ЭДО

Как подключиться к оператору обмена документами

Вы решили, что вам пора отказываться от бумажных документов? Обычно, к этому решению приходят двумя путями: когда понимают, что работа с бумагой приносит ощутимые убытки (проблемы с налоговой из-за ошибок и потерь, проблемы с приемкой товара, начислениями налогов и т.п. – все это конкретно мешает бизнесу расти), или когда какой-нибудь большой партнер настойчиво предлагают перейти на новый формат взаимодействия.
Как подключиться к оператору обмена документами
Фото Сергея Захарова, Кублог

Вы решили, что вам пора отказываться от бумажных документов? Обычно, к этому решению приходят двумя путями: когда понимают, что работа с бумагой приносит ощутимые убытки (проблемы с налоговой из-за ошибок и потерь, проблемы с приемкой товара, начислениями налогов и т.п. – все это конкретно мешает бизнесу расти), или когда какой-нибудь большой партнер настойчиво предлагает перейти на новый формат взаимодействия. А все, что говорят вам операторы про экономию денег на бумаге и отказ от услуг традиционной почты – здорово, но совершенно недостаточно для окончательного решения о переходе на обмен электронными документами (или ЭДО – электронный документооборот). Многие годы бизнес привыкал работать с бумагой, и расходы на нее давно уже перестали восприниматься, как серьезная проблема для развития.

Но данная статья посвящена конкретно процессу подключения, поскольку мы часто сталкиваемся с однотипными вопросами – что делать, как делать и в какой последовательности. Надеемся, что после прочтения вопросов о подключении будет значительно меньше.

Как выбрать оператора ЭДО

Универсального рецепта не существует: у всех операторов есть свои предложения, которые в целом мало отличаются друг от друга – стоимость примерно одинаковая, набор услуг идентичен.

Информации с сайтов всегда недостаточно, нужно общаться с представителями сервисов напрямую. Где-то вам предложат низкую цену, а где-то хороший сервис. Но основное внимание следует обратить на экспертный вес и практический опыт оператора, готовы ли специалисты общаться с вами, делиться своими знаниями, действительно решать ваши задачи, помогать с переходом на ЭДО и т.д.

Многие операторы считают свою работу выполненной в тот момент, когда вы проходите регистрацию, забывая, что переход на ЭДО на самом деле куда более глубокий процесс. Уточните у своего оператора, как выглядит процесс внедрения, как именно ваши документы перейдут в электронный вид, как работает интеграция и что будет с документами после того, как вы перейдете на ЭДО. Только после того, как у вас сложится полноценное понимание, как работает оператор – приступайте к подключению.

Как подключиться

Для подключения вам понадобится только электронная подпись и регистрация в сервисе. Никаких других документов/заявок/согласований в этот момент не нужно. Обязательно изучите инструкцию по настройке рабочего места – у каждого оператора должна быть такая на сайте.

Далее просто заходите на сайт оператора, ищите кнопку «Зарегистрируйтесь» и загружайте в процессе регистрации электронную подпись (если не знаете, где у вас она находится – звоните в поддержку оператора). И все: перед вами веб-клиент оператора, готовый отправлять и принимать документы для вас. Некоторые операторы сопровождают процесс пояснительным видео, например, так это выглядит в Synerdocs.

Стоит обратить внимание: подключение и регистрация в сервисе должны быть бесплатными. Сам факт подключения к оператору и регистрация в сервисе не должна нести за собой юридических или финансовых обязательств с вашей стороны.

Если вы планируете обмениваться электронной первичкой, то вам понадобится присоединение к регламенту обмена электронными счетами-фактурами (согласно приказу Минфина №50н). Обычно это делается посредством подписания соответствующего заявления. Например, в сервисе Synerdocs вы можете подписать его прямо в веб-клиенте, а оператор уже доставит заявление до ФНС. С этого момента вам больше не надо будет печатать первичку для предоставления в органы по требованию.

Электронная подпись (ЭП)

Очень много вопросов касается электронной подписи. Что это такое и какую подпись выбрать – тема для отдельной статьи. Просто запомните, что для обмена документами нужен квалифицированный сертификат ЭП, соответствующий требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Если вы уже сдаете отчетность в электронном виде, то у вас такой сертификат уже есть. На всякий случай вы можете проверить его на сайте оператора – например, здесь synerdocs.ru/signature - или связаться с его технической поддержкой. После того, как проверка успешно пройдена, можно регистрироваться и работать.

Если в вашей компании нет сертификата ЭП, то его нужно получить, обратившись в ближайший Удостоверяющий центр, входящий в сеть доверия ФНС, или к самому оператору. Часто оператор может посоветовать вам конкретный центр или даже выпустит для вас сертификат. Звоните, не стесняйтесь.

