Ремонт транспортных средств за счет средств бюджета

Ю. Васильев

Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение

Большинство бюджетных организаций ежедневно пользуются транспортными средствами (ТС). Для того чтобы сохранить их эксплуатационные характеристики и предотвратить аварийные ситуации, организации систематически проводят профилактические осмотры, а также, при необходимости, ремонт ТС. Поэтому вопросы учета расходов, связанных с их ремонтом, актуальны всегда.

Расходы по ремонту собственных транспортных средств

В целях поддержания транспортного средства в рабочем состоянии организация несет расходы по ремонту ТС. В зависимости от характера проводимых ремонтных работ различают текущий и капитальный ремонт.

Текущий ремонт проводят для профилактического обслуживания транспортного средства. Это может быть, например, замена моторного масла, фильтров, проверка шин и т.д. При капитальном ремонте производится полная разборка отдельных узлов и агрегатов, ремонт базовых и корпусных деталей и узлов, замена всех изношенных деталей и узлов на новые или их восстановление, сборка, регулировка и испытание агрегатов, например, двигателя, коробки передач и пр.

Для проведения таких работ организации приобретают у поставщиков необходимые запчасти. При их получении поставщики выдают накладные (счета-фактуры), в которых указывается наименование приобретенных запчастей, их количество, цена и сумма. При поступлении на склад запчасти на основании полученных накладных приходуются заведующим складом (кладовщиком), на которого возложена полная материальная ответственность за их сохранность, в Книге (карточке) учета материальных ценностей по наименованиям и количеству.

Но организация, приобретая запчасти, несет и другие расходы. Например, для поиска необходимых для ремонта запчастей она может воспользоваться услугами сторонних организаций, которые за определенную плату предоставят нужную информацию о том, где можно приобрести эти запчасти. При их доставке транспортом поставщика у организации могут возникнуть расходы по оплате транспортных услуг.

Пунктом 50 Инструкции № 70н[1]определен перечень расходов, которые включаются в стоимость запчастей и формируют их фактическую стоимость. Другими словами, все расходы, произведенные организацией в ходе приобретения запчастей, включаются в их стоимость. В бухгалтерском учете сформированная таким образом фактическая стоимость запчастей учитывается на аналитическом счете 1 105 05 340 «Прочие материальные запасы». По дебету счета отражается стоимость поступивших запчастей, а по кредиту счета – стоимость запчастей, переданных в подразделение, которое будет производить ремонт. Это перемещение внутри организации осуществляется на основании требования-накладной (ф. 0315006).

Основным документом для отнесения на расходы стоимости использованных при ремонте запчастей является Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230), в котором указывается, какое транспортное средство подвергалось ремонту и какие запчасти были использованы. Стоимость списанных запчастей относят в дебет счета 1 401 01 272 «Расходование материальных запасов».

Обратите внимание: если в предъявленных поставщиками документах (счетах-фактурах) выделен НДС, то необходимо определить, включается ли он в стоимость запчастей. Если приобретенные запчасти или выполненные работы (оказанные услуги) будут использоваться в деятельности, не подпадающей под обложение НДС, то согласно п. 4 ст. 170 НК РФ сумму НДС нужно включить в их стоимость.

Работы, связанные с ремонтом транспортных средств, можно осуществлять:

– с привлечением сторонней организации;

Организации не всегда могут произвести ремонт ТС самостоятельно, так как необходимо, чтобы в штате организации были соответствующие специалисты и у нее имелось специальное оборудование. Поэтому такой ремонт осуществляют специализированные организации.

Для выполнения работ по ремонту ТС со сторонней организацией заключается договор, в котором указываются стоимость и объем проводимых работ, а также необходимые для ремонта запчасти.

Согласно Приказу Минфина РФ № 114н[2] расходы, связанные с оплатой договоров на оказание услуг по проведению ремонта, относятся на подстатью 225 «Услуги по содержанию имущества» ЭКР. На какую подстатью ЭКР надо отнести стоимость указанных в договоре запчастей? Следуя разъяснениям Письма Минфина РФ от 01.04.05 № 02-14-10/607, в случае выполнения ремонтных работ подрядным способом расходы подлежат отражению по конкретной (одной) статье или подстатье экономической классификации расходов исходя из предмета договора (соглашения) на проведение работ (оказание услуг).

