Вопросы внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) привлекают все больше внимания - предприятия взаимодействуют с партнерами, контрагентами, участвуют в гос.закупках, ищут оптимальные решения для использования электронной подписи и хранения электронных документов. Успешная практика в этой области невозможна без понимания основных понятий и законодательства, определяющих и регулирующих юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО).
Как оптимизировать бизнес-процессы для получения максимальной выгоды от внедрения юридически значимого электронного документооборота? Что необходимо для того, чтобы обеспечить юридическую значимость электронных документов?
С 2010 г. в России началось формирование нормативно-правовой базы в области обеспечения юридически значимого электронного документооборота, что позволило приравнять электронный документ к бумажному при соблюдении установленного порядка его оформления. Это позволило многим компаниям начать переход от бумажного к электронному ЮЗЭДО.
Процесс работы с юридически значимым электронным документооборотом в каждой компании в зависимости от ее размера, вида деятельности, организационной структуры и учетной политики различен, однако можно выделить схожие этапы обработки документов и сложности, с которыми сталкиваются компании.
Весь поток корпоративного документооборота можно разделить на три составляющие:
- документы, поступающие от других организаций (входящие);
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- документы, составляемые внутри организации (внутренние).
Одним из основных для бизнеса видом документооборота считается обмен документами, которые являются обязательными при сопровождении сделки по купле-продаже товарно-материальных ценностей (ТМЦ) или услуг:
- счет на оплату;
- счет-фактура;
- товарная накладная по форме ТОРГ-12;
- товарно-транспортная накладная (ТТН);
- акт выполненных работ;
- акт сверки;
- платежные документы;
- договор и др.
Пример схемы бизнес-процесса обмена первичными документами между двумя контрагентами представлен на Рис. 1.
Рис. 1. Пример схемы бизнес-процесса обработки первичных документов
Основные сложности, с которыми сталкиваются компании при работе с первичными бухгалтерскими документами:
- длительность оформления документов;
- рост дебиторской и кредиторской задолженности;
- трудоемкость ручного поиска документов;
- увеличение сроков аудита и риска штрафных санкций;
- колоссальные затраты на поддержание бумажного архива;
- отсутствие точных данных о статусе обработки документа;
- риск потери документов и непрогнозируемые сроки обработки.
Для принятия решения о переходе к юридически значимому электронному документообороту необходимо оценить экономический эффект от такого перехода и степень готовности компании. В частности, необходимо:
- проанализировать влияние электронного документооборота на методологию налогового учета;
- оценить возможный экономический эффект от внедрения электронного документооборота;
- определить перечень контрагентов, переход на электронный документооборот с которыми наиболее экономически эффективен;
- проанализировать текущее состояние информационных систем, используемых в компании;
- проанализировать общий уровень организации процессов.
Для того чтобы переход к юридически значимому электронному документообороту был наиболее безболезнен для Компании, перед началом внедрения необходимо провести ряд методологических работ.
Цели методологических работ
- обеспечить четкую реализацию бизнес-процессов юридически значимого электронного документооборота компании;
- повысить эффективность деятельности компании за счет оптимизации процессов внутреннего взаимодействия;
- обеспечить прозрачность системы управления.
Бизнес-выгоды от внедрения юридически значимого электронного документооборота и реализации методологических работ (на примере первичной документации)
Рис. 3. Достижение бизнес выгод
Уменьшение стоимости бизнес-процессов и повышения прозрачности компании за счет:
- сокращения времени оформления документов поставщикам и клиентам;
- сокращения роста дебиторской и кредиторской задолженности;
- исключения ручного поиска документации;
- сокращения сроков аудита и риска штрафных санкций;
- снижения риска потери документов;
- сокращения количества квалифицированного персонала.
Повышение оперативности и эффективности налогового учета;
Сокращение прямых издержек за счет исключения печати, доставки, хранения и утилизации бумажных документов;
Минимизация влияния человеческого фактора при обработке первичных документов;
Повышение достоверности, оперативности, надежности финансово-хозяйственного учета.
О конкретных шагах по переходу на электронный юридически значимый документооборот можно прочитать подробно по ссылке.
Источник: группа компаний TerraLink
Начать дискуссию