Сколько это будет стоить

Стоимость обмена документами у всех операторов сравнительно одинаковая. Стоит помнить общие вещи: входящие документы для вас должны быть бесплатны, оплачивается только завершенный документооборот, формализованные документы стоят дороже, чем неформализованные.

Единовременно вам придется потратиться на приобретение сертификата ЭП (в среднем от 1500 рублей) и установку средства криптозащиты информации (СКЗИ) – специального ПО, которое позволит вам работать с электронной подписью. На последнем можно сэкономить, если вы будете пользоваться бесплатным софтом, например, VipNET.

Тариф будет предложен на сайте оператора. Важно знать, что тариф вы выбираете самостоятельно, и он не может быть вам навязан. Вы можете согласиться с предложенным тарифом, если стоимость по нему ниже, чем предложенные тарифы на официальном сайте оператора.

Варианты работы

У большинства операторов есть возможность работать через веб-клиент. Для этого вам нужен простой браузер. Такой способ поддерживает необходимую функциональность для работы с документами, например, загрузку и выгрузку документов, создание, поиск и прочее. Этот способ подойдет практически всем пользователям, чей объем исходящих документов не очень большой.

Второй вариант – использовать интеграционное решение для вашей информационной системы. Наверняка хозяйственный и бухгалтерский учет вы уже привыкли вести в такой системе. Можно интегрировать ее с сервисом обмена: в этом случае вы сможете создавать, подписывать и отправлять документы в привычном интерфейсе. Узнайте о такой возможности у оператора.

Главное - опыт

А лучше всего изучать опыт перехода на ЭДО на конкретных проектах. Ищите описания опыта, статьи крупных компаний или участвуйте в спецпроектах – таких, например, как «Внедрение» на Клерк.Ру. В ходе проекта мы не только подробно расскажем, как подключиться к оператору электронного документооборота, перевести документы в электронный вид, убедить контрагентов и справиться с отправкой отчетности в контролирующие органы, но и покажем на собственном примере, как это происходит.

Клерк.Ру пройдет все этапы внедрения системы электронного документооборота. И мы приглашаем читателей и контрагентов со всей России пройти этот путь с нами!

78%

Старт обучения в удобное Вам время

Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С

Курс для тех, кто хочет научиться бухгалтерии с нуля и применять знания на любом участке учета: вести бухгалтерский, налоговый и кадровый учет, работать в 1С, управлять финансами и оптимизировать налоги.

Записаться

Комментарии

2
  • ovchinnikov_ps

    Olaf, Вы писали:

    Как передать документы из Тензора/Сбиса/Синердокса/Такскома (продолжите список) другому оператору ЭДО.
    Когда придумаете, сообщите.

    Придумано - роуминг. Конкретно из Synerdocs можно отправить документы и в Такском, Корус, Диадок, Тензор (практически). Почему нельзя отправить другим оператором - вопрос не только в Synerdocs, но и к другим операторам, поскольку у всех свои интересы и не всегда роуминг попадает в их зону.

    Есть несколько альтернатив (хаб или мультиоператорность), но что-то мне подсказывает, что вы хотите спросить, почему нет роуминга между ВСЕМИ операторами по умолчанию и без ВСЯКИХ условий. К сожалению, ни у кого нет адекватного ответа на этот вопрос. Мы даже проводили вебинар на эту тему (есть запись) с участниками отрасли, но даже они не смогли толково объяснить, почему. Сегодня роуминг настраивается по просьбе абонентов. Даже если между двумя сервисами роуминг был ранее настроен и протестирован - вам все равно потребуется обратиться к оператору, чтобы он включил вам эту возможность.


Похожие материалы

Бухгалтеры

Зачем у «Клерка» так много Телеграм-каналов? Полный список с описанием

У «Клерка» девять каналов в Телеграме. Кажется, что много, однако каждый канал решает свои уникальные задачи и отвечает на разнообразные запросы бухгалтеров и предпринимателей.

Зачем у «Клерка» так много Телеграм-каналов? Полный список с описанием
4

Официальный курс доллара упал ниже 85 рублей — впервые с августа

С начала года рубль укрепился уже на 17%

Как я хотел на фронт и почему быстрого мира не будет

Рассуждения на актуальную тему

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Минимальный туристический налог не применяется к льготным услугам санаториев

Санаторно-курортные организации при расчете туристического налога должны учитывать статус клиентов и источник финансирования услуг. Если проживание предоставляется льготным категориям граждан или оплачивается за счет бюджетных средств, налоговая база не формируется, а минимальный сбор не применяется.

В декларации по НДС с 1 квартала изменятся четыре раздела. «Ночной бухгалтер» № 1892

Изменения в декларации произойдут из-за появления новых ставок НДС, многие бухгалтеры на упрощенке впервые будут заполнять этот отчет за 1 квартал 2025 года.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Как я выбрал идеальные кроссовки для бега и победил пяточную шпору

Пока был в Таиланде, успел купить новые кроссовки. Конечно, это мои любимые Hoka Bondi 9. Почему именно эти? Сейчас объясню подробнее.

