Как создать идеальный архив бухгалтерских документов

20 октября на форуме Клерк.Ру прошла интернет-конференция «Как создать идеальный архив бухгалтерских документов». На вопросы наших пользователей в режиме онлайн ответили Алексей Кольмай, руководитель проектов DIRECTUM, и Карина Кассис, аналитик Synerdocs.

Скажите вот, у меня архив в один шкаф умещается. Нужен ли мне электронный архив вообще?

Алексей Кольмай: Хороший вопрос. Найти документ в одном шкафу не проблема, но даже эту работу можно упростить и ускорить. Здесь надо смотреть сколько у Вас при этом контрагентов и трудно ли Вам будет вовлечь в электронный обмен их. То есть, если при таком небольшом количестве документов у вас до 5 контрагентов, то с ними не сложно обсудить переход на электронный обмен, и если они не против, то и перевести документы в электронный вид. Если же контрагентов у Вас, например, сто и они все еще работают с бумагой, тогда трудозатраты на общение с ними могут быть гораздо выше тех, что вы сейчас тратите на работу с бумагой в шкафу.

 Хотим переводить в электронную систему работу с первичкой. Пока не знаем, с чего начать и каких трудностей ждать. Посоветуйте, пожалуйста, к чему готовиться.

Алексей Кольмай: Не буду описывать процесс перехода целиком. Давайте предположим, что вы уже выбрали себе оператора обмена (например, Synerdocs) и решили создавать внутренний архив на базе своей системы документооборота.

Некоторые трудности будут на этапе старта работы в электронном виде:

• чтоб автоматизация была полной и полезной, стоит интегрировать Учетную систему и СЭД, а это дополнительная нагрузка на ИТ службу Заказчика, а также дополнительные расходы на интеграцию. Это будет необходимо, если у вас уже идет какая-то внутренняя работа с электронными документами. Здесь лучше всего воспользоваться готовым решением, чем нагружать своих ИТ-шников.
• всем лицам компании, которые имеют право подписи и участвуют в данном процессе, необходимо будет получить ЭП, а именно купить, и делать это ежегодно. Это минимум 1500 рублей в год на человека. 
• могут быть "маленькие" или несговорчивые контрагенты, с которыми будет сложно договориться об автоматизации. Для этого мы предлагаем автоматизировать и электронные оригиналы документов, и бумажные оригиналы. Про двойной поток документов я уже рассказывал.

В целом, технических и организационных трудностей довольно мало, мы все так или иначе умеем решать. А вот вопрос с контрагентами куда сложнее)

Карина Кассис: Алексей уже описал все с точки зрения внутренней работы.

И действительно, самая неприятная трудность в переходе на электронную первичку лежит в области общения с контрагентами. Не все разделяют ваши стремления поскорее отказаться от бумаги. Надо будет кого-то уговаривать, кому-то предлагать скидки и хорошие условия, кого-то придется просто заставить (если есть влияние на поставщиков). Именно из-за контрагентов процесс перехода на электронную первичку может затянуться.

Мы в, Synerdocs, активно помогаем подключать контрагентов, но даже с нашей помощью это не всегда происходит быстро. Так что можно посоветовать лучше работать с вашими партнерами, укреплять дружбу, теснее общаться, чтобы они понимали и активно участвовали в вашем проекте перехода на электронные документы.

Что делать, если счет-фактура был ошибочно зарегистрирован в книге покупок? Как мне отразить ошибку или надо аннулировать его? Если аннулировать, то как? Книга покупок должна быть в электронном виде?

Карина Кассис: Ответ на этот вопрос содержится в Письме ФНС России от 05.11.2014 N ГД-4-3/22685@. В нем налоговики изложили порядок действий покупателя в случаях ошибочной регистрации счета-фактуры в книге покупок. 

Действия покупателя будут следующими.

1. нужно провести исправления в книге покупок. Они осуществляются путем внесения аннулирующей записи в дополнительный лист книги покупок за налоговый период, в котором был ошибочно зарегистрирован счет-фактура, в порядке, предусмотренном п. п. 2 и 6 Правил заполнения дополнительного листа книги покупок. Это следует из п. 9 Правил ведения книги покупок.
2. после внесения исправлений покупатель должен представить в налоговый орган уточненную декларацию по НДС за налоговый период, в котором были внесены соответствующие изменения в книгу покупок. Ведь аннулирование записи в книге покупок после окончания налогового периода приведет к тому, что итоговая сумма НДС к вычету, указанная в книге покупок за этот налоговый период, станет меньше заявленной к вычету в налоговой декларации. А при обнаружении в сданной налоговой декларации факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате в бюджет, налогоплательщик обязан представить уточненную декларацию (п. 1 ст. 81 НК РФ).

