Готовимся к тотальному контролю НДС

Налоговые органы берут под контроль весь оборот счетов-фактур. С 2015 года информация, имеющая отношение к исчислению НДС, будет собираться в один глобальный информационный ресурс, где будет проводиться сверка данных между контрагентами. А по результатам – приниматься решение о предоставлении вычетов налога. Задача компании – подготовиться к новым требованиям налоговых органов, возможно, скорректировать сложившиеся процедуры.

С 2015 года в декларации по НДС потребуется включать сведения из книг покупок, продаж, журналов полученных и выставленных счетов-фактур (ст. 169 НК РФ в ред. Федерального закона от 29.06.2013 № 134-ФЗ). В отдельных случаях нужно будет представлять сведения из счетов-фактур (например, при освобождении от налога) или журнал учета (для тех, кто не подает декларацию).

Напомним, что с 2014 года декларация по НДС подается только в электронном виде (ст. 174 НК РФ), однако в прошлом году за подачу декларации на бумаге можно было отделаться штрафом в 200 руб. С 2015 года санкции ужесточаются. Если компания обязана подать электронную декларацию, но представит ее на бумажном носителе, такая декларация считается не представленной. За этим последуют санкции по ст. 119 НК РФ (штраф 5% от неуплаченного в срок налога за каждый полный или неполный месяц со дня для подачи декларации, но не более 30% указанной суммы и не менее 1 000 руб. и по ст. 76 НК РФ (приостановка операций по счетам в банках).

Что изменится в отправке и приеме деклараций

Декларация по НДС, напомним, представляет собой xml-файл. Сведения из книг, журналов, дополнительных листов будут направляться в налоговый орган вместе с декларацией как отдельные-файлы приложения, также в формате xml(электронные форматы для них разработаны и в ближайшее время будут утверждены).

Декларация и приложения к ней будут направляться в налоговый орган единым пакетом, что позволит исключить потери отдельных компонентов на этапе передачи.

Во время приема на стороне налогового органа декларации пройдут контроль на соответствие формату, будут проверены полномочия электронной подписи и пр. По результатам возможны два варианта развития событий:

• налогоплательщик получит уведомление об отказе. В такой ситуации нужно повторить отправку декларации вместе с приложениями;
• налогоплательщик получит квитанцию о приеме - декларация считается представленной, все прошло успешно. В этом случае начинается камеральная проверка, в ходе которой пройдет сверка сведений о счетах-фактурах с данными контрагентов. Не вдаваясь в детали: если счету-фактуре найдется «пара» у контрагента, все в порядке.  Если нет, то налогоплательщику направят требование о предоставлении пояснений (п.3 ст.88 НК РФ). В отличие от привычного файла-требования, этот документ будет сопровождаться файлом с записями о счетах-фактурах, не прошедших сверку.

Обязанность по приему требований

С 2015 года меняется порядок работы налогоплательщиков с документами, которые налоговые органы используют для реализации своих полномочий. Налогоплательщики, обязанные представлять декларации по телекоммуникационным каналам связи, обязаны так же обеспечить и прием документов от налоговых органов, в электронной форме по ТКС.

Речь идет, прежде всего, о трех документах: требовании о предоставлении пояснений, требовании о предоставлении документов и уведомлении о вызове в налоговый орган. Именно для этих трех документов НК РФ предусмотрены санкции: если налогоплательщик не отправит квитанцию о приеме документа в течение шести рабочих дней после его поступления, налоговый орган может вынести решение о приостановлении операций по счетам (п. 5.1 ст. 23 НК РФ; ст. 76 НК РФ в ред. Закона № 134-ФЗ).   

Прежде, получив требование, компания должна была направить квитанцию о приеме в течение суток, а если этого не происходило, то инспекция направляла требование по почте. Теперь же налоговые органы намерены отправлять требования только в электронной форме.

В требовании о предоставлении пояснений будет содержаться список счетов-фактур, которые не прошли сверку. Если допущены ошибки при формировании данных декларации и приложений (книг, журналов), которые в конечном итоге повлияли на сумму налога, необходимо отправить уточненную декларацию, вместе с теми приложениями, где будут откорректированы данные.

