Готовимся к «индивидуальному» марафону

О. Горшенина, эксперт ПБ

До 1 марта бухгалтеры должны представить в Пенсионный фонд персонифицированные сведения по работникам. К сдаче этого отчета лучше подготовиться заранее. Иначе одним визитом к инспектору вы не ограничитесь.

Отделения ПФР обычно назначают фирмам дату и время представления отчетов. Таким образом «пенсионщики» пытаются упорядочить сдачу индивидуальных сведений и избежать традиционного столпотворения в последние дни приема. Безусловно, несоблюдение этих сроков бухгалтеру ничем не грозит.

При подготовке данных по персонифицированному учету следует помнить о некоторых особенностях заполнения форм.

С чего начать?

Фирмы обязаны представлять в отделение пенсионного фонда индивидуальные сведения обо всех сотрудниках, с которыми заключены трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера.

Подготовку к сдаче персонифицированных данных целесообразно начать со сверки поступивших на счет ПФР сумм страховых взносов. В случае несовпадения ваших данных с данными фонда вы должны представить документы, подтверждающие перечисление денег (платежные поручения, выписки банка о списании соответствующих сумм с расчетного счета).

Будете проводить сверку – обязательно поинтересуйтесь у инспектора, не выявлены ли ошибки в отчетах за прошлый год. Если в индивидуальных данных за прошлый год есть неточности, их надо будет срочно исправить, иначе инспектор откажется принимать у вас новый отчет.

Далее бухгалтера ждет кропотливая работа по заполнению необходимых бланков. Их формы приведены в постановлении правления Пенсионного фонда РФ от 21 октября 2002 г. № 122п.

В состав документов пенсионной отчетности за 2005 год входят:

• индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование (форма № СЗВ-4-2);
• опись документов, передаваемых страхователем в Пенсионный фонд (форма № АДВ-6-1);
• ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (форма № АДВ-11).

Кроме перечисленных документов вы должны еще заполнить пояснительную записку.

В отдельных случаях вместо формы № СЗВ-4-2 нужно представлять форму № СЗВ-4-1. В частности, этот документ заполняется на тех работников, кому полагается досрочная пенсия или на тех, кто в течение года уволился и вернулся на ту же фирму, а также на сотрудниц, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.

Пенсионные отчеты оформляют в двух экземплярах: один – для фирмы, другой – для фонда. Не забудьте о том, что «фирменный» экземпляр нужно скомпоновать определенным образом. Так, форму № СЗВ-4-2 (или СЗВ-4-1) следует сшить вместе с описью (форма № АДВ-6-1). Помимо этого с вас могут потребовать список застрахованных лиц в произвольном виде. Такой листок вшивают после описи. Форму № АДВ-11 и пояснительную записку не включают в пачку, а сдают отдельно, без описи. Комплект документов, предназначенных для «пенсионщиков», сшивать не надо.

Хотя пункт 2 статьи 8 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ дает организациям право выбора между бумажной и электронной формами отчета, подавляющее большинство компаний воспользоваться своим правом не могут. Работники Пенсионного фонда обязывают представлять сведения и на бланках, и на дискетах. Исключения существуют только для фирм, чей штат не превышает пяти человек. Это предусмотрено внутренними инструкциями ПФР.

Мелочи, но важные

При составлении отчетов по индивидуальным сведениям бухгалтер может воспользоваться специальной компьютерной программой, тем более что недостатка в предложениях нет. Они, конечно, помогут сформировать отчеты, но вам предстоит проконтролировать все мелочи.

Особое внимание обратите на то, как заполнены адреса, по которым проживают ваши сотрудники. Их нужно указывать только заглавными буквами, начиная с названия города, улицы и т. д. Например, 123154, МОСКВА Г., ГЕНЕРАЛА БЕРЗАРИНА УЛ., Д. 10, КВ. 30.

Также надо помнить, что если фирма применяла регрессивную шкалу, то в форме АДВ-11 в графе «Признак тарифа» нужно указать «Р», если же взносы начислялись по максимальной ставке, то следует поставить код «М». При формировании АДВ-11 проверьте, чтобы данные в разделе «Начислено страховых взносов за расчетный период» совпадали с суммами, указанными в декларации по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование. Сведения по АДВ-11 записывают на одной дискете, а все остальные данные – на другой.