Разъясните по 1137 Постановлению надо сшивать журнал учета с-ф, пронумеровывать и опечатывать, а счета-фактуры хранить отдельно, например, в двух папках "Входящие с-ф" и "Исходящие с-ф" без прошивки и нумерации с опечатыванием. Если я буду переходить на электронные документы, то как это будет?

Карина Кассис: Все используемые в электронном документообороте счетов-фактур документы (счета-фактуры (в том числе корректировочные), подтверждения, уведомления и извещения), подписанные квалифицированной электронной подписью, хранятся у участников электронного документооборота вместе с квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для ее формирования, в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, ч. 3 ст. 19 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ, п. 2 Приказа Минфина России от 25.04.2011 N 50н, п. 1.13 Порядка, утвержденного Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н).

Хранятся электронные счета-фактуры в электронном виде. Распечатывать их на бумажном носителе не нужно. Это можно найти в п. 1.13 Порядка и п. 14 Правил ведения журнала полученных и выставленных счетов-фактур (Письмо ФНС России от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@ (п. 2)).

Мы буквально недавно перевели всю первичку в УПД на бумаге. Сейчас решили делать электронный архив, но в законодательстве про УПД в электронном виде нет ничего. Что делать - ждать или что-то сейчас делать? А что можно сделать?

Карина Кассис: Все зависит от того, что Вы подразумеваете под “электронным архивом”. Если речь идет о скан-образах бумажных оригиналов УПД, то все в порядке. Такой электронный архив позволит оптимизировать документооборот, ускорит процессы поиска и подготовки документов к проверкам.

Если речь идет об электронных оригиналах УПД, то с этим стоит повременить. Форматы для УПД до сих пор не утверждены, что не позволяет использовать оригинал УПД в электронном виде. Следите за новостями.

Алексей Кольмай: Дополню Карину с точки зрения автоматизации работы с документами внутри компании.

У вас есть два варианта действия:

• можно перевести учетную систему обратно на стандартное представление документов и пересылать их в электронном виде, УПД разработан для экономии бумаги, а бумаги у вас больше не будет. 
• или, как уже сказала Карина - ждать изменений в законодательстве, то есть, когда будут представлены требования к форматам УПД. Разговор о том, что такие форматы будут, начался еще в первом квартале 2015 года, но сроков никто не называл и, когда такие форматы появятся, вопрос открытый.

Если мы потеряем накладную, которую мы сделали и подписали на бумаге, то можно ли его заново распечатать из 1С?

Карина Кассис: Если документ есть в 1С, то распечатать его еще раз, конечно, можно. Вопрос в другом - где взять подпись контрагента? Если Ваш контрагент согласен просто так подписать еще один документ, с учетом того, что поставки не было, то вариант возможен. В противном случае - нет.

 Что на самом деле изменилось с электронными счетами-фактурами весной? Нам операторы отправляли несколько писем. Будут ли у нас проблемы, если мы электронные счета-фактуры распечатывали и хранили как обычно?

Карина Кассис: Весной 2015 года были обновлены форматы электронных счетов-фактур. Мы писали об этом у себя: http://www.synerdocs.ru/6143020.aspx - "3 апреля текущего года на официальном интернет-портале правовой информации был опубликован Приказ ФНС РФ N ММВ-7-6/93@, утверждающий новые форматы электронных счетов-фактур, а также обновленные форматы корректировочных счетов-фактур." 

В случае, если вы работаете в веб-клиенте или интеграционном решении, поддержкой которого полностью занимается Оператор, то обновления должны были произойти автоматически. Если вы работаете в интеграционном решении с сервисом обмена Оператора, разработкой и поддержкой которого занимается ваша компания самостоятельно, то работы по обновлению форматов, специалисты вашей компании должны были сделать сами. 

Что касается хранения, то печатать электронные счета-фактуры для целей хранения нет необходимости. Хранить следует оригиналы, а они электронные. Именно файлы документов и подписей и надо хранить.

