Готовимся к проверке. В помощь бухгалтеру

Бюджетные учреждения подвергаются усиленному контролю со стороны различных органов. В нашу редакцию часто поступают обращения от читателей с просьбой разъяснить порядок взаимодействия с контролирующими органами в ходе проведения ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности. В статье мы рассмотрим следующие вопросы: как узнать о проведении проверки заранее, какие документы нужно представлять проверяющим, как необходимо с ними взаимодействовать, чтобы по возможности устранить выявленные нарушения в ходе проведения проверки.

Можно ли узнать о проведении проверки заранее?

Все контрольные мероприятия подразделяются на плановые и внеплановые. Плановые проверки проводятся не чаще одного раза в три года. Утвержденный руководителем органа государственного (муниципального) контроля (надзора) ежегодный план проведения плановых проверок доводится до сведения заинтересованных лиц посредством его размещения на официальном сайте органа государственного контроля (надзора) или органа муниципального контроля в Интернете либо иным доступным способом.

Кроме того, следует учитывать, что в срок до 1 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок, указанные органы направляют проекты ежегодных планов проведения плановых проверок в органы прокуратуры, которые, в свою очередь, в срок до 1 декабря года, предшествующего году проведения плановых проверок, обобщают поступившие от органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля ежегодные планы проведения плановых проверок и направляют их в Генеральную прокуратуру РФ для формирования ей ежегодного сводного плана проведения плановых проверок.

Согласно п. 7 ст. 9 Закона о защите прав юридических лиц^[1]Генеральная прокуратура РФ формирует ежегодный сводный план проведения плановых проверок и размещает его на официальном сайте в Интернете в срок до 31 декабря текущего календарного года.

Таким образом, узнать о проводимой проверке заранее можно посмотрев информацию на сайте интересующего контрольного органа, либо на сайте Генеральной прокуратуры РФ. Кроме того, на основании п. 12 ст. 9 Закона о защите прав юридических лиц контрольный орган обязан уведомить проверяемую организацию о проведении плановой проверки не позднее чем в течение трех рабочих дней до начала ее проведения посредством направления копии распоряжения или приказа о начале проведения плановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом. В случае проведения внеплановой проверки указанное уведомление осуществляется не менее чем за 24 часа до начала ее проведения любым доступным способом. Вместе с тем следует учитывать, что предварительное уведомление о проведении внеплановой выездной проверки по основанию, указанному в п. 2 ч. 2 ст. 10 Закона о защите прав юридических лиц, не осуществляется.

В то же время необходимо учитывать, что положения Закона о защите прав юридических лиц при осуществлении отдельных видов контроля, поименованных в ст. 1 данного закона не подлежат применению. Например, в соответствии с пп. 3 п. 3.1 ст. 1 Закона о защите прав юридических лиц не применяются нормы данного закона при осуществлении контроля и надзора в финансово-бюджетной сфере. Из чего следует, что требования указанного закона об уведомлении о начале проверки не распространяются на органы государственного (муниципального) финансового контроля. При этом контрольные мероприятия этими органами осуществляются также в соответствии с утвержденным Планом контрольной работы. Чаще всего утвержденные планы размещаются на официальных сайтах органов государственного (муниципального) финансового контроля. Так, например, с планом деятельности Росфиннадзора на 2015 год можно ознакомиться здесь: http://rosfinnadzor.ru/work/plan/.

Следовательно, информацию о планах проведения в отношении вашего учреждения проверки вы можете посмотреть либо на официальном сайте Генеральной прокуратуры РФ, либо на сайтах контрольных органов.

Что нужно сделать в первую очередь?

Итак, вы узнали о приходе ревизоров заранее, и из планов узнали о теме предстоящего контрольного мероприятия. Исходя из заявленной темы целесообразно назначить внутреннюю проверку тех вопросов, которые будут проверять контрольные органы. В ходе проверки можно будет устранить мелкие оплошности, допущенные работниками, либо начать работу по устранению более крупных нарушений.

Нет, мы не утверждаем, что это нужно делать обязательно, ведь некоторые вопросы и так уже могут быть проверены, например, в рамках мероприятий по внутреннему контролю. Напомним, что в соответствии со ст. 19 Закона о бухгалтерском учете^[2] государственные (муниципальные) учреждения, как и другие организации, обязаны самостоятельно организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Под внутренним контролем понимается процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что экономический субъект обеспечивает:

эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;
достоверность и своевременность бухгалтерской отчетности;
соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.

Порядок осуществления внутреннего контроля должен быть закреплен в учетной политике учреждения.

