Увольнение сотрудников возможно и по инициативе работодателя, например, в связи с сокращением численности или штата. В этой статье мы расскажем о том, как правильно оформить процедуру сокращения и исчислить налоги с выплат, полагающихся сокращаемым сотрудникам.
Правовые нюансы
При сокращении численности происходит уменьшение штатных единиц по определенной должности. Например, вместо трех юристов в штатном расписании остается один. А при сокращении штата происходит полное исключение из штатного расписания некоторых должностей. Например, позиция помощника бухгалтера исключается из штатного расписания вовсе.
Ряд категорий сотрудников запрещено увольнять. Это касается беременных сотрудниц, женщин, имеющих детей в возрасте до 3-х лет, матерей-одиночек, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет), а также других лиц, воспитывающих указанных детей без матери. Также нельзя сокращать тех работников, которые являются единственными кормильцами в семье с ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет, или кормильцами ребенка до 3-х лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей, если другой родитель не работает (ст. 261 ТК РФ).
Необходимо также учитывать преимущественное право на оставление на работе. Например, если принято решение сократить штат юристов на одну единицу, работодателю нужно из нескольких юристов выбрать того, кого придется уволить, и этот выбор должен быть обоснован. В статье 179 Трудового кодекса РФ четко сказано, что при сокращении численности или штата работников преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.
Если на период проведения сокращения в компании имеются вакантные должности, работодатель обязан предложить их сотруднику, попадающему под сокращение (ст. 180 ТК РФ). При этом предлагаемая должность может быть и ниже той, что сотрудник занимал ранее. Соответственно, она может быть оплачиваемой и в меньшем размере. А может ли компания предлагать «сокращаемому» сотруднику работу, требующую более высокой квалификации? Может, но не обязана. Пленум Верховного Суда РФ пояснил, что при решении вопроса о переводе работника на другую работу необходимо учитывать реальную возможность работника выполнять предлагаемую ему работу с учетом его образования, квалификации, опыта работы (п. 29 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2).
Еще один вопрос, который волнует как работников, так и работодателей. Нужно ли в обязательном порядке предлагать должность сотрудницы, находящейся в «декрете»? Из статьи 180 ТК РФ следует, что при проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность) в соответствии с частью третьей статьи 81 ТК РФ. Большинство судов считает, что речь идет о тех вакансиях, которые являются свободными на постоянной, а не временной основе. Так, Вологодский областной суд в Апелляционном определении от 27.03.2014 № 33-1342/2014 указал что должности, занимаемые сотрудниками, находящимися в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком, не являются вакантными и предлагать такие должности «сокращаемым» сотрудникам работодатель не должен. Аналогичные выводы сделаны в Апелляционных определениях Тульского областного суда от 10.07.2014 по делу № 33-1660, Верховного суда Республики Башкортостан от 15.07.2014, Ульяновского областного суда от 12.08.2014 по делу № 33-2399/2014, Костромского областного суда от 10.07.2013.
Алгоритм действий
Прежде, чем приступать к описанию процедуры сокращения работников, обращаем внимание на то, что о предстоящем сокращении сотрудники должны быть предупреждены заранее. Срок предупреждения не менее, чем за 2 месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ). Однако компания, заручившись письменным согласием работника, может сократить его и раньше. В этом случае сотруднику положена дополнительная компенсация, размер которой определяется исходя из среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения о сокращении.
В первую очередь, руководитель компании издает приказ о сокращении численности или штата, в котором указаны должности, подлежащие сокращению, и количество сокращаемых штатных единиц. Этот документ оформляется не менее чем за 2 месяца до предполагаемого начала увольнений.
Одновременно готовится новое штатное расписание. Соответственно, составляется и приказ об утверждении нового штатного расписания. В нем указывается, с какой даты начинает действовать новое штатное расписание. В приказе также может отражаться численность работников и утвержденный фонд оплаты труда в соответствии с новым штатным расписанием.
Сотрудники, попадающие под сокращение, предупреждаются о предстоящем увольнении. Для этого составляется уведомление о расторжении трудового договора (уведомление о сокращении штата или численности, уведомление о предстоящем увольнении) с указанием даты ознакомления и подписи работника. Дата ознакомления должна быть не менее чем за 2 месяца до увольнения.
Составляются уведомления о предложении работнику другой вакантной должности (в случае если таковые имеются). В уведомлении сотрудники должны поставить свою подпись и в случае отказа от предложенной вакансии зафиксировать свой отказ в данном документе. Период, в течение которого работник может согласиться на предложенную вакансию или отказаться от нее, законодательно не установлен. Поэтому работник вправе обдумывать предложение до истечения срока предупреждения об увольнении.
