Переход на электронный документооборот (на примере Белгородской сбытовой компании

Крупные коммерческие организации, особенно с холдинговой и разветвленной структурой, генерируют настолько большой объем документооборота, что его невозможно контролировать традиционными методами. Именно поэтому крупный бизнес давно уже является основным заказчиком и пользователем систем электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративными знаниями (ECM-системы). Таким образом, компании закрывают все критические задачи внутреннего документооборота. Однако много нерешенных задач остается в области внешнего обмена документами, который остается в бумажном виде.

Энергосбытовые компании выделяются среди других представителей крупного бизнеса исключительными объемами исходящих документов – десятки тысяч контрагентов ежемесячно получают платежные документы. Даже при наличии СЭД управлять такими потоками отправляемых документов чрезвычайно сложно и затратно, учитывая, что энергосбыт еще имеет ряд важных отраслевых особенностей.

В чем особенности перехода на обмен электронными документами энергосбытовой компании, рассказывает Сергей Четвериков, начальник департамента информационных технологий ОАО «Белгородэнергосбыт».

Бизнес-условия ОАО «Белгородэнергосбыт»

У нас достаточно богатый опыт использования ИТ-решений в работе. Первичные документы по энергосбытовой деятельности у нас формируются в биллинговой системе «Стек-Энерго», она используется для расчета с потребителями и работы с их лицевыми счетами. Хозяйственный учет ведется в 1С.

Хозяйственная деятельность и энергосбытовая для нас практически независимые источники документов, мы не ставили перед собой задачу интегрировать их в единое информационное пространство. Это привело к тому, что к моменту перехода на электронные документы, у нас было несколько баз данных.

На данный момент наша компания является Гарантирующим  поставщиком электроэнергии и мощности на все территории Белгородской области. Для обеспечения клиентского сервиса по всей территории области развернуто 22 центра обслуживания. И все они являются генераторами трафика финансово-учетных документов, каждый для своей группы контрагентов, в зависимости от территориальной принадлежности и потребляемой мощности.

Организационная структура компании насчитывает в общей сложности 60 подразделений. В бизнес-процессах подготовки, обработки и отправки, исходящих первичных бухгалтерских документов контрагентам последовательно задействовано до 4 подразделения. В бизнес-процессе приема и обработки входящих бухгалтерских документов таких подразделений 6.

Центральный офис Белгородской энергосбытовой компании

Также ключевые особенности работы нашей компании кроются в отраслевом и федеральном законодательстве, регулирующем порядок продажи электроэнергии на розничном и оптовом рынке. Есть определенные разночтения, к которым нам приходится приспосабливаться.

Например, в соответствии с п. 3 ст. 168 Налогового кодекса Российской Федерации, счет-фактура должен быть выставлен в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). То есть в нашем случае, не позднее 5 числа месяца, следующего за расчетным. До этого момента нам требуется собрать и обработать массу информации: данные о тарифах, которые меняется ежемесячно, об электропотреблении, мощности в часы пиковой нагрузки области потребителями за расчетный период. Вопрос – как все быстро собрать, обработать, сформировать и выставить первичный документ – для нас крайне актуален.

Потому решение о переходе на электронные документы стало для нас закономерным и очевидным.

Выбор решения

После принятия решения о переходе на электронный обмен, нас в первую очередь интересовало следующее:

• сокращение прямых издержек: на доставку документов контрагентам и на печать документов, обеспечение их хранения и уничтожения;
• сокращение трудозатрат на подготовку к налоговым и аудиторским проверкам:

1. просмотр содержания первичных учетных документов, принятых через системы обмена или созданных в учетной системе, формирование комплектов документов;
2. выборка и предоставление документов в электронном виде, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок;

• разграничение прав доступа к документам в соответствии с полномочиями должностных лиц;
• сокращения рисков доначисления НДС и налога на прибыль, связанных с возможной утратой документов в ходе обмена с контрагентами;
• снижения стоимости процессов занесения информации из входящих первичных учетных документов в учетную систему.

При этом мы не забывали о необходимости интеграции внутреннего и внешнего документооборота. И о том, что решение должно закрывать потребность одновременно обрабатывать сразу несколько потоков документов – как бумажных, так и электронных, приходящих из разных сервисов обмена,

В итоге нами был взят курс на переход к электронным документам, работу с которыми просто организовать и структурировать. Мы смотрели в сторону комплексных продуктов, позволяющих полностью закрыть наши задачи по работе с первичкой с оглядкой на то, что не все наши контрагенты смогут быстро перейти на электронный обмен, то есть, бумажные документы будут сохраняться какое-то время. Мы остановили выбор на решении «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на платформе системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs.