Я же не могу просто так взять документы из SAP и отправить их через ЭДО? Или могу? Что мне мешает?

Алексей Кольмай: Да, для некоторых Заказчиков бывает сложно вносить изменения в свою учетную систему, будь это SAP или любая другая, по разным причинам. А для того, чтоб перейти на электронный обмен с контрагентами нужно подготавливать файлы в форматах ФНС. Для этого у системы DIRECTUM в БР «МФУД» представлена интеграция с произвольной учетной системой, которая реализована через обмен файлами, т.е. УС выгружает счета-фактуры и накладные в том виде, как умеет, а DIRECTUM в свою очередь забирает эти файлы, проверяет на наличие всей информации, если ее не хватает, что бывает крайне редко, то производиться поиск организации по ИНН в сервисе Synerdocs, от туда берется недостающая информация, ею дополняется файл из УС и затем конвертируется в форматы ФНС. После чего данный файл в системе DIRECTUM подписывает электронной подписью сотрудник с соответствующими полномочиями и далее файл отправляется контрагенту.

Карина Кассис: Расширю ответ Алексея.

На самом деле это типично для многих учетных систем - работать в своем формате документов. Это значит, что прямо взять счет-фактуру из системы и как есть отправить через оператора у вас не получится. Надо приводить форматы в соответствие требования ФНС. Вам надо будет либо разрабатывать свою интеграцию, либо просить оператора разработать, либо воспользоваться специальным решением, о котором говорит Алексей.

А что касается Synerdocs, то отправлять электронные документы из SAP можно. Интеграционные решения сервисов обмена с SAP позволяют это делать. Благодаря интеграции в интерфейсе SAP можно не только отправлять, но и получать документы от контрагентов, использовать электронную подпись, организовать хранение и др. Подробнее об интеграционном решении SAP и Synerdocs читайте на сайте: http://www.synerdocs.ru/sap. Наличие интеграции с SAP уточняйте у своего Оператора ЭДО СФ.

Как мне сообщить в ФНС, что распечатанный акт хранится в электронном архиве, он подписан всеми электронными подписями? Вот нам пришло истребование в бумажном виде, нам придется распечатать часть документов, так?

Карина Кассис: Надо уточнить, что значит “распечатанный акт хранится в электронном архиве, он подписан всеми электронными подписями”. Если оригинал акта бумажный, то при получении бумажного требования от ИФНС достаточно создать бумажную копию с отметкой “копия верна”. Если оригинал акта - электронный документ, то при получении бумажного требования, представить истребуемый документ необходимо на бумаге. 

Для этого следует распечатать документ, т.е. сделать его бумажную копию, заверить печатью организации и подписью руководителя или уполномоченного на то лица. На распечатанной копии должна стоять отметка о том, что документ был подписан электронной подписью. Обмениваясь документами через Оператора ЭДО СФ, такая отметка проставляется автоматически при печати документов из сервиса обмена.

Как это сделать на стороне электронного архива - Алексей дополнит.

Алексей Кольмай: Думаю, что речь идет документах, электронные оригиналы хранятся в электронном архиве. И будет ли ФНС знать о том, что они там.

Вам пришло истребование в бумажном виде. Как правило, на такие истребования отправляют бумажные копии электронных документов. Для того чтоб Вам получить копии электронных оригиналов в системе DIRECTUM есть готовые выгрузки, при распечатке документов на них проставляется информационный штамп, в котором содержится информация о том, что оригиналы документов отправлялись в электронном виде через сервис Synerdocs и содержат ЭП. В последствии представители ФНС могут запросить оригиналы некоторых копий документов, в таком случае вы отправите электронные оригиналы, для этого в DIRECTUM так же есть готовые инструменты.

В настоящее время мы храним отдельно накладные и счета-фактуры и ведем их учет в журнале. Но с 01.01.2015 г. обязанность по ведению журнала учета отменена. Как теперь правильно хранить их?

Карина Кассис: К сожалению, мы не можем найти ответ на этот вопрос в законодательстве.

Известно, что с 1 января 2015 года плательщики НДС (кроме посредников и застройщиков) освобождаются от ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. По общему правилу первичные бухгалтерские документы организация должна подшить в хронологическом порядке и хранить в специальных помещениях, сейфах или шкафах (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Таким образом, вправе хранить счета-фактуры вместе с накладными, если так удобно.

