Когда стоит переводить бухгалтерию на аутсорсинг, а когда нет

В кризисные периоды владельцы бизнеса ищут пути оптимизации расходов, повышения эффективности бизнес-процессов и начинают активно задумываться, какие функции своих компаний можно сдать на аутсорсинг и можно ли за счет этого снизить собственные издержки. Но имеет ли смысл сдавать именно бухгалтерию на аутсорсинг?

Начнем с самого очевидного – аутсорсинг полезен «белым» компаниям. Профессиональный аутсорсер, дорожащей своей репутацией, просто не возьмет клиента с «серой» бухгалтерией на обслуживание. Поэтому при наличии «серых» схем вам придется либо отдавать свой учет сомнительным поставщикам услуг (делать это однозначно не стоит), либо вести учет самостоятельно.

Далее. Первым делом нужно определить, какие именно критерии эффективности приоритетны в вашей конкретной ситуации, другими словами, какие цели должны быть достигнуты при передаче на аутсорсинг.

ЦЕЛЬ 1: Снижение рисков. Это наиболее весомая группа целей. Именно риски могут приводить к самым неприятным финансовым потерям (штрафы, пени, даже принудительная приостановка деятельности). Это может быть вызвано самыми разнообразными причинами: случайными ошибками сотрудников, их низкой компетенцией; техническими сбоями; для иностранных организаций – незнанием специфики российского учета. Самое неприятное то, что скрытые ошибки могут незаметно для вас накапливаться годами и в итоге вылиться в серьезный ущерб.

Например, одна из компаний посчитала у нас стоимость аутсорсинга, решила, что ей это дорого и предпочла «приходящего» бухгалтера. Через два года вновь обратилась к нам с просьбой восстановить учет за эти два прошедших года и заключить договор на ведение дальнейшего учета. Причина: совокупные затраты в итоге оказались выше, чем при переходе на аутсорсинг с первой попытки.

Кроме того, есть риски, связанные с защитой конфиденциальной информации, хотя в конечном итоге они тоже выливаются в финансовые потери. Например, передача клиентской базы конкурентам.

ЦЕЛЬ 2: Снижение расходов. Это особенно актуально в условиях кризиса. Сюда можно отнести как снижение постоянных затрат (совокупные ежемесячные расходы на обслуживание участка), так и перевод постоянных затрат в переменные, например, при использовании почасовой модели финансового аутсорсинга.

ЦЕЛЬ 3: Повышение гибкости бизнеса. Другими словами, максимально простая масштабируемость, жизненно необходимая при быстром росте, или наоборот – при сокращении бизнеса. Как и предыдущая цель, это особенно важно в кризисные периоды, ведь чем проще проходит адаптация к меняющимся условиям, тем устойчивей предприятие.

Определившись с актуальными целями, переходим к простой пошаговой инструкции, которая позволит выбрать оптимальный для вас вариант. Маленькие компании, включая стартапы, просто пропускают первый пункт и начинают сразу со второго. Средним и крупным компаниям необходимо сделать на один «шаг» больше из-за того, что у них участок организован сложнее и требует дополнительного предварительного анализа.

Итак, по пунктам:

ШАГ 1. Провести оценку путей и возможностей оптимизации работы бухгалтерии самостоятельно или с помощью консультанта. Если внимательно изучить работу любого участка бухгалтерского учета, то можно обнаружить немалые резервы для улучшения. Типичная ситуация – недозагруженность одних специалистов и перегруженность других. Нужно найти способ найти и устранить все «узкие места». т.е. выстроить соответствующие бизнес-процессы максимально прозрачно, автоматизировано и экономично. При этом нужно учитывать, что оптимизация часто затрагивает не только сам бухгалтерский отдел, но и другие участки. Все те, на которых создаются и обрабатываются документы, необходимые для работы бухгалтеров.

ШАГ 2. Понять преимущества, ограничения, недостатки и риски ведения учета собственными силами. Обозначьте для себя, что для вас в штатной службе положительного, а что недостатки. Вкратце – бухгалтер «всегда под рукой», он понимает с полуслова и ему при случае можно дать не связанные с бухгалтерией поручения (например, накрыть на стол в праздник). Но при этом сложно оценить реальную квалификацию бухгалтера, не будет ли проблем с проверками, порой становится сложно поменять бухгалтера и так далее.

ШАГ 3. Понять преимущества, ограничения, недостатки и риски финансового аутсорсинга. Здесь все аналогично предыдущему пункту. Если кратко, то аутсорсинг фокусируется на одном виде деятельности, он на момент обращения уже будет высокотехнологичен и внутренне эффективен, благодаря чему достигается оптимальное соотношение цена/качество. Но при этом вы не полностью контролируете переданные функции и в идеале должны быть полностью уверены в своем партнере. На эту тему существует множество статей, по которым вы можете легко составить тот список, который будет применим именно к вашему бизнесу. Еще проще пригласить консультанта, который изучит ситуацию и объяснит все нюансы.

ШАГ 4. Сравнить между собой оба варианта. Просто взять все обозначенные в двух предыдущих пунктах плюсы и минусы и сопоставить. Желательно для большей наглядности приводить все что только возможно к некому финансовому выражению.

