Новая версия программы «1C:Документооборот 2.0» представлена фирмой «1С» уже несколько месяцев назад. Клиенты вовсю используют новый функционал, но вопросы остаются. Чтобы разобраться в ключевых преимуществах версии 2.0, главный редактор Клерк.Ру Алена Тулякова встретилась с человеком, который вот уже 20 лет занимается системами документооборота. Александр Безбородов, руководитель отдела разработки программ документооборота «1С», рассказал об особенностях новой версии, о том, как повысить эффективность работы компании в три раза и как освободить 30 сотрудников от беготни с бумажками.
Александр, какие из инструментов, включенных в версию 2.0, можно было бы назвать принципиально новыми, ключевыми?
2.0 - это совсем новая версия. Можно даже сказать, что это другой продукт, хотя он и является полноценным приемником предыдущей версии. Программа настолько сильно изменена и с точки зрения интерфейса, и с точки зрения взаимодействия с пользователем, что можно сказать, что это вообще другая программа, и в этом одна из ключевых ее особенностей.
Почему вы пошли на столь серьезные изменения? Людям же обычно сложно привыкать к новому.
Мы меняли интерфейс на новый, значительно более удобный, а вместе с ним решили реализовать все то, что мы давным-давно накопили. Новый интерфейс светлее, крупнее, на нем легче и проще работать – люди совершают меньше человеческих ошибок, что очень важно.
Мы подумали, что раз уж все равно пользователям привыкать к новому, то хорошо бы предложить и совершенно иную парадигму работы. Основная наша цель – повышение удобства и эффективности использования программы, но, помимо этого, мы добавили много функций – они все направлены на повышение эффективности совместной работы сотрудников.
Например, взять учет отсутствия сотрудников – теперь можно зафиксировать, что сотрудника не будет, где он, а программа, когда вы планируете взаимодействие с ним, вас об этом предупредит, предоставит информацию о том, сколько он будет отсутствовать, доступен ли по мобильному, предложит перенаправить задачу его заместителю. Это очень важная информация для людей, которые планируют совещания, пишут друг другу письма в надежде получить ответ, ставят задачи, ведут совместно календари – осуществляют взаимодействие с помощью наших программ.
Я говорила с пользователями ваших программ при подготовке к интервью, и были люди, которые жаловались, что нет механизма замещения отсутствующего сотрудника. То есть раньше это вообще никак не реализовывалось?
Нет, этого механизма не было только в самом начале работы программы, уже года 4 он существует и называется «делегирование прав».
Работает это так: в случае, если сотрудник уезжает в командировку, в отпуск или заболел, в системе оформляется делегирование. А недавно мы еще добавили автоматическое прекращение делегирования. Раньше, если вы оформляли делегирование, то по возвращению должны были его закрыть. Сейчас же достаточно указать даты, например, командировки и программа сама прекратит делегирование.
Возможно, ваши собеседники просто еще не освоились с этим функционалом.
Да, наверное. Александр, а еще какие-то новые функции появились?
Принципиально новых, наверно, нет, но почти все ключевые механизмы обросли большим количеством новых дополнительных возможностей, связанных и с удобством. Например, раньше нужно было самостоятельно вручную искать документы, имеющие к вам прямое отношение - которые вы сами создали или которые вам пришли на исполнение. Сейчас в программе появился список «Мои документы», который ведется автоматически. Также появились списки «Мои процессы», «Мой календарь», «Мои задачи». Их нельзя называть принципиально новыми, но их раньше не было, а они делают удобной повседневную работу.
Знаю, что у пользователей были жалобы на процесс заведения нового пользователя в программе. Приходилось долго ждать и работать в этот момент было невозможно. Это изменилось?
Да, тут надо пояснить. Программе пять лет. Многие пользователи работают в версиях 1С:Документооборота, которые были выпущены 2-3 года назад – эти версии не были рассчитаны на работу при большом объеме данных. Но в последних версиях программы (1.4, 2.0), которые работают на платформе 1С:Предприятие 8.3.6, таких проблем нет.
То есть тем, у кого эти проблемы, надо обновить программу?
Во-первых, им надо обновиться, во-вторых им нужно выполнить правильно настройки программы: включить обновление прав в фоновом режиме, тогда программа не будет замирать, а будет делать это «в свободное от основной работы время».
