Ведем кассу по новым правилам

В новом порядке ведения кассовых операций <1> больше всего вопросов вызвали расчет лимита и упрощение правил для ИП и малых предприятий. Разбираем эти и некоторые другие вопросы.

Нужен ли свой фиксированный лимит ГП, если есть ОП, не сдающие наличные в банк

(?) У нашей организации два ОП, которые сдают наличные в кассу головного подразделения. По их общей выручке рассчитали лимит всей организации, он равен 100 000 руб. Из него для ОП1 выделили лимит 30 000 руб., для ОП2 - 20 000 руб. После этого от общего лимита остается 50 000 руб. (100 000 - 30 000 - 20 000).

На конец дня в ОП1 остаток - 20 000 руб., в ОП2 - 15 000 руб. Сколько головное подразделение может оставить у себя в кассе: 65 000 руб. (100 000 - 20 000 - 15 000) или же только 50 000 руб.?

Е. Кошкарева, главбух

Ответ

Указание ЦБ не позволяет дать однозначный ответ на этот вопрос. Возможны два варианта:

1. <или> головное подразделение тоже является обособленным, как и все остальные подразделения. Такое утверждение вполне укладывается в приведенное в Указании определение ОП (отличное от определения ОП в налоговых целях): это подразделение, по месту которого оборудовано обособленное рабочее место <2>. В ГП оборудованы рабочие места, обособленные от других рабочих мест организации (то есть от остальных ОП). При таком подходе получается, что у головного подразделения должен быть фиксированный лимит, который установлен только для него и который ГП должно соблюдать независимо от того, исчерпали ли на конец дня свои лимиты остальные подразделения. В вашем примере это 50 000 руб.;
2. <или> головное подразделение не является обособленным, так как к ОП относятся только те рабочие места, которые обособлены от рабочих мест по месту нахождения юрлица, а это адрес госрегистрации организации, где и находится ГП. Тогда получается, что ваша организация должна соблюдать только следующие лимиты:

• остаток кассы в каждом ОП не должен превышать установленный для него лимит;
• остаток наличных во всех кассах организации не должен превышать общий лимит организации.

При таком подходе ГП может использовать весь установленный для юрлица лимит, оставшийся "свободным" на конец дня. В вашем примере это 65 000 руб.

Понятно, что безрисковый - первый вариант. И если вы не хотите быть первопроходцами в споре с налоговиками на эту тему, выбирайте его.

Для ОП, сдающих наличку в банк, лимит рассчитываем без оглядки на формулу лимита организации

(?) У нас есть головной офис и несколько магазинов в других городах, которые свою выручку сами сдают в банк для зачисления на расчетный счет. В головном офисе лимит остатка кассы рассчитали по расходам. Можем ли мы при этом рассчитать магазинам их лимиты, исходя из их наличной выручки?

А. Спирина, г. Курск

Ответ

Можете. Раз ваши магазины сами сдают деньги в банк, лимит каждому следует рассчитать и установить отдельно, исходя из его показателей и характера деятельности <3>. Характер деятельности головного подразделения и магазинов различается. Поэтому и формулы для расчета лимитов у них могут быть разные.

Есть и дополнительный аргумент. Представьте, что головное подразделение с наличкой дела вообще не имеет, поэтому кассы у него нет и, соответственно, нет никакого лимита. Это же не означает, что без лимита должны остаться и обособленные подразделения.

Примечание. Разные формулы для разных подразделений можно выбрать и в другом случае - когда у всех у подразделений явно преобладает поступление выручки или, наоборот, расходование полученных со счета денег.

(?) А что с расчетным периодом: может ли он быть разным у ГП и ОП, сдающих деньги в банк?

А. Спирина, г. Курск

Ответ

Разумеется. В Указании на этот счет никаких ограничений нет.

Одну выручку нельзя дважды включить в расчет лимита

(?) У нас в другом городе два ОП, оба продают товары за наличные. Первое сдает полученную наличную выручку, превышающую лимит, в кассу второго. А второе уже все сверхлимитные наличные сдает в банк для зачисления на расчетный счет организации.

Устанавливаем второму ОП лимит по наличной выручке <4>. Вправе ли мы включить в расчет его лимита не только выручку, получаемую им непосредственно от его собственных покупателей, но еще и передаваемую ему выручку первого ОП? Ведь она тоже является поступлениями в кассу второго ОП наличных за проданные товары, работы, услуги, которые по формуле входят в расчет лимита <5>.