Как я выбрал идеальные кроссовки для бега и победил пяточную шпору
3
Наталья

Декларация по налогу на имущество(УСН)

Добрый день, квартира в Москве в ООО на УСН, состоит на кадастровом учете, в реестре не нашли. ИФНС требует сдать декларацию по налогу на имущество. Законно...

Читать полностью

Эксперты:

Надежда Камышева и еще 1

Надежда Камышева
Эксперт

Если у вашей организации есть в собственности жилые помещения, то они облагаются налогом от кадастровой стоимости, а значит организация на УСН...

Читать полностью
Отчетность

С марта учителям сократили отчетность

Не только учителя школ, но и преподаватели вузов и колледжей стали заполнять меньше отчетности.

Общество

Следственный комитет дал предложения по регулированию электросамокатов и других СИМ

Председатель Госдумы Вячеслав Володин напомнил, что начинается сезон проката электросамокатов, и средства индивидуальной мобильности (СИМ) завоевывают все большую популярность, особенно у молодежи.

Рынок в ожидании звонка. Итоги 17 марта на Московской бирже

Рынок в ожидании звонка. Итоги 17 марта на Московской бирже
Кредитование

Сельхозэкспортерам помогут с льготными кредитами

Правительство направит более 7,7 млрд рублей на субсидирование программы льготного кредитования сельхозэкспортеров.

НДПИ

Ключевые показатели для расчета нефтяных налогов за февраль 2025 опубликованы ФНС

Стали доступны данные для расчета налога на добычу полезных ископаемых (НДПИ) для нефти и газового конденсата, налога на дополнительный доход (НДД) от добычи углеводородного сырья, а также акциза на нефтяное сырье за февраль 2025 года.

Фьючерсы

Правительству предложили новые стандарты для срочного рынка нефтепродуктов

Крупные участники топливного рынка хотят перейти на торговлю поставочными фьючерсами с 2025 года. Соответствующая инициатива направлена вице-премьеру Александру Новаку.

Кабмин переходит к полномасштабной разработке законопроектов в цифре

Зампредседателя Правительства – руководитель аппарата кабмина Дмитрий Григоренко принял участие в стратегической сессии для статс-секретарей федеральных органов исполнительной власти, в рамках которой обсуждались дальнейшие шаги по цифровизации законотворческого процесса.

Обучение для бухгалтеров

Чем заменить 1С? Три программы для ведения учета на маркетплейсах

Большинство бухгалтеров привыкли вести учет в 1С, однако это не всегда оправдано. Например, для маленького бизнеса проще выбрать другой более дешевый и понятный сервис, чтобы лишний раз не разбираться в функциях, к которым они никогда не притронутся. Рассказываем, какие аналоги 1С подойдут для работы на маркетплейсах.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
НДФЛ

Сколько НДФЛ платить за продажу авто в 2024 году и что изменилось с 2025 года: примеры

При продаже авто у автовладельца не будет облагаемого НДФЛ дохода, если этот автомобиль принадлежал ему как минимум 3 года. В противном случае доход от продажи облагается НДФЛ. За доход с продажи авто в таком случае нужно отчитаться и уплатить налог.

Сколько НДФЛ платить за продажу авто в 2024 году и что изменилось с 2025 года: примеры

Учет НДС при УСН, коды статистики и последствия несдачи отчетности в Росстат, исполнительная надпись нотариуса и взносы IT-компаний: экспертные разборы за неделю

Смотрите дайджест разборов, который подготовили наши эксперты за неделю.

Мошенничество

Киберполиция МВД предупредила: обещания мгновенного обогащения и искусственная срочность — маркеры мошеннических схем

МВД рассказало о наиболее распространенных психологических и маркетинговых уловках мошенников, которые используют схемы с «инвестициями». Чаще всего они стараются «отключить логику» у своих жертв.

Уведомление по ЕНП

Как исправить ошибку в уведомлении по ЕНП

Если вы ошиблись в реквизитах при сдаче ЕНП-уведомления, необходимо представить новое уведомление с верными реквизитами только в отношении той обязанности, по которой допущена ошибка.

Электронные подписи

Электронная подпись в повседневной жизни: где мы ее встречаем, но иногда не замечаем

От подтверждения покупки в интернет-магазине до подписания ипотечного договора – электронная подпись стала нашим постоянным спутником. Разберемся, почему мы всё чаще её используем.

Интересные материалы

НДС

ФНС разобрала, как правильно применять пониженные ставки НДС

Компании и предприниматели, выбравшие пониженные ставки НДС 5% или 7%, обязаны применять их последовательно в течение 12 налоговых периодов (три года). Срок начинается с подачи первой декларации с указанными ставками. Досрочный переход на 20% в этот период невозможен.