Приобретение и учет бланков документов об образовании

Источник: Журнал "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение"

Учреждения образования в своей деятельности используют бланки строгой отчетности. Одни применяются для оплаты обучения, другие – в оформлении трудовых отношений с работниками, а третьи – в рамках образовательной деятельности. В статье речь пойдет об учете «специфических» бланков строгой отчетности, связанных с получением образования.

Организация закупки документов об образовании

В Российской Федерации согласно п. 1 ст. 60 Закона об образовании[1] выдаются:

1. документы об образовании и (или) о квалификации, к которым относятся документы об образовании, документы об образовании и о квалификации, документы о квалификации;
2. документы об обучении, к которым относятся свидетельство об обучении, свидетельство об освоении дополнительных предпрофессиональных программ в области искусств, иные документы, выдаваемые в соответствии с настоящей статьей организациями, осуществляющими образовательную деятельность.

В соответствии с п. 4 ст. 60 данного закона документы об образовании и (или) о квалификации выдаются лицам, успешно прошедшим государственную итоговую аттестацию, по унифицированным формам и в порядке, предусмотренном законодательством РФ. В этих целях образовательным учреждением приобретаются свидетельства, дипломы, аттестаты, которые являются защищенной полиграфической продукцией, что установлено нормативными правовыми актами РФ. Такая защита направлена на предотвращение полной или частичной их подделки.

Приобретение или изготовление бланков документов об образовании и (или) о квалификации относится к компетенции образовательной организации (пп. 17 п. 3 ст. 28 Закона об образовании). Ранее Минобрнауки в Письме от 11.02.2011 № 12-197[2]  разъясняло, что размещение заказов на выполнение работ по изготовлению бланков документов государственного образца об уровне образования осуществляется самими образовательными учреждениями у юридических лиц, имеющих лицензию на ведение деятельности по производству и реализации защищенной от подделок полиграфической продукции.

В Письме от 02.09.2013 № АК-1879/06 Минобрнауки напомнило, что сведения о предприятиях – изготовителях защищенной полиграфической продукции находятся на сайте ФНС по адресу www.nalog.ru в разделе «Лицензии, разрешения, реестры». Выбор предприятий – изготовителей бланков документов осуществляется образовательными организациями самостоятельно.

При размещении заказа на приобретение бланков документов об образовании учреждение, в зависимости от своего статуса (казенное, бюджетное или автономное), должно учитывать положения федеральных законов:

• от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон о контрактной системе);
• от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

В Письме Минобрнауки РФ от 11.11.2013 № НТ-1106/08  приведены следующие разъяснения по вопросу приобретения (изготовления) документов об образовании.

Закупка бланков образовательными организациями, являющимися государственными (муниципальными) казенными и бюджетными учреждениями, осуществляется в соответствии с Законом о контрактной системе. Данным законом предусмотрена возможность как проведения совместных конкурсов и аукционов двумя и более заказчиками, так и централизации закупок.

Согласно ст. 25 Закона о контрактной системе при наличии у двух и более заказчиков (образовательных организаций) потребности в одних и тех же товарах, работах, услугах (изготовление бланков документов об образовании) такие заказчики вправе проводить совместные конкурсы или аукционы. Права, обязанности и ответственность заказчиков при проведении совместных конкурсов или аукционов определяются соглашением сторон, заключенным в соответствии с ГК РФ и данным законом. Контракт с победителем либо победителями совместного конкурса или аукциона заключается каждым заказчиком самостоятельно.

Организатором совместных конкурса или аукциона выступает один из заказчиков, которому другие заказчики передали на основании соглашения часть своих полномочий на организацию и проведение таких конкурса или аукциона.

Организатор совместных конкурса или аукциона утверждает состав комиссии по осуществлению закупок, в которую включаются представители сторон соглашения пропорционально объему закупок, осуществляемых каждым заказчиком, в общем объеме закупок, если иное не предусмотрено соглашением.

Стороны соглашения несут расходы на проведение совместных конкурса или аукциона пропорционально доле начальной (максимальной) цены контракта каждого заказчика в общей сумме начальных (максимальных) цен контрактов, в целях заключения которых проводятся совместные конкурс или аукцион.

