Новые регионы переходят на прямые выплаты пособий

С 1 июля к пилотному проекту Фонда социального страхования «Прямые выплаты» присоединились новые регионы: Республика Татарстан, Самарская, Ростовская и Белгородская области. С какими трудностями столкнулись страхователи при новой схеме выплаты пособий и с какими вопросами обращаются чаще всего, рассказывает эксперт сервиса «Прямые выплаты» компании СКБ Контур Евгения Соловьева.

В чем суть пилотного проекта

Пилотный проект «Прямые выплаты» меняет схему выплаты пособий застрахованным лицам: их выплачивает не работодатель, а ФСС (Постановление Правительства РФ от 21.04.2011 № 294, в ред. от 20.12.2013).

При традиционной схеме ФСС работает с организациями по зачетному принципу: пособия работникам выплачивает работодатель, а Фонд впоследствии перечисляет ему разницу между суммой страховых взносов и размером выплаченных им пособий.

В пилотных регионах работодатель представляет в ФСС документы на выплату пособий. А ФСС проверяет данные и перечисляет пособие напрямую застрахованному. Первые три дня временной нетрудоспособности,  как и раньше, работодатель оплачивает сам.

Алгоритм действий бухгалтера по пилотной схеме выплаты пособий

1. Принять документы у работника.

Сотрудник приносит работодателю листок нетрудоспособности и заполняет заявление для получения пособия не позднее 6 месяцев после страхового случая.

Форма заявления установлена приказом ФСС РФ от 17.09.2012 № 335.

2. Подготовить и отправить документы в ФСС.

Шаг 2.1. Сформировать документ для отправки в ФСС на основе листка нетрудоспособности и заявления застрахованного, дополнить данными для расчета пособия.

Шаг 2.2. Проверить правильность заполнения документов.

Шаг 2.3. Отправить документы на шлюз ФСС через интернет или унести лично в региональное отделение Фонда.

3.  Контролировать прохождение документов.

На шлюзе ФСС документы проходят несколько стадий обработки, затем в зависимости от результатов формируется квитанция либо протокол ошибок. Аналогичная проверка проводится и при работе с бумажными документами.

• Если со шлюза ФСС или из отделения получена квитанция о доставке, значит, документы успешно прошли проверку и приняты на рассмотрение.
• Если получен протокол ошибок, нужно внести необходимые исправления и отправить документ повторно. Если документы сдавались на бумаге, при выявлении ошибок нужно забрать пакет документов, исправить и снова унести в Фонд.

4.     Возвратить документы страхователю.

Если документы подавались в ФСС на бумаге, после выплаты пособия их нужно забрать.

Часто возникающие вопросы

Перед стартом проекта региональные отделения и филиалы ФСС провели масштабную работу по подготовке страхователей своего региона к изменениям: проводили обучающие семинары, организовывали горячие линии, распространяли печатные информационные материалы. Тем не менее, как показывает опыт регионов, которые уже не первый год участвуют в пилоте, при столкновении с новой системой на практике у бухгалтеров возникает масса вопросов. Мы сделали подборку из наиболее распространенных, которыми наверняка озаботятся и в новых пилотных регионах.

Кто должен передавать документы в электронном виде?

Компании, среднесписочная численность которых превышает 25 человек. Организации, штат которых меньше 25 сотрудников, могут сделать это как через интернет, так и на бумаге. Специалисты ФСС рекомендуют и небольшим организациям переходить на электронную отчетность. В этом случае им не нужно будет каждый пакет отвозить в ФСС и забирать оттуда лично.

Как сотрудники получают пособия?

ФСС перечисляет пособия на банковские лицевые счета застрахованных или почтовым переводом по указанному получателем адресу. Реквизиты для перечисления пособия работник указывает в заявлении. Тем, кто будет получать денежные средства на банковские карты, необходимо уточнить номера лицевых счетов. Они должны быть 20-значными и принадлежать только получателю пособия.

Как выплачиваются пособия сотрудницам, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком?

Работодателю нужно оповестить их о том, что схема выплаты пособий изменилась. Сотрудницы-декретницы должны написать заявление о перечислении пособия, которое работодатель передаст в ФСС. Впоследствии ФСС выплачивает пособие с 1 по 15 число месяца, следующего за тем, за который оно начислено. Сотрудницы в декрете не будут получать ежемесячные выплаты, пока не сделают этого. При наступлении обстоятельств, влекущих за собой прекращение выплаты пособия, работник обязан уведомить об этом работодателя или филиал Фонда, производящий выплату.

Где теперь получать справки 2-НДФЛ?

При традиционной схеме выплат пособий справки 2-НДФЛ физические лица получали по месту работы. В рамках пилота пособия начисляет ФСС, он же и перечисляет налоги с этих сумм. Работодатель больше не в курсе этой информации. Поэтому застрахованным нужно обращаться за 2-НДФЛ в территориальный орган ФСС по месту регистрации работодателя. Это можно сделать несколькими способами:

• лично прийти с заявлением о предоставлении необходимой справки в филиал ФСС по месту регистрации своего работодателя;
• направить заявление по почте в отделение ФСС по месту регистрации работодателя;
• отправить заявление на адрес электронной почты филиала ФСС по месту регистрации работодателя;
• обратиться в отделение ФСС по месту регистрации работодателя может представитель застрахованного с доверенностью, оформленной в простой письменной форме.

Заявление на справку оформляется в произвольной форме. В нем обязательно нужно указать ФИО, СНИЛС, паспортные данные, полное наименование работодателя, адрес проживания застрахованного. Если человек не может получить справку лично, ее направят ему заказным письмом с уведомлением.

Как упростить взаимодействие с ФСС по пилотному проекту

Упростить работу бухгалтера в пилотном регионе могут специализированные сервисы для подготовки и отправки отчетности в электронном виде. При заполнении документов на бумаге вручную сложно гарантировать отсутствие ошибок. 

Или такой пример. Форма заявления на выплату пособия содержит 3 страницы – сложно заполнить ее быстро и без ошибок. В некоторых сервисах электронной отчетности можно внести данные для отправки, на их основании система сформирует заявление, которое можно распечатать и отдать его на проверку и подпись сотруднику.

Ряд сервисов существенно экономят время бухгалтера за счет того, что содержат справочники медицинских организаций, банков, адресов и подставляют их реквизиты автоматически по названию или БИК. Упрощает работу и автоподстановка однажды введенных данных сотрудников.

Но правильно заполнить документы недостаточно – нужно отправить их и получить результат проверки ФСС. Сервисы позволяют следить за результатом проверки шлюза ФСС в режиме онлайн. Если получен протокол ошибок,  то прямо в сервисе можно просмотреть его и исправить ошибки. Таким образом, заполнять, проверять и отправлять документы, а также контролировать  результаты проверки шлюза ФСС можно в сервисе. Это экономит время и уменьшает риск ошибок.