Как разместить ревизоров?

Помимо проведения самостоятельной проверки, необходимо задуматься и том, где разместить ревизоров, в том случае если проверка будет проводиться на территории проверяемого учреждения. На самом деле этот вопрос не так прост, как кажется, ведь иногда объем запрашиваемых ревизорами документов бывает настолько велик, что их возят на тележках, и таскать большие объемы, например с этажа на этаж, достаточно тяжело и занимает много времени. Кроме того, у некоторых органов существуют и специальные требования к помещениям.

Так, например, в силу п. 5.14.9 Положения о территориальных органах федеральной службы финансово-бюджетного надзора, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 11.07.2005 № 89н (далее – Положение № 89н), руководители проверяемых организаций обязаны создавать надлежащие условия сотрудникам территориальных органов Росфиннадзора для проведения контрольных мероприятий, а именно: предоставить необходимые помещения, оргтехнику, услуги связи, транспорта, канцелярские принадлежности, а также обеспечить работу по делопроизводству.

Таким образом, проверяемому учреждению следует разместить проверяющих в отдельном помещении и исходя из имеющихся возможностей обеспечить их необходимой оргтехникой, телефонной связью, канцелярскими принадлежностями. Также целесообразно размещать ревизоров недалеко от проверяемых служб учреждения. Кроме того, если имущество проверяемой организации находится в нескольких местах (имеются несколько расположенных удаленно друг от друга зданий, гаражей, земельных участков) – обеспечить доставку проверяющих до данных объектов транспортом учреждения.

Какие документы должны представить проверяющие?

В соответствии с ч. 1 ст. 14 Закона о защите прав юридических лиц контрольные мероприятия осуществляются на основании распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя органа государственного (муниципального) контроля (надзора). Проверка может проводиться только должностным лицом или должностными лицами, которые указаны в распоряжении или приказе руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля.

В распоряжении или приказе руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля указываются:

наименование контрольного органа;
Ф. И. О., должности должностного лица или должностных лиц, уполномоченных на проведение проверки, а также привлекаемых к проведению проверки экспертов, представителей экспертных организаций;
наименование проверяемого учреждения, место его нахождения (его филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений);
цели, задачи, предмет проверки и срок ее проведения;
правовые основания проведения проверки, в том числе подлежащие проверке обязательные требования и требования, установленные муниципальными правовыми актами;
сроки проведения и перечень мероприятий по контролю, необходимых для достижения целей и задач проведения проверки;
перечень административных регламентов по осуществлению государственного (муниципального) контроля (надзора);
перечень документов, представление которых юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем необходимо для достижения целей и задач проведения проверки;
даты начала и окончания проведения проверки.

Заверенные печатью копии распоряжения о проведении контрольного мероприятия вручаются под подпись должностными лицами проверяемого учреждения одновременно с предъявлением служебных удостоверений. По требованию проверяемого учреждения должностные лица контрольного органа обязаны представить информацию об этих органах, а также об экспертах, экспертных организациях в целях подтверждения своих полномочий.

По просьбе руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица должностные лица органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля обязаны ознакомить подлежащих проверке лиц с административными регламентами проведения мероприятий по контролю и порядком их проведения на объектах, используемых юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем при осуществлении деятельности.

Что же касается других органов, на которые положения Закона о защите прав юридических лиц не распространяются, то чаще всего их регламенты по проведению контрольных мероприятий содержат аналогичные нормы. Так, например, в соответствии с п. 58 Административного регламента № 18н^[3] по предъявлении служебного удостоверения и копии приказа о проведении проверки члены ревизионный группы должны иметь доступ на территорию или в помещение проверяемой организации. Кроме того, отметим, что при необходимости проверки сведений, составляющих государственную тайну, участники ревизионной группы должны иметь соответствующие справки о допуске и предписания на выполнение заданий.

В каких случаях выездная проверка может быть приостановлена?

Проведение выездной проверки (ревизии) может быть приостановлено руководителем (заместителем руководителя) Росфиннадзора (его территориального органа) на основании мотивированного обращения руководителя проверочной (ревизионной) группы:

на период проведения встречной проверки и (или) обследования;
при отсутствии или неудовлетворительном состоянии бухгалтерского (бюджетного) учета у объекта контроля – на период восстановления объектом контроля документов, необходимых для проведения выездной проверки (ревизии), а также приведения объектом контроля в надлежащее состояние документов учета и отчетности;
на период организации и проведения экспертиз;
на период исполнения запросов, направленных в компетентные государственные органы, в том числе в органы государств – членов Таможенного союза или иностранных государств;
в случае непредставления объектом контроля информации, документов и материалов, и (или) представления неполного комплекта истребуемых информации, документов и материалов, и (или) воспрепятствования проведению контрольного мероприятия, и (или) уклонения от его проведения;
при необходимости обследования имущества и (или) документов, находящихся не по месту нахождения объекта контроля.

