Смею вас заверить: зачем нужна электронная подпись

Электронная подпись нужна для определения лица, подписывающего электронный документ и для обеспечения целостности (неизменности) электронного документа. Применение электронной подписи регулируется Федеральный законом Российской Федерации N 63-ФЗ "Об электронной подписи" от 6 апреля 2011 г., который предусматривает три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная электронные подписи. Наиболее защищенной является квалифицированная электронная подпись.

Что нужно для работы с электронной подписью

Для работы с квалифицированной электронной подписью необходимы минимум три следующие компоненты:

• Защищенный носитель (usb-токен), на который записан ключ (секретный) электронной подписи, который непосредственно используется для подписания документа. Ключ электронной подписи известен только владельцу.
• Сертификат ключа проверки электронной подписи (сертификат), который используется для проверки электронной подписи на документе. С помощью сертификата можно установить, кто именно подписал электронной подписью документ. В случае квалифицированной электронной подписи сертификаты выпускаются специализированными организациями - аккредитованными Минкомсвязью удостоверяющими центрами.
• Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) - специальная программа, позволяющая работать с российской электронной подписью на компьютере. В случае квалифицированной электронной подписи СКЗИ должно быть сертифицировано ФСБ России.

Если требуется подписывать файлы любого формата, то необходима еще одна специальная программа, например, мы представляем программу КриптоНУЦ. Если требуется формировать электронную подпись в составе документов docx, pdf, xml, то необходимы специальные программные модули к программам-редакторам данных форматов.

Как перейти на электронный документооборот с электронной подписью

Этап 1. Проведение предварительного анализа, в результате которого нужно выявить, допускается ли оформление того или иного документа в электронном виде и какой вид электронной подписи может применяться. На этом этапе так же необходимо сформировать описание жизненного цикла документа (создание, редактирование, хранение, уничтожение) с указанием участников и их полномочий при работе с документом.

Этап 2. Формирование технического задания на разработку новой (или модернизацию существующей) системы электронного документооборота (СЭДО).

Этап 3. Разработка СЭДО и ввод ее в эксплуатацию. Разработка необходимых организационных и распорядительных документов организации.

Этап 4. Обеспечение пользователей СЭДО компонентами, необходимыми для работы с электронной подписью (см. выше).

На что нужно обратить внимание

1. Критичность обрабатываемой информации. СЭДО должна быть защищена, чтобы злоумышленники не смогли получить доступ к конфиденциальным документам. При этом нужно оценить финансовые и репутационные риски с тем, чтобы стоимость систем защиты СЭДО не превышала величины потенциальных финансовых потерь.
2. Наличие в документах персональных данных и их категории. При обработке персональных данных определенной категории законодательно требуется обеспечение соответствующего уровня защиты СЭДО.
3. Лояльность и уровень компетенции сотрудников организации. Возможные конфликтные ситуации при работе с электронными документами, и порядок их разрешения.
4. Срок и порядок архивного хранения электронных документов с электронной подписью. Данный вопрос в настоящее время никак не регулируется законодательством, и решать его владелец СЭДО должен самостоятельно.

Это не единственные, но одни из наиболее важных аспектов, требующих внимания при организации перехода на электронный документооборот. Рекомендуется привлекать специалистов удостоверяющего центра как минимум для консультирования по данным вопросам.

Стоит ли игра свеч

Развитие информационных технологий можно сравнить с электрификацией или развитием железных дорог. Кто не переходит на новые технологии, тот безнадежно отстает от конкурентов.

В то же время специфика информационных технологий в целом и электронного документооборота в частности порождает множество новых рисков, которые нужно квалифицированно обрабатывать. И эту задачу лучше всего решать совместно с профильными специалистами. Работать с электронными документами с электронной подписью можно удобно и безопасно.

Все материалы спецпроекта:

1. «Без бумаг»: узнай все об ЭДО из первых рук
2. Порвать с бумагой: что происходит на рынке электронного документооборота
3. Смею вас заверить: зачем нужна электронная подпись
4. Внедрение ЭДО: как не отстать от конкурентов
5. В Крыму открылся первый удостоверяющий центр
6. Россвязь и Росстат стали лидерами по качеству перевода госуслуг в электронный вид
7. 8 признаков того, что пора переходить на электронный документооборот
8. Бухгалтерия без бумаг: когда пора переходить на ЭДО
9. Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС: интернет-конференция на Клерк.Ру
10. Как бухгалтеру создать свой круг электронного общения с контрагентами
11. Создать свой круг электронного общения – легко!
12. Электронные счета-фактуры: опасность или перспектива?
13. Компании могут подтолкнуть к переходу на электронный документооборот
14. Электроннообязанные: может ли государство заставить компании перейти на ЭДО?
15. Как ЭДО помогает избежать доначисления налогов
16. ЭДО поможет во время налоговой проверки
17. Бизнес в один клик
18. Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера
19. Почему бухгалтеры опасаются перехода на электронный документооборот
20. Бумага все стерпит: почему бухгалтерам трудно перейти на электронные документы
21. ЭДО: стоит ли опасаться подделок электронной подписи
22. Электронный документ можно использовать как доказательство в суде
23. Трудно ли отказаться от бумажных документов?
24. Электронный документ нельзя отправить "задним числом"
25. Участники ЭДО могут пользоваться услугами разных операторов
26. Перевести в электронный вид можно любой документ
27. Как подготовить инфраструктуру компании к переходу на межкорпоративный обмен электронными документами
28. Внедрение ЭДО: как подготовить инфраструктуру компании 
29. Государство может ввести обязательный документооборот
30. Филиал не вправе самостоятельно перейти на ЭДО
31. ФНС внедряет ЭДО при подаче заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов
32. ЭДО позволяет исправить электронные счета-фактуры
33. Налоговая отчетность в электронном виде в 2015 году
34. Электронная отчетность в 2015 году: как сдать легко и быстро
35. А так уж нужен оператор ЭДО?
36. Операторы ЭДО выступят третьей стороной в споре с налоговиками
37. Мифы и реальность электронного документооборота
38. ЭДО против бумаги: мифы и реальность
39. Интернет-конференция «Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС»
40. Как эффективно внедрить ЭДО: обзор интернет-конференции
41. Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера. Часть 2
42. Электронные документы получены на стыке периодов: как учесть расходы и вычет по НДС