Как бухгалтеру создать свой круг электронного общения с контрагентами

В условиях высокой конкуренции руководители компаний рассматривают различные способы оптимизации бизнес-процессов. В этом существенно помогает переход на электронный документооборот, в центре внимания которого информация – один из важнейших ресурсов развития.

Обычно перейти на использование электронных документов решают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота. Сегодня как никогда востребованы такие преимущества внедрения электронного документооборота, как:

увеличение скорости доставки и обработки электронных документов
экономия времени и сокращение расходов на обмене документами с контрагентами
простота в хранении электронных документов и представлении в налоговые органы
безопасность и конфиденциальность обмена документами в электронном виде

Для тех компаний, которые только еще планируют переходить на электронный документооборот, а также, для тех, кто уже работает в подобных системах – мы подготовили обзор наиболее часто задаваемых вопросов: какие законодательные акты регулируют электронный документооборот, каким образом обеспечивается при этом юридическая значимость документов и т.д.

Что это такое — электронный документооборот?

Электронный документооборот — это способ организации работы с документами, когда основная масса их оригиналов формируется в электронном виде, без использования бумажных носителей. Обратите внимание — при таком документообороте в электронном виде создаются именно оригиналы, а не просто электронные копии бумажных документов. Электронные документы по утвержденным форматам можно составлять в большинстве бухгалтерских программ. Но для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

Какие электронные подписи можно использовать при организации электронного документооборота?

Для электронного документооборота необходимо использовать только квалифицированную электронную подпись (ФЗ 63 «Об электронной подписи»). В системе «Транскрипт» возможно использование квалифицированных сертификатов, выпущенных любым Удостоверяющим центром (далее – УЦ), входящим в список аккредитованных Минкомсвязи.

Все ли документы можно создавать в электронном виде?

Документы могут создаваться как в бумажном, так и в электронном виде. Если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью, он равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручно. Для счет-фактуры есть установленный ФНС формат, для накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ есть рекомендованные Федеральной налоговой службой (далее – ФНС) электронные форматы. Но контрагенты могут иметь свой собственный формат таких документов (накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ) – это допускается законодательством. Остальные документы можно создавать в произвольном формате, например, текстовом или pdf.

Каким образом обеспечивается юридическая значимость документов, передаваемых через операторов электронного документооборота?

Для большинства документов (акты, накладные, договоры, протоколы разногласий и другие документы) для обеспечения юридической значимости достаточно, чтобы документ был подписан действующей квалифицированной электронной подписью.

Для счет-фактур необходимо соблюдение дополнительных условий:

счет-фактура должна быть подписана квалифицированной электронной подписью;
выставление (получение) счет-фактуры должно производиться через аккредитованного ФНС оператора электронного документооборота в соответствии с регламентом, утвержденным приказом МинФина РФ №50н 25.04.2011;
формат электронной счет-фактуры должен полностью соответствовать требованиям приказа ФНС №ММВ-7-6/93@ от 04.03.2015.

При использовании системы «Транскрипт» все эти условия выполняются.

При каких условиях счет-фактура считается выставленной контрагентом, и какая дата считается датой выставления?

Счет-фактура в электронном виде считается выставленным (в соответствии с приказом МинФина N50н от 25.04.2011), если контрагент получил соответствующее подтверждение оператора электронного документооборота об отправке счета-фактуры, при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры, подписанного электронной подписью покупателя и полученного через оператора электронного документооборота. Датой выставления контрагенту счета-фактуры в электронном виде является дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора электронного документооборота (п. 1.10 приказа МинФина N50н от 25.04.2011).

Подключение к электронному документообороту предполагает определенные затраты. Быстро ли они окупаются? Насколько выгоден переход на безбумажный обмен документами?

Если развивать тему с интеграцией, то затраты окупаются, действительно, быстро. Кроме того, они единовременные и относительно небольшие. Например, использование веб-портала «Транскрипт» не предполагает каких-либо инвестиций; доступ в личный кабинет предоставляется бесплатно. Такое решение подойдет как для компаний с небольшим объемом документооборота (до 100 документов в месяц) так и крупным организациям, холдингам и т.д., взаимодействующим с тысячами контрагентов.

Если налоговая инспекция или аудитор запросят бумажную копию электронного документа, будет ли видно, что это копия электронного документа и что электронный документ подписан сторонами?

Для бумажных копий электронного документа многие системы электронного документооборота предоставляют возможность визуализации основных параметров документа и электронных подписей при выводе его на печать. Не является исключением и система электронного документооборота «Транскрипт». Наличие такой опции в системе упрощает работу с печатной формой электронного документа в дальнейшем. Для предоставления бумажной копии электронного документа при проверках порядок остается абсолютно аналогичным заверению копии бумажного документа: в дополнение к надписи «копия верна» ставится рукописная подпись ответственного лица и печать организации.

Партнерами спецпроекта "Без бумаг", проходящего в настоящее время на Клерк.Ру, являются компании «Электронный экспресс», «Национальный удостоверяющий центр», Synerdocs, группа компаний «Такснет», «Линк-Сервис», «Контур Диадок».

Все материалы спецпроекта: