Исключаем ошибки при расчете отпускных

Достаточно часто бухгалтеру любого учреждения нужно рассчитывать отпускные. При этом возникают трудности с правильным определением среднего заработка и дней в расчетном периоде. В статье расскажем обо всех сложностях, связанных с расчетом отпускных, чтобы исключить возможные ошибки.

Продолжительность отпуска для спортсменов

Согласно ст. 114 ТК РФ всем работникам работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. По общему правилу продолжительность такого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Однако в этой статье сказано, что ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Статьей 348.10 ТК РФ установлено, что спортсменам, тренерам предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективными договорами, локальными нормативными актами, трудовыми договорами, но не менее четырех календарных дней. Следовательно, минимальная продолжительность отпуска для спортсменов, которая установлена Трудовым кодексом, составляет 32 календарных дня.

Нормативная база для расчета отпускных

В статье 139 ТК РФ сказано, что для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных Трудовым кодексом, устанавливается единый порядок ее исчисления. Для расчета средней заработной платы учитываются все определенные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат.

При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е (29-е) число включительно).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние
12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Кроме того, порядок исчисления средней заработной платы утвержден Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).

Ошибки, которые возникают при расчете отпускных

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки при расчете отпускных и приведем примеры правильных расчетов.

Ошибка № 1: в расчет отпускных включаются выплаты, которые должны быть исключены. Напомним, что для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.) (п. 3 Положения № 922). Кроме того, необходимо не забывать про п. 5 этого положения, так как в нем приводятся выплаты, которые должны быть исключены из расчетного периода при исчислении среднего заработка. Перечислим случаи, при которых выплаты не включаются в расчетный период:

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ;
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• сотрудник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты согласно законодательству РФ.

Ошибка № 2: в расчет отпускных включается время, которое должно быть исключено. Данная ошибка, как правило, встречается вместе с вышеуказанной. Согласно п. 5 Положения № 922 при исчислении среднего заработка из расчетного периода необходимо исключить время, за которое были начислены выплаты, перечисленные в этом же пункте. Следует помнить, что в силу п. 10 Положения № 922, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 данного положения, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количество календарных дней в неполных календарных месяцах.

Что касается количества календарных дней в неполном календарном месяце, оно рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней названного месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в том же месяце.

Проиллюстрируем эти две ошибки.

Тренеру предоставлен отпуск с 01.07.2015 по 01.08.2015 (32 календарных дня). Расчетный период с 01.07.2014 по 30.06.2015 отработан не полностью, а именно:

– с 02.02.2015 по 09.02.2015 (8 кал. дн.) он был на больничном, за это время ему было начислено пособие по временной нетрудоспособности;

– с 06.04.2015 по 10.04.2015 (5 раб. дн.) он был в командировке. За это время ему было начислено 12 000 руб.

Заработная плата тренера за месяц составляет 25 000 руб., кроме того, в январе ему была выплачена материальная помощь в размере 4 000 руб.

Рассчитаем сумму отпускных.

Вначале необходимо определить количество дней в не полностью отработанных месяцах:

– в феврале – 20,93 кал. дн. (29,3 / 28 кал. дн. х (28 - 8) кал. дн.), где
28 кал. дн. – это количество календарных дней в феврале, а 8 кал. дн. – это время болезни сотрудника;

– в апреле – 24,42 кал. дн. (29,3 / 30 кал. дн. х (30 - 5) кал. дн.), где 30 кал. дн. – количество календарных дней в апреле, а 5 кал. дн. – это время командировки сотрудника.

Определим заработную плату за не полностью отработанные месяцы:

– в феврале – 17 105,26 руб. ((25 000 руб. / 19 раб. дн.) х 13 раб. дн.), где 19 раб. дн. – это количество рабочих дней в феврале согласно производственному календарю за 2015 год, 13 раб. дн. – количество рабочих дней, отработанных тренером;

– в апреле – 19 318,18 руб. ((25 000 руб. / 22 раб. дн.) х 17 раб. дн.), где 22 раб. дн. – это количество рабочих дней в апреле согласно производственному календарю за 2015 год, 17 раб. дн. – количество рабочих дней, отработанных тренером без учета командировки.

За расчетный период заработная плата тренера составила 286 423,44 руб. (25 000 руб. х 10 мес. + 17 105,26 руб. + 19 318,18 руб.). Обращаем внимание: согласно п. 3 и 5 Положения № 922 в заработную плату суммы пособия по временной нетрудоспособности, материальная помощь и оплата времени командировки не включаются.

Средний дневной заработок для оплаты отпуска составит 846,53 руб. (286 423,44 руб. / 10 мес. х 29,3 + 20,93 кал. дн. + 24,42 кал. дн.). Сумма отпускных будет 27 088,96 руб. (846,53 руб. х 32 кал. дн.).

Ошибка № 3: включение разовых премий при расчете отпускных. Согласно п. 2 Положения № 922 при расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат. Однако п. 3 того же положения установлено, что выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.), не учитываются при расчете среднего заработка.

В соответствии со сложившейся арбитражной практикой при решении вопроса о том, должна ли учитываться при расчете среднего заработка та или иная выплата, необходимо в каждом конкретном случае определять, относится ли данная выплата к числу предусмотренных системой оплаты или стимулирования труда, применяемой в организации. Следовательно, выплатами, не включаемыми в систему оплаты труда, являются разовые премии, выплачиваемые работникам к юбилейным датам и праздничным дням, а также другие премии разового характера, выплачиваемые по усмотрению работодателя и не установленные коллективным договором, положением об оплате труда, трудовым договором. Такие выводы сделаны в апелляционных определениях Московского городского суда от 04.09.2013 № 11-28140, от 08.07.2013 № 11-13403/13, Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 13.05.2013 № 33-1616/2013.

Таким образом, из всего вышесказанного следует, что разовые премии, которые не носят производственного характера, при исчислении среднего заработка учитывать не следует.

Ошибка № 4: включение премий не в том размере при расчете отпускных. В пункте 15 Положения № 922 сказано, что премии при расчете отпускных необходимо включать следующим образом:

• ежемесячные премии и вознаграждения – фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода. Это значит, что если за 12 месяцев было начислено 13 премий за один и тот же показатель, то одна из них не учитывается. Порядок учета премий организация должна выбрать самостоятельно, прописав в локальном нормативном акте. В случае если это нигде не указано, как правило, берутся наиболее выгодные для работника премии при расчете среднего заработка;
• премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, – фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода. Из этого следует, что если сотрудник ушел в отпуск и за расчетный период ему было выплачено пять премий, например за IV квартал прошлого года и за I, II, III, IV кварталы текущего года, то получается, что пять ежеквартальных премий приходятся на расчетный период, продолжительность которого превышает расчетный период, следовательно, их все учитывать нельзя, а вот четыре ежеквартальных премии (за I, II, III, IV кварталы) включаются в расчет среднего заработка. Таким образом, необходимо выбрать только четыре из пяти премий и учесть их при определении среднего заработка;
• вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, – независимо от времени начисления вознаграждения.

Отметим, что, в случае если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 данного положения, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячных, ежеквартальных и др.).

Тренеру предоставлен отпуск с 01.08.2015 по 01.09.2015 (32 кал. дн.). Расчетный период с 01.08.2014 по 31.07.2015 отработан полностью, за этот период ему были выплачены премии:

– в октябре 2014 года – за III кв. 2014 года – 6 000 руб.;

– в январе 2015 года – за IV кв. 2014 года – 6 000 руб.;

– в апреле 2015 года – за I кв. 2015 года – 6 000 руб.;

– в июле 2015 года – за II кв. 2015 года – 6 000 руб.

Кроме того, за расчетный период ему была выплачена заработная плата в размере 216 000 руб.

Рассчитаем сумму отпускных.

В этом примере в расчет среднего заработка включаются все премии, так как они начислены за расчетный период и продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода. Обращаем ваше внимание на то, что премия за III кв. 2014 года, выплаченная в октябре 2014 года, будет учитываться не в полном размере, так как в расчетный период для начисления отпускных попадает только август и сентябрь. Следовательно, в расчет среднего заработка необходимо включить премию за III кв. 2014 года пропорционально включаемому периоду, а именно она будет учитываться в следующем размере – 4 000 руб. (6 000 руб. / 3 мес. х 2 мес.). Общая сумма премий за расчетный период составит 22 000 руб. (6 000 руб. х 3 кв. + 4 000 руб.).