Мы внедряли новую версию программы в «Башкирэнерго» с 3500 пользователями, и увидели ускорение почти в 10 раз на таких операциях, как заведение пользователя, добавление пользователя в группы.
В новых версиях программы, которые сейчас готовятся к выпуску, еще более ускоренные механизмы работы. Какие-то в 10 раз, какие-то в 2-3 раза.
Я правильно понимаю, что теперь эти процессы не будут заметны совсем?
Да. Сейчас в версиях 1.4 и 2.0 никаких проблем с настройкой прав быть не должно.
Жалобы в основном от пользователей старых версий программы. Почему? Они в свое время сняли программы с поддержи, добавили в них свой собственный функционал, изменив при этом алгоритмы работы системы. Им теперь очень сложно перейти на типовую конфигурацию, так как надо выполнять все те доработки, которые делались на внедрении новой версии программ. Вот у таких пользователей и возникают сложности.
А вообще какие цели преследует компания, которая принимает решение внедрять эту программу?
Очень разные. Цели часто зависят от того, кто инициирует этот процесс.
Бывает, что сам директор хочет навести порядок: его что-то беспокоит, и он это беспокойство может назвать вслух – и это и есть цель внедрения. Например, его может беспокоить, что документы теряются, что они согласуются неправильно, что клиентам уходят не те документы, которые были согласованы.
Или же, например, у нас был случай, когда руководитель юридического отдела пришел на работу и не увидел никого на рабочих местах. Стал разбираться, и оказалось, что все сотрудники стоят у кабинетов топ-менеджмента с бумажками на подпись. Глава юридического отдела инициировал внедрение электронного документооборота для автоматизации процесса согласования документов, чтобы люди не тратили время, за которое им платят.
У нас в программе около 70 разных отчетов, каждый из них ориентирован на конкретные категории сотрудников (руководитель, контролер, ответственный за договоры и т.п.), , отвечает на какой-то конкретный вопрос. Например, есть отчет об исполнительской дисциплине, который показывает, сколько задач по подразделениям было выполнено, сколько не выполнено, сколько и кем выполнено не в срок. И именно здесь заложен потенциал повышения эффективности компании.
Случалось, что задача внедрения была изначально поставлена неверно и это приводило к разочарованию в программе?
Очень часто у компаний нет четких целей внедрения. Более того, бывает, что нет конкретного заказчика - ни одного заинтересованного лица.
Но чтобы было разочарование по внедрению – такого не было ни разу. Просто потому, что в программу заложены определенные методики, которые позволяют получать в среднем трехкратное повышение эффективности работы сотрудников.
А для тех, кто не понимает, зачем им это надо – мы сделали специальные опросники. Там вопросы к топ-менеджерам о том, как ведется у них учет договоров, кто следит за целостностью документации, кто отвечает за процесс согласования договоров. И часто опросник превращается в цели внедрения, потому что в процессе ответов руководитель начинает понимать, где у него непорядок.
Кстати, если список целей в процессе работы меняется – это тоже совершенно нормально! Поэтому мы призываем внедрять программу поэтапно, по целям и по процессам, не распыляться сразу: например, делаем согласование договоров, закрываем этот процесс, а только потом двигаемся дальше.
Сколько времени займет у компании внедрение документооборота с нуля, от того, что они приняли решение и до налаженной работы?
Это зависит от размера компании и целей внедрения. Бывает, что за месяц внедряют, а одна компания четыре года работала над этим.
Как четыре года? Это была очень большая компания?
Понимаете, процесс внедрения документооборота может никогда не прекращаться и постоянно обрастать новыми вводными. В данном случае проект начали, думая сделать только служебные записки. Через год понадобилось отладить работу с приказами, другими организационно-распорядительными документами. Потом взялись за договоры, кадровый документооборот, а еще через год хотят ввести контроль исполнения. И понеслось! За четыре года проект из маленького превращается в большой.
Когда предприятие внедряет документооборот, оно получает очень мощный стимул к саморазвитию, и, развиваясь, требует уже другую систему документооборота, а документооборот, меняясь, опять стимулирует предприятие развиваться. Получается, мы вместе развивается, мотивируя и поощряя друг друга.
А иногда, если четко поставлены задачи, программу внедряют за месяц. Например, одному из клиентов надо было закрыть «входящие-исходящие». У компании была Инструкция по делопроизводству, и они просто применили эту инструкцию к нашей программе.