О предстоящем сокращении работодатель уведомляет службу занятости. Форма уведомления содержится в Постановлении Правительства РФ от 5 февраля 1993 г. № 99 (Приложение № 2). Там указываются Ф.И.О сокращаемых работников, их образование, профессия (или специальность), квалификация, а также их средняя заработная плата. Но региональные центры занятости могут утвердить и свои формы подачи сведений о сокращаемых работниках. Уведомлять службу занятости следует не позднее, чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий (при массовом увольнении - за 3 месяца).
Завершительным этапом процедуры сокращения будет являться издание приказа о расторжении трудового договора с работником и внесение записей в трудовую книжку о расторжении трудового договора. Запись будет выглядеть так: «Уволен в связи с сокращением численности (штата) работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». В день увольнения, то есть в последний день работы, компания должна выдать работнику трудовую книжку и выплатить все необходимые суммы.
Это алгоритм действий, действующий для компаний, не имеющих профсоюза.
Полагающиеся выплаты и налогообложение
«Сокращаемому» работнику полагается заработная плата за дни, отработанные в месяце увольнения (с зачетом аванса, если он выплачивался за этот месяц). Если к моменту увольнения работника вы не удержали НДФЛ с полученного им в счет зарплаты аванса, то это надо сделать при окончательном расчете (Письмо Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).
Если у «сокращаемого» сотрудника имеются неиспользованные дни отпуска, то ему нужно выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Здесь хотим обратить внимание на один очень важный момент. Дело в том, что в отношении сотрудников, увольняемых «по сокращению», действует особый порядок расчета дней неиспользованного отпуска. Так, если в последний рабочий год такой сотрудник проработал более 5,5 месяца, то компенсация за этот рабочий год выплачивается в полном размере. Это следует из пункта «а» Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.1930 № 169 и Рекомендаций Роструда, утвержденных Протоколом от 19.06.2014 № 2. Данный вывод подтверждается и судебной практикой (Апелляционные определения Мурманского областного суда от 24.06.2015 № 33-1833-2015, Верховного суда Республики Карелия от 01.07.2014 по делу № 33-2469/2014, Иркутского областного суда от 12.11.2014 по делу № 33-9318/2014). Однако существует и противоположная практика (Апелляционное определение Московского городского суда от 08.04.2014 по делу № 33-10984/2014г.). Но такие решения встречаются достаточно редко.
Сумму компенсации за неиспользованный отпуск компания вправе отнести в состав расходов на оплату труда (п. 8 ст. 255 НК РФ). Она облагается и НДФЛ, и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «д», п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
А если «сокращаемый» работник в свой последний рабочий год уже воспользовался отпуском, отгуляв его полностью, так сказать, авансом? В этом случае компания не вправе удержать с него часть отпускных, приходящихся на неотработанные в последнем рабочем году дни (ст. 137 ТК РФ).
Помимо данных выплат, компания обязана выплатить сокращаемому работнику выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ст. 178 ТК РФ). Кроме этого, за сокращенным работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). Эту выплату работник получит после того, как напишет в организацию соответствующее заявление и представит трудовую книжку, подтверждающую, что в это время он нигде не работал.
В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником и в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен. Для выплаты за третий месяц физическое лицо обязано представить в компанию документ из службы занятости. Кстати, размеры выходного пособия могут быть выше, если это предусмотрено трудовым или коллективным договором.
Суммы выходного пособия, а также выплачиваемого впоследствии среднемесячного заработка компания вправе учесть при налогообложении прибыли в составе расходов на оплату труда (п. 9 ст. 255 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 16.07.2014 № 03-03-06/1/34828).
Эти суммы не должны облагаться НДФЛ, если их общая сумма «укладывается» в трехкратный размер среднего месячного заработка (п. 3 ст. 217 НК РФ). Причем это касается и ситуации, когда данные суммы выплачиваются в разных налоговых периодах. Как отметил Минфин РФ в Письме от 21.08.15 № 03-04-05/48347, такие выплаты в целях освобождения от уплаты НДФЛ должны учитываться суммарно. Если общая сумма превышает лимит, то НДФЛ облагается только сумма превышения.
Аналогичный порядок с 1 января 2015 г. действует и в отношении страховых взносов (пп. «д», п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Начать дискуссию