Внедрение межкорпоративного обмена электронными юридически значимыми документами (ЮЗД) на сегодняшний день с точки зрения организации работы ничем не отличается от других ИТ-проектов корпоративного уровня, например, таких как внедрение приложения ERP, внедрение корпоративной отчетности, системы автоматизации делопроизводства и т. д.
В результате внедрения проекта обеспечивается юридическая значимость передаваемых/получаемых документов, что достигается комплексом технических, технологических и организационных мер, к основным из которых относятся:
- Передача документов только по каналам сертифицированного оператора – провайдера услуг обмена ЮЗД.
- Накопление всех переданных/полученных бизнес-документов, равно как и генерируемых оператором технологических документов, в электронном архиве.
- Подписание документов перед отправкой квалифицированной электронной подписью (ЭП).
Таким образом, если вы твердо решили отказаться от печати бумажных документов и перейти на электронный документооборот со своими контрагентами, то вам придется, в первую очередь, ответить себе на следующие вопросы:
- С каким или с какими операторами работать?
- Как передавать документы оператору – через его универсальный интерфейс или из рабочего места ERP-системы?
- Где и как хранить ЮЗД? Какая информация подлежит хранению?
- Как применять ЭП – на сервере или рабочем месте сотрудника и, соответственно, где хранить сертификаты ЭП?
- Как внедрять – самому или с помощью интегратора?
От ответов на эти вопросы зависит и архитектура целевой системы, и состав мероприятий по подготовке к ее внедрению.
Рассмотрим влияние каждого вопроса на подготовку корпоративной инфраструктуры к внедрению электронного обмена ЮЗД.
Выбор оператора
Сегодня в России действующим законодательством предусмотрена обязательность использования для передачи электронных документов информационных каналов организаций, специализированных на такой деятельности, также называемых провайдерами или операторами услуг обмена ЮЗД. Эти организации проходят обязательную сертификацию, прежде чем им будет позволено осуществлять такую деятельность. Всего по стране услуги по передаче электронных документов осуществляют более ста операторов, пять из которых занимают лидирующие позиции по количеству обслуживаемых абонентов.
Программное обеспечение каждого из операторов, даже при соблюдении определенных стандартов, имеет свою специфику и несовместимо с программным обеспечением других операторов.
Из этого вытекает, во-первых, что для осуществления приема/передачи документов вам придется использовать не только каналы, но и программное обеспечение выбранного оператора.
Для этого каждый из операторов предусматривает передачу своим пользователям (как правило, бесплатно) соответствующего клиентского обеспечения для локальной установки в его вычислительной сети. Также распространен способ, когда клиентское программное обеспечение устанавливается не у пользователя, а на сервере оператора, а пользователи получают к нему доступ через специально разработанный оператором веб-интерфейс. Фактически речь идет об облачной модели использования программного обеспечения оператора.
Но даже облачная модель, не говоря уже о клиентской, не всегда устраивает крупный бизнес, и без того перегруженный использованием целого «зоопарка» приложений и систем. Появление нового приложения означает дополнительные затраты на его сопровождение, поддержку и обучение пользователей. А если придется устанавливать и использовать интерфейсы сразу нескольких операторов, то очевидно, что ни к чему хорошему, кроме возрастания количества ошибок и снижению эффективности работы организации, это не приведет.
Во-вторых, вы сможете обмениваться документами только с теми контрагентами, которые также являются абонентами этого оператора. И это в наибольшей степени не устраивает крупный бизнес, производителей товаров народного потребления и других пользователей, которые нуждаются в более широком охвате контрагентов.
Рассмотренная ситуация является прямым следствием существующей операторской схемы работы, однако пока никаких изменений в этой области не предусматривается.
Передача документов: интерфейс оператора или ERP-системы?
Вне зависимости от того, будете ли вы работать с одним оператором или несколькими, немаловажен вопрос о выборе рабочего места пользователя. Понятно, что вся необходимая информация для ЮЗД находится в ERP-системе и должна быть оттуда извлечена перед формированием документа, равно как и загружена в систему после его получения.
Однако работа через интерфейсы оператора (как было рассмотрено выше) предполагает, что обмен документами между ERP-системой и интерфейсом оператора будет происходить в ручном режиме, что в корне противоречит идее автоматизации.
Крупные компании, естественно, предпочтут встраивание функций ЮЗД в интерфейс ERP.
Возможно, принятие решения будет еще более непростым, если окажется, что у вас в компании учет ведется в нескольких системах, в т. ч. устаревших и/или нестандартных и разработанных самостоятельно.