Как раз этот вопрос полностью снимается в электронном архиве, в котором ничего не надо подшивать, складывать вместе и т.п. Поскольку все документы хранятся в базе данных - вы их можете спокойно искать по реквизитам, периоду, названию и любом другом удобном разрезе. Также документы можно "связывать" при хранении, что еще больше облегчает поиск.

Нас зовут обмениваться электронными документами через оператора ЭДО. Мы согласились и сейчас у нас есть и такие и бумажные документы. Как теперь это все грамотно хранить? Или те электронные лучше распечатать и держать со всеми в шкафу?

Карина Кассис: Вообще организовать хранение бумажных и электронных оригиналов можно с помощью ECM-системы, например, DIRECTUM, о которой лучше расскажет Алексей. Система позволяет управлять скан-образами бумажных оригиналов, а также работать с электронными документами. 

Печатать же электронные документы для целей хранения нет необходимости и не имеет никакого смысла, поскольку при печати Вы получите просто бумажные копии.

Алексей Кольмай: Все верно. 

Какое-то время вам предстоит работать с двумя потоками документов - на бумаге и в электронном виде. Это нормально, особенно в период перехода на ЭДО. Разработчики сервисов обмена и электронных архивов это учитывают, создают инструменты для управления двумя потоками.

Во-первых, стоит понимать, что часть документов у Вас уже в электронном виде и, работа, с этой частью, у Вас уже станет проще, быстрее и дешевле. Если вы начнете это печатать, то все пойдет насмарку - процессы станут еще дороже. 

Во-вторых, в системе DIREСTUM есть вариант автоматизации и бумажного потока, для этого необходимо организовать сканирование входящих документов, а исходящие документы могут формироваться в форматах PDF автоматически. Бумага будет ходить только за пределами Вашей компании, а внутри будет все в электронном виде. 

Словом, правильней заносить в электронный вид то, что на бумаге, чем распечатывать.

Входящие документы (акты, накладные) по 60 сч сшиваются вместе. Реализация, выполнение работ, услуг (62 сч) - в другой папке. Посоветуйте, как лучше всего складывать их, чтобы удобнее было искать? В электронном архиве как это будет?

Алексей Кольмай: Отвечу за электронный архив.

Поскольку все хранится в базе данных, весь поиск документов происходит либо логически (вы видите на экране структуру папок), либо по реквизитам. Искать очень просто: можно по периоду, по контрагенту, по договору и т.п., при этом сохраняются связи документов - можно всегда по первичке поднять договор и наоборот. Словом, вообще не имеет значения, как и где вы "сложите" входящие документы: система сама все определит, вам останется только работать с документом.

Может ли фирма хранить товарные накладные только в электронном виде, и не хранить печатные экземпляры?

Карина Кассис: Да, это возможно, если речь идет об электронных оригиналах. Товарные накладные, изначально созданные в электронном виде и подписанные электронными подписями, можно и даже нужно хранить в электронном виде. Печатать электронные документы для целей хранения нет необходимости и не имеет никакого смысла, поскольку при печати Вы получите просто бумажные копии.

Если оригиналы накладных создаются на бумаге, то даже при создании скан-образов, хранить бумагу все равно придется. Поскольку скан-образ - это всего лишь копия бумажного документа, а хранить необходимо именно оригиналы.

Алексей Кольмай: Карина уже дала полный ответ.

А вообще, одна из основных причин перехода на электронный обмен - это полный отказ от бумаги. Законодательство позволяет хранить документы только в электронном виде, для этого есть и требования к Форматам, и соответственно реализована ЭП. И пользуйтесь этой возможностью!

У нас за несколько лет вся первичка умещается на три полки. Сейчас идет внедрение СЭД, надо ли все эти документы нам сейчас туда заносить? Как потом доставать? Их все надо подписывать ЭП?

Алексей Кольмай: При таком небольшом количестве документов, я бы рекомендовал оставить их на полке, а в СЭД заносить только новые, при необходимости работы со старыми документами обратитесь к полкам, а по истечении времени действующие документы останутся только в СЭД.

При этом важно понимать, что накопленные ранее документы останутся оригиналами на бумаге, и в СЭД Вы можете занести только копии, т.к. подписаны документы с обеих сторон только на бумаге.

