Сотрудники предприятий зачастую используют для работы личный автотранспорт. При этом оформить свои взаимоотношения автовладелец и фирма могут разными способами. О том, какой из них выгоднее, расскажет наша статья.

Н.А. Габец, эксперт АГ «РАДА»

Что выплатить владельцу автомобиля

Вид, сумма и налогообложение выплат зависят от формы договора между хозяином автомобиля и фирмой. Они могут заключить между собой договор аренды или безвозмездного пользования автомобилем. Кроме того, владельцу автомашины можно выплатить компенсацию.

Договор аренды

Есть два вида договоров аренды транспортных средств: без экипажа и с экипажем.

По договору аренды без экипажа владелец предоставляет автомобиль фирме за плату во временное пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации. За пользование автомобилем фирма платит ему арендную плату.

Ремонтировать и обслуживать автомобиль в период договора обязана фирма, если иное не предусмотрено договором. Чтобы не платить по одному договору дважды – за аренду и за ремонт, лучше предусмотреть это в договоре. Здесь возможны два варианта: заранее снизить сумму арендной платы на величину возможных расходов на ремонт или записать в договоре, что ремонт производит владелец автомобиля.

По договору аренды автомобиля с экипажем хозяин предоставляет его фирме за плату во временное пользование с оказанием услуг по его управлению и технической эксплуатации. По данному договору в любом случае ремонтировать автомобиль обязан его владелец.

Обратите внимание: на оплату услуг вождения и технического обслуживания начисляется ЕСН в части взносов в Пенсионный фонд и Фонд медстрахования. Поэтому во избежание лишних расходов в сумму арендной платы следует заранее включить оплату за вождение и техническую эксплуатацию автомобиля, не упоминая ее в договоре.

Договор безвозмездного пользования (ссуды)

По договору ссуды владелец автомобиля (ссудодатель) обязуется передать вещь в безвозмездное временное пользование фирме (ссудополучателю). Фирма обязуется вернуть этот автомобиль в том состоянии, в каком она его получила, с учетом нормального износа.

Название договора говорит само за себя – по нему не предусмотрено вознаграждение владельцу автомобиля за пользование его вещью. Естественно, вряд ли найдется человек, который передаст фирме в пользование свой автомобиль бесплатно. Поэтому нужно предусмотреть другой вариант вознаграждения, например выплату материальной помощи. Поскольку она выплачивается за счет чистой прибыли фирмы, то не облагается ЕСН. Налог на доходы нужно удержать с суммы материальной помощи, превышающей 2 тысячи рублей в год.

Важно помнить, что фирма обязана поддерживать автомобиль в исправном состоянии, то есть ремонтировать и нести все расходы по его содержанию (если иное не предусмотрено договором).

Обратите внимание: по договорам аренды и ссуды расходы на бензин можно списывать в полном объеме в соответствии с путевыми листами.

Компенсация за использование личного транспорта

Размер компенсации зависит от рабочего объема двигателя автомашины. Сотрудники, владеющие легковым автомобилем с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно, имеют право на компенсацию в сумме 1200 рублей, а хозяева машин с объемом двигателя более 2000 куб. см – 1500 рублей в месяц. Нормы компенсации есть в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. При этом в сумму компенсации за использование личного транспорта входит оплата вознаграждения владельцу автомобиля, расходов на бензин и ремонт.

Понятно, что этой суммы недостаточно для покрытия всех расходов. Поэтому разницу между договорной ценой за пользование автомобилем и нормой компенсации можно восполнить либо сверхнормативной компенсацией, либо материальной помощью. В сумме выплат сверх норм следует также учесть планируемые расходы на бензин.

Суммы компенсации в пределах норм не облагаются ЕСН и НДФЛ. При этом они уменьшают облагаемую налогом прибыль. Если же фирма заплатит компенсацию в большем размере, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Поскольку сверхнормативная компенсация не уменьшает прибыль для налогообложения, ЕСН с нее платить не надо.

Что выгоднее

Для ответа на вопрос рассчитаем расходы фирмы по всем предложенным вариантам и сравним их.

Пример

Руководитель фирмы и автовладелец договорились о вознаграждении за пользование автомобилем в размере 5000 руб. в месяц. При этом подразумевалось, что из этой суммы собственно плата за пользование автомобилем составит 3000 руб., а расходы на ремонт – 2000 руб. Допустим, ремонтирует автомобиль фирма, переведенная на ЕНВД, поэтому ее услуги НДС не облагаются. Предположительно расходы на бензин по данному автомобилю в месяц составят 10 000 руб.

1) Договоры аренды (с экипажем и без экипажа)

Расходы фирмы по этому договору в обоих случаях составят 11 400 руб. (3000 + 2000 + 10 000 – 3600), где:

3000 руб. – арендная плата;

2000 руб. – расходы на ремонт;

10 000 руб. – расходы на бензин;

3600 руб. – экономия по налогу на прибыль ((5000 руб. + 10 000 руб.) х 24%).

