Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера. Часть 2

Статья подготовлена компанией «Электронный экспресс».

Мы продолжаем обзор вопросов, которые задают бухгалтеры при переходе на ЭДО первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур. Ответы на эти вопросы основаны на реальной практике экспертов службы правового консалтинга ГАРАНТ. Одним из часто встречающихся вопросов является вопрос о действиях бухгалтера в "пограничных" случаях, когда электронный документ выставляется в одном отчетном периоде, а поступает к покупателю в другом отчетном периоде. Например, организация подписала соглашение об электронном документообороте с организацией, оказывающей ей услуги. В начале января (12 января 2015 года) организацией были получены и подписаны электронной подписью акт от 31 декабря об оказании услуг Интернета за декабрь и счет-фактура от 31 декабря 2014 года об оказании услуг за декабрь.

Вопрос 1. В каком периоде (в декабре или в январе) организации следует учесть расходы на оказание услуг в целях налогообложения прибыли?

По данному вопросу эксперты службы правового консалтинга ГАРАНТ считают, что в рассматриваемой ситуации организация (заказчик услуг) должна признать расходы на приобретение услуг сети Интернет в целях налогообложения прибыли в периоде принятия и подписания акта оказания услуг (в I квартале 2015 года).

Давайте разберемся подробнее. Расходы на услуги по предоставлению доступа в сеть Интернет относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (абзац 4 п. 1 ст. 252НК РФ). Принятие приобретенных услуг к учету осуществляется на основании первичных учетных документов (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)). Первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). То есть первичные документы (акты оказания услуг, накладные и др.), оформленные в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью *(1), могут являться документами, подтверждающими расходы, осуществленные налогоплательщиком (смотрите, например, письма ФНС России от 05.10.2011 N ЕД-4-3/16368@, Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12250, от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24, от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139, от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2, от 03.11.2011 N 03-07-11/297, от 26.08.2011 N 03-03-06/1/521, от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 N 03-02-07/1-190, от 28.07.2010 N 03-03-06/1/491).

При методе начисления датой осуществления внереализационных и прочих расходов (для затрат в виде расходов на оплату сторонним организациям за выполненные ими работы (предоставленные услуги) признается одна из следующих дат (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 06.10.2014 N 03-03-06/1/49967, от 22.02.2013 N 03-03-06/1/5002 и др.):

• дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;
• дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;
• последнее число отчетного (налогового) периода.

Выбранный способ учета необходимо закрепить в учетной политике организации.

При этом отметим, что НК РФ не расшифровывает, что следует понимать под датой предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов. По мнению Минфина России, под датой предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, следует понимать дату составления указанных документов (письма Минфина России от 26.01.2007 N 03-03-06/2/10, от 03.08.2006 N 03-03-04/2/188, смотрите также письма МНС России от 13.09.2004 N 02-4-08/275, УФНС по г. Москве от 06.08.2009 N 16-15/080966).

В то же время в письме от 14.12.2011 N 03-03-06/1/824 финансовое ведомство указало, что расходы, в частности, на консультационные услуги учитываются в целях налогообложения на дату подписания акта приемки-передачи услуг.

Отметим также, что согласно приказу ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ "Об утверждении форматов первичных учетных документов" (п. 5 Приложения N 2) первичный учетный документ Акт о выполнении работ (оказании услуг) в электронном виде считается оформленным при наличии:

• титула исполнителя (сведений исполнителя в отношении оказания услуг), подписанного его электронной подписью;
• подписанного электронной цифровой подписью заказчика титула заказчика (сведений заказчика в отношении этой же сделки), содержащего обязательные идентификационные сведения о титуле исполнителя и сведения о выполнении работ (оказании услуг) на указанных исполнителем условиях.

То есть акт об оказании услуг в электронном виде считается оформленным при наличии проставленной электронной цифровой подписи как исполнителя, так и заказчика услуг.