А есть такие компании, которым «1С:Документооборот» точно не нужен?
Да, есть. Наверно это компании, где взаимодействие людей построено без использования компьютеров. Например, какое-то небольшое торговое предприятие, в котором работает 2-3 человека. Они хорошо друг друга знают, сидят в одном помещении, весь документооборот у них ведется в «1С:Рознице» или в «1С:Управлении торговлей» или в какой-то еще торговой системе. А бумаг у них немного, и поэтому не нужно как-то специально автоматизировать совместную работу с ними.
То есть большим компаниям вы бы не могли сказать, что электронный документооборот им не нужен?
Большим – нет. Он им очень нужен. Тем более, в это сложное время у компании может вообще не остаться других возможностей повышения эффективности, кроме как сокращать издержки и минимизировать риски. Как раз на эти две вещи «Документооборот» и нацелен .
Возможны такие ситуации, что компания начинает применять «Документооборот» и понимает, что у нее «лишние» сотрудники?
Да, такое бывает. У одного нашего клиента были в штате специальные люди, которые занимались разносом бумаги, распечатывали документы, проходили с ними по списку сотрудников для согласования, подшивали их в папки. В разных филиалах таких людей было по 2-3 человека, суммарно – около 30. После внедрения «Документооборота» часть из них сократили, часть перевели на более содержательную работу, где они приносят реальную пользу. Кстати, и отдел снабжения в этой компании после внедрения программы стал заниматься своей непосредственной деятельностью, а не бумаготворчеством. Раньше 80% времени они тратили на производство бумаг, связанных с закупками, с оформлением. Теперь они занимаются тем, чем должны: контролируют закупки, проверяют правильность, планируют, выбирают поставщиков – делают свою работу.
Как в программе отслеживаются изменения в законодательстве? И отслеживаются ли вообще?
Программа соответствует всем действующим ГОСТам, рекомендациям Росархива и ВНИИДАДа. Но наше законодательство не регламентирует документооборот и делопроизводство столь же детально, как бухгалтерский и налоговый учет, постоянных изменений, которые требовалось бы отслеживать регулярно, в этой области нет. Есть стандартные формы, представленные в программе шаблонами. Собственно, и все.
Если компания использует «1С:Бухгалтерию» и ставит «Документооборот», то кадровые документы, допустим будут попадать из «Бухгалтерии» в «Документооборот»?
Да, конечно. 1С:Документооборот интегрирован с 13-ю типовыми решениями 1С. Есть два варианта интеграции: один – это синхронизация данных, когда вся нормативно-справочная база общая. И второй – это бесшовная интеграция, когда внутри нашей ERP-системы появляется функционал «Документооборота», но так, что для пользователя это выглядит как единая система, он даже не понимает, что работает с разными программами. И это очень серьезное направление, имеющее большой потенциал, при такой интеграции нет двойного ввода, людям не надо изучать разные программы, правила документооборота едины.
Офисные работники часто консервативны и тяжело переносят появление новых программ. Для ваших пользователей, внедряющих «Документооборот», это очень стрессовый процесс?
Конечно, это для них нагрузка. И они это понимают, и мы это понимаем. Стараемся максимально сгладить процесс привыкания. Но люди обычно понимают, ради чего идут на эту жертву – ради удобства работы, нового функционала, которого раньше не было, ради каких-то «фишек», которые они давно просили.
Мы всегда стараемся чем-то людей мотивировать, чтоб они были счастливы от того, что могут работать более эффективно и меньше напрягаться. Наша цель – не в том, чтобы наша программа жизнь им портила (смеется – прим. редакции), а наоборот, чтобы помогала в работе!
Александр, а как реализована в программе безопасность? Возможен ли какой-то несанкционованный доступ к документам?
Безопасность доступа у нас обеспечена средствами платформы «1С: Предприятие 8», и, если включен режим ограничения прав доступа, то несанкционированный доступ к документу невозможен, кроме случаев, когда человек имеет прямой доступ к серверу «1С:Предприятия», на котором хранится база данных документов. Для таких ситуаций нужно выстраивать периметр защиты другой – защищать оборудование, а не саму программу.
