«Переходящий» отпуск: налоговые вопросы

На практике часто бывает, что отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. В этом случае возникает вопрос с датой удержания НДФЛ с сумм оплаты отпуска. А также с моментом включения таких отпускных в состав расходов при расчете налога на прибыль. 

Итак, компания обязана выплатить работнику отпускные за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). И при «переходящем» отпуске возникает ситуация, когда сотруднику выплачивается доход, который относится к будущему месяцу.

Когда удерживать НДФЛ

Удержать НДФЛ с такого дохода нужно именно при фактической выплате отпускных (подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ). То есть в тот момент, когда организация выплачивает работнику отпускные, нужно рассчитать НДФЛ со всей их суммы. Независимо от того, что часть этих отпускных приходится на один месяц, а часть – на другой. При этом налоговую базу уменьшают на сумму налоговых вычетов, положенных работнику за тот месяц, в котором он идет в отпуск. Причитающиеся человеку вычеты нужно предоставить в общем порядке за текущий месяц, то есть распределять их на вычеты, приходящиеся на сумму отпускных за текущий и следующий месяцы, не нужно.

 Перечислить НДФЛ с суммы опускных в бюджет работодатель должен в порядке, предусмотренном п. 6 ст. 226 НК РФ. А именно:

• либо в день получения из банка денег на выплату отпускных (если деньги организация снимала со своего счета в банке);
• либо в день перечисления отпускных на счет работника в банке (при перечислении отпускных на банковский счет);
• либо не позднее следующего дня после выплаты отпускных из кассы (если отпускные были выплачены из других источников, например наличной выручки).

Аналогичный вывод следует и из разъяснений чиновников (см., например, письма Минфина России от 11 мая 2012 г. № 03-04-06/8-134, от 15 ноября 2011 г. № 03-04-06/8-306,  от 6 июня 2012 г. № 03-04-08/8-139 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 13 июня 2012 г. № ЕД-4-3/9698)).

ПРИМЕР 1

С 25 июня по 8 июля 2015 года включительно секретарю ООО «Сигма» Ю. Мухориной  был предоставлен основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. У Мухориной один ребенок, в связи с чем ей предоставляется стандартный вычет в размере 1400 руб. (доход работницы, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, не превысил 280 000 руб. на момент выплаты отпускных).

Бухгалтер начислил сумму отпускных Мухориной в размере 13 500 руб., в том числе:

• 7500 руб. – отпускные за июнь;
• 8000 руб. – отпускные за июль.

15 июня 2015 года Мухориной был выдан аванс по зарплате за отработанное время в первой половине месяца в сумме 10 000 руб. НДФЛ с этой суммы бухгалтер не удерживал.

Рассчитаем сумму отпускных с минусом удержанного НДФЛ:

При расчете НДФЛ с отпускных был учтен полагающийся работнице вычет за июнь. Сумма НДФЛ составила 1573 руб. ((13 500 руб. – 1400 руб.) × 13%).

20 июня Мухорина получила отпускные в сумме:

13 500 руб. – 1573 руб. = 11 927 руб.

Рассчитаем зарплату Мухориной за июнь:

30 июня бухгалтер начислил Мухориной зарплату за июнь, за фактически отработанное время,  в размере 22 500 руб. (с 1 по 24 июня включительно). По состоянию на эту дату доход сотрудницы, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, не превысил 280 000 руб. Поэтому право на стандартный вычет за ней сохраняется. Но вычет за июнь уже был применен при выплате отпускных.

Поэтому с общей суммы зарплаты Мухориной бухгалтер удержал НДФЛ – 2925 руб. (22 500 руб. × 13%).

Зарплату за отработанное время во второй части июня Мухориной выплатили 5 июля в сумме 9575 руб. (22 500 руб. – 2925 руб. – 10 000 руб.).

Страховые взносы

Страховые взносы нужно начислить единовременно на всю сумму отпускных (без разбивки по месяцам). То есть, в том месяце, когда работник уходит в отпуск, бухгалтер должен начислить:

• взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
• взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Налог на прибыль

В налоговом учете суммы отпускных включают в состав расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Признание расходов по переходящему отпуску и начисленных с них страховых взносов в налоговом учете зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет компания.

Кассовый метод

При кассовом методе отпускные включают в расходы в момент фактической выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний также уменьшат облагаемую базу по налогу на прибыль в момент их уплаты (подп. 3 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Метод начисления

По вопросу о порядке отнесения на расходы отпускных по «переходящему» отпуску при методе начисления существует два подхода.

Позиция 1. Сумму отпускных включают в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый из периодов. Это объясняется так. Отпускные относятся к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Значит, отпускные по «переходящему» отпуску – это та же зарплата, только выданная вперед. А раз так, к отпускным применяется общий принцип: они признаются в составе расходов в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся, независимо от времени фактической выплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Например, у организации отчетный период по налогу на прибыль – I квартал, полугодие и девять месяцев. Если, к примеру, отпуск приходится на июнь и июль, то отпускные нужно распределить. Сумма отпускных, относящаяся к июню, включается в состав расходов на оплату труда за полугодие. Оставшаяся часть отпускных, которая приходится на дни отпуска, выпадающие на июль, включается в расходы за 9 месяцев. Если же отпуск предоставлен в рамках одного квартала, то необходимости в распределении отпускных нет.

Если отчетные периоды у компании – один месяц, два месяца, три месяца и т.д. (то есть, она отчитывается по налогу на прибыль ежемесячно), то распределять отпускные по «переходящему» отпуску ей придется в любом случае.

