Статья подготовлена компанией «Электронный экспресс».
В последние месяцы активно растет интерес к теме ЭДО бухгалтерских документов и счетов-фактур. Законодательные основы для перевода первички и счетов-фактур в электронную форму созданы несколько лет назад, регулярно проходят представительные конференции по этой теме, при этом реально работающих проектов не так уж много. Хотя они есть, и это внушает оптимизм. Например, одно из масштабно внедренных решений ЭДО — технология «Экспресс Документ», которая входит в состав информационно-правового обеспечения ГАРАНТ. С ее помощью сегодня получают счета-фактуры и первичку около ста тысяч организаций-пользователей.
С чем связана общая медлительность при переходе на ЭДО? Давайте попробуем разобраться. Одно из профессиональных качеств бухгалтера — осторожность. Бухгалтер особенно осторожен, когда дело касается взаимоотношений с налоговой инспекцией. Этим можно объяснить сдержанное отношение к переходу на электронный документооборот. Небогатая практика налоговых проверок и арбитражных дел подталкивает принять решение «подождать». Особенно это свойственно возрастным бухгалтерам небольших организаций, которые болезненно реагируют даже на небольшие риски и опасаются нововведений.
Какие причины побуждают вас переходить на ЭДО?
Давайте рассмотрим три ситуации по теме ЭДО счетов-фактур, основанных на реальной практике службы правового консалтинга компании ГАРАНТ.
Вопрос 1. Может ли организация выставлять и получать от контрагентов первичные документы (договоры, спецификации, товарные накладные (ТОРГ-12), счета-фактуры) в электронном виде (подписанные электронной подписью)?
В соответствии с Налоговым кодексом РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).
В силу Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, организация вправе выставлять и получать от контрагентов первичные документы (в том числе накладные ТОРГ-12), а также договоры и спецификации в электронном виде, кроме тех случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (письма Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и N 03-02-07/1-2, от 11.01.2011 N 03-03-06/1/3, от 26.11.2009 N 03-02-08/85, от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383).
Что касается счетов-фактур. В соответствии со ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Счета-фактуры составляются в электронном виде по согласию сторон и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи утвержден приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н (далее - Порядок). Согласно указанному Порядку выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Это операторы ЭДО.
Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством Российской Федерации. Форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде должны быть утверждены Федеральной налоговой службой (письмо Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2).
Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ утвержден также и Порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, в соответствии с которым, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, то он вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
При этом каких-либо аналогичных нормативно-правовых актов, регулирующих порядок выставления и получения первичных документов в электронном виде, в настоящее время нет. Полагаем, что организациям в этом случае придется самостоятельно устанавливать такой порядок. На практике при обмене актами и накладными часто используется порядок, схожий с тем, который используется для передачи счетов-фактур. Единообразие подходов дает возможность унифицировать логику процедуры передачи, использовать единую технологию ЭДО и единообразно протоколировать прохождение документа по всем этапам ЭДО.
Вопрос 2. Что делать, если покупатель тянет с ответом на переданный ему электронный счет-фактуру?
В крупном плане, такая ситуация является во многом саморегулируемой. Если покупателю нужен счет-фактура для возмещения НДС, то он сам обратится к покупателю и спросит "где мой счет-фактура?". Если же счет-фактура ему не нужен (например, покупатель использует упрощенную систему налогообложения), то продавец не должен страдать от отсутствия ответа. Оператор ЭДО, как независимая третья сторона, фиксирует факт и дату передачи счета-фактуры на всех этапах документооборота. Какие основания нужны продавцу, чтобы зарегистрировать выставленный электронный счет-фактуру в журнале учета? В этой ситуации важно получить подтверждение от оператора электронного документооборота, в котором указана дата поступления файла счета-фактуры.
Если разбираться детально, то согласно ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав продавцами выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.
Счет-фактура в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника электронного документооборота, если он подписан электронной цифровой подписью, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через оператора электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с Порядком (п. 1.5 Порядка).
Согласно п. 1.10 Порядка датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора электронного документооборота (далее - Подтверждение оператора). При этом счет-фактура в электронном виде считается выставленным, если продавцу поступило Подтверждение оператора при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры (далее - Извещение покупателя), подписанного электронной цифровой подписью покупателя и полученного через оператора электронного документооборота.
Пункт 3 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее - Правила ведения журнала учета), устанавливает, что счета-фактуры, составленные в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее - журнал учета) по дате их выставления.
В соответствии с пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала учета в случае выставления в электронном виде счета-фактуры, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в установленном порядке, в графу 2 "Дата выставления" вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в Подтверждении оператора, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица оператора электронного документооборота. При повторном направлении (неоднократном направлении) в электронном виде одного и того же счета-фактуры указывается дата последнего направления.
При этом нормы Правил ведения журнала учета не обязывают продавца дожидаться получения Извещения покупателя для регистрации в журнале учета счета-фактуры в электронном виде, фактически составленного и переданного им оператору электронного документооборота, в отношении которого получено Подтверждение оператора.
Таким, образом, из буквального толкования норм Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур следует, что продавец имеет возможность зарегистрировать составленный в электронном виде счет-фактуру в части 1 журнала учета при получении подтверждения оператора электронного документооборота о поступлении ему файла соответствующего счета-фактуры.
Вопрос 3. Насколько велики риски моей организации переходе на ЭДО счетов-фактур и первички?
Статья 120 НК РФ предусматривает ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения.
Под грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается, в частности, отсутствие счетов-фактур (п. 3 ст. 120 НК РФ).
В зависимости от количества налоговых периодов, в которых было допущено указанное нарушение, с организации может быть взыскано 10 000 руб. или 30 000 руб. (п. 1 и п. 2 ст. 120 НК РФ).
Риски взыскания штрафа при правильной организации документооборота электронных счетов-фактур стремятся к нулю. При проверке электронный счет-фактура не должен вызывать вопросов у проверяющего. Если же проверяющий попросит бумажный носитель, организация-продавец сможет в любой момент распечатать недостающие счета-фактуры с отметкой оператора о передаче электронного счета-фактуры.
В целом, на сегодняшний день существует возможность составления счетов-фактур в электронном виде.
Такой документооборот может существовать как параллельно, так и альтернативно бумажному документообороту.
Динамичные профессионалы, которых среди бухгалтеров, несмотря на их профессиональную осторожность, не так уж и мало, уже используют ЭДО или активно рассматривают возможность перехода на ЭДО счетов-фактур и первичных бухгалтерских документов в электронную форму.
Партнерами спецпроекта "Без бумаг", проходящего в настоящее время на Клерк.Ру, являются компании «Электронный экспресс», «Национальный удостоверяющий центр», Synerdocs, группа компаний «Такснет», «Линк-Сервис», «Контур Диадок», TerraLink.
Все материалы спецпроекта:
- «Без бумаг»: узнай все об ЭДО из первых рук
- Порвать с бумагой: что происходит на рынке электронного документооборота
- Смею вас заверить: зачем нужна электронная подпись
- Внедрение ЭДО: как не отстать от конкурентов
- В Крыму открылся первый удостоверяющий центр
- Россвязь и Росстат стали лидерами по качеству перевода госуслуг в электронный вид
- 8 признаков того, что пора переходить на электронный документооборот
- Бухгалтерия без бумаг: когда пора переходить на ЭДО
- Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС: интернет-конференция на Клерк.Ру
- Как бухгалтеру создать свой круг электронного общения с контрагентами
- Создать свой круг электронного общения – легко!
- Электронные счета-фактуры: опасность или перспектива?
- Компании могут подтолкнуть к переходу на электронный документооборот
- Электроннообязанные: может ли государство заставить компании перейти на ЭДО?
- Как ЭДО помогает избежать доначисления налогов
- ЭДО поможет во время налоговой проверки
- Бизнес в один клик
- Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера
- Почему бухгалтеры опасаются перехода на электронный документооборот
- Бумага все стерпит: почему бухгалтерам трудно перейти на электронные документы
- ЭДО: стоит ли опасаться подделок электронной подписи
- Электронный документ можно использовать как доказательство в суде
- Трудно ли отказаться от бумажных документов?
- Электронный документ нельзя отправить "задним числом"
- Участники ЭДО могут пользоваться услугами разных операторов
- Перевести в электронный вид можно любой документ
- Как подготовить инфраструктуру компании к переходу на межкорпоративный обмен электронными документами
- Внедрение ЭДО: как подготовить инфраструктуру компании
- Государство может ввести обязательный документооборот
- Филиал не вправе самостоятельно перейти на ЭДО
- ФНС внедряет ЭДО при подаче заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов
- ЭДО позволяет исправить электронные счета-фактуры
- Налоговая отчетность в электронном виде в 2015 году
- Электронная отчетность в 2015 году: как сдать легко и быстро
- А так уж нужен оператор ЭДО?
- Операторы ЭДО выступят третьей стороной в споре с налоговиками
- Мифы и реальность электронного документооборота
- ЭДО против бумаги: мифы и реальность
- Интернет-конференция «Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС»
- Как эффективно внедрить ЭДО: обзор интернет-конференции
- Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера. Часть 2
- Электронные документы получены на стыке периодов: как учесть расходы и вычет по НДС
Комментарии
3а кому нужен вообще ответ покупателя на счет фактуру? Никому.
Лучше бы ответили на вопрос как электронно подписывать ТОРГ-12, если ЭЦП только у гендиректора или на складе нет интернетов? Мне вот не сильно хочется чтоб ТОРГ-12 подписывал бухгалтер подписью директора на флешке, а кладовщик бы оставался в стороне от матответственности
Afrikan, а вы не могли бы задать свой вопрос на конференции? http://forum.klerk.ru/newthread.php?do=newthread&f=186
в нашей компании беспокойный айтишник убедил все таки что ЭДО штука хорошая. Установили, протестировали с дружественной компанией - работает.
Разослали приглашение (или как там оно называется) работать по ЭДО нашим покупателям. Из более чем 1000 контрагентов интерес проявили штук 5-7. А на конкретику до сих пор еще не вышли.
Причем те, у кого в договоре прописаны суровые условия относительно первички (оплата за товар после получения первички без ошибок) и про которых думали что они первые поддержат - помалкивают.
Видимо удобнее, когда доки ходят подолгу и платить не нужно.