Далее в письме отмечается, что в силу п. 1 ст. 26 Закона о контрактной системе в целях централизации закупок в соответствии с законодательством РФ, субъектов РФ, муниципальными правовыми актами могут создаваться уполномоченные на определение поставщиков для заказчиков:

• государственный орган;
• муниципальный орган;
• казенное учреждение;
• несколько таких органов, казенных учреждений.

Кроме того, полномочия на определение поставщиков для соответствующих заказчиков могут быть возложены:

• на один такой государственный (муниципальный) орган;
• на одно такое казенное учреждение;
• на несколько государственных (муниципальных) органов, казенных учреждений из числа существующих. При этом контракты подписываются заказчиками, для которых были определены поставщики (подрядчики, исполнители), самостоятельно.

Кроме того, в соответствии с п. 3 ст. 26 Закона о контрактной системе высшим исполнительным органом государственной власти субъекта РФ на орган исполнительной власти субъекта РФ, казенное учреждение субъекта РФ или несколько указанных органов, учреждений могут быть возложены полномочия:

• на определение поставщиков  для нескольких казенных и бюджетных учреждений данного субъекта РФ;
•  на планирование закупок, определение поставщиков;
• на  заключение государственных контрактов, их исполнение, в том числе на приемку поставленных товаров, выполненных работ (их результатов), оказанных услуг;
• на обеспечение их оплаты, для нескольких органов исполнительной власти субъекта РФ и казенных учреждений.

Аналогичный порядок предусмотрен для администраций муниципальных образований.

Учет и  выдача документов об образовании

Специальные требования по вопросам заполнения, учета и выдачи документов об образовании установлены приказами Минобрнауки:

• от 13.02.2014 № 112 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании и о квалификации и их дубликатов» (далее – Порядок № 112);
• от 25.10.2013 № 1186 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи дипломов о среднем профессиональном образовании и их дубликатов» (далее – Порядок № 1186);
• от 14.02.2014 № 115 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов» (далее – Порядок № 115).

Высшее профессиональное образование. Документы государственного образца о высшем профессиональном образовании (диплом бакалавра, диплом специалиста,  диплом магистра,  диплом об окончании аспирантуры, диплом об окончании адъюнктуры), образцы которых утверждены Приказом Минобрнауки РФ от 01.10.2013 № 1100,  выдаются по специальностям и направлениям подготовки, по которым высшее учебное заведение имеет государственную аккредитацию.

В соответствии с п. 23 Порядка № 112 бланки дипломов и дубликатов о высшем образовании являются бланками строгой отчетности. Для учета их в организациях ведутся книги регистрации выданных документов об образовании и о квалификации.

При выдаче диплома (дубликата) в книгу регистрации вносятся следующие данные (п. 25 Порядка № 112):

• регистрационный номер диплома (дубликата);
• фамилия, имя и отчество  выпускника (обладателя диплома); в случае получения диплома (дубликата) по доверенности – также фамилия, имя и отчество лица, которому выдан диплом (дубликат);
• серия и номер бланка диплома; серия и номер бланка (серии и номера бланков) приложения к диплому;
• дата выдачи диплома (дубликата);
• наименование специальности или направления подготовки, наименование присвоенной квалификации;
• дата и номер протокола государственной экзаменационной комиссии;
• дата и номер приказа об отчислении выпускника;
• подпись руководителя подразделения (службы) организации, выдающей диплом (дубликат);
• подпись лица, которому выдан диплом (дубликат) (если диплом (дубликат) выдан лично выпускнику (обладателю диплома) либо по доверенности), либо дата и номер почтового отправления (если диплом (дубликат) направлен через операторов почтовой связи общего пользования).

Обратите внимание

Диплом (дубликат) выдается выпускнику (обладателю диплома) лично либо через доверенное лицо по доверенности, заверенной в установленном порядке. Возможен вариант отправки диплома через оператора почтовой связи общего пользования заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Отправка диплома почтой осуществляется согласно заявлению выпускника на адрес, который указан в заявлении (п. 34 Порядка № 112).

Листы книги регистрации пронумеровываются; книга регистрации прошнуровывается, скрепляется печатью организации с указанием количества листов в книге регистрации и хранится как документ строгой отчетности (п. 26 Порядка № 112).

Среднее профессиональное образование. Дипломы о среднем профессиональном образовании государственного образца, утвержденные Приказом Минобрнауки РФ от 04.07.2013 № 531, приложения к ним также являются документами строгой отчетности (п. 18 Порядка № 1186). Их выдают выпускникам образовательных учреждений среднего профессионального образования, прошедшим итоговую государственную аттестацию в аккредитованном по соответствующим специальностям образовательном учреждении, согласно Порядку № 1186.

Учет документов о среднем профессиональном образовании ведут по аналогии с документами о высшем профессиональном образовании в специальных книгах (п. 20 Порядка № 1186). Для регистрации выданных дипломов заводят такую книгу, которая прошнуровывается, пронумеровывается и хранится как документ строгой отчетности (п. 21 Порядка № 1186).

Основное общее и среднее общее образование. Бланки аттестатов об основном общем и среднем общем образовании, образцы которых утверждены Приказом  Минобрнауки РФ от 27.08.2013 № 989, также являются бланками строгой отчетности, регистрируются и учитываются в специальных книгах (п. 15, 17 Порядка № 115).

Книга регистрации в организации, осуществляющей образовательную деятельность, ведется отдельно по каждому уровню общего образования. В соответствии с п. 19 Порядка № 115 список выпускников текущего учебного года вносится в алфавитном порядке отдельно по каждому классу (со сквозной нумерацией), номера бланков – в возрастающем порядке.

Записи в книге регистрации заверяются подписями классного руководителя, руководителя организации, осуществляющей образовательную деятельность, и печатью данной организации отдельно по каждому классу.

Каждая запись о выдаче дубликата аттестата, дубликата приложения к аттестату заверяется подписью руководителя организации, осуществляющей образовательную деятельность, выдавшей аттестат, и скрепляется печатью этой организации.

В силу п. 20 Порядка № 115 исправления, допущенные при заполнении книги регистрации, заверяются руководителем организации, осуществляющей образовательную деятельность, выдавшей аттестат, и скрепляются ее печатью со ссылкой на номер учетной записи.

Листы книги регистрации пронумеровываются, книга регистрации прошнуровывается, скрепляется печатью организации, осуществляющей образовательную деятельность, с указанием количества листов в книге регистрации и хранится как документ строгой отчетности.

Далее хотим обратить внимание читателей, что в соответствии с п. 16 ст. 60 Закона об образовании за выдачу документов об образовании и (или) о квалификации плата не взимается.

Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности

В силу п. 118 Инструкции № 157н[3] бланочная продукция строгой отчетности (аттестаты, дипломы и другие бланки, изготовленные типографским способом по утвержденной форме, содержащие номер, серию, имеющие степень защиты и специальные требования по их хранению, выдаче и уничтожению) не относится к печатной продукции, учитываемой в составе материальных запасов.

Как отметил Минфин в Письме  от 17.04.2014 № 02-06-10/17682, образовательные учреждения должны осуществлять учет документов об образовании как бланков строгой отчетности.

Согласно п. 337 Инструкции № 157н бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке: один бланк – один рубль, а в случаях, установленных учреждением в рамках формирования учетной политики, – по стоимости приобретения бланков.

Руководствуясь Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы по оплате договоров на приобретение (изготовление) объектов, относящихся к бланкам строгой отчетности (документов об образовании и о квалификации, например, документов о государственной аттестации (дипломов) и т. д.), следует относить на подстатью 226 КОСГУ.

Внутреннее перемещение бланков в образовательном учреждении отражается по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие бланков при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищения, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта (акта приема-передачи, акта о списании) по стоимости, по которой они были ранее приняты к учету.

Аналитический учет по счету ведется по каждому виду бланков в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц и мест хранения в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045).