Наличие нескольких учетных систем в организации создает дополнительные сложности при их интеграции с ПО оператора, поскольку возникают риски повторной обработки входящих документов. Чтобы избежать дублирования, интегратор должен позаботиться о диспетчеризации потоков документов между системами, что не очень просто, особенно если разработчик не имеет опыта подобной работы.
Что, где и как хранить?
В приказе Министерства Финансов РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов- фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» сказано:
«Участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрено настоящим Порядком, совместно с применявшимся для формирования электронной цифровой подписи указанных документов сертификатом ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур» (п. 1.13).
Следовательно, ваша компания должна обеспечить надежное, долговременное ведение архива электронных документов. Для целей учета и последующего контроля нужно хранить весь пакет документов, сопровождающий выставление и получение электронного счета-фактуры (сам xml-файл, электронную подпись, а также технологические документы со своими электронными подписями).
Необходимо помнить, что электронные документы представлены в формате xml, и это означает, что их визуальное восприятие невозможно, поэтому обычно эти документы сохраняются в электронном архиве в двух форматах: исходном, xml-формате, а также в формате PDF, который вторичен по отношению к исходному и полностью дублирует его информацию. Он очень полезен для обеспечения привычного восприятия документа бизнес-пользователем, а также будет очень востребован при аудиторских проверках. Добавим к этому списку акты, накладные и неформализованные документы, сопровождающие сделку.
Таким образом, основываясь на опыте внедрений компании TerraLink, средний объем документов по одной транзакции составит около 1,5 Mб. При пересчете на 100 000 документов в год для хранения документов понадобится около 1,5 Tб дискового пространства.
Также будет не лишним задуматься о том, как обеспечить безопасность, надежность и управляемость подобного хранилища.
Применение ЭП: на сервере или на рабочем месте сотрудника
Одно из важнейших с точки обеспечения юридической значимости решений, которое вам придется принять при переходе на межкорпоративный обмен электронными документами, это выбор между серверным и локальным подписанием документов.
При выборе локального подписания на каждом рабочем месте потребуется установить средство криптографии (например, «КриптоПро CSP»), корневые сертификаты удостоверяющего центра, набор драйверов для носителей электронных подписей, дополнительные библиотеки, открыть нужные порты и т. д. Кроме того, важно вести информацию о сроках действия всех сертификатов и средств шифрования, чтобы исключить необходимость обновления сертификатов и средств шифрования в критические для бухгалтерии моменты – при закрытии учетных периодов, когда обмен электронными документами между компаниями, а также между компаниями и контролирующими органами резко возрастает.
Серверное подписание менее привычно, но также допустимо. При серверном подписании все несколько проще:
администрирование криптосредств происходит централизованно, электронная подпись привязана к учетной записи пользователя в системе, нет необходимости в приобретении носителей для электронных подписей и т. д.
Перед выбором метода подписания обязательно проконсультируйтесь с представителями вашей службы безопасности: обычно именно им можно доверить принятие итогового решения по этому вопросу.
Как внедрять: самим или с помощью интегратора?
Если вы используете систему «1С» и/или у вас относительно небольшой оборот документов, то, возможно, внедрение ЮЗД своими силами не составит большого труда. Очень много необходимых возможностей в «1С» уже встроено.
Однако если у вас SAP ERP, то вы должны заранее внимательно проанализировать ее встроенные средства для обмена ЮЗД. Как правило, этих возможностей явно недостаточно для полноценной работы бизнес-пользователей.
Наиболее востребованные функции: поддержка работы с несколькими операторами, ведение электронного архива, применение криптосредств, отчетность, аналитика и другие сервисы – отсутствуют, и их придется дорабатывать самостоятельно.
Еще более сложным будет вопрос в случае применения иных и/или нескольких учетных систем, особенно малораспространенных или разработанных самостоятельно.
Во многих случаях при принятии решения о переходе к обмену ЮЗД будет полезно рассмотреть вариант применения универсального решения – продукта TerraLink xDE, который может работать с ERP-системами разных типов, и вообще с произвольными источниками/приемниками информации, а также поддерживает многооператорский режим работы.
Преимуществом такого подхода является то, что при стандартных конфигурациях вашей системы количество пользовательских интерфейсов не увеличивается, администрирование и поддержка приложения происходят централизованно. Все это сокращает затраты на его сопровождение и развитие.
Кроме того, в ходе внедрения вы получите не только квалифицированные рекомендации по подготовке вашей инфраструктуры с учетом ее особенностей, но и гарантии поддержки и сопровождения системы при развитии ПО операторов, включая более чем реальные изменения форматов электронных документов в соответствии с законодательством.
На рисунке представлен пример архитектуры реализации ЮЗД с использованием продукта TerraLink xDE.
Начать дискуссию