Бухгалтеры всех московских фирм начисляют и платят за своих сотрудников взносы на обязательное пенсионное страхование. Правильно ли они это делают, проверяют две структуры – Пенсионный фонд и Министерство по налогам и сборам.

Источник "Московский бухгалтер" №8 - 2003 год

Проверки проводят на всех предприятиях, включая их обособленные подразделения. Причем налоговики и ревизоры ПФР обычно приходят на фирмы независимо друг от друга.

Специалисты из Пенсионного фонда в первую очередь проверяют сведения о сотрудниках, которые имеют право на льготную пенсию (например, о тех, кто работает во вредных для здоровья условиях и выходит на пенсию к 45 годам), а также о работниках, которые выходят на пенсию в ближайшее время. Кроме того, они контролируют, как ведется персонифицированный учет и соответствует ли он тем данным, которые представила фирма (страхователь).

Налоговики же проверяют правильность и своевременность уплаты  взносов на обязательное пенсионное страхование. Обычно они делают это в ходе выездной проверки. Если инспекторы обнаружат недоимку, они начислят пени и штраф. По результатам проверки составляется акт, который отправляют в Пенсионный фонд.  Однако штрафы за неуплату или неполную уплату взносов с фирм (страхователей) взимают именно налоговики. Правда, они обращаются в суд, только если нарушитель отказывается заплатить добровольно.

Проверка первая – пенсионная

Основной регламент проверок, которые проводят инспекторы ПФР, установлен в Методических рекомендациях «По организации и проведению документальных проверок достоверности сведений о трудовом стаже и заработке»*.

Ревизоры Пенсионного фонда проводят выборочные проверки. Согласно методичке, рекомендуется анализировать не менее 7 процентов индивидуальных сведений от общего числа работающих на фирме сотрудников. «Сплошная» проверка проводится только в двух случаях. Во-первых, если представленная информация вызывает сомнения. Во-вторых, если численность сотрудников фирмы не превышает 30 человек.

Как работает Пенсионный фонд? В течение года фирмы (страхователи) перечисляют обязательные платежи (страховые взносы), которые через казначейство поступают в бюджет ПФР. Одновременно в фонд поступает информация из казначейства, на основании которой формируется база данных по уплате страховых взносов. Затем, по окончании года, фирмы отчитываются по формам № АДВ-11 «Сводная ведомость по платежам» и СЗВ-4 «Индивидуальные сведения». После этого инспекторы ПФР сравнивают сведения, которые им представили фирмы, с информацией, полученной из казначейства, и составляют протокол сверки.

Если выявляются расхождения, сотрудники ПФР обязательно сообщают об этом фирме и запрашивают дополнительную информацию. Если она не согласна с теми суммами, которые указаны в протоколе, то выяснять причину ей придется самостоятельно. То есть предприятие должно будет свериться по платежам с налоговыми инспекторами и казначейством. Пенсионный фонд берет на себя обязательства только за те суммы, которые поступили на его расчетный счет.

Допустим, что общие суммы платежей сошлись. Однако на этом работа не заканчивается. Самое главное, чтобы они верно были разнесены в формах № СЗВ-4 и соответственно правильно поступили на лицевые счета застрахованных.

Вот тут могут возникнуть проблемы! Заполняя форму № СЗВ-4, фирмы делают много ошибок. Наиболее частые из них: неполная регистрация работников, ошибки при заполнении страховых номеров и т. п. Чаще всего страхователь не считает своим долгом по каждому новому сотруднику или по каждой проведенной работе (имеются в виду договоры гражданско-правового характера) записать страховой номер работавшего или хотя бы взять у него паспортные данные. Фактически, принимая человека на работу без страхового свидетельства, работодатель нарушает нормы трудового законодательства (ст. 65 Трудового кодекса). В связи с этим бухгалтерам и кадровикам нужно делать хотя бы ксерокопию паспорта, чтобы в дальнейшем можно было оформить свидетельства или найти их номера в базе данных ПФР.

Однако после всех сверок все равно остаются так называемые неопознанные суммы. Причиной могут служить ошибки, совершенные при заполнении индивидуальных сведений. Здесь уже беспокоиться нужно самим работникам. Дело в том, что эти суммы не будут зачислены на их лицевые счета и соответственно граждане потеряют часть своей пенсии. Причем виноват в этом будет именно работодатель.

