Бухгалтерский Макдональдс

Для участия в проекте «За кадрами» мы пригласили Алексея Ермолова, генерального директора компании «Фингуру», оказывающей услуги по ведению бухучета на аутсорсинге. Несмотря на то, что бренд зарегистрирован всего три года назад, у команды большой опыт во внедрении информационных систем для бухучета, который и позволил создать удобную форму взаимодействия заказчика и исполнителя. С Алексеем мы поговорили и о самой компании, и об аутсорсинге в целом.

О том, как создать хороший бухгалтерский Макдоналдс, когда выгодно отказаться от аутсорсинга и может ли один бухгалтер обслуживать 30 компаний – в нашей беседе.

Алексей, как создавалась компания и какие были для этого предпосылки?

«Фингуру» зарегистрировали 8 октября 2012 года, но история компании началась значительно раньше. В 1999 году группа экспертов в бухгалтерии и информационных технологиях создала Расчетный центр «Практик», который стал оказывать услуги поддержки бухгалтерского учета. РЦ «Практик» автоматизировал процесс бухучета и документооборота и был достаточно инновационным для того времени – использовалась не 1С, как у многих, а система Microsoft Navision, которая позволяла «запускать» нового клиента для бухобслуживания в считанные минуты и обслуживать сразу всех клиентов одновременно, не обновляя каждую базу в отдельности.

Уже в то время РЦ «Практик» давал клиенту удаленный доступ к системе Navision. Клиент вводил первичные данные, а бухгалтер получал их у себя и обрабатывал. Это были облачные системы тех лет.

То есть, вы были первопроходцами в «облаках»?

Да, получается, облачные бухгалтерские системы были реализованы нами уже давным-давно. РЦ «Практик» был единственным партнером Microsoft в России, который работал со своими клиентами в режиме предоставления им приложения в удаленном доступе.

Мы тщательно следили за всеми новинками, которые появлялись на рынке. Например, мы одними из первых внедрили страхование гражданской ответственности, а потом и систему электронной отчетности. В итоге, мы стали одним из крупнейших партнеров компании СКБ «Контур» по продаже и обслуживанию программы «Контур–Экстерн».

А в 2012 году мы совместно решили сделать новую инновационную бухгалтерию, которой и стала «Фингуру». Взяли все-все новинки, которые появились в сфере ИТ, законодательства, посмотрели на зарубежный опыт и сделали суперсовременную обслуживающую бухгалтерию для компаний малого и среднего бизнеса.

Мы поставили себе амбициозную цель – сделать большую аутсорсинговую компанию, федерального игрока, который сможет обслуживать, скажем, 10 000 клиентов и предоставлять эти услуги на территории всей России, работая только электронно – отказаться от всей бумажной рутины, волокиты и тормозов.

Задача выполнена?

Пока нет – это задача на пятилетний горизонт, но мы довольно четко идем по бизнес-плану, так что мы на верном пути.

Бухгалтерское обслуживание – это не продажа онлайн-сервисов, тут требуется время на зарабатывание репутации, доверия клиентов. На каждый год у нас есть основная цель и несколько дополнительных. В этом году мы концентрируемся на бизнес-процессах и наборе клиентской базы.

Кто ваши клиенты?

Среди наших клиентов есть компании практически из всех сфер малого и среднего бизнеса. Наш клиент – это человек, который хочет забыть про проблемы с бухгалтерией, получить качественное обслуживание. Мы даже составили своеобразные портреты наших клиентов, чтобы им было проще выбрать тарифный план:

Начинающий: Мой бизнес только набирает обороты. Счетов не так много, но от помощника-профессионала я бы не отказался.

Уверенный: Мой бизнес уже работает. Я сам выставляю счета клиентам, но с отчетностью и налогами мне нужна помощь профессионала.

Профессионал: Я знаю все про свой бизнес. Мне нужен помощник, который возьмет на себя всю бумажную работу с клиентами, рассчитает налоги и сдаст отчетность.

Почему, на ваш взгляд, компании выбирают бухгалтерию на аутсорсинге?

Часто это удобнее и намного дешевле.

В небольшой компании штатный бухгалтер не всегда загружен на 100%, а работодатель должен платить ему не только зарплату, но и делать фондовые отчисления, оплачивать налоги и обслуживание рабочего места. В итоге, фактические расходы на бухгалтера примерно равны его двойному или тройному окладу.

На аутсорсинге бухгалтер обойдется компании в несколько раз дешевле. Преимущества очевидны. На Западе у малого бизнеса нет бухгалтера – там все на аутсорсе.