Из полученной информации следует, что услуга принята заказчиком в январе 2015 года, что подтверждается подписанием заказчиком акта об оказании услуг по электронным каналам связи 12.01.2015. В связи с этим полагаем, что в рассматриваемом случае акт оказания услуг считается оформленным после его подписания заказчиком соответствующим образом (электронной цифровой подписью заказчика о принятии услуг) и, соответственно, затраты на услуги связи могут быть приняты к учету заказчиком не ранее 12.01.2015.

На основании изложенного полагаем, что поскольку организация (заказчик) приняла и подписала акт оказания услуг, составленный и выставленный исполнителем в электронной форме, в январе 2015 года, то в данном случае затраты должны быть признаны в целях налогообложения прибыли в периоде получения и подписания акта сдачи-приемки услуг заказчиком (в I квартале 2015 года).

Вопрос 2. В каком периоде следует учесть вычет НДС по счету-фактуре за оказанные в "пограничной" ситуации (на стыке отчетных периодов) услуги?

По данному вопросу эксперты службы правового консалтинга ГАРАНТ считают, что право на вычет суммы НДС возникает также в I квартале 2015 года.

Начать следует с того, что налогоплательщик вправе уменьшить общую сумму НДС, исчисленную в соответствии со ст. 166 НК РФ, на установленные ст. 171 НК РФ налоговые вычеты (п. 1 ст. 171 НК РФ).

В общем случае налогоплательщик имеет право принять к вычету сумму НДС, предъявленную ему исполнителем при приобретении услуг на территории РФ, при одновременном выполнении следующих условий:

• наличие надлежащим образом оформленного счета-фактуры, выставленного исполнителем (п. 1 ст. 172 НК РФ);
• принятие приобретенных услуг на учет при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ);
• приобретение услуг для осуществления операций, облагаемых НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 2 ст. 170 НК РФ).

Следовательно, организация (заказчик) вправе принять к вычету сумму НДС, предъявленную ей исполнителем при приобретении услуг сети Интернет, в налоговом периоде (квартале - ст. 163 НК РФ), в котором будут соблюдены все перечисленные условия.

В рассматриваемой ситуации счет-фактура составлен и выставлен исполнителем в электронной форме. Такое право закреплено в п. 1 ст. 169 НК РФ. При этом счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки (в данном случае стороны подписали соглашение об электронном документообороте) и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком. В силу абзаца 2 п. 6 ст. 169 НК РФ электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи устанавливается Министерством финансов Российской Федерации (п. 9 ст. 169 НК РФ). Так, Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи утвержден приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н (далее - Порядок N 50н).

Электронный счет-фактура, оформленный в утвержденном формате, выставленный и полученный по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с Порядком N 50н, является основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ (п.п. 1, 2 ст. 169 НК РФ, п. 1.2 Порядка N 50н, смотрите также письмо ФНС России от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@).

Датой выставления покупателю электронного счета-фактуры считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. При этом электронный счет-фактура считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора электронного документооборота, при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры, подписанного электронной цифровой подписью покупателя и полученного через оператора электронного документооборота (пункт 1.10 Порядка N 50н).

Обращаем внимание, что финансовое ведомство неоднократно разъясняло, что если счет-фактура выставлен продавцом в одном налоговом периоде, а получен покупателем в следующем налоговом периоде, то вычет суммы НДС следует производить в том налоговом периоде, в котором счет-фактура фактически получен (письма Минфина России от 09.07.2013 N 03-07-11/26592, от 02.10.2013 N 03-07-09/40889, от 04.04.2013 N 03-07-09/11071, от 03.05.2012 N 03-07-11/132, от 03.02.2011 N 03-07-09/02, от 22.12.2010 N 03-03-06/1/794, от 07.12.2010 N 03-07-11/476, от 20.04.2010 N 03-07-09/24, от 02.04.2009 N 03-07-09/18, от 13.06.2007 N 03-07-11/160, УФНС России по г. Москве от 03.08.2009 N 16-15/79275 и др.).

Таким образом, счет-фактура является основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету и требования п. 1 ст. 172 и п. 2 ст. 171 НК РФ для заявления налоговых вычетов по НДС выполняются только после получения счета-фактуры покупателем. При этом, как было отмечено ранее, электронный счет-фактура считается выставленным (полученным) при обязательном наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры.

