Аутсорсинг. Сущность, учет, эффективность

В последнее время организации стали поручать выполнение ряда своих функций специализированным организациям. Привлечение сторонних работников и организаций для выполнения определенных видов работ называется аутсорсингом и аутстаффингом.  Такое решение способствует понижению кадровых издержек, а иногда и налогов. Учет таких услуг у организации-заказчика и у организации-аутсорсера, определение эффективности привлечения сторонних работников, этические вопросы и воросы договорных отношений, эффективность услуг по аутсорсингу – это вопросы, которые являются актуальными на сегодняшний день. Статья будет полезна тем, кто решает вопрос о передаче отдельных функций своей организации организации-аутсорсеру.

Разберемся с терминологией.

«Аутсорсинг» (outsourcing) переводится с английского «как предоставление внешних ресурсов». Аутсорсинг в юридическом понятии представляет собой услуги внешнего исполнителя - специализированной организации для выполнения ею определенной деятельности в пользу организации-заказчика, т.е. выполнение каких-либо функций, чаще всего непрофильных для организаций. Это, например, маркетинговые исследования, рекламная деятельность, правовое обслуживание, бухгалтерское обслуживание и др.

Заказчик покупает не труд работников, а услуги организации. Преимуществ много, основные из них заключаются в том, что не нужно будет держать дополнительный персонал, нет необходимости покупать специализированное оборудование и т.д. По договору аутсорсинга организация выполняет для организации - заказчика определенные работы, а последняя должна заплатить вознаграждение за это.

В настоящее время классификация форм и видов аутсорсинга не устоялась, так как отношения между компанией-заказчиком и исполнителем в рамках конкретных соглашений могут иметь значительные различия.

Однако, можно привести следующие классификационные признаки и виды аутсорсинга:

Рассмотрим виды аутсорсинга, интересные с точки зрения бухгалтерского учета.

Полный аутсорсинг, по нашему мнению, целесообразен в малом бизнесе или при ведении учета по индивидуальным предпринимателям, не имеющих характерных особенностей. Заключив договор полного аутсорсинга и передав ведение учета аутсорсеру, торговые организации вместе с функциями передают и связанные с ведением учета проблемы и расходы.

Аутсорсинг в сфере бухгалтерского учета - это передача функций бухгалтерского учета или процессов ведения бухгалтерского учета или отдельных участков учета (учет заработной платы, учет основных средств, учет банковских операций и т.д.), иногда вместе с соответствующими активами внешнему (стороннему) поставщику или провайдеру, который предоставляет конкретную услугу по учету в течение установленного времени по согласованным сторонами расценкам, гарантируя определенное качество ведения учета и распределяя риски по ведению учета на себя и заказчика

«Аутстаффинг» (outstaffing) - означает «выведение персонала за штат». Аутстаффинг - это «лизинг персонала», связанный с передачей части штата работников в другую организацию, например, в риэлтерскую компанию. В России определяют такие договоры по обеспечению работниками, как аренду персонала (staff leasing). Происходит выведение своих работников за штат организации путем увольнения их в порядке перевода в организацию – провайдер, которая заключает с этими работниками трудовые договоры и становится для них формальным работодателем. Работники продолжают выполнять свои прежние обязанности, но уже по договору о предоставлении персонала (аутстаффинг), получая зарплату и числясь в штате другой компании-провайдера. Договор аутстаффинга нередко заключается, когда персонал передается на короткий период - на месяц, декаду и т.д. Договор заключается, например, для проведения каких-либо особых, но временных мероприятий.

На практике часто услуги по представлению персонала для выполнения работ именуют договором аутсорсингом, а выполнение определенных работ по заказу - называют аутстаффингом, или наоборот. Но это, конечно, не является большой ошибкой, т.к. оба термина обозначают, в общем смысле слова, формы применения заемного труда для одних и те же целей.

В случае использования аутсорсинга или аутстаффинга организация получает следующие преимущества:

• привлекая персонал аутсорсинговой или аутстаффинговой компании, не платит за него страховые взносы;

• не выступает в качестве налогового агента по НДФЛ;

• не отвечает за охрану труда сотрудников, числящихся в штате другой организации.