А кому выгоднее иметь бухгалтера в штате?

Если вы проводите ежедневно много операций, то выгоднее держать человека в штате, поскольку аутсорсинговые компании в своих пакетах часто предлагают ограниченное количество операций. Все, что пойдет сверху - будет оплачиваться дополнительно, что может существенно увеличить конечный чек. В каждом конкретном случае нужно считать и оценивать.

Если бухгалтерию ведет аутсорсинговая компания, может ли это означать, что заказчик не знает, что происходит в его финансах?

Нет, конечно. Во-первых, мы даем всем клиентам доступ, хоть и ограниченный, к нашим системам. Клиент может все видеть, регистрировать сам в системе документы и платежки, но не может ничего сломать или испортить. Во-вторых, все отчеты заблаговременно с ним согласовываются, и клиент может проверить свои проводки, уменьшить налогооблагаемую базу, дослав какие-то документы, которые он забыл отдать и т.д.

Общение происходит через клиентского менеджера. Он является входной точкой для клиента, напоминает о сроках предоставления недостающих документов, отвечает на вопросы.

Какое количество клиентов обслуживает один сотрудник «Фингуру»?

Средняя нагрузка на одного бухгалтера – 25-30 клиентов. Для сравнения – в «обычных» бухгалтерских компаниях она составляет в среднем 10 компаний.

Немало. А как ведется взаимодействие клиента с бухгалтером, особенно работающим удаленно? И как бухгалтер успевает выполнять такой объем работы?

У нас есть CRM-система – система управления отношениями с клиентами. В ней собраны данные обо всех клиентах: из какой они отрасли, какая у них система налогообложения, сколько сотрудников, на каком тарифном плане они работают и т.д. Там же есть информация обо всех обращениях клиента и ответах ему. Все сотрудники - и клиентские менеджеры, и бухгалтеры - работают с ней, поэтому у нас есть вся история работы с клиентом, текущие задачи по нему.

Все наши бизнес-процессы четко описаны и автоматизированы. Например, процесс отчетности. Сначала бухгалтер должен получить документы от клиента, сделать предварительный отчет, посчитать налоги, согласовать эту сумму с клиентом, подготовить платежное поручение на уплату налога, отправить вовремя отчетность в контролирующие органы, проверить, что она принята и отдать этот архив документов клиенту.

Благодаря нашей системе работы, бухгалтер видит все задачи по клиенту и четко понимает, что нужно делать в каждый конкретный момент времени. А обычный бухгалтер или все держит в голове, или пытается автоматизировать на коленке подручными средствами, например, в Exсel или еще как-то. Большинство из них не имеет CRM-системы, только бухгалтерские программы.

Все взаимодействие происходит в электронном виде или клиенты приезжают в офис?

Бумага – зло, но самостоятельно отказаться от бумаги клиент не сможет. Ему надо подсказать, рассказать, убедить – что мы и делаем. Мы ему все объясняем и упрощаем в этом плане задачу бухгалтеру, к которому приходит уже подготовленный клиент, обученный предоставлять документы в электронном виде. После этого общение идет гораздо проще и только в электронном виде.

Кто ваши сотрудники? Как вы их находите? Есть какие-то особенные требования к вашим бухгалтерам?

У нас есть бухгалтеры, которые работают в офисе, но мы также предлагаем свои возможности удаленным бухгалтерам.

Это удобно всем: для клиента все прозрачно и понятно, он доверяет бренду, а бухгалтер получает инструменты, обучение, которое позволяет ему работать в нашей системе, и готовых клиентов. Если бухгалтер работает самостоятельно, то максимум он может обслуживать 5, ну 10 клиентов. При работе с нами он может вести 20-30 клиентов и хорошо зарабатывать. Естественно, какую-то часть денег этих клиентов оставит себе компания «Фингуру», но при том, что клиентов в итоге не 10, а 20, заработок специалиста значительно увеличивается.

Бухгалтерам выгодно сотрудничать с нами. Когда они занимаются  бухобслуживанием самостоятельно, у них нет имени, нет бренда, под который можно привлекать клиентов. Поэтому к ним приходят только клиенты по рекомендации. И это хороший маркетинговый ресурс, но ограниченный. Такие бухгалтеры-частники не могут сделать себе сайт, проводить конференции, писать статьи, рекламировать себя. На это просто нет средств, потому что они выживают. А мы берем это все на себя.

Кроме того, бухгалтер, как правило, плохо продает свои услуги, а в случае сотрудничества с нами продажами занимается наша служба продаж, где есть профессиональный колл-центр, есть продавцы, которые отвечают на вопросы клиентов. Бухгалтеру ничего не нужно делать, только выполнять свои непосредственные задачи. Бухгалтер, который переводит своих клиентов на нашу схему работы, получает за это вознаграждение, а затем мы оплачиваем ему его выполненные задания.

Алексей, расскажите о вашем видении рынка аутсорсинга учетных функций. Кого считаете своими конкурентами?

Кроме традиционного внутреннего бухгалтера, есть еще разработчики сервисов для предпринимателей и аутсорсеры. Разработчики предлагают просто инструменты – например, систему онлайн бухгалтерии, в которой  нужно  разбираться и работать самостоятельно. Предприниматель может это делать сам, либо нанять бухгалтера. Это категория «сделай сам».

Аутсорсеры дают не только систему (а иногда и не дают), но живого бухгалтера, который выполняет за них все эти операции. Это достаточно неоднородный рынок – от бухгалтеров-надомников до крупных аудиторско-консалтинговых фирм.

Мы от традиционных аутсорсеров отличаемся тем, что являемся большими фанатиками автоматизации бизнес-процессов. На наш взгляд, только таким образом можно вырастить большой контролируемый бизнес, который не дает сбоев в качестве.

У традиционных аутсорсеров есть прямая зависимость между числом бухгалтеров и клиентов, поэтому, чтобы линейно расширяться, они должны поэтапно увеличивать штат бухгалтеров. В результате при увеличении клиентской базы компании-аутсорсеры учетных функций вынуждены брать все больше и больше бухгалтеров. В общем, где-то там есть некий предел, когда компания разрастается и становится неуправляемой. Мы же все стандартные процессы стараемся делать автоматизированно, чтобы уделять больше внимания частным задачам клиентов.

Индивидуальный подход к каждому клиенту?

У нас есть ряд внутренних стандартов и правил организации работы наших сотрудников, что позволяет максимально автоматизировать обслуживание и сделать его доступным по цене.

Мы – как бухгалтерский Макдоналдс в хорошем смысле: мы даем стандартизированную качественную услугу за те деньги, которые клиент готов заплатить. Мы не предлагаем уникальный сервис, но стандартизация наших процессов позволяет нам гарантировать качество и масштабировать свои услуги.

Как вам удается не завышать цены в вашем Макдоналдсе?

По большому счету, все процессы, связанные с обработкой документов, сдачей отчетности, расчетом заработной платы везде примерно одинаковые и регламентированы законодательно. Мы же, со своей стороны, наложили на них автоматизацию, поэтому можем уменьшать свою трудоемкость на выполнение таких задач.

Некоторые компании практикуют создание вокруг клиента целой команды специалистов – бухгалтера, бизнес-консультанта, юриста и т.д. То есть группу из  50 клиентов обслуживает команда из 5 человек, и на каждую новую группу нужна своя команда.

Но клиенты не приходят толпой, а появляются постепенно. Как в таком случае формировать команду? Либо она будет недозагружена, либо будет комплектоваться по мере наполнения клиентской группы, что тоже неправильно. Размножать компанию таким «почкованием» мы считаем непродуктивным и вообще конечным путем ее развития.

На мой взгляд, оптимальный путь масштабирования – конвейерный, только так можно держать качество и низкие цены. Наши сотрудники работают на отдельных специализированных участках – ввод первички, расчет зарплаты и тп. Любое узкое звено можно расширять в нужный момент времени.

Вы страхуете свою ответственность?

Да, конечно! Мы предлагаем каждому клиенту страхование ответственности бухгалтера на 1 млн рублей. То есть в случае, если клиент понесет убытки из-за бухгалтерской ошибки, ущерб будет возмещен страховой компанией. Это уже давно никакое не ноу-хау, а стандартная практика.

Какой вы видите свою компанию в ближайшем будущем?

Мы не планируем вырасти в компанию, в которой 3000 сотрудников обслуживают 10000 клиентов. Мы хотим стать партнером бухгалтерам, быть ядром, которое занимается бизнес-процессами, информационными системами, брендингом, привлечением клиентов, методологией обслуживания. К такой системе может подключиться любой профессиональный бухгалтер, который хочет работать с клиентами и зарабатывать, оказывая услуги бухгалтерского учета.

Краткая информация о компании:

Компания «Фингуру» занимается аутсорсингом бухгалтерских услуг, предлагая клиентам  качественное бухобслуживание по низкой цене, а бухгалтерам – возможность работать удаленно. Головной офис компании находится в Москве.