Платежный терминал в кассе учреждения

Источник: Журнал "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение"

Минимизация наличных денежных расчетов в настоящее время весьма актуальна. Все большая часть населения предпочитает производить оплату товаров, работ, услуг с использованием банковских карт. В этой связи образовательным учреждениям, оказывающим значительное количество платных услуг населению, необходимо наличие в кассе платежного терминала. Как это устроить и как правильно отражать в учете операции с денежными средствами, поступившими таким способом в учреждение, рассмотрим в данной статье.

Расчет за услуги, предоставленные учреждением с помощью платежных карт потребителей (клиентов), предполагает наличие в кассе учреждения платежного терминала, «привязанного» к определенной кредитной организации (банку), через которую осуществляются безналичные расчеты.

Порядок проведения таких расчетов  регламентирован Положением об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П (далее – Положение № 266-П). В соответствии с п. 1.9 данного документа на территории РФ кредитные организации – эквайреры осуществляют расчеты с организациями торговли (услуг) по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, и (или) выдают наличные денежные средства держателям платежных карт, не являющимся клиентами указанных кредитных организаций (эквайринг).

Таким образом, для проведения названных операций бюджетным и автономным учреждениям необходимо заключить с кредитной организацией договор эквайринга.

Следует отметить, что при переводе кредитной организацией денежных средств, полученных от потребителей услуг, в адрес бюджетного (автономного) учреждения необходимо учитывать положения п. 10 ст. 8 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» (далее – Федеральный закон № 161-ФЗ), предусматривающие, что вознаграждение оператора по переводу денежных средств (при его взимании) не может быть удержано из суммы такого перевода, за исключением случаев осуществления трансграничных переводов денежных средств. То есть расходы по переводу несет учреждение (Письмо ЦБ РФ от 30.07.2013 № 14-27/763).

Документальное оформление операций

Согласно п. 3.1 Положения № 266-П при совершении операций с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Они будут являться основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служить подтверждением их совершения.

При составлении документа по операциям с использованием платежной карты может применяться аналог собственноручной подписи (АСП). Использование АСП кредитными организациями и клиентами осуществляется в соответствии с законодательством РФ и договором между кредитной организацией и клиентом (п. 3.2 Положения № 266-П).

Документ по операциям, проводимым с помощью платежной карты, должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 3.3 Положения № 266-П):

• идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт;
• вид операции;
• дату совершения операции;
• сумму операции;
• валюту операции;
• сумму комиссионного вознаграждения (в случае невзимания комиссионного вознаграждения кредитная организация – эквайрер информирует держателя платежной карты соответствующей надписью о его отсутствии);
• код авторизации;
• реквизиты платежной карты.

Кроме этого, данный документ может содержать дополнительные реквизиты, установленные внутрибанковскими правилами (п. 3.4 Положения № 266-П). Этими же правилами устанавливается и количество экземпляров составляемых документов.

Если документ составляется без осуществления процедуры авторизации, но при этом возникает обязательство эмитента перед эквайрером по исполнению этого документа, код авторизации в нем не указывается (п. 3.5 Положения № 266-П).

Упомянутые выше обязательные реквизиты документа по операциям с использованием платежной карты должны содержать признаки, позволяющие достоверно установить соответствие между реквизитами платежной карты и соответствующим счетом физического лица, юридического лица, индивидуального предпринимателя, а также между идентификаторами учреждений и их банковскими счетами (п. 3.6 Положения № 266-П).

Организация взаимоотношений по договору эквайринга

В рамках договора банк оказывает учреждению услуги по организации приема платежей за реализованные товары и услуги с помощью банковских карт (эквайринг). Для оказания этих услуг он использует собственный процессинговый центр или процессинговый центр иной кредитной организации.

 Банк осуществляет эквайринговое обслуживание банковских карт международных платежных систем: MasterCard International, Visa International, Diners Club International, Rapida и другие.

В рамках договора банк, как правило, предоставляет учреждению все необходимые для приема платежей услуги и оборудование:

• POS-терминал PIN Pad и/или импринтер – устройства для электронного или механического оформления операций с банковскими картами, включая установку и настройку;
• расходные и рекламные материалы;
• бесплатное обучение персонала учреждения правилам обслуживания банковских карт и технике проведения операций с пластиковыми картами;
• бесплатное техническое обслуживание установленного оборудования;
• интеграцию (сопряжение) имеющегося кассового оборудования учреждения с программным обеспечением банка.