По мнению автора, если предметом договора является оказание услуг по ремонту транспортных средств, то выделенная или не выделенная в договоре стоимость запчастей, как и стоимость самой услуги по проведению ремонта, должна учитываться на подстатье 225 «Услуги по содержанию имущества» ЭКР.

Рассмотрим на примере операции по отражению стоимости работ, связанных с ремонтом основных средств, силами сторонней организации.

Пример 1.

Организация заключила договор с ООО «Автосервис» на капитальный ремонт автомобиля. Договорная стоимость ремонта – 35 400 руб. Согласно приложенной к договору смете стоимость услуг по ремонту составляет 25 960 руб. (в том числе НДС – 3 960 руб.); стоимость использованных при ремонте запчастей – 9 440 руб. (в том числе НДС – 1 440 руб.). По окончании ремонта подписан акт выполненных работ.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

Как видно из примера, организация не несет затрат по запчастям, так как их стоимость входит в общую стоимость договора.

Может возникнуть ситуация, когда работу выполняет сторонняя организация, а запчасти, необходимые для ремонта, приобретает организация. Согласно Приказу Минфина РФ № 114н стоимость запчастей, используемых при ремонте и приобретенных организацией самостоятельно, относят на подстатью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» ЭКР.

Пример 2.

Организация заключила договор с ООО «Автосервис» на капремонт автомобиля. Договорная стоимость работ по ремонту составляет 29 500 руб. (в том числе НДС – 4 500 руб.). Запчасти для проведения ремонта были приобретены организацией самостоятельно на сумму 3 000 руб. (без НДС). Данные запчасти оприходованы на склад (м.о.л. Иванов И.И.) и переданы в эксплуатацию согласно требованию-накладной (м.о.л. Кузнецов Н.И.), которые затем по акту передачи были доставлены в ООО «Автосервис». По окончании ремонта подписан акт выполненных работ.

В бухгалтерском учете организации данные операции будут отражены следующими проводками:

Рассмотрим на примере отражение операций по ремонту основных средств, произведенному собственными силами организации.

Пример 3.

Организация имеет на балансе автомобиль. Для проведения текущего ремонта собственными силами были приобретены запчасти на сумму 5 900 руб. (в том числе НДС – 900 руб.), которые оприходованы на склад (м.о.л. Иванов И.И.). Запчасти согласно требованию-накладной переданы в подразделение (гараж) в подотчет м.о.л. Кузнецову Н.И. По окончании ремонта оформлен акт выполненных работ.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом: 

Кроме того, в случае отсутствия в штате необходимых специалистов для проведения ремонтных работ можно заключить договор гражданско-правового характера с физическим лицом.

Пример 4.

Для замены электропроводки в автомобиле организация заключила договор гражданско-правового характера с физическим лицом (электриком). Стоимость услуги составила 5 000 руб. Начислен ЕСН – 1 140 руб. Для проведения ремонта использованы запчасти на сумму 2 000 руб. (без НДС). По окончании ремонта подписан акт выполненных работ.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом: 

Особенности отражения расходов по ремонту транспортных средств

Если в ходе ремонта заменяются номерные запасные части, то согласно Постановлению Правительства РФ № 938[3] организации обязаны в установленном порядке изменить регистрационные данные в ГИБДД или органах гостехнадзора в течение 5 суток после замены номерных агрегатов.

Обратите внимание: Инструкция № 70н обязывает вести учет запчастей к транспортным средствам (двигателей, аккумуляторов, шин, покрышек и т.п.), выданных взамен изношенных, на забалансовом счете 09. Аналитический учет ведется в Карточке количественно-суммового учета в количественном выражении с указанием должности и фамилии получившего запчасти, даты их получения и заводского номера.

Бухгалтер, отражая в бухгалтерском учете расходы по приобретению, восстановлению и замене автошин, должен иметь в виду ряд особенностей.

1. При приобретении необходимо обратите внимание на способ поступления автошин:

– если они поступают вместе с новым автомобилем, то их учитывают в стоимости основных средств;
– если они поступают в целях замены изношенных, то их учитывают на счете 1 105 05 340 как запчасти.

2. При выдаче автошин в эксплуатацию – на цели их использования:

– для замены изношенных;
– для сезонной смены (летние, зимние и т.д.).

Замена изношенных или пришедших в негодность автомобильных шин рассматривается как текущий ремонт. При выдаче в эксплуатацию сезонных шин происходит смена материально ответственных лиц, учет ведется на аналитическомсчете 1 105 05 340 «Прочие материальные запасы в эксплуатации» по материально ответственным лицам.