Е. Труфанова, г. Нижний Новгород

Ответ

Напрямую так делать нельзя. Из Указания следует, что первому ОП нужно выделить часть общего лимита организации и тех ее обособленных подразделений, которые не сдают наличные в банк <6>. А значит, выручка первого ОП должна быть учтена при расчете общего лимита <5>. И если включить эту сумму в расчет лимита еще и того ОП, которому она передается, то его лимит окажется завышенным.

Но, на наш взгляд, не будет нарушением, если в такой ситуации вы сделаете лимит первого ОП частью лимита не организации в целом, а второго ОП. То есть рассчитаете лимит по совокупной выручке этих двух ОП, затем часть этого лимита (какую - решите сами) закрепите за первым ОП как его собственный лимит. А второе ОП должно будет следить, чтобы остаток в обеих кассах укладывался в общий лимит. При расчете лимита организации показатели первого ОП учитывать не будете.

Обоснование такое: ОП, сдающим деньги в банк, лимит определяют по правилам, установленным для организаций <6>. Для организаций установлено правило о том, что они определяют свой лимит с учетом лимитов ОП, сдающих деньги в их кассу. Вот и получается, что раз первое ОП сдает деньги в кассу второго, то второму можно установить лимит с учетом лимита первого. Но как воспримут налоговики такой расчет, предсказать сложно.

Лимит для ОП, которое получает наличные, но никуда их не сдает

(?) Указание обязывает установить лимит тем ОП, которые сдают деньги в банк (по правилам для организаций), и тем, которые сдают деньги в кассу организации <6>. А как быть с ОП, которое никуда не сдает свои наличные - ни в банк, ни в какую-либо из касс своей организации, потому что:

• <или> получает наличную выручку и полностью тратит ее в течение некоторого времени;
• <или> получает деньги в банке и полностью их расходует в течение некоторого времени.

Выходит, оно может хранить деньги в кассе без лимита?

О. Зерненко, Московская обл.

Ответ

Это неверно. Без лимита такое ОП может обойтись только в двух случаях:

• <или> все полученные за день деньги оно всегда полностью тратит в тот же день и на конец каждого дня остаток в кассе нулевой;
• <или> при отсутствии наличных поступлений снимает в банке деньги только на зарплату, стипендии, выплаты социального характера и выплаты, включенные в фонд оплаты труда, и без остатка выдает их в течение 5 дней (этот срок должен быть указан в расчетно-платежной или платежной ведомости <7>). В течение этого срока зарплатные деньги могут храниться в кассе сверх лимита <8>. Причем к командировочным это не относится.

Во всех других случаях при отсутствии у ОП своего лимита он будет считаться нулевым и это ОП должно будет любой остаток в своей кассе на конец дня сдать либо в банк, либо в другую кассу своей фирмы. В зависимости от того, куда подразделение должно будет отдать свои наличные, и установите лимит. Если ОП за все время своего существования еще ни разу не сдавало деньги ни в банк, ни в кассу организации, составьте приказ о том, куда подразделение должно будет сдать сверхлимитный остаток в случае его появления. И исходя из этого и выберите способ расчета лимита.

ОП малых предприятий могут хранить в кассе деньги без лимита

(?) Должен ли быть лимит у ОП малого предприятия, если такое ОП само сдает выручку в банк?

В Указании написано, что, с одной стороны, малые предприятия могут лимит не устанавливать <9>, а с другой стороны, что у ОП, которые сдают свои наличные в банк, должен быть свой лимит, определяемый по правилам, которые установлены для организаций <10>. Беспокоюсь, не оштрафует ли налоговая за безлимитное хранение денег в таком подразделении.

М. Берзарина, бухгалтер

Ответ

Беспокоиться не о чем: спокойно храните в ОП любую сумму. Важно только, чтобы у вас был приказ гендиректора об отмене утвержденного до 01.06.2014 лимита и о том, что с этой даты (или любой другой более поздней) организация пользуется своим правом не устанавливать лимит и хранит деньги в кассе без ограничения.

ОП не является самостоятельным юридическим лицом, оно - часть вашей организации. И поскольку вся организация лимит не устанавливает, то и ОП - тоже.

Тем ИП на вмененке, которые решили не вести кассовую книгу и кассовые документы, нечего опасаться

(?) ИП при условии, что они ведут в соответствии с налоговым законодательством учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, предоставлено право не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу <11>.

Сомневаемся, распространяется ли это на вмененщиков, так как НК не предусматривает для этого режима ни книги учета физических показателей, ни книги учета доходов и расходов.

