Комментарий к Постановлению АС МО от 16.12.2014 № А40-168631-13

Источник: Журнал "Оплата труда: акты и комментарии для бухгалтера"

Трудовым кодексом установлен порядок возмещения работодателем расходов отдельным категориям работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер. На практике складывается ситуация, когда работодатель возмещает затраты работникам не в соответствии с подтверждающими документами, а в фиксированной сумме. Поэтому возникает вопрос: следует ли облагать НДФЛ суммы возмещения в фиксированном размере?

В комментируемом Постановлении АС МО от 16.12.2014 № А40-168631/13 суд указал: если постоянная работа сотрудников носит разъездной характер, оплата проездных расходов, в том числе не подтвержденных документально, носит компенсационный характер и доходом работника не является, а значит, такие выплаты не облагаются НДФЛ. Но разберемся в деталях.

Налоговая инспекция в результате проведенной проверки выявила, что организация оплачивала своим сотрудникам проезд на городском транспорте, такси без подтверждающих документов. На основании этого был сделан вывод, что такая оплата проезда является одним из методов стимулирования их труда и является доходом сотрудника, полученным в натуральной форме (ст. 211 НК РФ). Отметим, что аналогичный вывод приведен в Постановлении ФАС ВВО от 17.07.2013 № А43-23164/2012 (Определением ВАС РФ от 07.11.2013 № ВАС-14952/13 отказано в передаче дела в Президиум ВАС), в котором указано: если документы, подтверждающие расходы в связи с разъездным характером работы, отсутствуют, компенсация проезда работникам признается составной частью заработной платы, поскольку соответствует критериям компенсационных выплат, приведенным в ст. 129 ТК РФ, является составной частью заработной платы, а потому подлежат включению в налогооблагаемую базу по НДФЛ.

Однако с таким мнением можно не согласиться. Как известно, Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат. К первому относятся компенсации на возмещение работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Данные выплаты не входят в систему оплаты труда, а потому НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ). А ко второму – компенсации, входящие в состав заработной платы, например за особые условия труда, высокие показатели (ст. 129 ТК РФ). То есть они являются элементами оплаты труда и не призваны возместить физическим лицам конкретные затраты, связанные с непосредственным выполнением трудовых обязанностей, соответственно, они учитываются в расходах и облагаются НДФЛ.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работодатель обязан возмещать сотруднику, работа которого носит разъездной характер, в том числе расходы на проезд. Размеры и порядок возмещения таких затрат устанавливаются коллективным или трудовым договором, локальным нормативным актом. В действующем законодательстве понятие «разъездной характер работы» отсутствует, поэтому решение вопроса об отнесении той или иной работы к разъездной принимается организацией самостоятельно. Также не содержатся в Трудовом кодексе правила для расчета компенсационных выплат, а работодателю предоставляется право установить их в своих локальных актах.

Отметим: в письмах Минфина РФ от 20.01.2014 № 03‑11‑06/2/1482, от 25.10.2013 № 03‑04‑06/45182, от 05.07.2013 № 03‑04‑06/25956 и от 19.07.2010 № 03‑04‑06/6-154, ФНС РФ от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@ разъяснено, что компенсация работникам за разъездной характер работы не относится к системе оплаты труда, поскольку данные выплаты компенсируют расходы работника, связанные с выполнением им своих должностных обязанностей, а потому не облагаются НДФЛ в размерах, установленных локальными актами, коллективным и (или) трудовыми договорами (ч. 2 ст. 164, ст. 168.1 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). Однако уточним: характер работы конкретного работника должен подтверждаться трудовыми договорами, должностными инструкциями и иными локальными актами.

Чтобы установить разъездной характер работы, необходимо прописать соответствующее условие в трудовом договоре, а также определить в локальном нормативном акте перечень работ, профессий и должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер. Кроме того, нужно помнить, что согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ, если работа сотрудника постоянно связана с разъездами, оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора.

Как следует из материалов комментируемого постановления, в трудовых договорах с работниками предусмотрено, что в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, а именно расходы на проезд, наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, иные расходы, произведенные с согласия или с ведома работодателя. Установлено, что работник один раз в месяц, не позднее 5‑го числа месяца, следующего за отчетным, обязан предоставить отчет о служебных поездках, в котором указываются все расходы, связанные с этими поездками, с приложением всех подтверждающих данные расходы документов (проездных документов, счетов, товарных накладных, счетов-фактур, чеков ККТ, чеков товарных, путевых листов и т. п.). В случае непредставления документов расходы на проезд в городском наземном транспорте возмещаются в размере 2 000 руб. в месяц. Также в положении о командировках сотрудников отражено, что расходы региональных представителей на проезд городским транспортом в месте постоянного нахождения представителя возмещаются в сумме 2 000 руб. в месяц без предоставления проездных документов.

На основании этого правомерно считать, что постоянная работа сотрудников организации в данном случае носит разъездной характер, а оплата проездных расходов носит компенсационный характер в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, и доходом работников в натуральной форме не является.

В заключение еще раз хотим обратить внимание: если организация производит выплаты работникам в связи с разъездным характером работы, то ей необходимо соблюсти как минимум следующие условия:

• в трудовом договоре отражено, что имеет место разъездной характер работы;
• условие о возмещении расходов, связанных со служебными поездками, включено в коллективный договор или иной локальный акт;
• утвержден перечень должностей и профессий, имеющих подвижной характер работы.

Кроме того, все же нужно иметь подтверждающие документы, чтобы не было лишних вопросов у проверяющих и возмещаемые расходы за разъездной характер работы не были признаны составной частью заработной платы работников.