Именно на таком подходе настаивают специалисты Минфина России (письма от 9 января 2014 г. № 03-03-06/1/42, от 9 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/27643,  от 23 июля 2012 г. № 03-03-06/1/356, от 12 мая 2010 г. № 03-03-06/1/323, от 13 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/255)

Позиция 2. Вся сумма отпускных должна учитываться единовременно в составе расходов на оплату труда в том периоде, в котором она начислена. Распределять отпускные  пропорционально дням отпуска не нужно. Ведь отпускные относятся к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). И выплатить всю их сумму работнику организация обязана не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). А при методе начисления расходы на оплату труда включаются в состав налоговых затрат ежемесячно, исходя из фактически начисленных сумм (п.4 ст. 272 НК РФ). Следовательно, начислив отпускные (в месяце ухода человека в отпуск), организация вправе отнести их на расходы в полном объеме. Распределять эту сумму необходимости нет. Такая точка зрения отражена, в частности, в письме ФНС России от 6 марта 2015 г. № 7-3-04/614@. Согласны с таким подходом и большинство арбитражных судов.

Например, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 07.11.2012 г. по делу № А27-14271/2011 рассмотрел такую ситуацию. Компания – плательщик налога на прибыль определяла доходы и расходы методом начисления. Отпускные по отпускам, начавшимся в 2010 году и закончившимся в 2011 году, организация включала в расходы 2010 года. По мнению инспекции, в случае, если отпуск начинается в одном налоговом периоде и переходит на следующий год, отпускные нужно распределять. Однако ФАС Западно-Сибирского округа поддержал организацию, признав правомерным отнесение сумм отпускных на расходы того периода, когда они начислены, в полном объеме, без деления на части. Есть примеры и других судебных решений, в которых арбитры приходили к аналогичным выводам (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 7 ноября 2012 г. № А27-14271/2011, от 1 декабря 2008 г. № Ф04-7507/2008(16957-А46-15), от 23 января 2008 г. № Ф04-222/2008(688-А27-37), Московского округа от 24 июня 2009 г. № КА-А40/4219-09, Поволжского округа от 14 ноября 2008 г. № А55-4199/2008).

Итак, если компания будет распределять отпускные по «переходящему» отпуску пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый из отчетных (налоговых) периодов, то это гарантированно избавит ее от претензий проверяющих. Если же организация примет решение включать всю сумму отпускных в состав расходов того периода, в котором отпуск начался, без деления ее на части, то правомерность такого подхода, скорее всего, придется отстаивать в арбитражном суде. Учитывая сложившуюся арбитражную практику, и позицию ФНС России, выраженную в письме от 6 марта 2015 г. № 7-3-04/614@, шансы выиграть дело весьма высоки.

Что касается взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, начисленных на сумму «переходящих» отпускных, то их распределять на разные месяцы не нужно. Их нужно начислить в том же месяце, что и отпускные (ч. 3 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). И списать на расходы на дату начисления (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 9 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/27643, от 13 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/255).

ПРИМЕР 2

ООО «Гамма» занимается оптовой торговлей. По налогу на прибыль компания отчитывается ежеквартально. Организация является малым предприятием, и резерв на оплату отпусков в бухучете и при налогообложении не создает.

В июне 2015 года  кладовщику А. Шилову  был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней – с 16 июня по 13 июля 2015 года включительно.

За расчетный период (с 1 июня 2014 года по 31 мая 2015 года включительно) Шилову начислен заработок в сумме 360 000 руб. Расчетный период отработан полностью.

Средний дневной заработок Шилова составил:
360 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 1024 руб./дн.

Бухгалтер начислил отпускные в сумме:
1024 руб./дн. × 28 дн. = 28 672 руб.

В том числе:

• за июнь – 15 360 руб. (1024 руб. Х 15 дн.);
• за июль – 13 312 руб. (1024 руб. Х 13 дн.).

Детей у Шилова нет, поэтому стандартные вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Отпускные были выплачены кладовщику в июне.

В июне бухгалтер торговой организации сделал следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 70
– 28 672 руб. – начислены отпускные сотруднику за июнь–июль;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 6308 руб. (28 672 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 832 руб. (28 672 руб. × 2,9%) – начислены взносы на обязательное социальное страхование;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 1462 руб. (28 672 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 573 руб. (28 672 руб. × 2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 3727 руб. (28 672 руб. × 13%) – удержан с отпускных НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 50
– 24 945 руб. (28 672 руб. – 3727 руб.) – выплачены сотруднику из кассы отпускные.

В июне (по итогам полугодия) бухгалтер учел при налогообложении прибыли:

• отпускные за июнь – 15 360 руб.;
• всю сумму начисленных страховых взносов – 9178 руб. (6308 руб. + 832 руб. + 1462 руб. + 573 руб.).

Сумма отпускных за июль (13 312 руб.) будет учтена в расходах при расчете налогооблагаемой прибыли по итогам 9 месяцев 2015 года.

Если организация применяет упрощенку

Если при УСН объект налогообложения – доходы, сумма отпускных на расчет единого налога не повлияет. При данном объекте налогообложения не учитываются никакие расходы, в том числе расходы по зарплате (п. 1 ст. 346.14 НК РФ). Но сам «упрощенный» налог можно уменьшить на сумму взносов на пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, которые уплачены с отпускных (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ).

Если же компания выбрала в качестве объекта налогообложения разницу между доходами и расходами, то всю сумму отпускных включают в состав затрат в момент их выплаты (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Страховые взносы уменьшат налоговую базу по единому налогу также в момент их уплаты (подп. 7 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).