Средний дневной заработок будет 679,90 руб. ((216 000 + 22 000) руб. / 12 мес. / 29,3), а сумма отпускных составит 21 756,80 руб. (679,90 руб. х
32 кал. дн.).

Воспользуемся условиями примера 2. Добавим, что сотрудник был на больничном с 02.02.2015 по 06.02.2015 (5 кал. дн.), за это время ему было выплачено пособие в размере 4 500 руб. Отметим, что заработная плата в размере 216 000 руб. за расчетный период включает в себя пособие по временной нетрудоспособности, но без учета премий. Рассчитаем сумму отпускных.

Итак, рассчитаем размер премии за I кв. 2015 года, которую необходимо включить в расчет отпускных. При расчете данной премии в соответствии с п. 5 и 15 Положения № 922 необходимо исключить время нахождения сотрудника на больничном. Таким образом, получим 50 раб. дн. (55 - 5), где 55 раб. дн. – это норма рабочих дней согласно производственному календарю за I кв. 2015 года. Следовательно, размер премии за I кв. 2015 года, которую необходимо включить при расчете отпускных, будет равен 5 454,55 руб. (6 000 руб. / 55 раб. дн. х 50 раб. дн.). Общий размер премий, который будет учитываться в расчетном периоде для определения отпускных, составляет 21 454,55 руб. (4 000 + 6 000 + 5 454,55 + 6 000), где 4 000 руб. – премия за III кв. 2014 года, выплаченная в октябре 2014 года (см. расчет в примере 2), 6 000 руб. – это премии за IV кв. 2014 года
и за II кв. 2015 года.

Сумма заработной платы за расчетный период – 232 954,55 руб. (216 000 -
4 500 + 21 454,55), где 4 500 руб. – это сумма пособия по временной нетрудоспособности, которая согласно п. 5 Положения № 922 исключается.

Средний дневной заработок будет равен 672,40 руб. (232 954,55 руб. / (29,3 х 11 мес. + 24,15 кал. дн.), где 24,15 кал. дн. (29,4 / 28 х 23) – это количество календарных дней в неполном месяце (феврале). Отпускные составят 21 516,80 руб. (672,40 руб. х 32 кал. дн.).

Ошибка № 5: расчет отпускных без применения коэффициента повышения. Согласно п. 16 Положения № 922 при повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения средний заработок работников повышается. В этом случае необходимо применить и рассчитать коэффициент повышения. Он рассчитывается следующим образом:

• если повышение произошло в расчетный период, выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения, установленных в месяце последнего повышения тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения, на тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение, предусмотренные в каждом из месяцев расчетного периода;

Тренер уходит в отпуск с 01.07.2015. Расчетный период – с 01.07.2014 по 30.06.2015. С 01.01.2015 произошло повышение окладов. Оклад стал равен 25 000 руб., до этого он был 22 000 руб. Рассчитаем отпускные.

Коэффициент повышения будет равен 1,14 ((25 000 / 22 000) руб.). Далее необходимо произвести индексацию выплат до повышения оклада, то есть заработная плата за период с 01.07.2014 по 31.12.2014 (6 мес.) будет равна 150 480 руб. (22 000 руб. х 6 мес. х 1,14). Сумма за расчетный период составит 300 480 руб. (150 480 руб. + 6 мес. х 25 000 руб.).

Средний дневной заработок – 854,61 руб. (300 480 руб. / 12 мес. / 29,3). Сумма отпускных равна 27 347,52 руб. (854,61 руб. x 32 кал. дн.).

• если повышение произошло после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период;

Тренер уходит в отпуск с 13.07.2015. Расчетный период – с 01.07.2014 по 30.06.2015. Повышение оклада произошло с 01.07.2015, и он стал 25 000 руб., до этого был 22 000 руб. Рассчитаем отпускные.

