При временном отсутствии электронной подписи можно использовать бумажный документооборот

Вопрос от читателя Клерк.Ру Максима (г. Санкт-Петербург)

А что делать, если ответственный за подписание сотрудник на выезде или идет процедура замены/перегенерации ключа, или технические проблемы с сервисом? А заказчику понадобится ключ (товар/услуга) «еще вчера»?

Давайте разбирать вопрос по порядку. В случае если ответственный за подписание сотрудник находится в отъезде, то возможны следующие сценарии:

1. Аппаратный токен (носитель ключа электронной подписи), должен храниться у владельца сертификата ключа ЭП, то есть у лица, которое подписывает документы от своего имени. В таком случае, имея доступ к компьютеру, подключенному к сети интернет, можно пользоваться сервисом обмена в любом месте, используя свой сертификат ключа ЭП (необходимо использовать программное обеспечение СКЗИ КриптоПро, которым можно пользоваться в течение 15 дней, на бесплатной основе).  За помощью, в настройке рабочего места, можно обратиться в службу технической поддержки вашего оператора.
2. Можно уполномочить 2е лицо на право подписания документов. При этом, необходимо соблюсти ряд условий: приобрести сертификат ключа ЭП на имя 2го лица; задокументировать право подписи документов 2м уполномоченным лицом (например, выпустить соответствующий приказ); известить контрагентов о 2м уполномоченном лице (в виде приложения к договору, либо официальным письмом).

В случае, если сертификат ключа электронной подписи (далее – ЭП) был аннулирован, или истек срок его действия (замена/перегенерация ключа ЭП), необходимо обратиться в Удостоверяющий центр (УЦ), который создает сертификаты. Обычно готовые сертификаты выдаются удостоверяющими центрами в течение 1-3 дней. В это время можно использовать бумажный документооборот.

В нормальной ситуации, сертификаты ключей ЭП обновляются заранее. За 14 дней до окончания срока действия сертификата ключа ЭП, генерируются соответствующие системные сообщения.

Что касается технической составляющей вашего вопроса, то Synerdocs располагается в одном из лучших дата-центров страны с резервным питанием, каналами связи, оборудованием и необходимыми политиками безопасности.

Сервис может быть недоступен только по причине выхода из строя каналов связи абонента, либо его аппаратного обеспечения. В течение всего времени, когда работа в сервисе ЭДО по каким-то причинам недоступна, можно обмениваться документов, поставив в известность своих контрагентов. При этом, рекомендуется отслеживать сроки доставки и подписания документов на бумаге, с тем отрезком времени, когда работа в сервисе невозможна.

Получить персональную консультацию Карины Кассис в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.