3. При списании автошин руководствуются Приказом Минтранса РФ от 24.06.03 № 153, согласно которому шины нельзя снимать с эксплуатации и сдавать в утиль или на восстановление, если по своему техническому состоянию они пригодны для дальнейшей эксплуатации.

При снятии шины с эксплуатации в Карточке учета работы шины указываются: дата демонтажа, полный пробег, причина снятия, установленная комиссией, остаточная высота рисунка протектора (по наибольшему износу), куда направлена шина – в ремонт, на восстановление, на углубление рисунка протектора нарезкой, в утиль… Если шину отправляют на восстановление, углубление рисунка протектора или в утиль, то карточка учета ее работы подписывается членами комиссии, и она является актом списания шины. На шины, поступившие после восстановления, заводят новые карточки учета их работы.

Для учета пробега шин работнику, ответственному за ведение учета работы автошин, надо ежеквартально выборочно проверять по заводским номерам соответствие шин, фактически эксплуатируемых на автомобиле, и шин, закрепленных за автомобилем в карточке учета.

Пример 5.

Со склада м.о.л. Ивановым И.И. выданы в эксплуатацию автошины м.о.л. Наумову Н.Н. для замены пришедших в негодность в количестве 2 шт. на сумму 1 100 руб., а также м.о.л. Кузнецову Н.И. зимние шины для замены летних в количестве 4 шт. на сумму 2 400 руб. Автошины приобретены за счет бюджетных средств.

В бухгалтерском учете организации указанные операции будут отражены следующим образом:

Расходы по ремонту арендованного имущества

Рассматривая порядок отражения в бухгалтерском учете операций по ремонту транспортных средств, нужно учитывать, что организации могут использовать в своей работе не только собственный транспорт, но и арендованный. От условий договора аренды транспортных средств зависит, кто осуществляет расходы, связанные с их ремонтом.

Если договором (соглашением) между арендатором и арендодателем возмещение указанных расходов арендодателем не предусмотрено, то расходы будут учитываться у арендатора. Порядок отражения операций по ремонту ТС, рассмотренный в отношении собственных автомашин, распространяется и на арендованные ТС.

Обратите внимание: арендованные основные средства согласно Инструкции № 70н должны учитываться на забалансовом счете 01 «Арендованные основные средства». Аналитический учет ведется по арендодателям по каждому объекту ТС в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей.

Использование личного транспорта для служебных разъездов

Порядок и условия выплаты компенсации за использование личного транспорта для служебных разъездов регламентирован Письмом Минфина РФ № 57[4], в котором указано, что организация выплачивает сотруднику компенсацию, которая выдается один раз в месяц. Основанием для ее выплаты является приказ руководителя организации, в котором предусмотрены размеры этой компенсации. Причем выдача компенсации за счет бюджетных средств производится согласно нормам, утвержденным Постановлением Правительства РФ № 92[5], и в пределах выделенных лимитов бюджетных обязательств на содержание транспорта.

Для получения компенсации сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта своего автомобиля, заверенную нотариусом. В сумме компенсации учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля сотрудника (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт автомобиля).

Расходы по выплате компенсации, согласно Приказу Минфина РФ № 114н, относятся на подстатью 212 ЭКР. В данном случае организация расходов по ремонту транспортного средства не несет.

Для справки: в примерах были использованы следующие счета:

1 105 05 340 (440) «Увеличение (Уменьшение) стоимости прочих материальных запасов»;

1 302 06 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками по оплате услуг по содержанию имущества»;

1 302 07 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками по оплате прочих услуг»;

1 302 20 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»;

1 303 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в РФ»;

1 303 06 730 «Увеличение кредиторской задолженности по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;

1 401 01 225 «Расходы на услуги по содержанию имущества»;

1 401 01 272 «Расходование материальных запасов».

[1] Приказ Минфина РФ от 26.08.04 № 70н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

[2] Приказ Минфина РФ от 10.12.04 № 114н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ».

[3] Постановление Правительства РФ от 12.08.94 № 938 «О государственной регистрации автомототранспортных средств и других видов самоходной техники на территории Российской Федерации».

[4] Письмо Минфина РФ от 21.07.92 № 57 « Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок».

[5] Постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, мотоциклов в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».