Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую

Переход на обмен электронными документами подразумевает безбумажное общение не только с контрагентами и партнерами, но и с контролирующими органами. Как только компания подключилась к оператору ЭДО, инспекция по месту ее нахождения будет уведомлена о том, что еще один налогоплательщик присоединился к обмену электронными документами. Теперь вместо сканов в ответ на электронное требование такая компания будет отправлять электронные оригиналы.

С какими форматами умеет работать налоговая

 Порядок представления документов через интернет регламентируется приказами ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ и от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@. Есть простое правило: получили электронное требование - представьте документы в электронной форме. Бумажные оригиналы в этом случае сканируются и заверяются перед отправкой, а электронные выгружаются из сервисов обмена вместе с файлами электронной подписи.

Перед тем, как загрузить документы в спецоператора, следует проверить форматы. Налоговая умеет работать только с тремя форматами. Скан-копии должны быть в tiff или jpg, а электронные оригиналы в формате xml.

Несовершенства действующего законодательства

Все электронные документы условно делятся на формализованные и неформализованные. Формализованными признаются те, форма и формат которых утверждены нормами действующего законодательства. К таким относятся электронные счет-фактура, товарная накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ. Все остальные документы признаны неформализованными.

Для формализованных документов определен формат xml. В случае счетов-фактур в обязательном порядке, для первички – рекомендация. Если вы используете накладную или акт не в xml, то такой документ автоматически становится неформализованным.

Представление формализованных документов не вызывает проблем. Что делать с документами, которые были созданы и получены, например, в doc, pdf, xls или др., сегодня большой вопрос.

Поиск решения

К сожалению, действующее законодательство России никак не регламентирует процесс представления неформализованных электронных документов по требованию. Рассмотрим пример. У нас истребуют договор, который был создан и подписан в формате doc. Мы выгружаем его из сервиса обмена вместе с файлами электронной подписи (ЭП). Всего получится три файла: тело документа, файл нашей подписи и файл подписи контрагента. Отправить через спецоператора в таком виде не можем, т. к. наш документ не в xml. Что делать?

1. Преобразовать в нужный формат. Теоретически с помощью какого-нибудь конвертера можно из doc сделать jpg, tif или xml. Тут же появится множество вопросов. Что мы получим таким преобразованием? Копию электронного договора? Допустим. А сможем ли мы ее отправить? Приказ ФНС РФ N ММВ-7-6/465@ упоминая tif и jpg, явно указывает на скан-копии бумажных оригиналов. Утвержденного xml-формата для договора нет, значит, такой документ налоговая просто не сможет проверить. Также не понятно, что делать с файлами ЭП в этом случае. Вариант однозначно не подходит.
2. Преобразовать в нужный формат через сканирование. Распечатать документ, заверить его собственноручной подписью руководителя и печатью организации, затем сделать скан в нужных tif или jpg. Вот только в этот раз получится копия с копии и непонятно, что делать с файлами ЭП.

Технически оба варианта реализуемы, но на практике не проверены.

О выборе унифицированного формата

Проблема есть, и налоговая не может оставить ее без внимания и в 2015 году.  В сентябре 2014 года была новость, что для межведомственного обмена Минкомсвязь выбрала универсальный формат PDF/A. Может, и для b2b обмена будет определен подобный формат в отношении неформализованных документов.

В качестве варианта еще можно рассмотреть появление новых утвержденных налоговой форматов для разных видов документов: счет на оплату, договор и др.

Рекомендации экспертов Synerdocs

1. Работы над форматами электронных документов ведутся не просто так. Если есть формат – однозначно лучше его использовать. С представлением формализованных документов проблем точно не будет.
2. Неформализованные документы представлять на бумаге. Так и сам Минфин рекомендует в письмах от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2. Это пока. Поживем – увидим, какой вариант реализует ФНС.
3. Решать вопросы совместно с оператором и инспекцией. Обычно представители оператора всегда готовы ответить на ваши вопросы. А налоговые сейчас очень лояльно относятся к компаниям, которые переходят на обмен электронными документами. Новаторы рынка совместно с представителями государственной власти вполне могли бы повлиять на законотворческий процесс и закрепить на уровне нормативных актов лучшие практики обмена первичкой.