О. Игринева, бухгалтер

Ответ

Распространяется. В Указании не сказано, что такой учет должен вестись непременно в книге. Поэтому подходит любой другой предусмотренный налоговым законодательством документ, в котором учитываются физические показатели. В случае с вмененкой таким документом можно считать декларацию по ЕНВД, так как в ней вы указываете величину физического показателя по месяцам. Она, конечно, выполняет прежде всего отчетную функцию, но ничто не мешает рассматривать ее еще и как регистр учета.

ФНС тоже признала право ИП-вмененщиков не вести кассовую книгу и не составлять РКО и ПКО, указав на это в своих разъяснениях для инспекций на местах <12>.

ИП нельзя оштрафовать за неоприходование выручки

(?) ИП от ведения кассовой книги и составления ПКО и РКО освободили, а в ст. 15.1 КоАП изменения не внесли: она по-прежнему для всех предусматривает ответственность за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности. Получается, что обязанность приходовать в кассу деньги у ИП все-таки осталась?

А. Шишканова, Московская обл.

Ответ

Освобождение от обязанности приходовать наличные ИП автоматически получили вместе с правом не вести кассовую книгу и не составлять кассовые ордера. Ведь оприходование наличных - это не что иное, как внесение записей о ПКО и РКО в кассовую книгу <13>.

Более того, ФНС уже дала указание инспекциям не проверять ИП на предмет полноты оприходования наличных <14>.

Новую кассовую книгу открывать с 1 июня было не нужно

(?) После вступления в силу новых правил продолжаем вести кассовую книгу, начатую 01.01.2014. Но сейчас засомневалась: может быть, в связи с их введением следовало 31.05.2014 эту книгу закрыть (оформить и подписать последний лист, сшить все распечатанные в течение года листы, поставить печать) и с 01.06.2014 начать новую?

Ю. Симоненко, Ленинградская обл.

Ответ

Вы все делаете правильно. Обязательная форма кассовой книги осталась прежней <15>. А эта форма предполагает, что кассовая книга открывается на год.

Примечание. Тем, кто поступил иначе (закрыл 31 мая начатую на 2014 г. кассовую книгу и завел с 01.06.2014 новую), тоже не о чем беспокоиться. Штрафа за это не предусмотрено, а записи в кассовой книге есть, то есть наличные оприходованы.

Обойтись без старшего кассира

(?) В Указании есть такое правило: при наличии у юридического лица нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего <16>.

У нас по одному кассиру в каждом обособленном подразделении и один - в головном. То есть кассиров-то у организации в целом несколько, но в каждом подразделении за кассу отвечает только один кассир.

Обязаны ли мы в такой ситуации назначить старшим кассира главного офиса? И если да, то должны ли мы будем в случае передачи денег между подразделениями отражать это в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств? Ведь в Указании сказано, что она заполняется при наличии старшего кассира в случае передачи денег между ним и другими кассирами <17>.

А. Несмиян, главбух

Ответ

Здравый смысл подсказывает, что старший кассир нужен только в случаях, когда несколько кассиров работают с одной кассой. Однако в приведенной формулировке Указания это не учтено. И получается, что если у юрлица больше одного кассира, то один должен быть старшим. Правда, и наказания за нарушение этого требования не предусмотрено.

Но если вы все-таки хотите в точности его выполнить, назначьте кассира "головы" старшим. При этом движение наличных между подразделениями вам не придется показывать в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Наличные от одного подразделения другому по правилам должен передавать специально уполномоченный руководителем представитель юрлица <18>. То есть деньги при этом передаются не между двумя кассирами. И даже если такая передача будет поручена кассиру обособленного подразделения, то он при этом будет выступать в ином качестве - уполномоченного представителя.

-------------------------------

1. Указание ЦБ от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание)
2. п. 2 Указания
3. п. 2 Указания
4. п. 2 Указания; п. 1 приложения к Указанию
5. п. 1 приложения к Указанию
6. п. 2 Указания
7. п. 6.5 Указания
8. п. 2 Указания
9. абз. 10 п. 2 Указания
10. абз. 4 п. 2 Указания
11. пп. 4.1, 4.6 Указания
12. Письмо ФНС от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 (п. 2)
13. п. 4.6 Указания
14. Письмо ФНС от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 (п. 4)
15. п. 4.6 Указания; форма N КО-4, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 N 88
16. п. 4 Указания
17. п. 4.5 Указания
18. п. 3 Указания

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" N17, 2014