Карина Кассис: Есть еще вариант перенести скан-образы этих документов в систему электронного документооборота. Чтобы перенести документы в СЭД (DIRECTUM, например), их следует отсканировать, а на оригиналы нанести штрих-коды для связи бумаги со сканами и быстрого поиска в дальнейшем. Перенос скан-образов в СЭД оптимизирует работу с документами, ускорит процессы поиска и подготовки документов к проверкам. В вашем случае из-за маленького объема документов, улучшения могут показаться несущественными, поэтому переносить первичку в сиситему или нет, решать только вам.

Хранить бумажные оригиналы необходимо до истечения их срока хранения. Не думаю, что три полки документов создадут вам много проблем)

Мы уже полгода пользуемся электронными с-ф. Пока все ок, но не знаем, что делать с теми документами, которые мы получили раньше. Их надо оцифровать на сканере или пусть так и хранятся, пока срок хранения не выйдет?

Карина Кассис: Каких-то строгих правил на этот счет нет. Можно оставить все, как есть, до истечения срока хранения. Если вы внедряете или уже работаете в какой-нибудь информационной системе, например, такой, как ECM-система DIRECTUM, то для более удобной работы с документами рекомендуем оцифровать бумажные счета-фактура. Это позволит ускорить поиск и подготовку документов к проверкам.

 А можно просто делать электронные копии документов и складывать их в папке на компьютеры? Или обязательно покупать и заносить их в какую-то систему?

Алексей Кольмай: Можно, но такую автоматизацию при большом количестве документов будет сложно назвать полезной, т.к. при подготовке к налоговой, Вам так же нужно будет искать все документы по штучно, пусть уже не напалках и ходить ногами, а по папкам на компьютере, но все же каждый документов в отдельности. Когда Вы используете СЭД, у вас появляются дополнительные инструменты, и поиски документов осуществляются мгновенно, а подготовка к проверкам делается в минуты, в независимости от количества документов.

 Мы просим наших партнеров отправлять нам сканы актов по емейлу. Они приходят раньше, мы их храним отдельно. Можно сделать так, чтобы сразу сканы заносились в нашу систему?

Алексей Кольмай: Такая возможность есть - и реализовать ее можно по-разному, в зависимости от Вашей информационной системы.

Можно заносить в систему сканы, которые Вам отправляют партнеры, либо заносить сканы, которые Вы делаете сами.

Как это сделано у нас: когда, Вы получаете скан документа, Ваш специалист заводит на него карточку документа в DIRECTUM и привязывает к ней поступивший скан. Когда же приходит оригинал, его можно снова отсканировать и привязать как новую версию если Вам это необходимо, кроме этого существует возможность штрихкодирования документов, которая в последствии позволит более быстро искать документ по штрихкоду.

Карина Кассис: Дополню Алексея.

Сделать это можно с помощью интеграции сервиса обмена Оператора ЭДО СФ с вашей внутренней сиситемой. При этом сервис обмена позволит обмениваться не только сканами, но и юридически значимыми оригиналами актов с использованием электронной подписи. Благодаря этому, вам уже не придется хранить и бумажные, и электронные документы. При получении электронного оригинала вам не придется дожидаться документа на бумаге. При этом обмен электронными документами происходит за минуты.

Я работаю в производстве. В наших учетных требованиях сказано о бумажных формах документов: всегда печатать требование-накладные и накладные МХ-18 (отчет производства за смену). Всегда так и поступали. А можно ли эти документы хранить в электронной форме?

Карина Кассис: Вопрос к вашим "учетным требованиям" - это общая нормативка или внутренние требования компании. Нужны уточнения - есть ли отраслевые требования, в каком виде у вас автоматизировано производство и т.п.

Если я правильно понимаю, то МХ-18 это перемещение материалов, что давно и очень удобно можно фиксировать в электронном виде вообще без бумаги. Этот процесс во многих учетных системах автоматизирован.

То есть, вам достаточно изменить учетные требования, где прописать порядок использования данных документов в электронном виде. И вопрос будет решен.

Коллеги, мы на ЭДО еще не перешли, но собираемся. Есть ли возможность АВТОМАТИЧЕСКОГО архивирования нужных документов? Чтоб не отдельно я архив делала, а он сам собирался в фоновом режиме, или я наивна и техника до такого еще не дошла?

