Годовой отчет в ФСС: на что обратить внимание при его заполнении?

Источник: Журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение"

Годовой отчет в ФСС должны представить все учреждения-страхователи без исключения. При заполнении отчета у бухгалтеров нередко возникают вопросы. В статье рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые допускают страхователи при заполнении отчетности в ФСС, а также напомним о новшествах, которые начали действовать с 01.01.2015.

В начале отметим, что при составлении годовой отчетности в ФСС необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:

Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – Закон № 212-ФЗ);
Федеральным законом от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее – Закон № 125-ФЗ);
Приказом Минтруда РФ от 19.03.2013 № 107н «Об утверждении формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения и Порядка ее заполнения» (далее – Порядок № 107н).

Обращаем ваше внимание, что Законом № 406-ФЗ^{^[1]} внесены изменения в Закон № 125-ФЗ. Согласно данным поправкам отчет в ФСС необходимо представить по установленной форме:

не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, если отчет подается на бумажном носителе;
не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, если он представляется в форме электронного документа.

В какой форме необходимо представить отчет? Он заполняется с использованием средств вычислительной техники или от руки шариковой (перьевой) ручкой черного либо синего цвета печатными буквами. При этом он может быть представлен как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 1 Порядка № 107н).

С 01.01.2015 отчетность в электронном виде необходимо представлять работодателям, у которых среднесписочная численность работников составляет 25 человек и более. Такой норматив среднесписочной численности работников установлен в ч. 10 ст. 15 Закона № 212-ФЗ. Это значит, что указанные страхователи должны подавать годовой отчет в электронном виде.

Что касается отчетов, представляемых на бумажном носителе, то при обнаружении в них ошибок следует перечеркнуть неверное значение показателя, вписать правильное, поставить подпись страхователя или его представителя и указать дату исправления. Все исправления обязательно заверяются печатью организации. При этом не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства, также нельзя использовать факсимиле.

Какие таблицы представляются всеми страхователями? Согласно п. 2 Порядка № 107н обязательно представляются всеми страхователями:

титульный лист;
таблица 1 «Расчеты по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;
таблица 3 «Расчет базы для начисления страховых взносов»;
таблица 6 «База для начисления страховых взносов»;
таблица 7 «Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
таблица 10 «Сведения о результатах проведенной специальной оценки условий труда и проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников на начало года».

Другие таблицы (таблицы 2, 3.1, 4, 4.1, 4.2, 4.3, 5, 8, 9) не заполняются и не представляются в случае отсутствия показателей.

Отметим, что страницы должны быть пронумерованы по порядку в зависимости от количества представленных листов.

Подает ли отчет обособленное подразделение учреждения? Прежде всего отметим, что в силу ч. 4 ст. 2 Закона № 212-ФЗ обособленное подразделение организации – любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места на срок более одного месяца. При этом организация должна сообщить о создании обособленного подразделения в ФСС в течение месяца со дня его создания (п. 2 ч. 3 ст. 28 Закона № 212-ФЗ).

Обособленные подразделения, имеющие отдельный баланс, расчетный счет и начисляющие выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц (далее – обособленные подразделения), исполняют обязанности организации по уплате страховых взносов (ежемесячных обязательных платежей), а также по представлению расчетов по страховым взносам по месту своего нахождения, если иное не предусмотрено ч. 14 ст. 15 Закона № 212-ФЗ (ч. 11 ст. 15 данного закона). Частью 14 этой статьи установлено, что при наличии у организации обособленных подразделений, расположенных за пределами территории РФ, уплата страховых взносов (ежемесячных обязательных платежей), а также представление расчетов по страховым взносам по данным обособленным подразделениям осуществляются организацией по месту своего нахождения.

Заметим, что в отчетности по форме 4-ФСС необходимо указать КПП обособленного подразделения (п. 5.9 Порядка № 107н).

Обратите внимание, что выплаты и взносы, начисленные обособленным подразделением, не включаются в расчет по форме 4-ФСС, представляемый по месту нахождения самой организации (ч. 13 ст. 15 Закона № 212-ФЗ).

