Итак, вас пригласили к обмену электронными документами

В любой момент ваша компания может получить приглашение к обмену документами в электронном виде через сервис обмена электронными документами. Приглашение может прийти, например, в виде информационного письма от ваших основных клиентов, партнеров или обслуживающей организации. Или вам внезапно позвонят партнеры. Возможно, даже кто-то из вас уже сталкивался с подобными письмами.

А что такое приглашение значит? Что делать вам, если ваш партнер настойчиво зовет вас подключиться к какому-либо сервису? Это лишние заботы, и пусть все остается как есть, или все-таки стоит принять приглашение?

Зачем вообще это нужно? Любая компания заинтересована в повышении эффективности бизнеса, а обмен документами – это один из ключевых процессов, от которого зависит прибыльность. Думаю, излишне приводить примеры, когда из-за пропажи или задержки документов, компании теряли заказчиков и миллионы рублей.

При переводе документов в электронный вид выигрывают оба участника обмена. Если вы поставщик продукции или услуг – увеличится скорость предоставления корректировок и оборачиваемость средств. Вы покупатель, то вам не нужно тратить время и деньги на отправку экземпляров документов поставщика.

И еще одна вещь, которая традиционно упускается из виду. Обмен бумажными документами, как процесс, складывался веками: почти всю сознательную историю бизнес работал бумагой и настолько к этому привык, что не задается вопросом, сколько это стоит. И речь идет не только о чистой цене бумаги и услуг по ее доставке, здесь все куда сложнее: расходы на хранение, стоимость труда делопроизводителя, даже косвенные расходы на оргтехнику и краску для принтеров. Все это делает бумажные документы довольно-таки дорогим удовольствием.

И последнее: если работать с партнером выгодно, неужели мы не готовы кое-что изменить в своей работе?

Как подключиться?

В первую очередь нужно понять – к какому Оператору ЭДО вы будете подключаться. Можно связаться с отправителем приглашения и уточнить информацию у него, почему он рекомендует подключиться к конкретному сервису.

Подключение и регистрация в сервисе Оператора ЭДО не займет у вас много времени. Как правило, достаточно заполнить регистрационную форму, предоставив минимальные реквизиты вашей организации.

Стоит обратить внимание, но то что подключение и регистрация в сервисе должны быть бесплатными. Также не должно быть абонентской платы. Сам факт подключения к оператору и регистрация в сервисе не должна нести за собой юридических или финансовых обязательств с вашей стороны. Учитывайте это.

Электронная подпись (ЭП)

Следующий шаг – загрузка сертификата ЭП в сервис. Если вы уже сдаете отчетность в электронном виде, то у вас уже есть сертификат ЭП, который может подойти для обмена документами. Если остаются сомнения по сертификату ЭП, вы можете проверить его на сайте оператора или связаться с его технической поддержкой.

Если в вашей компании нет сертификата ЭП, то его нужно получить, обратившись в ближайший Удостоверяющий центр или к самому оператору.

После того, как вы подключите ЭП, то вы фактически готовы для обмена документами в электронном виде. Если планируете обмениваться электронными счетами-фактурами, не забывайте принять регламент обмена, согласно приказу Минфина 50н.

Сколько это будет стоить

Обычно, если компания-партнер, предлагает вам подключиться к оператору, то его основной интерес лежит в области доставки документов до вас. У большинства операторов входящий трафик бесплатный, следовательно, при зачастую с вас не потребуют никакой платы. Если только вы не хотите начать отправлять документы сами.

Тариф может быть предложен в информационном письме от вашего контрагента или Оператора. Важно знать, что тариф на обмен документами в сервисе вы вправе выбрать самостоятельно, и он не может быть вам навязан. Ваше право согласиться с предложенным тарифом, если стоимость по нему ниже, чем предложенные тарифы на официальном сайте оператора. Вы можете узнать о подробностях тарификации на сайте Оператора или при непосредственном общении с его представителями.

Варианты работы

У всех операторов есть возможность работать через веб-клиент. Для этого вам нужен простой браузер. Такой способ поддерживает необходимую функциональность для работы с документами, например, загрузку и выгрузку документов, создание, поиск и прочее.

Второй вариант – использовать интеграционное решение для вашей информационной системы. Наверняка хозяйственный и бухгалтерский учет вы уже привыкли вести в такой системе. Можно интегрировать ее с сервисом обмена: в этом случае вы сможете создавать, подписывать и отправлять документы в привычном интерфейсе. Узнайте о такой возможности у оператора.

***

В заключении хочется сказать, что даже если вас убеждают приступить к обмену в электронном виде ваши крупнейшие клиенты или это ваш осознанный выбор: задача оператора – подключение вашей компании с минимальными затратами для вас и обеспечение максимально комфортного старта для работы в сервисе. Учитывайте это при подключении и выборе оператора.