Таким образом, средний дневной заработок за расчетный период будет равен 855,97 руб. ((22 000 руб. x 12 мес. / 12 мес. / 29,3) x 1,14). Сумма отпускных – 27 391,04 руб. (855,97 руб. x 32 кал. дн.).

• если повышение произошло в период сохранения среднего заработка, часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения до окончания указанного периода.

Тренер уходит в отпуск с 01.07.2015. Расчетный период – с 01.07.2014 по 30.06.2015. Повышение оклада произошло с 24.07.2015, и он стал 25 000 руб., до этого был 22 000 руб. Рассчитаем отпускные.

В этом случае выплачиваются работнику отпускные в размере 24 027,30 руб. ((22 000 руб. х 12 мес. / 12 мес. / 29,3) х 32 кал. дн.), где средний дневной заработок равен 750,85 руб. С даты повышения оклада необходимо пересчитать отпускные, а именно с 24.07.2015 по 01.08.2015
(9 кал. дн.). Сумма отпускных составит 24 973,27 руб. (750,85 руб. х 23 кал. дн. + 750,85 руб. х 1,14 х 9 кал. дн.), где 1,14 ((25 000 / 22 000) руб.) – коэффициент повышения. Следовательно, работнику необходимо доплатить 945,97 руб. (24 973,27 - 24 027,30).

Обращаем ваше внимание, что коэффициент повышения необходимо применять в случае, если при повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения изменяются перечень ежемесячных выплат к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению и (или) их размеры. В этом случае коэффициент повышения рассчитывается путем деления вновь установленных тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения и ежемесячных выплат на ранее определенные тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение и ежемесячные выплаты.

Приведем пример.

Тренер уходит в отпуск с 13.07.2015. Расчетный период – с 01.07.2014 по 30.06.2015. Его оклад составил 22 000 руб. Кроме того, у работника были ежемесячные выплаты к должностному окладу в размере 10%. С 01.06.2015 оклад был увеличен до 25 000 руб., а также произошло увеличение ежемесячных выплат с 10% до 15%. Были установлены дополнительные ежемесячные выплаты в размере 5% от должностного оклада.

Рассчитаем сумму отпускных.

Заработная плата до повышения – 24 200 руб. (22 000 руб. + 22 000 руб. х 10%).

Заработная плата после повышения – 30 000 руб. (25 000 руб. + 25 000 руб. х 15% + 25 000 руб. х 5%).

Коэффициент индексации равен 1,24 ((30 000 / 24 200) руб.).

Заработок тренера за расчетный период с учетом повышения должностного оклада и ежемесячных выплат и введения дополнительных ежемесячных выплат составит 360 088 руб. (24 200 руб. x 11 мес. x 1,24 + 30 000 руб. x 1 мес.). Средний дневной заработок будет равен 1 024,14 руб. (360 088 руб. / 12 мес. / 29,3). Сумма отпускных – 32 772,48 руб. (1 024,14 руб. x 32 кал. дн.).

Необходимо помнить, что при повышении среднего заработка учитываются тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение и выплаты, установленные к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению в фиксированном размере (проценты, кратность), за исключением выплат, предусмотренных к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению в диапазоне значений (проценты, кратность). При этом в случае повышения среднего заработка выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в абсолютных размерах, не повышаются.

Ошибка № 6: перечисление НДФЛ с отпускных вместе с заработной платой. Согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ выплата отпускных производится не позднее чем за три дня до начала отпуска. Это значит, что НДФЛ с отпускных нужно перечислять согласно порядку, установленному абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ, то есть не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках.

Обращаем ваше внимание, что начиная с 2016 года в п. 6 ст. 226 НК РФ Федеральным законом от 02.05.2015 № 113-ФЗ вносятся изменения, согласно которым при выплате налогоплательщику доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны будут перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

* * *

В заключение отметим, что при исчислении отпускных, чтобы избежать ошибок, необходимо быть внимательным в отношении выплат, которые включаются или исключаются из расчетного периода, премий, а также обратить внимание на то, было ли повышение окладов или ежемесячных выплат к ним. Кроме того, нужно помнить, что с отпускных перечисляются НДФЛ в порядке, предусмотренном абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ.

Источник: Журнал "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение"