Рекомендованные документы
Сведения, отражаемые в передаточных документах, таких как товарная накладная (унифицированная форма № ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132), во многом совпадают с данными счета-фактуры. Поэтому возникла идея совместить их в одной форме и тем самым сократить документооборот компаний. ФНС России сначала разработала и рекомендовала к применению форму универсального передаточного документа (УПД) – приложение № 1 к письму от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@. Он заменяет два документа: передаточный акт (например, товарную накладную) и счет-фактуру.
А как быть, если в данные, указанные в УПД, нужно внести коррективы, в частности в связи с изменением стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг)? Появилась необходимость в разработке корректирующего документа по аналогии с корректирующим счетом-фактурой. Его форму чиновники предложили в приложении № 1 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86@. Документ получил наименование универсального корректировочного документа (УКД). В нем объединены показатели корректировочного счета-фактуры и первичного учетного (передаточного) документа. Как и для УПД, применение этой формы носит рекомендательный характер.
В каких случаях оформляется корректировочный документ
Специалисты ФНС России в приложении № 2 к письму № ММВ-20-15/86@ привели перечень случаев, когда может применяться УКД.
Так, оформить универсальный корректировочный документ хозяйство может, если:
- изменена общая стоимость ранее совершенной (и надлежащим образом документированной) поставки из-за изменения цены (тарифа) или количества (объема) товаров. При этом предложение о таком изменении должно исходить от компании (продавца) и может требовать согласия покупателя либо нет (если возможность корректировки стоимости была согласована с ним предварительно);
- задокументировано согласие с претензией покупателя при выявлении им расхождения по количеству и качеству продукции при приемке, если документ о расхождениях (односторонний акт) представителем хозяйства не подписывался.
Когда корректировочный документ применять нельзя
Также налоговики рассмотрели ситуации, в которых оформление универсального корректировочного документа неправомерно:
- во всех случаях возврата товаров, для которых установлен специальный порядок выставления и регистрации счетов-фактур;
- если стоимость отгрузки изменяется в связи с исправлением ошибки, допущенной в первоначальном комплекте документов (УПД, иного первичного документа на отгрузку и счета-фактуры).
Необходимо выбрать верный статус
Универсальный корректировочный документ содержит в себе поле «Статус», в котором нужно указывать значение «1» или «2» в зависимости от того, в каком качестве применяется форма.
Если предприятие поставит статус «1», то в УКД необходимо отражать все обязательные показатели первичных учетных документов и корректировочного счета-фактуры. При таком статусе универсальный корректировочный документ применяется одновременно в качестве «первички» и корректировочного счета-фактуры. Тогда выставлять еще и корректировочный счет-фактуру организации не требуется.
Если хозяйство указывает в универсальном корректировочном документе статус «2», то это значит, что такой документ используется исключительно в качестве первичного, который подтверждает изменение стоимости ранее отгруженных ценностей.
В данном случае не заполняются (или ставятся прочерки) показатели, которые обязательны для корректировочного счета-фактуры, например:
- «к счету-фактуре (счетам-фактурам) №… от… с учетом исправления №…от…» (строка 1б);
- «В том числе сумма акциза» (графа 6);
- «Налоговая ставка» (графа 7).
Подробное описание каждого из реквизитов универсального корректировочного документа содержится в приложении № 3 к письму № ММВ-20-15/86@.
Отметим, что УКД содержит в себе как обязательные, так и дополнительные реквизиты, которые заполняются по желанию сторон сделки.
Как исправлять универсальный передаточный документ
Подчеркнем, что универсальный корректировочный документ применяется в случае, когда предприятию нужно изменить стоимость отгрузки, потому что поменялась цена или объем товаров.
Если в первоначально выставленном универсальном передаточном документе допущены ошибки, то УКД не составляется. В этой ситуации организация должна внести исправления именно в универсальный передаточный документ.
Порядок исправления УПД зависит от двух факторов:
- статус документа – «1» или «2» (имеет значение, в каких именно реквизитах допущена ошибка – в показателях счета-фактуры или первичного документа);
- помешают ли инспекторам ошибки в части счета-фактуры идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговую ставку, предъявленную сумму НДС (в силу п. 2 ст. 169 Налогового кодекса РФ такие ошибки влекут отказ в принятии налога к вычету).
В зависимости от сочетания этих факторов налоговики рекомендуют компаниям придерживаться различных подходов к исправлению ошибок.