Оборудование также может быть предоставлено банком в аренду в рамках отдельного договора или приобретено учреждением самостоятельно.

Место проведения расчетов должно быть оборудовано телефонной линией для обеспечения возможности подключения POS-терминала для приема к оплате банковских карт. При отсутствии стационарных средств связи банк предоставляет POS-терминалы со встроенными GSM/GPRS-модемами.

Сама работа по договору эквайринга организуется следующим образом. Клиент (учреждение) совместно с банком выбирает оборудование, которое учитывает специфику деятельности учреждения, технические возможности и организацию продаж.

После подписания акта приемки-передачи выбранного оборудования банк устанавливает его для приема к оплате пластиковых карт и проводит обучение сотрудников учреждения.

При совершении операций с использованием POS-терминала предъявленная для оплаты пластиковая карта проводится (вставляется) через считывающее устройство терминала.

Терминал считывает информацию с магнитной полосы карты (чипа) и проверяет ее платежеспособность, автоматически запрашивая у банка разрешение на проведение операции.

Клиент с помощью терминала проводит операцию оплаты и оформляет чек.

Банк обрабатывает полученную информацию и передает ее в платежную систему (например, Visa или MasterCard).

В конце дня с помощью терминала учреждение передает в банк электронный журнал, содержащий информацию обо всех операциях, и сводный отчет с учетом механических операций.

Банк на основании чеков, слипов, файлов, переданных учреждением в банк, возмещает деньги на его счет. Зачисление денежных средств осуществляется на расчетный счет, открытый в данном банке, а также на расчетные счета, открытые в других кредитных организациях.

Банком должна гарантироваться высокая скорость обработки платежей с использованием банковских карт, надежность и безопасность их проведения.

Учреждение же, в свою очередь, должно гарантировать соблюдение правил проведения операций с использованием банковских карт, сохранность переданного ему оборудования банка.

За эквайринг по договору банк взимает плату в соответствии с тарифами.

Кроме этого, не стоит забывать о том, что помимо выдачи чека платежного терминала получателю услуг должен быть выдан чек ККТ или бланк строгой отчетности – квитанция  (ф. 0504510). На них должна быть запись о том, что произведен безналичный расчет.

ККТ применяется учреждением в обязательном порядке при осуществлении расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. На это указывает п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Условия обслуживания карт

Перед совершением операции по карте учреждение обращается в службу авторизации банка за разрешением на проведение операции и получает код подтверждения. При этом полученный код должен быть указан на счете. Электронные терминалы или кассовые аппараты, как правило, выполняют запрос кода подтверждения автоматически.

В случае получения отказа в коде подтверждения операция по карте не совершается. При этом авторизационный центр не обязан сообщать учреждению причину отказа. Операция по карте не совершается и в случае, если код подтверждения получен, но имеются какие-либо признаки подделки карты или сомнения в законности действий держателя карты, в том, что предъявитель карты является ее законным держателем.

Если после получения кода подтверждения операция по карте не будет совершена, то необходимо немедленно позвонить в авторизационный центр и аннулировать код либо провести операцию «Отмена» на электронном терминале.

Разбивать сумму одной сделки на два счета или более (или совершать несколько операций подряд по одной банковской карте) без запроса единого кода подтверждения на общую сумму не разрешается.

Запрещается также выдача учреждением наличных денег по картам.

В случае возврата держателем карты товаров либо отказа от услуг, оплаченных ранее по карте, и согласия учреждения с таким возвратом (отказом) вернуть денежные средства наличными нельзя. Взаиморасчеты с держателем карты производятся безналичным путем с помощью кредитового счета или выполнения операции «Возврат» на электронном терминале, подтверждающих возврат суммы операции по карте. Кредитовые счета принимаются только при предоставлении банку дебетовых счетов. Операции по карте, некорректно совершенные учреждением, должны быть отменены банком на основании информации, полученной от него в письменном виде, с помощью действия REVERSAL.