В форме № АДВ-6-1 не забудьте указать, являются приведенные данные исходными или корректирующими. В отчете за год они будут исходными. Также большое значение имеет и название файла, содержащее 12 знаков (цифр), включая точку, которая отделяет первые восемь цифр. И самое главное: данные, сохраненные на дискете, не забудьте «прогнать» через проверочную программу. Если программа напишет «Ошибка», то следует внести исправления.

Опоздание грозит штрафом

Можно ли индивидуальные данные отправить в пенсионный фонд по почте?

Ни Законом от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, ни постановлением правления Пенсионного фонда РФ от 21 октября 2002 г. № 122п не предусмотрено, что персонифицированные сведения должен сдавать лично бухгалтер или другой представитель фирмы. Таким образом, можно сделать вывод, что отправка данных по почте не исключается. Но практика показывает: сотрудники пенсионного фонда отказываются принимать документы, присланные по почте. Поэтому, чтобы не рисковать и вовремя сдать отчет, вам придется лично наведаться к инспектору.

Те фирмы, которые не смогут уложиться в срок, обречены на штрафы. Причем суммы получаются значительными. Ведь сотрудники фонда, привлекая фирму к ответственности, руководствуются статьей 17 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ. В ней предусмотрено, что штрафные санкции должны составлять 10 процентов от всей суммы пенсионных взносов, причитающихся с фирмы за отчетный период.

В начале прошлого года усиленно муссировался вопрос о том, какими нормами должны руководствоваться инспекторы при начислении штрафа: статьей 17 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ или статьей 27 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ. Естественно, фирмы ратовали за применение статьи 27 Закона № 167-ФЗ, поскольку по ней штраф за непредставление в срок индивидуальных сведений составляет 1000 рублей. Однако с выходом постановления Президиума ВАС РФ от 7 декабря 2004 г. №7879/04 стало очевидно, что инспекторы вправе штрафовать опоздавших по статье 17 Закона № 27-ФЗ. Это доказывает и арбитражная практика (постановления ФАС Северо-Западного округа от 16 августа 2005 г. по делу № А56-35208/04, ФАС Западно-Сибирского округа от 14 февраля 2005 г. по делу № Ф04-596/2005(8689-А03-6) и т. д.). Отбиться от штрафа опоздавшей фирме вряд ли удастся, а вот уменьшить размер санкций возможно. Для этого нужно представить факты, которые суд сочтет смягчающими. При наличии хотя бы одного такого обстоятельства можно добиться снижения штрафа не менее чем в два раза (постановление ФАС Восточно-Сибирскго округа от 16 февраля 2005 г. по делу № А19-14627/04-48-Ф02-187/05-С1).

Не избежит организация финансовых санкций и в том случае, если она представила неполные данные. Но знайте: в этом случае инспекторы должны определять размер штрафа от суммы платежей только за тех застрахованных лиц, по которым поданы неполные сведения. Конечно же, «пенсионщики» не упустят возможности начислить санкции со всей суммы взносов, причитающихся с фирмы, но такие действия легко оспорить в суде (постановления ФАС Северо-Западного округа от 22 июля 2005 г. по делу № А05-24720/ 04-19, ФАС Волго-Вятского округа от 1 сентября 2005 г. по делу № А82-13940/2004-8). Позицию окружных арбитров поддерживает и ВАС (п. 16 информационного письма Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 11 августа 2004 г. № 79).

Без сомнения, фирме, не сдавшей вовремя данные по персонифицированному учету, придется заплатить штраф. Однако не факт, что после этого организация исполнит свою обязанность и отчитается перед фондом. И здесь возникает парадоксальная ситуация: оказывается, у «пенсионщиков» нет действенных рычагов для воздействия на компании, которые упорно не хотят сдавать отчетность. Сотрудники фонда пытаются решить эту проблему через арбитражный суд. Однако судьи считают, что Законом от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ не закреплено право Пенсионного фонда обращаться в арбитражный суд с заявлением о принуждении организаций представлять сведения для индивидуального учета. Поэтому инспекторы стараются повлиять на «уклонистов» путем переговоров. А вот московские «пенсионщики» пробуют воздействовать на сознательность руководства компаний-нарушителей необычным способом. Они обнародовали на своем официальном интернет-сайте список фирм, которые не сдали индивидуальные данные за прошлый год.