Пример

В сентябре 2014 года фармацевтической академией, являющейся бюджетным учреждением, приобретены бланки дипломов о высшем профессиональном образовании и приложений к ним (каждые по 2 000 штук) на сумму 140 тыс. руб. Оплата по договору осуществляется за счет субсидии на финансовое обеспечение выполнения государственного задания.

 В январе 2015 года 480 дипломов (с приложениями к ним) выданы выпускникам, а 14 бланков дипломов испорчены при их заполнении.

В соответствии с учетной политикой учреждения бланки дипломов об образовании и приложений к ним учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке: один бланк – один рубль. Расходы по приобретению бланков относятся учреждением в состав прямых расходов.

В учете необходимо сделать следующие записи:

* Выполнение работ (оказание услуг) бюджетными учреждениями в рамках государственного задания не признается объектом налогообложения (пп. 4.1 п. 2 ст. 146 НК РФ). Следовательно, в случае предъявления учреждению поставщиком бланков суммы НДС она учитывается в их стоимости (пп. 4 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Далее хотим отметить, что сведения о бланках строгой отчетности отражаются отдельными суммами в справке о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах к балансу (ф. 0503130 – для казенных учреждений, ф. 0503730 – для бюджетных и автономных учреждений).

Согласно п. 20 Инструкции № 191н[4], п. 21 Инструкции № 33н[5] в данной справке указываются показатели по учету имущества и обязательств, отраженные на забалансовых счетах. В частности, по счету 03 «Бланки строгой отчетности» (код строки 30) данные вносятся с группировкой по видам бланков:

• утвержденной главным распорядителем бюджетных средств – для казенных учреждений;
• утвержденной учреждением в рамках формирования учетной политики с учетом требований учредителя по аналитике – для бюджетных и автономных учреждений.

Кроме того, бюджетные и автономные учреждения при составлении годовой пояснительной записки (ф. 0503760) (в частности, при заполнении входящих в ее состав сведений о движении нефинансовых активов (разд. 3 формы 0503768)) указывают по строке 470:

• показатели, отраженные на забалансовом счете 03, на начало и конец отчетного финансового года (графы 4, 7 соответственно),
• увеличение и уменьшение показателей, отраженных на этом счете (графы 5, 6 соответственно).

Данные должны соответствовать показателям, обозначенным в справке к балансу (ф. 0503730).

Контроль над сохранностью бланков строгой отчетности

Руководство образовательного учреждения должно обеспечить контроль над сохранностью и правильным ведением бухгалтерского учета всех бланков строгой отчетности. Кроме того, в соответствии с п. 3 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете[6] экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов и их защиту от изменений.

Пунктом 6.2  Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105[7], бланки строгой отчетности должны храниться либо в специальной кладовой в металлических ящиках, либо в несгораемых сейфах под замком в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается.

С работником, которому поручаются получение, хранение, учет и выдача бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств согласно документам, заключается договор о материальной ответственности.

Инвентаризация бланков документов строгой отчетности осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. При этом согласно п. 6 Инструкции № 157н порядок проведения инвентаризации устанавливается в рамках сформированной учетной политики с учетом отраслевой специфики учреждения.

* * *

Кратко сформулируем основные выводы.

1. Приобретение или изготовление бланков документов об образовании и (или) о квалификации относится к компетенции образовательной организации. Выбор предприятий – изготовителей бланков документов осуществляется образовательными организациями самостоятельно.
2. Закупка бланков образовательными организациями, являющимися государственными (муниципальными) казенными и бюджетными учреждениями, производится в соответствии с Законом о контрактной системе.
3. Образовательные учреждения должны учитывать документы об образовании как бланки строгой отчетности на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности.
4. Аналитический учет по счету ведется по каждому виду бланков в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц и мест хранения в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045).

[1] Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».

[2] От автора: разъяснения давались по применению положений Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», который утратил силу с 01.01.2014, однако отдельные указания данного письма применимы в части, не противоречащей действующему законодательству.

[3] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

[4] Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н.

[5] Инструкция  о порядке составления и  представления  годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 25.03.2011 № 33н.

[6] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

[7] От автора: в связи с принятием Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Минфином сообщено, что  правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти до дня вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ, применяются в части, не противоречащей данному федеральному закону.