На наличном фронте

Организация порядка ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами до настоящего времени вызывает много вопросов у бухгалтеров, а именно:

• может ли стороннее лицо (как физическое так и юридическое) осуществлять кассовые операции в организации по гражданско-правовому договору;
• кто имеет право не оформлять кассовые операции соответствующими кассовыми документами;
• кто освобожден от установления лимита кассы;
• в пределах какой суммы могут рассчитываться наличными денежными средствами юридические лица и индивидуальные предприниматели;
• на какие цели могут расходоваться наличные денежные средства из кассы;
• могут ли наличные денежные средства выданы стороннему физическому лицу под отчет.

Рассмотрим более подробно данные вопросы.

На сегодняшний день порядок работы с наличными денежными средствами, ограничения на цели их использования и предел наличных расчетов с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями установлены Указаниями ЦБР:

• от 11.03.2014 №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства (далее Указания ЦБР №3210-У);
• от 07.10.2013 №3072-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее Указания ЦБР №3072-У).

Прежде всего отмечаю, что, согласно п.4.1, 4.6 Указаний ЦБР № 3210-У, право не оформлять кассовые операции кассовыми документами (расходный и приходный кассовые ордера) и не вести кассовую книгу имеют только индивидуальные предприниматели, которые в соответствии с налоговым законодательством РФ ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности. То есть, это ИП, находящиеся на УСН, ЕНВД или патенте.

Все остальные ИП и юридические лица (далее - обязанные лица) обязаны соблюдать установленный ЦБР порядок ведения кассовых операций в полном объеме. При этом, для ведения кассовых операций руководители (ИП) обязаны либо назначить кассира из числа любых своих штатных работников (в т.ч. не из бухгалтерии), с установлением им соответствующих должностных прав и обязанностей, с  ознакомлением под роспись. либо возложить ведение кассовых операций на себя (п.4 Указаний ЦБР № 3210-У). То есть, на стороннее лицо по договору гражданско-правового характера не может быть возложена обязанность ведения кассовых операций. А вот оформление кассовых документов может быть возложено как на бухгалтера (главного бухгалтера), иное должностное лицо, в т.ч. кассира, так и на иное физическое лицо по договору гражданско-правового характера об оказании услуг (п.4.2 Указаний ЦБР № 3210-У).

При ведении кассовых операций лица обязаны соблюдать лимит остатка наличных денежных средств, который устанавливается самостоятельно «обязанными лицами» согласно Приложению к Указанию ЦБР № 3210-У либо исходя из поступающей наличной выручки либо из объема выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо - ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам. При этом, согласно п. 2 Указаний ЦБР 3210-У право не устанавливать лимит кассы предоставлено ИП и юридическим лицам, относящимся к малым предприятиям.

Следующей особенностью порядка ведения кассовых операций является установление предельного лимита расчетов наличными денежными средствами между:

• юридическими лицами;
• ИП;
• юридическими лицами и ИП.

Указанием ЦБР № 3073-У наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 тысячам рублей по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов. Это означает что в рамках одного договора независимо от срока расчетов (в один день или растянуты по времени) расчеты между лицами не должны превышать 100 000 руб. При этом указанный лимит не распространяется на расчеты подотчетного лица за приобретенные во время командировок возмещаемые расходы (проезд, проживание и пр.), В случае же приобретения ими товаров или иных работ (услуг) лимит расчетов наличными денежными средствами действует в полном объеме.

Следующим моментом, вызывающим вопросы бухгалтеров, является вопрос о цели расходования наличных денежных средств из кассы. В обобщенном виде допускаемые ЦБР цели расходования наличных денежных средств из кассы представлены ниже в таблице.

Нередко у организаций возникают вопросы о возможности выдачи под отчет наличных денежных средств сторонним лицам, не являющимися сотрудниками организации. Согласно п.5, 6.3 Указаний ЦБР при приеме - выдаче, в т.ч. под отчет, наличных денежных средств под работником понимаются как штатные сотрудники, так и лица по договорам гражданско-правового характера. А поскольку данными Указаниями не наложены никакие ограничения на возможность выдачи под отчет наличных денежных средств сторонним лицам, то следовательно организации имеют право выдавать под отчет наличные денежные средства лицам по гражданско-правовым договорам с установленным порядком их отчетсноти.

В заключении хотелось бы отметить, что согласно ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся:

• в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров,
• не оприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности,
• несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, -

влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей;
• на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Согласно ст.23.5 КоАП дела, связанные с нарушением кассовых операций, рассматривают налоговые инспекции. При этом, поскольку такое нарушение не является длящимся, то согласно положений части 1 ст. 4.5 и подп. 6 части 1 ст. 24.5 КоАП РФ привлечь организацию к ответственности налоговая инспекция может только в течение двух месяцев со дня его совершения (а не со дня обнаружения). Следует отметить, что при нарушении лимита расчетов наличными денежными средствами налоговая инспекция вправе оштрафовать как покупателя, так и продавца. И вот почему. Правонарушением в рассматриваемой ситуации является отступление от установленного порядка расчетов наличными (ст. 15.1 КоАП РФ). Участниками наличных расчетов являются как плательщик, так и получатель, значит, в случае нарушения они оба должны нести ответственность.

Арбитражная практика подтверждает такую позицию. Так, например, за нарушение лимита наличных расчетов можно привлечь организацию, которая получает деньги (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 30.11.2010 № А28-2959/2010).