Нормативное регулирование вопроса

В последнее время в официальных документах Правительства РФ и ряда государственных федеральных органах указанная терминология и их понятия стали применяться. Так, в Программе социально-экономического развития Российской Федерации на среднесрочную перспективу (2006-2008 годы), утвержденной распоряжением Правительства РФ от 19.01.2006 №38-р предусмотрено "...внедрение механизмов аутсорсинга административно-управленческих процессов...". Центробанк РФ в своих Рекомендациях по организации управления операционным риском в кредитных организациях (письмо ЦБ РФ от 24.05.2005 №76-Т) дает четкое определение такого договора: «Аутсорсинг - это привлечение специализированной сторонней организации (поставщика услуг) для выполнения отдельных видов работ. Аутсорсинг рекомендуется осуществлять на основе договоров, предусматривающих распределение прав, обязанностей и ответственности между кредитной организацией и поставщиком услуг». Указанные рекомендации Центробанка применяют коммерческие банки в работе по взысканию задолженности граждан-кредиторов, привлекая для этих целей специализированные организации, занимающиеся взысканием долгов. Подобные договора можно применять и в сфере предпринимательства.

Однако, российское законодательство, не только не учитывает особенности аутсорсинга и аутстаффинга, но и не содержит общих норм, регулирующих правоотношения, возникающие при их применении.

На заметку! В настоящее время в Госдуме рассматривается законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации
(о мерах, препятствующих уклонению работодателей от заключения трудовых договоров путем использования механизмов «заемного труда»). В законопроекте предложено распространить действие трудового законодательства на все отношения, связанные с использованием личного труда и имеющие признаки трудовых отношений, независимо от того, каким договором они оформлены и оформлены ли вообще. Предложено наделить Рострудинспекцию полномочиями переквалифицировать гражданско-правовые договоры в трудовые - согласно действующему законодательству это может делать только суд. За уклонение от заключения трудового договора в законопроекте предусматривается ответственность должностных лиц и индивидуальных предпринимателей в виде штрафа в размере 10 - 20 тыс. руб., юридических лиц - в размере 50 - 100 тыс. руб. За повторное уклонение предусмотрена дисквалификация на срок от одного до трех лет.

Если законопроект будет принят, оптимизация при помощи использования аутсорсинга или аутстаффинга потеряет всякий смысл. Однако сегодня такие схемы имеют место.

Правильно составленный договор – залог успеха

Договорные отношения в части аутсорсинга и аутсаффинга исходят из положений ст.421 ГК РФ, которая предусматривает, что стороны свободны в заключении договоров. Поэтому стороны могут заключать договор, как предусмотренный, так и не предусмотренный Законом или иными правовыми актами.

Договор аутсорсинга является по своей сути частным случаем договора оказания услуг, предусматривающей в отличие от него длительное сотрудничество.

Обратите внимание! При заключении договора со сторонней организацией на ведение учета и составление отчетности необходимо детально прописать обязанности сторон, определить конкретный перечень операций, которые будет выполнять сторонняя организация, разработать и утвердить график документооборота и установить сроки выполнения обязательств. Кроме того, не стоит забывать о соблюдении конфиденциальности и ответственности за его нарушение. Особенно в договоре следует оговорить ответственность сторонней организации за ошибки, допущенные при ведении учета или составлении отчетности.

С целью предотвращения этических конфликтов при использовании услуг бухгалтера-аутсорсера или организации-аутсорсера предлагаем:

1.     Использовать меры предосторожности. Составить договор аутсорсинга, учитывающий интересы организации-заказчика и организации-аутсорсера. В договоре отметить следующие моменты:

• Определить документальное оформление обязанностей организации-аутсорсера.

• Составить календарный план оказания услуг организацией-аутсорсером и определить ожидаемые результаты. Для каждой услуги или процесса стоит определить сроки и указать свой результат.

• Установить порядок продления и расторжения договора. Установить период, за который стороны должны уведомить друг друга о расторжении контракта, каков порядок продления договора (чтобы не возникло форс-мажорных обстоятельств).

• Распределить обязанности в процессе работы и оформить документально.

• Оформить график документооборота.

• В договоре  следует предусмотреть передачу организации-заказчику всех наработок по проекту в случае отказа от аутсорсинга.

• Предусмотреть в договоре санкции и материальную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение условий договора.

У многих организаций-аутсорсеров отсутствуют дорогие активы – у некоторых размер уставного капитала незначителен. А возможные штрафы могут достигать 500–800 тыс. руб., добавим сюда размеры пеней за недоплаченные налоги. В таких случаях возмещать ущерб при отсутствии страховки будет просто некому.

2.     Предупреждать или грамотно нейтрализовать этические конфликты:

• Позаботится о конфиденциальности. Примером может служить следующая ситуация. Исполнитель оказывает услуги организации-заказчику и ее конкуренту. Организация-аутсорсер  в такой ситуации обычно гарантируют клиентам наличие  полной конфиденциальности между проектами, однако на практике нельзя исключать ситуаций, когда сотрудники обсуждают между собой проблемы компаний-конкурентов.