Алексей Кольмай: Документы в электронном виде уже представляют собой архив, который можно сортировать по различным признакам (номер дата, статус документа и т.п.). Кроме этого в системе DIRECTUM есть преднастроенные поиски, чтоб Вы не открывали окно со всеми первичными документами, которых может быть очень много. Вы запускаете поиск, например, вам нужны накладные по конкретному контрагенту и поиск покажет Вам документы, которые соответствуют запросу.

Дополнительно к этому есть «папки поиска», в которых можно задать определенные реквизиты, например, создать папку «входящие счет фактуры за второе полугодие 2015». Содержание такой папки будет формироваться автоматически, как только придет входящая счет-фактура за указанный период, она автоматически будет отображаться в данной папке.

Есть ли сроки хранения электронных документов? Я так понимаю, что опыта хранения документов в электронном виде по 20, например, лет еще нет и никто не знает, что с документами будет через такой срок?

Карина Кассис: В российском законодательстве нет каких-то особенных требований по срокам хранения электронных документов. Нормы общие что для бумажных, что для электронных. Единственный нюанс: вместе с самими электронными документами вам надо будет поддерживать в актуальном состоянии средства их воспроизведения - это оборудование и ПО. Если вы храните документ с длительным сроком, то даже спустя 20 лет вы должны иметь возможность его открыть, прочитать и удостовериться в его легитимности. 

Кстати, что касается документов с длительным сроком хранения, то тут принято выделять ряд узких вопросов: как обеспечивать юридическую силу, когда срок действия сертификата ЭП истек, как обеспечивать воспроизводимость и надежность хранения и т.п. Как отмечают многие, здесь пока слишком много теории - на практике в России еще никому не приходилось хранить электронные документы 20 лет и более, поскольку сама история электронных документов в нашей стране еще не исчисляется такими цифрами. Тут вы правы.

Но у операторов ЭДО и разработчиков электронных архивов есть решения, которые, согласно сегодняшнему законодательству, эти вопросы решают. Например мы в Synerdocs усиливаем электронную подпись специальным штампом, который позволит определить юридическую силу документа даже спустя долгое время после подписания.

Какая нормативная база электронного хранения документов существует? Вот на основании каких документов мы создаем свой архив? Я, как бухгалтер, не могу не спросить об этом.

Карина Кассис: Я уже в одном ответе писала, что какого-то специального законодательства по электронным архивам - нет. Сроки хранения, требования к организации, оформлению и прочее - общие для бумажных и электронных документов. 

Тем не менее, вам будет полезно следить за тем, что происходит в области регулирования форматов, порядков передачи и представления ЭД. Лучше всего делайте это с помощью своего оператора. У нас на сайте synerdocs.ru мы регулярно публикуем новости законодательства и выпускаем соответствующий дайджест для тех, кто хочет быть в курсе всего, что наши законодатели требуют от участников обмена электронными документами. 

Если у вас нет возможности следить за новостями, но очень хочется изучить юридические основы ЭДО, то вот перечень нормативных актов, которые неплохо держать под рукой, когда вы серьезно работаете с электронными документами: 

1. Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» 
2. Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» 
3. Приказ ФНС РФ от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме» 
4. Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов» 
5. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (статья 6) 
6. Налоговый кодекс РФ часть первая от 31.07.1998 № 146-ФЗ (пункт 2 статьи 93) 
7. Приказ ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» 
8. Приказ ФНС РФ от 26.06.2012 N ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» 
9. Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ (пункт 3 статьи 75) 
10. Федеральный конституционный закон от 08.06.2015 № 5-ФКЗ «О внесении изменений в федеральный конституционный закон “О конституционном суде РФ”» 
11. Федеральный закон от 08.03.2015 № 41-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ» 
12. Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ (первой, апелляционной и кассационной инстанции)»
13. Налоговый кодекс РФ часть вторая от 05.08.200 № 117-ФЗ (статья 169) 
14. Гражданский кодекс РФ часть вторая от 26.01.1996 № 14-ФЗ (пункт 2 статьи 434) 
15. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (пункт 5 статьи 9).

Их много, но здесь содержится исчерпывающая информация по юридической силе электронной подписи, о порядке предоставления документов в суды и контролирующие органы, о формах и форматах документов, об их правовом статусе.

 Какие есть проблемы с обеспечением сохранности электронных документов и как их решают операторы ЭДО?