ШАГ 5. Поставить цели перехода на финансовый аутсорсинг. При этом исходим из обозначенных в начале актуальных целей и из сравнения, полученного в пункте 4. То есть на этом шаге формализуем то, что мы хотим получить от бухгалтерии не «вообще», а именно благодаря возможности ее перевода на аутсорсинг. Если говорить глобально, то в общем виде цели перехода на аутсорсинг сводятся к использованию преимуществ модели ведения учета с помощью финансового аутсорсинга и максимально возможной нейтрализации недостатков, ограничений и рисков, ей сопутствующей.

ШАГ 6. Найти поставщика услуг, который будет по максимуму удовлетворять поставленным целям. Критерии выбора идеального аутсорсинг-провайдера могут существенно отличаться, например, одним нужны готовые решения, другим индивидуальный подход. Может потребоваться наличие специалистов со знанием иностранных языков. В любом случае вам нужен надежный партнер, с опытом реализации аналогичных аутсорсинг-проектов. Высокий уровень внутренней квалификации должен быть подтвержден сертификатами качества менеджмента и сопровождаться системой внутреннего контроля. В общем такой, которому можно смело доверить собственную бухгалтерию.

ШАГ 7. Определить, каким образом будет налажен контроль качества и минимизированы риски. В случае передачи учета аутсорсинг-компании, способы контроля уже отработаны. В идеале вам предложат подписать соглашение об уровне услуг (SLA), где все элементы контроля качества максимально измеримы и зафиксированы в виде набора показателей и методик их оценки.

Риски ошибок при реализации учета аутсорсинг-провайдером обычно уже застрахованы. К примеру, ответственность компании Интеркомп застрахована в размере до 180 000 000 рублей. Вам потребуется лишь решить, устраивают ли вас эти готовые решения. При ведении учета собственными силами эти задачи придется решать самостоятельно.

ШАГ 8. Посчитать стоимость содержания оптимизированной штатной бухгалтерии. При этом нужно учитывать все расходы. Заработная плата, социальные гарантии (отпускные, больничные и прочее), налоговая нагрузка, затраты на поиск и обучение персонала, расходы на оборудование и содержание рабочих мест. Если вам необходима таблица, с помощью которой вы cможете посчитать все расходы, которые несет компания по содержанию собственной бухгалтерии, пишите на мой электронный адрес: svetlana.zolotareva@intercomp.ru

ШАГ 9. Посчитать стоимость услуг финансового аутсорсинга. Это лучше делать с участием поставщика услуг, чтобы позже не оказалось, что ваш расчет не учел чего-то и оказался ошибочным. Не забывайте, что обычно в цену услуг входит НДС (кроме тех случаев, когда поставщик услуг работает на «упрощенке») и вместо налоговой нагрузки вы получите абсолютно легальную налоговую выгоду в виде вычета уплаченной суммы НДС. То есть даже при равных общих суммах затрат аутсорсинг окажется предпочтительней.

ШАГ 10. Принять решение. Какие преимущества и аргументы перевесят – решать вам. Не исключено, что оптимальным будет передать на аутсорсинг некую часть процессов. Не все плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга можно свести в общую таблицу, значительная их часть зависит от специфики конкретного бизнеса, поэтому не полагайтесь на готовые мнения, а оценивайте собственную уникальную ситуацию.

Пример, кому аутсорсинг бухгалтерии нужен:

Западная компания выходит на российский рынок и открывает небольшое представительство. Предполагается частичная загрузка бухгалтера, однако предъявляются очень высокие требования к квалификации:

1. Знание РСБУ;
2. Знание английского;
3. Знание МСФО. 

Найти такого специалиста сложно, стоить он будет дорого и вряд ли согласится на частичную занятость. Такого уровня специалистам в принципе не интересно работать в маленьких представительствах. Помимо этого, западные менеджеры не смогут самостоятельно оценить уровень знаний РСБУ. Поэтому выбор в этом кейсе очевиден – аутсорсинг.

Пример, для кого аутсорсинг бухгалтерии предпочтителен:

Это средних размеров западные и российские компании, у которых недостаточно сотрудников, чтобы организовывать свой общий центр обслуживания в регионе с более низким уровнем заработной платы. Вся бухгалтерия таких компаний работает в регионах с высокими издержками, например, Москва и Питер. В этом случае будет выгодней обратиться к аутсорсеру, у которого есть свои расчетные центры в регионах с более низкими заработными платами.

Пример, для кого необходимость полного аутсорсинга можно определить только по итогам расчетов стоимости:

Это средние и крупные российские компании, у которых процессы уже были выстроены эффективно, возможно даже есть собственные общие центры обслуживания в регионах с низким уровнем заработной платы.

Как результат, по итогам этих 10 шагов и проведенного анализа вы сможете принять обоснованное решение, что для вас выгоднее: вести учет собственными силами, отдать на аутсорсинг или создать свой общий центр обслуживания.

В заключение хотелось бы подчеркнуть два момента.

Даже если сегодня аутсорсинг вам по неким критериям не подходит, то завтра ситуация может измениться. Поэтому выбрав собственную штатную службу стоит периодически повторять оценку актуальности полного (или частичного) перехода на обслуживание профессиональным поставщиком бухгалтерских услуг.

Кроме того, перевод на аутсорсинг не должен рассматриваться только как фактор экономии, это один из методов оптимизации работы бухгалтерии и снижения рисков. Что немаловажно - метод уже отлаженный, полностью прозрачный для клиента, при этом максимально конфиденциальный. Собственно, поэтому он настолько популярен в странах с передовой экономикой.