Налоги, взносы, пошлины

Утрата трудовых книжек

Возможны ситуации, при которых трудовые книжки портятся или утрачиваются (к примеру, пожар, стихийное бедствие). В этом случае компания за счет собственных средств приобретает трудовые книжки для сотрудников взамен прежних. Как отразить расходы и стоимость новых трудовых книжек в налоговом учете?

Возможны ситуации, при которых трудовые книжки портятся или утрачиваются (к примеру, пожар, стихийное бедствие). В этом случае компания за счет собственных средств приобретает трудовые книжки для сотрудников взамен прежних. Как отразить расходы и стоимость новых трудовых книжек в налоговом учете?

По общему правилу при выдаче работнику трудовой книжки с него взимается плата (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, далее – Правила). Исключением являются случаи, предусмотренные в п. 34 и 48 Правил:

  • при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
  • в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

Рассматриваемая ситуация относится к указанным исключениям: произошла массовая утрата трудовых книжек, следовательно, в соответствии с Правилами при выдаче новых трудовых книжек с работника плата не взимается.

Налог на добавленную стоимость

Новые трудовые книжки взамен утраченных выдаются без взимания платы с сотрудников, то есть осуществляется безвозмездная передача имущества, которая является в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ объектом обложения НДС.

Согласно ст. 38 и 39 НК РФ при реализации собственником имущества на возмездной или безвозмездной основе требуется его волеизъявление на такое отчуждение. Выдача трудовых книжек взамен утраченных предусмотрена законодательством РФ и происходит не в связи с волеизъявлением организации.

Таким образом,обязанность по начислению НДС с переданных сотрудникам трудовых книжек отсутствует.

Относительно того, что объект налогообложения при безвозмездной передаче в отсутствие волеизъявления собственника не возникает, см. следующие судебные решения: постановления ФАС ЗСО от 05.04.2007 № Ф04-2020/2007(33133-А27-31), от 28.05.2007 № Ф04-3150/2007(35291-А27-40), Ф04-3150/2007 (34396-А27-40), от 26.05.2008 № Ф04-3268/2008(5616-А27-15), ФАС ВСО от 15.08.2008 № А74-2969/07-Ф02-3859/08, А74-2969/07-Ф02-4028/08 и др.

Обращаем ваше внимание, что в указанных судебных решениях не рассматривается ситуация с передачей трудовых книжек взамен утраченных, но сделан общий вывод об отсутствии объекта по НДС при безвозмездной передаче в случае отсутствия волеизъявления собственника имущества.

НДС по приобретенным взамен утраченных трудовым книжкам включается в стоимость непосредственно трудовых книжек. Основание – п. 2 ст. 170 НК РФ: НДС учитывается в стоимости товаров в случае приобретения товаров, не подлежащих налогообложению.

Налог на прибыль

В целях налогообложения прибыли к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные организацией-налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде в виде потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, включая затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий стихийных бедствий или чрезвычайных ситуаций (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Следовательно, стоимость приобретенных трудовых книжек (включая НДС) учитывается при обложении налогом на прибыль.

Правила оформления дубликата трудовой книжки при массовой утере трудовых книжек работодателем

Согласно п. 34 Правил работодатель обязан выдать дубликаты трудовых книжек работникам в случае массовой утраты трудовых книжек вследствие чрезвычайных ситуаций. Порядок восстановления трудовых книжек, утраченных в результате стихийных бедствий, закреплен в Письме Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 12-3/10/2-6752.

Итак, в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате пожаров трудовой стаж этих работников устанавливается специальной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Факт работы, сведения о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя устанавливаются комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, проф­союзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры для получения документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Дубликат трудовой книжки заполняется в порядке, установленном п. 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Таким образом, дубликат оформляется на основании акта комиссии, который содержит указание:

  • на периоды работы работника;
  • на должность работника;
  • на продолжительность работы.

Для установления стажа работы у данного работодателя факт работы может быть подтвержден:

  • справкой, профсоюзным билетом и др.;
  • показаниями двух и более свидетелей, знающих работника по совместной деятельности. 

Начать дискуссию