Карина Кассис: Принципиальных технических или организационных проблем в обеспечении сохранности нет. Безопасность всеми операторами обеспечивается многоуровневая - на уровне сервиса, на уровне ЦОД, на уровне самого пользователя. Обеспечивается бесперебойная работа сервиса, дублирование базы данных и т.п. - если один сервер выйдет из строя, его тут же заменит другой. Плюс широкий спектр мер обеспечения конфиденциальности: при желании можно дополнительное шифрование сделать или особый защищенный канал.

Есть только один непонятный пока момент - документы длительного срока хранения (более 10 лет). Эта тема до сих пор плохо отражена в законодательстве и практике. Про это я уже писала в другом вопросе, поищите в соседних ветках.

Еще один нюанс, который следует иметь в виду: нам пока не известно про попытках взломать или проникнуть в сервисы обмена ЭДО, пока тема еще очень молодая, многие злоумышленники просто не интересуются этим видом бизнеса. Поэтому, мы не можем предсказать, будут ли появляться какие-то новые существенные угрозы сохранности электронных документов и как операторы будут с ними бороться. Но мы готовы быстро реагировать!

Я продал компанию, новый собственник не забрал первичные банковские документы и разговаривать со мной не хочет. Что мне теперь делать с этой грудой документов?

Карина Кассис: Передать необходимо - это закон. 

В 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 сказано, что при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации (Статья 29, п 4). Порядок передачи документов бухгалтерского учета вам следует определить с новым собственником самостоятельно. 

Возможно, вы сможете передать не собственнику напрямую, а бухгалтеру или кому-то еще?

А как решается вопрос с тем, что срок действия электронной подписи невелик, а документы обычно хранятся (ну или должны, ко крайней мере!) много лет. Вот нужен нам документ через 5 лет, например. Получается, что он подписан уже недействительной электронной подписью. Как быть в такой ситуации? 

А если нужен документ для суда? Для налоговой?

Карина Кассис: Вы правы, сертификат ЭП действует всего год, а большинство бухгалтерских документов хранятся 4-5 лет. Через пару лет проверка электронной подписи "в лоб" покажет, что она невалидна, следовательно, легитимность документа оказывается под вопросом. В закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» сказано, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания. Вот эти доказательства и должны обеспечиваться оператором ЭДО или электронным архивом.

Это могут быть штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов – CRL-списки). В сервисе в Synerdocs при подписании и передаче электронного документа подпись как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП – усовершенствованную подпись (расширенный формат ЭП), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД.

Кстати, хочу добавить что сегодня мы рекомендуем документы со сроком хранения более 10 лет все-таки держать на бумаге, пока не прояснится все законодательстве, плюс развитие технологий сложно прогнозировать. Думаю, это временная мера, скоро у всех будет понимание, что делать.

 В нашей компании вполне приличный и, глядя на название этой конференции, я бы сказала, что ИДЕАЛЬНЫЙ архив. Бумажный, естественно. Нужно ли нам теперь, когда мы перешли на ЭДО, переводить старый бумажный архив за все годы в электронный формат? Я просто не могу представить, сколько это работы и кто ее будет делать...

Алексей Кольмай: Подобные вопросы уже задавали на этой конференции, посмотрите предыдущие ответы. Поэтому я отвечу только общими словами.

Все зависит от ваших потребностей: сегодня мы можем сделать так, чтобы вполне мирно сосуществовали два архива - бумажный и электронный. Тем более, что старые документы все равно надо хранить на бумаге, ведь это оригиналы, обладающие юридической силой. Если вы не работаете с бумажным архивом оперативно, то можете оставить все, как есть. Пусть этот архив доживает свой срок хранения спокойно, а вся текущая работа будет уже с электронными документами.

Но если вам нужно постоянно обращаться к этим документам, то все-таки понадобиться делать их электронные копии для оперативной работы. Просто делаются сканы, заносятся со всеми реквизитами в DIRECTUM, там хранятся в оперативном доступе, а на бумажные оригиналы клеятся штрихкоды, по которым потом можно будет быстро найти нужные документ на полке. 

По поводу трудоемкости - да, если архив насчитывает тысячи и десятки тысяч документов, его оцифровка является нетривиальной задачей. Но если речь идет об архиве небольшой или средней организации, то тут существует множество решений по потоковому сканированию и т.п. Так что, все можно сделать качественно и быстро).