Бухгалтерский учет операций с использованием платежных карт

С помощью платежных карт оплачиваются товары, работы, услуги, реализуемые образовательными учреждениями в рамках приносящей доход деятельности. В связи с этим данные операции подлежат отражению по коду вида финансового обеспечения деятельности 2 (п. 21 Инструкции № 157н^[1]). Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н (далее – Указания № 65н), эти доходы следует отражать по статье  130 «Доходы от оказания платных услуг (работ)» КОСГУ.

Расчеты с банком по договору эквайринга следует отражать по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

 В бухгалтерском учете бюджетных и автономных учреждений проведение операций по приему оплаты услуг (товаров, работ) с использованием расчетных карт получателя услуг (товаров, работ) через платежный терминал, установленный в кассе учреждения, подлежит отражению согласно инструкциям № 174н^[2] и № 183н^[3] соответственно в следующем порядке (Письмо Минфина РФ от 16.10.2014 № 02-07-10/52197).

* Некоторые эксперты предлагают использовать для отражения операции по расчетам с банком корреспонденцию по удержанию суммы причитающегося ему вознаграждения из средств, полученных от потребителей:

Дебет счета 2 302 26 830 (000) «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»

Кредит счета 2 201 23 610 (000) «Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути»

Однако, как мы указывали выше, исходя из п. 10 ст. 8 Федерального закона № 161-ФЗ такое удержание неправомерно.

Рассмотрим особенности учета самих POS-терминалов. Если такое оборудование приобретается учреждением в собственность, то оно подлежит учету в составе основных средств на счете 0 101 х4 000 «Машины и оборудование». Напомним, что покупка основных средств производится по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ. При этом типовые операции по его приобретению и принятию к учету будут выглядеть следующим образом:

Если необходимое оборудование передано учреждению образования по договору аренды, то оно согласно п. 333 Инструкции № 157н должно учитываться на забалансовом счете 01. На основании акта приема-передачи (иного документа, подтверждающего получение имущества и (или) права его пользования) оборудование учитывается по стоимости, указанной (определенной) передающей стороной (собственником).

Выбытие объекта с забалансового учета при возврате его балансодержателю (собственнику), прекращении права пользования, принятии объекта к бухгалтерскому учету в составе нефинансовых активов отражается на основании акта приемки-передачи, подтверждающего принятие балансодержателем (собственником) объекта, по стоимости, по которой он ранее был принят к забалансовому учету.

Уплата арендных платежей в соответствии с Указаниями № 65н производится по подстатье 224 «Арендная плата за пользование имуществом» КОСГУ.

Данные операции будут отражаться в учете следующим образом:

Аналитический учет по счету 01 ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041). Принятое имущество учитывается за балансом под инвентарным номером, присвоенным балансодержателем (собственником), указанным в акте приема-передачи (ином документе) (п. 334 Инструкции № 157н).

Пример 1

Автономное образовательное учреждение оказывает платные образовательные услуги. В кассе учреждения имеется платежный терминал, с помощью которого принимаются к оплате банковские карты клиентов. POS-терминал предоставлен банком-эквайрером в пользование бесплатно. В акте приема-передачи стоимость оборудования указана в размере 35 000 руб. За совершение операций по договору эквайринга учреждение оплачивает банку 2% от суммы произведенных платежей. От потребителей услуг за день через терминал принято 40 000 руб. На основании выставленного счета банку за проведение данных операций оплачено 800 руб. (40 000 руб. х 2%). В соответствии с учетной политикой учреждения такие расходы относятся к общехозяйственным и оплачиваются с расчетного счета в кредитной организации.

Данные операции в бухгалтерском учете автономного учреждения будут отражены в соответствии с Инструкцией № 183н следующим образом:

Пример 2

Изменим условия примера 1. POS-терминал предоставлен образовательному учреждению в аренду. Арендная плата составляет 500 руб. в месяц и относится на общехозяйственные расходы учреждения.

Данные условия в учете автономного учреждения будут отражены следующим образом:

* * *

Для приема платежей за оказанные услуги с помощью банковских карт в кассе учреждения устанавливается платежный терминал. При этом между кредитной организацией, обслуживающей данное оборудование, и учреждением заключается договор эквайринга. Плата за обслуживание должна производиться за счет учреждения. Учет самих терминалов зависит от условий их поставки.

[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

[2] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

[3] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.