Решение о приостановлении (возобновлении) проведения контрольного мероприятия оформляется приказом (распоряжением) руководителя (заместителя руководителя) Росфиннадзора (его территориального органа). Копия решения направляется в адрес объекта контроля. На время приостановления проведения выездной проверки (ревизии) течение ее срока прерывается.

Руководителю проверяемого учреждения необходимо внимательно ознакомиться с представленными документами, проверить наличие в них всех необходимых реквизитов.

Какие документы следует представлять проверяющим?

В соответствии с ч. 3 ст. 11 Закона о защите прав юридических лиц в процессе проведения документарной проверки должностными лицами контрольного органа в первую очередь рассматриваются документы проверяемого учреждения, имеющиеся в распоряжении органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля, в том числе уведомления о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности, представленные в порядке, установленном ст. 8 Закона о защите прав юридических лиц, акты предыдущих проверок, материалы рассмотрения дел об административных правонарушениях и иные документы о результатах осуществленного в отношении учреждения контроля (надзора).

В случае если достоверность сведений, содержащихся в документах, имеющихся в распоряжении контрольного органа, вызывает обоснованные сомнения либо эти сведения не позволяют оценить исполнение проверяемым учреждением обязательных требований или требований, установленных муниципальными правовыми актами, такой орган направляет в адрес проверяемого учреждения мотивированный запрос с требованием представить иные необходимые для рассмотрения в ходе проведения документарной проверки документы. К запросу прилагается заверенная печатью копия распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя контрольного органа о проведении проверки либо его заместителя о проведении документарной проверки.

Согласно ч. 5 ст. 11 Закона о защите прав юридических лиц в течение 10 рабочих дней со дня получения мотивированного запроса проверяемое учреждение обязано направить в контрольный орган указанные в запросе документы.

При проведении проверки контрольный орган не вправе требовать у проверяемого учреждения сведения и документы, не относящиеся к предмету документарной проверки, а также сведения и документы, которые могут быть получены этим органом от иных органов контроля (надзора).

Отметим, что непредставление запрашиваемых сведений является административным правонарушением, ответственность за совершение которых установлена ст. 19.7 – 19.7.11 КоАП РФ.

В случае если в ходе документарной проверки выявлены ошибки и (или) противоречия в представленных юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем документах либо несоответствие сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля документах и (или) полученным в ходе осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля, информация об этом направляется юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю с требованием представить в течение 10 рабочих дней необходимые пояснения в письменной форме.

В силу ч. 5 ст. 12 Закона о защите прав юридических лиц руководитель, иное должностное лицо проверяемого учреждения обязаны предоставить проверяющим возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом выездной проверки, в случае если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки, а также обеспечить доступ проводящих выездную проверку должностных лиц и участвующих в выездной проверке экспертов, представителей экспертных организаций на территорию учреждения, в используемые здания, строения, сооружения, помещения, к используемым оборудованию, подобным объектам, транспортным средствам и перевозимым ими грузам.

Что же касается других органов, то, например, согласно п. 10 Правил № 1092^[4] должностные лица Росфиннадзора имеют право:

запрашивать и получать на основании мотивированного запроса в письменной форме информацию, документы и материалы, объяснения в письменной и устной формах, необходимые для проведения контрольных мероприятий. Отметим, что указанные запросы, акты проверок и ревизий, заключения, подготовленные по результатам проведенных обследований, представления и предписания вручаются представителю объекта контроля либо направляются заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным способом, свидетельствующим о дате его получения адресатом, в том числе с применением автоматизированных информационных систем. Срок представления информации, документов и материалов устанавливается в запросе, исчисляется с даты получения запроса и составляет не менее трех рабочих дней. Документы, материалы и информация, необходимые для проведения контрольных мероприятий, представляются в подлиннике или копиях, заверенных объектами контроля;

при осуществлении выездных проверок (ревизий) беспрепятственно по предъявлении служебных удостоверений и копии приказа (распоряжения) руководителя (заместителя руководителя) о проведении выездной проверки (ревизии) посещать помещения и территории, занимаемые лицами, в отношении которых осуществляется проверка (ревизия), требовать предъявления поставленных товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг;

проводить экспертизы, необходимые при проведении контрольных мероприятий, и (или) привлекать независимых экспертов для проведения таких экспертиз;
выдавать представления, предписания об устранении выявленных нарушений;
направлять уведомления о применении бюджетных мер принуждения в случаях, предусмотренных Бюджетным кодексом;
осуществлять производство по делам об административных правонарушениях в порядке, установленном КоАП РФ;
обращаться в суд с исковыми заявлениями о возмещении ущерба, причиненного Российской Федерации нарушением бюджетного законодательства РФ и иных нормативных правовых актов, регулирующих бюджетные правоотношения.