А тот периметр, который к «1С:Документообороту» относится – он реализован. Очень хорошо сделана система прав: есть и политики прав доступа, и рабочие группы, и папки, и делегирование, о котором я рассказывал, и ролевые права. У нас ведется протоколирование всех действий пользователей – ничто не пропадает бесследно: можно понять, почему документ стал таким, кто и с какого компьютера его изменял и т.п.
Вот сейчас модно, чтобы документы были в «облаке». У вас это как-то реализовано?
«1С:Документооборот», как и другие системы на платформе 1С:Предприятие 8.3, может быть развернут в «облаке», но, как правило, речь идет о частных «облаках», то есть, компании разворачивают для себя в своем «облаке» «Документооборот» и его эксплуатируют, поддерживают.
Наши партнеры предлагают клиентам облачный документооборот, развернутый конкретно для них. Но это пока редкость, бизнес еще не готов передавать документооборот на сторону.
А в программе можно работать с планшета, со смартфона?
Да, есть мобильный «1С:Документооборот», он доступен в App Store и Google Play – устанавливается на планшеты, телефоны, смартфоны.
Там ограниченные функции?
Да, там только сейчас только основные функции: почта, календарь, задачи и контроль. Но мы его будем развивать.
«Документооборот» только российские компании покупают или в странах СНГ он тоже популярен?
Да, у нас есть пользователи в Белоруссии, Казахстане, Украине, Узбекистане, других странах СНГ, в Прибалтике. Недавно произвели две поставки 1С:Документооборота в Дубай, для автоматизации компаний, в которых работает много российских граждан.
Какие программы вы считаете конкурентами «Документооборота»? Российские или зарубежные?
Конкурентов вообще много. На российском рынке больше представлены российские же программы, так как зарубежное ПО не отражает специфику российского документооборота и не соответствует нашей ментальности. Оно сделано для других людей, с другим воспитанием, другой культурой.
Например, когда японцы смотрели на 1C:Документооборот, который работает в российском отделении их компании, они были в восторге, но сказали, что им в Японии это не нужно, так как у них нет процедуры согласования – формального согласования – им достаточно, что человек кивнет головой. Они так даже кредит в банке получают. Рассказывали, что достаточно звонка в банк – и деньги приходят. Бумаги потом оформят.
Какой-то прямо запредельный уровень доверия…
Это их культура. Они с этим родились, живут – у них так принято. Конечно, такая модель в России не сработает, у нас все гораздо более формализовано.
А вообще о рынке документооборота что можете сказать? Многие считают, что рынок точно перенасыщен.
Да, я согласен. По нашим оценкам, около 150 программ сейчас себя относят к системам СЭД/ECM, постоянно появляются новые. Заказчику очень сложно выбрать. Поэтому, чтобы людям помочь, мы у себя на сайте разместили специальный документ, он называется «Преимущества «1С:Документооборота», и там 225 пунктов. Это не попытка сравнить нашу программу с другими системами, это пункты, по которым, как мы считаем, наша система отличается от среднего предложения на рынке.
Ну, 225 не надо, но основные конкурентные преимущества вы могли бы назвать?
Например, то, что у нас есть возможность учета договора по нескольким контрагентам. Такого ни у кого нет, что в системе можно указать, что договор не с одним контрагентом, а трехсторонний, например. Еще одно из самых больших достоинств – что у нас в системе есть все: канцелярия, договорная работа, процессы, встроенная почта, проекты, мероприятия… И это все в одной программе, все включено без дополнительных оплат.
А какие-то цифры можете озвучить, какую долю рынка занимает ваш «Документооборот»?
Мы не аналитики рынка, свои оценки у нас есть, но мы их не публикуем. Публикуется достаточно много различных независимых исследований, с разными цифрами, они зависят от того, как и в чем измеряют доли. Если считать по количеству автоматизированных рабочих мест, то по этому показателю 1С:Документооборот безусловно входит в число лидеров.
Ваша конечная цель – это экспансия, завоевание всего рынка документооборота?
Конечно, нам бы хотелось, а кому – нет? (смеется – примечание редакции). Но скажу так: главная цель для нас – сделать программу, которая будет полезна Родине. Вот это цель, ради которой стоит вкалывать, о которой можно будет рассказать детям. Если это приведет к повышению продаж, завоеванию рынка – прекрасно.
Александр, спасибо за подробный рассказ. Думаю, многим читателям Клерк.Ру захочется познакомиться с новой версией программы на практике.
Начать дискуссию