Итак, мы рассмотрели общие вопросы, связанные с представлением отчета в ФСС. Теперь поговорим о наиболее часто встречающихся ошибках при заполнении формы 4-ФСС.

Ошибки при заполнении титульного листа

Указание в поле «Отчетный период (код)» двух кодов. При представлении отчета за год заполняются только первые две ячейки поля «Отчетный период (код)». При обращении за выделением необходимых средств на выплату страхового обеспечения в этом поле заполняются только последние две ячейки (п. 5.4 Порядка № 107н).

Непроставление в полях «ИНН» и «ОГРН» в первых двух ячейках нулей. При заполнении организацией ИНН, который состоит

из 10 знаков, в зоне из 12 ячеек, отведенных для записи показателя ИНН, в первых двух ячейках следует проставить нули («00»). При заполнении ОГРН юридического лица, который состоит

из 13 знаков, в зоне из 15 ячеек, отведенных для записи показателя ОГРН, в первых двух ячейках также нужно проставить нули («00») (п. 5.8 и 5.10 Порядка № 107н).

Неуказание или неправильное указание шифра страхователя в одноименном поле. Поле «Шифр страхователя» обязательно для заполнения, так как по нему определяют категорию страхователя. В первых трех ячейках этого поля указывается шифр, определяющий категорию страхователя в соответствии с приложением 1, в следующих двух ячейках – код согласно приложению 2, а в последних двух ячейках – код в соответствии с приложением 3 к Порядку № 107н (п. 5.13 данного порядка). Таким образом, при заполнении этого поля государственные (муниципальные) учреждения могут проставить:

071/00/01 – если они относятся к казенным или бюджетным учреждениям, применяющим общую систему налогообложения;
071/00/00 – если они относятся к автономным учреждениям, применяющим общую систему налогообложения;
071/02/01 – если они являются казенными или бюджетными учреждениями, уплачивающими ЕНВД в отношении определенных видов деятельности;
071/02/00 – если они относятся к автономным учреждениям, уплачивающим ЕНВД в отношении определенных видов деятельности;
121/01/00 – если они признаются автономными учреждениями, применяющими УСНО.

Неверное указание количества работников в поле «Численность работников». Согласно п. 5.14 Порядка № 107н здесь необходимо указать среднесписочную численность работников, рассчитанную в установленном порядке. При расчете среднесписочной численности работников используют правила, предусмотренные для подготовки отчетов в органы статистики. В настоящее время такие правила установлены в Указаниях по заполнению форм федерального статистического наблюдения, утвержденных Приказом Росстата от 28.10.2013 № 428 (далее – Указания). Отметим, что внешних совместителей и лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, а также женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам, не учитывают при расчете среднесписочной численности работников (п. 79, пп. «а», «б» п. 80, п. 81 Указаний).

Например, в учреждении по состоянию на 31.12.2014 трудятся

75 человек, из которых:

два работника являются внешними совместителями;
два человека работают по гражданско-правовым договорам;
одна женщина находится в отпуске по беременности и родам.

В данном случае среднесписочная численность работников за 2014 год составит 70 человек (75 - 5).

Кроме того, часто встречается ошибка, когда на титульном листе не указано количество работающих в организации инвалидов, а в таблице 3 по строке 5 и в таблице 3.1 в графе 5 отражены суммы выплат физическим лицам, являющимся инвалидами.

Ошибки при заполнении таблицы 1. Расчеты по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством

Неправильное указание в строке 1 суммы долга страхователя на начало расчетного периода. По данным ФСС, это самая распространенная ошибка. Этот показатель должен быть равен показателю строки 19 отчета за предыдущий расчетный период, который на протяжении расчетного периода не меняется (п. 7.2 Порядка № 107н).

Неправильное отражение сумм по строке 3. Очень часто страхователи указывают по этой строке самостоятельно сделанные доначисления. Однако здесь необходимо отражать только суммы страховых взносов, начисленных страхователю территориальным органом фонда по результатам выездных и камеральных проверок (п. 7.4 Порядка № 107н). Самостоятельно выявленные доначисления должны быть отражены по строке 4.