Главное, о чем следует помнить проверяемым, – проверяющим следует представлять только те документы, которые они просят. При этом, в случае, когда ревизоры находятся на проверке в учреждении, возможны два пути взаимодействия с ревизорами: передавать документы по письменному запросу и под подпись (составляя при этом опись представляемых документов в произвольном виде в двух экземплярах) либо передавать документы по устной просьбе.

Как ознакомиться с результатами проверки?

В силу ст. 16 Закона о защите прав юридических лиц по результатам проверки должностными лицами контрольного органа составляется акт по установленной форме в двух экземплярах. К акту проверки прилагаются протоколы отбора образцов продукции, проб обследования объектов окружающей среды и объектов производственной среды, протоколы или заключения проведенных исследований, испытаний и экспертиз, объяснения работников проверяемого учреждения, на которых возлагается ответственность за нарушение обязательных требований или требований, установленных муниципальными правовыми актами, предписания об устранении выявленных нарушений и иные связанные с результатами проверки документы или их копии.

Акт проверки оформляется непосредственно после ее завершения в двух экземплярах, один из которых с копиями приложений вручается руководителю, иному должностному лицу проверяемого учреждения под расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки. В случае отсутствия руководителя, иного должностного лица, а также в случае отказа проверяемого лица дать расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки акт направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в деле контрольного органа.

Необходимо отметить, что примерно аналогичные нормы установлены и в нормативных актах других контрольных органов.

Заметим, что ни нормы Закона о защите прав юридических лиц, ни документы, регламентирующие проверки других органов не предполагают предварительного ознакомления проверяемого учреждения с результатами проверки до подписания акта.

Что делать в случае несогласия с выводами?

По общему правилу оспорить указанные выводы можно либо в вышестоящем органе (у вышестоящего должностного лица), либо в суде. Досудебный порядок обжалования не всегда приводит к желаемым результатам, и у учреждений остается право на обращение в суд. Право государственных (муниципальных) учреждений на обжалование в судебном порядке решений и действий (или бездействия) контрольных органов закреплено в ст. 46 Конституции РФ.

В случае если учреждение не согласно с выводами, указанными в акте контрольного мероприятия, при его подписании в день окончания проверки руководитель проверяемой организации (или, если он находится в отпуске, командировке и т. д., лицо, им уполномоченное) должен сделать об этом отметку «С возражениями» или «С замечаниями» (либо иную) перед своей подписью.

Согласно ст. 16 Закона о защите прав юридических лиц проверяемое учреждение в случае несогласия с фактами, выводами, предложениями, изложенными в акте проверки, либо с выданным предписанием об устранении выявленных нарушений в течение 15 дней с даты получения акта проверки вправе представить в соответствующий контрольный орган в письменной форме возражения в отношении акта проверки и (или) выданного предписания об устранении выявленных нарушений в целом или его отдельных положений.

В подготовленных возражениях рекомендуем указывать конкретную страницу акта и его положения, с которыми не согласно учреждение, а также свои аргументы и нормы законодательства, подтверждающие позицию. Причем свои замечания можно оформить, например, в виде таблицы, где в левой части будут указаны выводы проверяющих, а в правой – позиция учреждения.

* * *

Итак, как мы с вами выяснили, о проведении плановой проверки можно узнать заранее и тщательно подготовиться к ее проведению. Если вы не согласны с выводами, указанными в акте, не бойтесь их оспаривать, так как ревизоры тоже люди, могут как ошибаться, так и заблуждаться.

[1] Федеральный закон от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

[2] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

[3] Административный регламент исполнения Росфиннадзором государственной функции по контролю в финансово-бюджетной сфере, утв. Приказом Минфина РФ от 20.03.2014 № 18н.

[4] Правила осуществления Росфиннадзором полномочий по контролю в финансово-бюджетной сфере, утв. Постановлением Правительства РФ от 28.11.2013 № 1092.

Источник: Журнал "Бюджетные организации бухгалтерский учет и налогообложение"