Если ремонт оплачивает фирма-арендатор, то налог на доходы физлиц сотрудника-арендодателя с сумм арендной платы составит 390 руб. (3000 руб. х 13%). Если в договоре предусмотрено, что это обязанность хозяина автомобиля, то его налог на доходы составит 650 руб. (5000 руб. х 13%).

2) Договор ссуды

По договору ссуды вознаграждение автовладельцу за пользование его автомобилем оформляют материальной помощью (5000 руб.). Она не уменьшает облагаемую налогом прибыль фирмы. Поэтому экономить на налоге на прибыль можно только с суммы расходов на бензин (10 000 руб.).

Расходы фирмы составят 12 600 руб. (5000 руб. + 10 000 руб. – 10 000 руб. х 24%).

Начиная со второго месяца аренды, хозяин автомобиля заплатит налог на доходы физлиц с материальной помощи в сумме 650 руб. (5000 руб. х 13%), поскольку льгота будет исчерпана уже в первом месяце аренды.

3) Компенсация за использование личного транспорта

Учитывая, что компенсация по норме составляет всего 1500 руб. (или 1200 руб.), расходы сотрудника на ремонт автомобиля и бензин можно возместить выплатой материальной помощи или компенсацией сверх норм в сумме 13 500 руб. (15 000 – 1500). В обоих случаях эти расходы не уменьшают облагаемую налогом прибыль.

Расходы фирмы составят 14 640 руб. (1500 руб. + 13 500 руб. – 1500 руб. х 24%).

Сотрудник заплатит с сумм материальной помощи или сверхнормативной компенсации налог на доходы физлиц в размере 1755 руб. (13 500 руб. х 13%).

Таким образом, наиболее выгодны как для фирм, так и для владельцев автомобилей, договоры аренды и ссуды. Наименее рациональный вариант – выплата хозяину автомобиля компенсации.

–конец примера–

Как оформить

Договор аренды автомашины может выглядеть так:

Договор аренды транспортного средства без экипажа № 1

г. Москва                                                                                                           18 августа 2003 г.

Скворцов Иван Сергеевич, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», и ЗАО «Радуга», именуемое в дальнейшем «Арендатор», в лице директора Черкасова В.А., действующего на основании Устава, заключили договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Арендодатель сдает Арендатору сроком на 6 месяцев автомобиль ГАЗ-3110 номерной знак – А350ДП 77RUS (техпаспорт № 77 ЕК 029305). Автомобиль будет использоваться Арендатором для осуществления уставных задач.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендатор обязуется:

– использовать автомобиль по прямому назначению, указанному в п. 1 договора;

– содержать автомобиль в полной исправности и рабочем состоянии до сдачи Арендодателю;

– своевременно производить за свой счет текущий и капитальный ремонт арендуемого автомобиля.

2.2. Арендодатель заверяет, что автомобиль принадлежит ему на праве собственности и не находится в залоге.

2.3. Арендодатель обязуется предоставлять Арендатору автомобиль в исправном состоянии с 18 августа 2003 года по рабочим дням с 8 до 19 часов.

2.4. Арендодатель имеет право в нерабочее время использовать автомобиль в личных целях.

3. Взаиморасчеты

3.1. Арендная плата устанавливается в размере 3000 (Три тысячи) рублей в месяц. Арендная плата начисляется и выдается Арендодателю ежемесячно. Выплата производится из кассы предприятия в срок до 15-го числа каждого месяца.

4. Прочие условия

4.1. Договор может быть досрочно расторгнут по инициативе Арендодателя в случаях:

– если Арендатор использует автомобиль не в соответствии с настоящим договором;

– если Арендатор не выплатил Арендодателю арендную плату за два месяца;

– если Арендатор умышленно ухудшает состояние автомобиля.

4.2. Договор может быть досрочно расторгнут по инициативе Арендатора в случаях:

– если Арендодатель препятствует Арендатору пользоваться автомобилем;

– если автомобиль имеет недостатки, препятствующие пользованию им.

4.3. Договор вступает в силу со дня передачи Арендодателю автомобиля.

4.4. К договору прилагается копия техпаспорта автомобиля.

5. Реквизиты сторон

В бухгалтерском учете арендные платежи, затраты на бензин и ремонт основных средств относятся к расходам по обычным видам деятельности.

Пример

Воспользуемся данными предыдущего примера и приведенным выше договором.

Хозяйственные операции по договору аренды бухгалтер отразил проводками:

Дебет 26   Кредит 73

– 3000 руб. – признана расходом арендная плата;

Дебет 26   Кредит 76

– 2000 руб. – списаны расходы на ремонт автомобиля;

Дебет 76   Кредит 51

– 2000 руб. – оплачены услуги по ремонту сторонней организации;

Дебет 26   Кредит 10-3

– 10 000 руб. – списаны затраты на бензин;

Дебет 73   Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физлиц»

– 390 руб. – удержан налог на доходы физлиц с суммы арендной платы;

Дебет 73   Кредит 50

– 2610 руб. – выплачена арендная плата владельцу автомобиля.

–конец примера–

В налоговом учете арендные платежи, расходы на содержание и ремонт основных средств, а также затраты на бензин относятся к расходам, связанным с производством и реализацией. Они уменьшают облагаемую налогом прибыль предприятия.