Неправильное отражение сумм по строке 15 «Расходы на цели обязательного социального страхования» (данная сумма не равна значению строки 12 графы 4 таблицы 2). Это означает, что в одном из данных показателей допущена ошибка. Согласно п. 7.13 Порядка № 107н по строке 15 отражаются расходы на цели обязательного социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, произведенные страхователем с начала расчетного периода. Данный показатель должен соответствовать показателю контрольной строки 12 графы 4 таблицы 2.

Неотражение недоимки по строке 20. Отметим, что при неперечислении платежей в бюджет ФСС у страхователя на конец отчетного периода возникает задолженность, которая отражается по строке 19. При этом в случае неуплаты страховых взносов в сроки, установленные для их перечисления в каждом месяце отчетного периода, у страхователя возникает недоимка, которая и должна отражаться по строке 20.

Ошибки при заполнении таблицы 2. Расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством

Неправильное отражение показателей в графе 5. Достаточно часто встречается несоответствие показателей в этой графе и аналогичных показателей таблицы 5 «Расшифровка выплат, произведенных за счет средств, финансируемых из федерального бюджета». В силу п. 27.3 Порядка № 107н показатели графы 5 таблицы должны соответствовать показателям, отраженным в графе 5 таблицы 2 «Расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (строки 1, 3, 7, 11).

Неуказание количества случаев выплаты пособий и количества их получателей. Согласно п. 9.1 Порядка № 107н в графе 3 указываются:

по строкам 1 – 4, 10 – количество оплаченных дней;
по строкам 7 – 9 – количество произведенных выплат;
по строкам 5, 6, 11 – количество пособий.

Ошибки при заполнении таблицы 3. Расчет базы для начисления страховых взносов

Незаполнение данной таблицы. На основании п. 2 Порядка № 107н настоящая таблица должна заполняться всеми страхователями независимо от применяемого ими тарифа страховых взносов.

Указание по строке 1 не всех выплат, а именно неотражение страхователями сумм выплат, на которые не нужно начислять страховые взносы, но которые все же соответствуют определению понятия объекта обложения страховыми взносами. К таким выплатам, например, относятся компенсации работникам, установленные законодательством, суммы оплаты командировочных расходов, пособия по обязательному страхованию. Данные суммы, которые не подлежат обложению страховыми взносами, далее будут отражены по строке 2, а затем по строке 4 будет показана база для начисления страховых взносов, которая определяется как разница показателей строк 1, 2 и 3.

Неправильное отражение аптечными организациями выплат по строке 6. Ошибка заключается в том, что аптечные организации указывают суммы выплат в отношении всех работников. Однако здесь должны быть отражены суммы выплат только в отношении работников, связанных непосредственно с фармацевтической деятельностью (п. 10 ч. 1 ст. 58 Закона № 212-ФЗ). Таким образом, по этой строке не должны показываться выплаты в пользу других работников, которые не имеют отношения к фармацевтической деятельности (п. 10.6 Порядка № 107н).

Ошибки при заполнении таблицы 6. База для начисления страховых взносов

Неверное отражение выплат по строке 1 граф 3 и 5. В данной строке должны быть отражены те же суммы, что и в строке 1 графы 3 таблицы 3 «Расчет базы для начисления страховых взносов», так как и в таблице 3, и в таблице 6 отражаются выплаты, на которые страховые взносы начисляются, и выплаты, на которые они не начисляются.

Завышение облагаемой страховыми взносами базы. Одной из распространенных ошибок страхователей является то, что в строке 1 графы 3 «Всего с начала расчетного периода» они отражают все суммы выплат в пользу работников, включая те, на которые не начисляются страховые взносы. Однако по строке 1

графы 3 необходимо указывать только общую сумму выплат, на которые начисляются страховые взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, в том числе в графе 4

показывается сумма выплат в пользу работающих инвалидов (п. 29.2 Порядка № 107н). В графе 5 необходимо указывать выплаты в пользу работников, на которые не начисляются страховые взносы, в соответствии со ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ (п. 29.3 Порядка № 107н).