Работа Пенсионного фонда построена так, чтобы человек сам отслеживал состояние своего лицевого счета. Для этого инспекторы ПФР должны рассылать выписки, в которых будет указано текущее состояние лицевого счета застрахованного лица. Чтобы сравнить данные выписки с информацией, которой обладает работодатель, достаточно обратиться в бухгалтерию. Поэтому бухгалтерам необходимо выделять в расчетных листках, которые выдаются работникам, суммы начисленных страховых взносов.

Сравнивая два этих расчета, человек может сам контролировать свою пенсию. Если он обнаружит какие-либо отклонения, необходимо обратиться в Пенсионный фонд. Сотрудники ПФР могут выступать на стороне застрахованного в суде.

Еще хотелось бы обратить внимание уже самих застрахованных (нас с вами) на то, что, если вы сменили фамилию или поменяли местожительство, об этом обязательно нужно сообщить в Пенсионный фонд.

И последнее. Скоро у страхователей появится возможность сдавать формы № АДВ-11 и СЗВ-4 по электронной почте. Произойдет это уже к подаче сведений за 2003 год.

Проверка вторая – налоговая

Налоговые инспекторы могут проверять фирму как по просьбе ПФР, так и в ходе своих плановых выездных проверок. Напомним, что они контролируют, правильно ли предприятие начислило взносы и в какие сроки они уплачены. Вот что рассказал нам Андрей А., инспектор одной московской ИМНС: «У нас в инспекции существует несколько тематических отделов. Каждый проверяет свой участок. Наш проводит выездные проверки, которые касаются начисления и уплаты ЕСН. Соответственно взносы на обязательное пенсионное страхование проверяем тоже мы.

На проверки приходим обычно отдельно от других отделов. У нас существует свой график, по которому мы и работаем. Смотрим, правильно ли начислен налог, не занижена ли налоговая база. Сверяем данные с теми, что имеются в налоговой инспекции на лицевых карточках. После проверки состовляем акт. Если фирма с ним не согласна, обращаемся в суд. Штраф за неуплату или недоплату взносов предусмотрен от 20 до 40 процентов от неуплаченной суммы страховых взносов».

Наталья ОРЛОВА,

orlovand@berator.ru

ИНСПЕКТОРЫ ПФР МОГУТ ПРОВЕРИТЬ НА ФИРМЕ ЛЮБЫЕ ДОКУМЕНТЫ, В ЧАСТНОСТИ:

• штатное расписание и сведения на всех работающих сотрудников, в том числе по совместительству, по договорам гражданско-правового характера и т. п.;
• списки сотрудников, которые выходят на пенсию в ближайшие два года;
• договоры гражданско-правового характера;
• кадровые приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска и т. п.);
• список сотрудников с номерами страховых свидетельств;
• трудовые книжки работников;
• личные карточки;
• карточки налогоплательщиков;
• табель учета рабочего времени;
• лицевые счета работников;
• расчетные, расчетно-платежные, платежные ведомости;
• кассовые документы (приходные и расходные ордера);
• банковские документы (выписки банка и платежные поручения);
• Учредительные документы (устав, свидетельство о регистрации, лицензию и т. п.).

ЗА ЧТО ШТРАФУЕТ ПФР?

Нарушение	Размер штрафа
Фирма
вовремя не зарегистрировалась в ПФР (ст. 27 ФЗ № 167-ФЗ)	до 90 дней – 5000 руб.; после 90 дней – 10 000 руб.
несвоевременно сообщила в ПФР об изменениях в учредительных документах (п. 3 ст. 27 ФЗ № 167-ФЗ)	1000 руб.; 5000 руб. (если повторно в течение календарного года)
не представила сведения персонифицированного учета или сообщила неполные или недостоверные данные (п. 3 ст. 17 ФЗ № 27-ФЗ)	10 процентов от суммы, причитающейся за отчетный период
Должностное лицо (гл. 15 КоАП)
нарушило срок регистрации в ПФР и МНС	от 5 до 10 МРОТ; от 20 до 30 МРОТ (если велась деятельность)
не представило сведения об открытии (закрытии) счетов в банках	от 10 до 20 МРОТ