• Исключить привязанность к организации-аутсорсеру.

• Избегать неквалифицированного подхода к выполнению работы со стороны бухгалтера-аутсорсера.

• Выбирать организацию-аутсорсера, с которой не работают конкуренты.

• Если прогнозируется быстрый рост бизнеса следует подумать о штатных работниках бухгалтерии.

• Проанализировать рынок аутсорсинговых услуг.

Следовательно, все обязательства должны быть подкреплены грамотно составленным договором.

Учет аутсорсинговых операций у организации-заказчика

В бухгалтерском учете расходы на аутсорсинг персонала относятся к расходам по обычным видам деятельности организации (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). Такие расходы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, установленной договором со сторонней организацией-аутсорсером (без учета предъявленной организации суммы НДС), в том отчетном периоде, в котором услуги были оказаны, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) (п. п. 6, 18 ПБУ 10/99).

ООО «Арарат» предоставляет своих сотрудников ООО «Бит» по договору на предоставление в распоряжение организации персонала. Стоимость предоставления персонала по договору составляет 354 000 руб. (в том числе НДС 54 000 руб.)

Работа осуществляется сотрудниками непосредственно в ООО «Бит», в соответствии с утвержденным графиком внутреннего трудового распорядка;

Дебет 60 Кредит 51

- 354 000 руб. – произведена оплата по договору аутсорсинга;

Дебет 20,26, 44 Кредит 60

- 300 000 руб. – отражена стоимость по акту о предоставлении персонала;

Дебет 19 Кредит 60

- 54 000 руб. – отражен НДС;

Дебет 68/НДС Кредит 19

- 54 000 руб. – НДС принят к вычету;

Дебет 90/2 Кредит 20, 26, 44

- расходы на аутсорсинг включены в себестоимость.

В налоговом учете расходы на аудиторские услуги (пп. 17 п. 1 ст. 264 НК РФ), а также на услуги по ведению бухгалтерского учета сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями (пп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ) являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией. Таким образом, для целей исчисления налога на прибыль расходы по ведению бухгалтерского и налогового учета аутсорсерами признаются в полном объеме в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии соблюдения норм ст. 252 НК РФ (расходы должны быть обоснованы, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение дохода).

Учет аутсорсинговых операций у организации-аутсорсера

При отражении доходов от оказания аутсорсинговых услуг в бухгалтерском учете, аутсорсеры, руководствуются Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №32н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99».

В соответствии с пунктом 4 ПБУ 9/99 для целей бухгалтерского учета поступления от оказания аутсорсинговых услуг для специализированной организации-аутсорсера признаются доходами от обычных видов деятельности. Согласно пункту 5 ПБУ 9/99 доходами от обычных видов деятельности является выручка от продажи продукции и товаров, поступления, связанные с выполнением работ, оказанием услуг.

Исходя из этого, выручка от оказания аутсорсинговых услуг, является для аутсорсеров доходом от обычных видов деятельности.

Эффективность аутсорсинга

Сравним два возможных варианта организации учета: с организацией-аутсорсером и с бухгалтерской службой в организации. В ООО «Арарат» можно однозначно сказать, что использование организации-аутсорсера оправдано в силу многих объективных причин. Выгода от ее использования значительна и сохраняется как при аутсорсинге услуг главного бухгалтера, то есть при комплексном аутсорсинге бухгалтерского учета, так и при аутсорсинге отдельных участков бухгалтерского учета, например учета заработной платы, основных средств и т.п.

Передавать аутсорсеру лучше все функции по учету, кроме товарных операций, которые будут вводить операторы. Они вводят в информационную базу первичные документы по закупу товаров и через интернет отправляют аутсорсеру.

Исходные параметры для расчета стоимости ведения учета в сопоставимых вариантах представлены в таблице.

Таблица. Затраты бухгалтерии ООО «Арарат» за 2015 год

Далее представлен расчет стоимости ведения учета посредством создания бухгалтерской службы в ООО «Арарат». Сумма расходов за календарный год составила 987,33 тыс. руб.

Расчет стоимости ведения учета посредством создания бухгалтерской службы в 2015 году в ООО «Арарат» (тыс. руб.)

Таблица 1. Сравнительный анализ организации учета в ООО «Арарат» за 2014 год (тыс. руб.)

Из представленных расчетов очевидно, что эффект от использования аутсорсинговых услуг значителен.

Вывод: решение вопроса о передаче отдельных функций своей организации организации-аутсорсеру важный и ответственный момент, который требует знания многих нюансов. Грамотный подход к выбору организации-аутсорсера, правильное заключение договора и расчет экономического эффекта будет способствовать вашему успеху.