Если УПД имеет статус «1»
Рассмотрим несколько возможных ситуаций.
Ситуация 1
Компания допустила ошибку в показателях счета-фактуры и первичного учетного документа. Причем в части счета-фактуры ошибки касаются стоимости товаров и суммы налога, предъявленной покупателю (то есть это те неточности, которые в силу п. 2 ст. 169 Налогового кодекса РФ могут повлечь отказ в применении вычета по НДС).
В таком случае организации необходимо:
- составить новый УПД со статусом «1» по правилам, которые определены пунктом 7 раздела II приложения № 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137;
- сохранить номер и дату, которые были присвоены УПД до внесения исправлений (строка (1));
- заполнить строку (1а), в которой нужно указать порядковый номер и дату исправления;
- в новый экземпляр УПД перенести все показатели, которые не требуют уточнения.
При этом исправленный экземпляр следует дополнить новыми сведениями (которые прежде не были отражены).
Подписывается новый универсальный передаточный документ в том же порядке, в каком был подписан ошибочный.
Следует обратить внимание на то, что последствия исправления ошибок в УПД в целях налога на добавленную стоимость и налога на прибыль будут теми же, как если бы исправлялись отдельный счет-фактура и отдельный первичный учетный документ.
Ситуация 2
Рассмотрим случай, когда хозяйство совершило ошибку в показателях счета-фактуры и (или) одновременно в первичном учетном документе. При этом допущенные неточности не препятствуют вычету НДС. Например, предприятие решило уточнить некоторые данные счета-фактуры (реквизиты грузоотправителя, грузополучателя, номер платежно-расчетного документа, номер таможенной декларации).
Такие ошибки (несмотря на то, что они находятся в поле счета-фактуры) не являются основанием для отказа в принятии НДС к вычету (п. 2 ст. 169 Налогового кодекса РФ). Но если уточнения необходимо внести, то лучше составить новый исправленный экземпляр универсального передаточного документа. При этом:
- сохраняются номер и дата, присвоенные УПД до внесения правок (строка (1));
- заполняется строка (1а). В ней указывается порядковый номер и дата исправления;
- переносятся все показатели из экземпляра, составленного до внесения корректировок, с указанием по соответствующим позициям новых сведений (первоначально не заполненных) или уточненных;
- в исправленном экземпляре УПД записывается статус «2» (независимо от того, каким был первоначальный статус).
Поскольку корректировки вносятся с целью исправления УПД только как первичного документа, статус меняется для визуального выделения такой ситуации.
Исправленный УПД повторно не нужно подписывать у руководителя и главбуха (поскольку рассматриваемый случай не связан с исчислением налога на добавленную стоимость и заявлением налогового вычета).
Отметим, что вновь составленный экземпляр не регистрируется в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж.
Ситуация 3
Компания допустила ошибки в показателях, которые относятся только к первичному учетному документу.
В данной ситуации исправить неточности можно в порядке, аналогичном тому, что указан в ситуации 2, а именно составить новый УПД со статусом «2».
Возможен и другой вариант, когда корректировки вносятся как если бы исправлялся отдельный первичный учетный документ. То есть неправильные данные зачеркиваются, а над ними отражается правильная информация.
Исправление УПД со статусом «2»
Как отмечалось выше, УПД со статусом «2» представляет собой первичный учетный документ, а значит, исправления в него должны быть внесены в порядке, установленном статьей 9Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
А именно: корректировка должна содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших новый документ, с указанием их фамилий и инициалов (либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).
Таким образом, для универсального передаточного документа со статусом «2» специалисты налоговой службы предлагают два варианта корректировки:
- путем составления нового УПД;
- путем исправления ошибки непосредственно в тексте документа.
Возможна ситуация, когда операции были ошибочно признаны освобождаемыми от налога на добавленную стоимость в соответствии со статьей 149 Налогового кодекса РФ либо было неправильно определено место реализации продукции. В этом случае УПД первоначально мог быть оформлен только в качестве первичного учетного документа (статус «2»). А уже затем возникла необходимость внесения в него исправлений, влекущих изменение данных о стоимости отгрузки и обязанность выставить счет-фактуру.
Тогда показатели УПД, относящиеся к первичному учетному документу, можно исправить согласно рекомендациям, приведенным для ситуации 3. Счет-фактуру (на основании измененных данных) рекомендуется выставлять отдельно.
Начать дискуссию