В рассматриваемой ситуации счет-фактура датирован 31.12.2014, однако получен он был покупателем по электронным каналам связи и подписан электронной цифровой подписью уже в январе 2015 года (12.01.2015). В связи с этим полагаем, что право на вычет суммы НДС возникает у организации (заказчика) в I квартале 2015 года (при соблюдении иных условий, предусмотренных ст.ст. 171, 172 НК РФ).

В заключение отметим, что организация вправе обратиться за разъяснениями в налоговый орган по месту постановки на учет или в Минфин России (пп. 1, пп. 2 п. 1 ст. 21 НК РФ). Напомним, что в соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства о налогах и сборах, данных ему либо неопределенному кругу лиц финансовым или налоговым органом, признается одним из обстоятельств, исключающих вину лица в совершении налогового правонарушения.

Вопрос 3. В течение какого времени нужно хранить электронные первичные бухгалтерские документы и электронные документы, необходимые для ведения налогового учета?

Прежде всего, нужно отметить, что первичные учетные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Хранение документов бухгалтерского учета организует руководитель организации, индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после завершения отчетного периода.

Хранение налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, регистров налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, организуется руководителем организации - налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), физическим лицом - налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом). Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов налогоплательщики обязаны хранить в течение четырех лет, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом.

Все материалы спецпроекта:

1. «Без бумаг»: узнай все об ЭДО из первых рук
2. Порвать с бумагой: что происходит на рынке электронного документооборота
3. Смею вас заверить: зачем нужна электронная подпись
4. Внедрение ЭДО: как не отстать от конкурентов
5. В Крыму открылся первый удостоверяющий центр
6. Россвязь и Росстат стали лидерами по качеству перевода госуслуг в электронный вид
7. 8 признаков того, что пора переходить на электронный документооборот
8. Бухгалтерия без бумаг: когда пора переходить на ЭДО
9. Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС: интернет-конференция на Клерк.Ру
10. Как бухгалтеру создать свой круг электронного общения с контрагентами
11. Создать свой круг электронного общения – легко!
12. Электронные счета-фактуры: опасность или перспектива?
13. Компании могут подтолкнуть к переходу на электронный документооборот
14. Электроннообязанные: может ли государство заставить компании перейти на ЭДО?
15. Как ЭДО помогает избежать доначисления налогов
16. ЭДО поможет во время налоговой проверки
17. Бизнес в один клик
18. Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера
19. Почему бухгалтеры опасаются перехода на электронный документооборот
20. Бумага все стерпит: почему бухгалтерам трудно перейти на электронные документы
21. ЭДО: стоит ли опасаться подделок электронной подписи
22. Электронный документ можно использовать как доказательство в суде
23. Трудно ли отказаться от бумажных документов?
24. Электронный документ нельзя отправить "задним числом"
25. Участники ЭДО могут пользоваться услугами разных операторов
26. Перевести в электронный вид можно любой документ
27. Как подготовить инфраструктуру компании к переходу на межкорпоративный обмен электронными документами
28. Внедрение ЭДО: как подготовить инфраструктуру компании 
29. Государство может ввести обязательный документооборот
30. Филиал не вправе самостоятельно перейти на ЭДО
31. ФНС внедряет ЭДО при подаче заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов
32. ЭДО позволяет исправить электронные счета-фактуры
33. Налоговая отчетность в электронном виде в 2015 году
34. Электронная отчетность в 2015 году: как сдать легко и быстро
35. А так уж нужен оператор ЭДО?
36. Операторы ЭДО выступят третьей стороной в споре с налоговиками
37. Мифы и реальность электронного документооборота
38. ЭДО против бумаги: мифы и реальность
39. Интернет-конференция «Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС»
40. Как эффективно внедрить ЭДО: обзор интернет-конференции
41. Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера. Часть 2
42. Электронные документы получены на стыке периодов: как учесть расходы и вычет по НДС