Если же у налогоплательщика сведения о счетах-фактурах были указаны верно (сверка не прошла по вине контрагента), либо исправления не влияют на сумму налога, нужно отправить в инспекцию «ответ на требование». Электронный формат для этого документа сейчас разрабатывается, но пока что налогоплательщик не обязан направлять ответ именно в электронном виде.

Возможные риски: как подготовиться

«Тяжелые» файлы. Из-за наращивания объема данных «вес» декларации многократно увеличится, он может достигать десятков гигабайт у компаний, которые выставляют либо получают много счетов-фактур. Уже сейчас нужно оценить примерные объемы файлов -  приложений к декларации. Одна запись о счете-фактуре в файле «весит» примерно 250-300 байт. Зная количество записей, можно определить размер будущего файла.

Полученные результаты помогут понять, позволит ли ваш канал связи с интернет-провайдером передать нужные объемы данных за приемлемое время. Возможно, придется обеспечить более «быстрый» и стабильный интернет-канал для сотрудника, который будет передавать декларацию.

Формирование документов по формату. В отличие от деклараций, данные которых можно ввести вручную в систему для сдачи электронной отчетности, сведения из книг и журналов придется выгружать из информационной системы. Заранее убедитесь, что выгрузка пройдет без проблем, и нужные сведения получиться преобразовать в утвержденный xml-формат.

У компаний с филиальной сетью книги и журналы часто ведутся отдельно в каждом подразделении. В этом случае потребуется объединять данные из нескольких файлов.

«Грязные» данные.  Ручной ввод данных в книги и журналы при обмене с контрагентами счетами-фактурами на бумаге часто становится причиной многочисленных технических ошибок.   В результате данные не пройдут сверку, их придется откорректировать и отправить заново. Проблема здесь даже не в самих ошибках, а в том, что выверка и корректировка данных -  длительный и трудозатратный процесс.

Лучший «рецепт» на этот случай -  переход на электронный документооборот с контрагентами по счетам-фактурам. Если счет-фактура выставляется в электронном виде, то у вас и контрагента будет одинаковый документ. Автоматизированное занесение сведений электронных счетов-фактур в книги и журналы не только гарантирует успешное прохождение сверки с контрагентом, но и избавит от лишней работы по «набиванию» данных.  

Тем, кто предпочитает обмениваться счетами-фактурами по старинке, можно рекомендовать только скрупулезно проверять введенные данные. Для помощи таким налогоплательщикам   ФНС России разработан сервис для сверки ИНН и КПП контрагента с Государственным реестром налогоплательщиков.

Не пропустить требование. Налогоплательщик может не увидеть поступившее требование, следовательно, пропустить срок, отведенный на отправку квитанции. За этим последуют санкции. Чтобы исключить такую ситуацию, оператор может обеспечить получение уведомлений о поступивших документах, на электронную почту или в виде смс-сообщений.

За работу с требованиями в компании желательно назначить ответственного. Данные такого лица вскоре можно будет направлять в инспекцию, тем самым подстраховаться от утери требований.

Сложнее ситуация у компаний, которые направляют отчетность через уполномоченных представителей – отдельные организации или ИП, которые предоставляют услуги по отправке налоговой отчетности. Как правило, они не занимаются доставкой требований своим клиентам. Если нет уверенности, что ваш представитель доставит поступившие требования гарантированно и в срок, то лучше заключить договор с оператором напрямую. Последний несет ответственность за своевременную доставку требований и найдет способ сообщить об их поступлении.

***

В заключение – хорошая новость. Срок представления декларации по НДС продлен до 25 числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом (Федеральный закон от 29.11.2014 № 382-ФЗ). Это дает налогоплательщикам 5 дополнительных дней на подготовку декларации. Это особенно важно для крупных компаний, которым придется направлять файлы большого объема и объединять данные обособленных подразделений. Тем не менее, не стоит тянуть с отправкой деклараций до последнего. Лучше подготовить и отправить отчетность заранее. Так можно выиграть время для разрешения возможных нештатных ситуаций, которые весьма вероятны в ходе первой декларационной кампании 2015 года. Готовятся к ней и операторы электронного документооборота, на их помощь всегда можно рассчитывать.