операторы взаимодействуют друг с другом. Может быть так, что между выбранными сервисами уже есть готовое решение по роумингу (об этом можно узнать в специальной таблице на сайте НП «РОСЭУ»). В этом случае вам практически не придется ждать, и обмен по роумингу будет доступен в кратчайшие сроки. Если же у операторов ранее не было опыта взаимодействия, то придется потратить какое-то время на ожидание, пока сервисы обменяются всеми необходимыми данными и проведут тестовую пересылку документов. Это может занять от полутора недель до полутора месяцев.
В идеальной ситуации ваше участие в настройке роуминга как абонента оператора закончится в тот момент, когда вы сообщите оператору о его необходимости. Однако на практике все может оказаться несколько сложнее. Вам, возможно, придется решать вопросы об условиях обслуживания, принять участие в тестовых обменах, постоянно взаимодействуя и со своим оператором и с контрагентом.
Иван Агапов, аналитик Synerdocs
Какие могут возникнуть проблемы
Несмотря на то, что технология роуминга хорошо описана, в ходе организации работ по обмену документами между сервисами могут возникнуть разные проблемы. Они связаны, прежде всего, со сложностью процессов и необходимостью постоянно унифицировать подходы к обмену.
Повысится ли стоимость обмена?Это не гарантировано, но к этому стоит быть готовым, поскольку фактическая реализация роуминга может принести неожиданные трудности как оператору, так и абоненту. Цена может измениться как для вас, так и для вашего контрагента.
Возможный рост цен обусловлен несколькими причинами:
- Оператор вашего контрагента возьмет на себя обязательства обеспечивать соответствие норм, сохранность и юридическую силу ваших документов, поэтому он будет нести расходы.
- Любые операции с сервисом – это дополнительные расходы на разработку требований, реализацию, взаимодействие с оператором контрагента и т.п. Эти расходы потребуется закрыть.
- У вашего контрагента может быть совершенно другой уровень обслуживания, другие цены и условия работы с сервисом. Операторам придется выравнивать эти условия, в результате, цена может измениться.
- Стоит отметить, что роуминг для ряда сервисов является невыгодным делом: вместо того, чтобы подключаться и платить за услуги, абоненты остаются при своих операторах. Потому необходима дополнительная мотивация, которую очень легко выразить в пересмотре тарифов.
Долго ли настраивается роуминг?Даже при очень удачном стечении обстоятельств разработка, тестирование и запуск роуминга займет у оператора несколько рабочих дней. Придется подождать, пока операторы договорятся об уровнях обслуживания, обменяются между собой реквизитами абонентов, настроят адресацию (пока это делается вручную). Если у вас есть уникальные форматы документов (например, собственный формат накладной), то оператору вашего контрагента придется научиться их понимать и принимать. Для этого понадобится дополнительные усилия со стороны разработчиков, а значит, и новые сроки.
Как повлиять на оператора
Некоторым операторам необходимо накопить некий критический вес для того, чтобы запланировать работы по роумингу. Им недостаточно просьбы только одного абонента, им нужен «генератор контента» - крупный пользователь со значительным объемом передаваемых документов. Если ваш контрагент обладает значительным документооборотом, то он может стать таким генератором. Так оператор получит экономическое обоснование начала работ. В итоге роуминг, который нужен вам, может быть отложен на некоторое время.
Чтобы избежать ситуации затягивания реализации роуминга, обговаривайте вопросы роуминга на этапе подключения к сервису. У некоторых эта практика закреплена в договорных документах.
Также задержка в запуске роуминга может быть обусловлена долгим взаимодействием сервисов. Но исход этой ситуации зависит не только от того, как представители сервисов умеют договариваться. Это зависит и от вас: как вы общаетесь с оператором, насколько вы вовлечены в процесс создания роуминга.
Иван Агапов, аналитик Synerdocs
Стоит учитывать, что не все с охотой идут на развитие роуминга. Крупный оператор с десятком тысяч абонентов не очень рад, что небольшой конкурент вторгается в зону его работы, ему проще «продавить» среди контрагентов подключение к своему сервису. Однако и эта ситуация решается довольно просто, если к мотивации оператора подключить ваших партнеров, с которыми вы обмениваетесь документами. Ваши контрагенты заинтересованы в появлении роуминга не менее вас, потому могут повлиять на сервис уже со своей стороны.
Если роуминга нет
Пока роуминг не является распространенным явлением, один из наиболее жизнеспособных вариантов – это подключение к нескольким операторам, как это делают крупные ритейлеры. Можно дополнительно подключиться к оператору вашего контрагента или предложить контрагенту подключиться к вашему оператору. Цены на услуги у всех сервисов находятся примерно на одном уровне, поэтому дополнительных расходов вы не понесете.
Другой вопрос в том, что такой способ сопровождается рядом организационных неудобств – надо всегда помнить, через какой сервис вы обмениваетесь с конкретным контрагентом. Эту задачу можно закрыть с помощью интеграционных решений, пусть ваша информационная система автоматически определяет, через какого оператора отправлять документ. Например, систему DIRECTUM можно одновременно интегрировать сразу с несколькими сервисами обмена.
Иван Агапов, аналитик Synerdocs
Вместо заключения
Если в целом говорить о ситуации с роумингом, то сегодня мы наблюдаем очень позитивный процесс: все больше операторов показывают фактические результаты создания роуминга. И успешность развития роуминга во многом зависит от абонентов, от их участия и активной позиции. Некоторые абоненты уже обмениваются с контрагентами через роуминг, чем помогают операторам осваивать и развивать технологию на практике, находить и закрывать узкие места. Нет смысла ждать, когда все заработает само собой, стоит проявлять инициативу.
Начать дискуссию