Ошибки при заполнении таблицы 7 «Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

Неправильное отражение суммы долга по строке 1 «Задолженность за страхователем на начало расчетного периода». Ошибка заключается в том, что страхователи не указывают остаток задолженности либо он не равен сумме задолженности на конец периода, отраженной в отчетности за предшествующий год. Однако согласно п. 31.1 Порядка № 107н по строке 1 должен отражаться остаток по кредиту счета по расчетам с фондом по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. При этом данный показатель на протяжении расчетного периода не меняется.

Аналогичная ошибка встречается при заполнении строки 10. В ней указывается остаток по дебету счета по расчетам с фондом по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (на основании данных бухгалтерского учета страхователя). Этот показатель на протяжении расчетного периода не меняется (п. 31.10 Порядка № 107н).

Неправильное отражение суммы по строке 2 «Начислено к уплате страховых взносов». Ошибка состоит в том, что значение строки 2 не соответствует расчетной величине. Здесь должна быть указана величина, которая рассчитывается исходя из сумм выплат, на которые начисляются страховые взносы (значение строки 1 графы 3 таблицы 6), к размеру страхового тарифа, применяемого страхователем (графа 10 таблицы 6).

Неправильное отражение суммы по строке 11 «Расходы по обязательному социальному страхованию» графы 3. Согласно п. 31.11 Порядка № 107н здесь отражаются расходы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний нарастающим итогом с начала года с разбивкой («на начало отчетного периода» и «за последние три месяца отчетного периода»). Кроме того, значение данной строки должно соответствовать значению строки 10 графы 4 «Всего расходов» таблицы 8.

Ошибки при заполнении таблицы 10. Сведения о результатах проведенной специальной оценки условий труда и проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников на начало года

Незаполнение данной таблицы. В силу п. 2 Порядка № 107н эта таблица должна заполняться всеми страхователями без исключения.

Неуказание сведений об аттестации, проведенной до 01.01.2014. Согласно ч. 2 ст. 27 Закона № 426-ФЗ^{^[2]} результаты аттестации рабочих мест по условиям труда, проведенной до 01.01.2014, действительны в течение пяти лет. Соответственно, в это время специальная оценка условий труда в отношении таких рабочих мест может не проводиться. В связи с этим в таблице указываются сведения на основании данной аттестации (п. 34.1 Порядка № 107н).

В заключение скажем несколько слов об ответственности за непредставление отчета по начисленным и уплаченным страховым взносам. Такая ответственность установлена п. 1 ст. 19 Закона № 125-ФЗ. В этой статье сказано, что непредставление страхователем в предусмотренный данным законом срок установленной отчетности страховщику при отсутствии признаков правонарушения, определенного абз. 7 п. 1 ст. 19 закона, влечет взыскание штрафа в размере 5% суммы страховых взносов, подлежащей уплате (доплате) на основе этой отчетности, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для ее представления, но не более 30% указанной суммы и не менее 100 руб. В абзаце 7 п. 1 ст. 19 Закона № 125-ФЗ сказано, что непредставление страхователем установленной отчетности страховщику в течение более 180 календарных дней по истечении предусмотренного данным законом срока представления такой отчетности влечет взыскание штрафа в размере 30% суммы страховых взносов, подлежащей уплате на основе этой отчетности, и 10% суммы страховых взносов, подлежащей уплате на основе этой отчетности, за каждый полный или неполный месяц, начиная со 181-го календарного дня, но не менее 1 000 руб.

Кроме того, этой же статьей предусмотрено, что неуплата или неполная уплата сумм страховых взносов в результате занижения облагаемой страховыми взносами базы для их начисления, иного неправильного исчисления сумм страховых взносов или других неправомерных действий (бездействия) влечет взыскание штрафа в размере 20% причитающейся к уплате суммы страховых взносов, а умышленное совершение указанных деяний – наложение штрафа в размере 40% причитающейся к уплате суммы страховых взносов.

^{^[1]} Федеральный закон от 01.12.2014 № 406-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам обязательного социального страхования».

^{^[2]} Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».