Проект стартовал в ноябре 2013 года и был разделен на четыре основных этапа общей продолжительностью 6 месяцев. Внедрение производилось силами специалистов DIRECTUM и Synerdocs.

Финансово-учетный документооборот

В части внутренних процессов был создан архив электронных документов. В электронный вид были переведены ключевые документы по энергосбытовой и хозяйственной деятельности. Была осуществлена интеграция DIRECTUM с биллинговой и финансово-учетной системами, произведена бесшовная интеграция с сервисом Synerdocs с возможностью роуминга с другими операторами.

Во внутреннем контуре автоматизации в DIRECTUM перешли процессы формирования, согласования, учета, выставления и последующего архивного хранения первичной финансовой документации (счет-фактура, акт выполненных работ, акт сверки, накладная, счет на оплату, договор), разработаны специализированные шаблоны документов и настроены типовые маршруты согласования по входящим и исходящим первичным документам. На будущее заложили перспективу автоматизации работы с перепиской, согласование и утверждение служебных записок, согласование и утверждение приказов и распоряжений.

На сегодняшний день с решением «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» работают более 130 сотрудников ОАО «Белгородэнергосбыт». Внедрение решения позволило упорядочить работу с первичными финансовыми документами, сократить время согласования и выставления первичных документов, снизить затраты на отправку и хранение, а также ускорить поиск и подготовку первичных документов для проверки органами ФНС.

Особенности форматов документов

Понятно, что к неформализованным документам в электронном виде вопросов у нас не возникало. Но  самые интересные задачи нам предстояло решать в части формализованных документов. Мы должны были еще раз внимательно проверить соответствие форматов электронных актов и счетов-фактур  требованиям ФНС. Акты у нас обладают рядом уникальных черт, поэтому они создаются в формате .pdf и отправляются через Synerdocsкак неформализованные документы. Мы считаем, что .pdf – достаточно удобный формат, документ можно просто просмотреть и без специальных инструментов.

Акт приема-передачи электроэнергии в .pdf-формате

Другая интересная особенность открылась в ходе аудита электронных форм актов сверки. Ранее они были переведены нами в .xml-формат, и мы считали их формализованными. Однако приняли решение все-таки перевести их в электронный вид как неформализованные документы, что решило сразу массу проблем.

Контрагенты

Самой нетривиальной задачей перехода на обмен в электронном виде для нас стал перевод контрагентов. Хотя в целом процесс перевода контрагентов в продуктивное использование сервиса ЭДО достаточно прост.

Мы структурировали его следующим образом. Для небольших компаний достаточно пройти самостоятельную регистрацию в сервисе Synerdocs – это довольно просто, нашего участия здесь не требуется, кроме организации рассылки информационных сообщений. Для крупных же компаний необходимо более глубокое погружение в тему: здесь задействованы специалисты оператора, для которых подключение каждого такого контрагента – это отдельный проект, со своим комплексом мероприятий  по исследованию бизнес процессов и обучению пользователей.

Важный нюанс в том, что контрагенты не платят за документы, поступающие от нас. Сегодня  все  документы в нашем обороте – это только исходящие. Контрагенты получают и подписывают акты – на этом их участие в обмене заканчивается. Весь исходящий трафик оплачивается Белгородской сбытовой компанией. Таким образом, мы решаем вопрос с мотивацией контрагентов, для которых переход на обмен электронными документами выглядит только как приобретение ЭП и подключение к Synerdocs – без дополнительных расходов.

Более того, небольшая часть контрагентов уже пользовалась услугами других операторов обмена документами, следовательно, для них возникла потребность развивать роуминг с Synerdocs. Для этой части наших потребителей дополнительных мероприятий не требовалось.

***

Главная особенность перехода Белгородской сбытовой компании на электронный документооборот в том, что параллельно с автоматизацией внутренних процессов, мы переводили в электронный вид взаимодействие и с внешними контрагентами. Это потребовало от всех участников проекта особого внимания к различным юридическим и техническим нюансам – от тонкой настройки платформы до скрупулезного изучения форматов первичных документов.

Внедрение решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на платформе системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs позволило закрыть целый комплекс проблем, связанных со своевременным выставлением документов, контролем их возврата, а также с эффективной работой с первичкой в целом.  Мы приобрели уникальный опыт и готовы активно делиться  другим компаниям отрасли опытом перехода на обмен электронными документами.