ПРОБЛЕМА: организация оплачивает услуги мобильной связи. Но сотрудники ведут как служебные, так и личные разговоры. Оператор связи представляет детализированные счета. Вправе ли организация оплачивать услуги мобильной связи за своих работников? Как это отражается в бухгалтерском учете? Каковы налоговые последствия?
Алексей Крайнев, эксперт «УНП»
УЧЕТ
По договору с оператором связи организация должна оплачивать ежемесячно выставляемые счета в полном объеме. Причем независимо от того, с какой целью сотрудники использовали мобильную связь (на служебные или личные разговоры). В бухгалтерском учете погашение задолженности по оплате за сотовую связь отражается записью:
Дебет 60 Кредит 51
- оплачены услуги оператора мобильной связи (основание - банковская выписка).
Кроме счета на оплату оператор выдает организации детальную распечатку всех входящих и исходящих звонков. На ее основе организация отражает в учете расходы по оплате услуг связи служебного характера, а также задолженность сотрудника за личные переговоры. В связи с этим делаются проводки:
Дебет 25, 26, 44 Кредит 60
- отражены расходы на мобильную связь служебного характера (основание - детализированный счет за услуги, справка-расчет);
Дебет 73 Кредит 60
- отражена задолженность сотрудника за личные переговоры (основание - детализированный счет за услуги, справка-расчет).
НДС, уплаченный оператору связи, принимается к вычету в доле, относящейся к расходам на мобильную связь служебного характера:
Дебет 19 Кредит 60
- отражен НДС в части мобильной связи служебного характера (основание - справка-расчет);
Дебет 68 Кредит 19
- принят к вычету НДС (основание - счет-фактура, справка-расчет, банковская выписка).
Существуют различные варианты погашения задолженности за личные переговоры. Так, сотрудник может погасить задолженность путем внесения денег в кассу, что отражается записью:
Дебет 50 Кредит 73
- отражено погашение задолженности сотрудника за личные переговоры (основание - приходный кассовый ордер).
С другой стороны, можно предусмотреть случай, когда задолженность за личные переговоры удерживается с согласия сотрудника из его заработной платы. Тогда проводка имеет вид:
Дебет 70 Кредит 73
- отражено погашение задолженности сотрудника за личные переговоры (основание - справка-расчет).
НАЛОГИ
В целях налогообложения прибыли расходы на оплату услуг мобильной связи служебного характера относятся к прочим расходам на производство и реализацию (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Конечно, при условии, что данные расходы должны соответствовать критериям статьи 252 НК РФ. Поэтому Минфин России считает, что для признания в налоговом учете расходов на оплату услуг оператора организация должна иметь следующие документы*:
- утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым необходимо использование мобильной связи в силу должностных обязанностей;
- договор с оператором на оказание услуг связи;
- детализированные счета оператора связи.
Что касается НДС по услугам сотовой связи, то он принимается к вычету. Правда, не в полной сумме, а только по стоимости разговоров производственного характера. Ведь услуги мобильной связи в части личных разговоров сотрудников не являются услугами, приобретение которых связано с осуществлением облагаемых НДС операций (ст. 172 НК РФ).
ПРАВО
А как быть, если сотрудник не согласен погасить задолженность по оплате личных телефонных разговоров? Сразу скажем, что удержать стоимость разговоров из заработной платы работника в таком случае нельзя. Дело в том, что исчерпывающий перечень оснований для удержания приведен в статье 137 Трудового кодекса. И нашей ситуации там нет.
Поэтому работодателю нужно действовать по-другому. Начнем с того, что выдача сотруднику мобильного телефона и sim-карты должна сопровождаться подписанием документа, содержащего правила пользования служебным телефоном. В этих правилах должен быть оговорен запрет на личные разговоры с использованием служебного телефона. В таком случае стоимость личных переговоров можно считать ущербом, причиненным работником. А по Трудовому кодексу РФ работник обязан возместить такой ущерб (ст. 232). И если он не сделает этого добровольно, то работодатель получает право взыскать ущерб (ст. 248 ТК РФ).
Для взыскания надо издать приказ с указанием размера причиненного ущерба. Затем нужно потребовать от работника объяснения в письменной форме (ст. 247 ТК РФ). В течение месяца после этого руководитель организации должен издать распоряжение о взыскании суммы ущерба. Если ущерб не превышает среднего заработка сотрудника, то сумма удерживается из заработной платы (ст. 248 ТК РФ). В противном случае за взысканием придется обращаться в суд.
* Письмо Минфина России от 23.05.05 № 03-03-01-04/1/275.
Начать дискуссию