ЭДО да не то!

Если ваша компания ведет учет в 1С, и вы задумались о переходе на электронный документооборот со своими контрагентами, для вас есть хорошая новость. Сделать это очень просто. Сервис ЭДО в 1С позволяет обмениваться юридически значимыми электронными документами прямо из 1С:Предприятия. Достаточно нажать одну кнопку, чтобы документ был снабжен электронной подписью и отправлен вашему партнеру.

О деталях использования ЭДО в 1С Клерк.Ру рассказал руководитель отдела технологий сервисов компании «1С» Альберт Салимов.

Альберт, каковы общие принципы работы с ЭДО в 1С?

Всем бухгалтерам давно и хорошо известна электронная отчетность - отправка документа с электронной подписью контролирующему органу. Юридически значимый электронный документооборот с контрагентами устроен совершенно так же. Сотрудник создает документ реализации (акт, накладную, счет-фактуру), нажимает кнопку «подписать и отправить» - и документы отправляются контрагенту.

Разница лишь в том, что если налоговые и другие контролирующие органы всегда готовы принять электронные документы, то с контрагентом об этом надо сначала договориться.

В ст. 169 НК РФ так и написано: электронный документооборот применяется, если стороны договорились об этом, их технические средства совместимы, то есть программа с одной стороны «понимает» программу с другой.

И здесь мы на коне, потому что встретить контрагента, который тоже работает в 1С, очень легко. Единственное, что надо – получить согласие. У нас эта возможность даже встроена в программу. Есть опция «пригласить контрагента»: одно нажатие – и у него появляется всплывающее окошко с приглашением. Как только согласие получено,  программа запоминает, что этому контрагенту можно выставлять электронные документы.

Фирма «1С» не является оператором ЭДО. Клиент может самостоятельно выбрать любого оператора, или у вас с кем-то заключен договор?

Мы привлекаем операторов ЭДО в качестве партнеров. Как правило, операторы ЭДО - это еще и операторы электронной отчетности, EDI и др. Т.е. у них есть своя клиентская база, им доверяют. И их клиенты, использующие для ведения учета программы 1С, могут прямо из программы подключиться к ЭДО через любимого оператора с помощью 1С-ЭДО.

С юридической точки зрения, мы покупаем у оператора лицензию на доступ к его серверу документооборота, после чего к этой лицензии добавляем свое клиентское ПО для доступа к серверу из программы 1С. Это все вместе образует лицензию 1С-ЭДО, и это мы и продаем через партнерскую сеть.

Могут ли обмениваться электронными документами пользователи вашей программы, если они пользуются услугами разных операторов?

При подключении к ЭДО в 1С наш пользователь может выбрать любого оператора ЭДО, интегрированного с 1С-ЭДО. И может пригласить к обмену и вести обмен с любым пользователем этого и любого другого интегрированного оператора.

Если пока нет интеграции с 1С-ЭДО того оператора, с которым работает ваш контрагент, то есть два варианта. Во-первых, никакие нормы закона не запрещают пользователю иметь сколько хочешь почтовых адресов, равно как и быть клиентом нескольких операторов ЭДО одновременно. То есть ваш контрагент может подключиться к ЭДО через еще одного оператора, уже интегрированного с 1С, и начать обмен с вами.

Второй вариант: есть такое объединение РОСЭУ, которое в числе прочего решает задачи операторского роуминга,  т.е. взаимодействия между операторами. Тут нет автоматического роуминга, его «настраивают» по запросу к оператору. Но это тоже работает! И клиенты оператора, который пока не является нашим партнером по 1С-ЭДО, все равно могут обмениваться с вами электронными документами через ЭДО в 1С, если у их оператора с вашим есть роуминг. На сайте РОСЭУ можно посмотреть табличку с данными о том, какие операторы уже «подружились».

Но первый способ, конечно, удобнее, т.к. мы обеспечиваем автоматический роуминг.

А почему «1С» не хочет стать оператором ЭДО?

Один из принципов работы 1С – опираться на собственные силы и на кооперацию с лидерами. Другой, очень важный – быть надежным и выгодным партнером. Вообще мы хорошо умеем работать по партнерской модели. Для нас эффективнее не влезать на смежный рынок, не самый простой и высококонкурентный, а договориться о взаимовыгодном сотрудничестве с теми, кто уже успешно на нем работает.  И для наших пользователей это удобнее и логичнее – главное, что они могут использовать ЭДО прямо в 1С. Зачем делать документ в одной программе, потом выгружать в другую, чтобы подписать и отправить? Создал в 1С – и отправь из своей 1С  в 1С своего контрагента.

Допустим, произошел какой-то сбой, кто за это отвечает: вы или оператор ЭДО?

В теме электронного документооборота говорить о нарушениях и начислении меры ответственности сложно. Потому что в арбитражной практике устанавливается, во-первых, правильно ли оформлен документ, все ли реквизиты документа были указаны. Но здесь у наших пользователей дела обстоят неплохо:  для правильного оформления документа в программе 1С есть много возможностей: методически верная организация работы с документами, встроенные проверки и  сервисы типа 1С:Контрагент.

А во-вторых, устанавливается, правильно ли использованы полномочия лица, которой поставил электронную подпись. На это, как вы понимаете, ни мы, ни оператор влиять не можем.

Как бы то ни было, мне неизвестно о том, чтобы претензии абонентов ЭДО к провайдерам ЭДО рассматривались в судах .

А как обстоят дела с защитой информации?

Отправляемую информацию можно шифровать, и тогда ее не сможет прочитать никто, кроме самого отправителя и получателя.

Документы попадают в электронный архив, а обмен ими похож на «обмен через дупло» в разведке: один разведчик положил контейнер – другой взял. Эта схема предполагает, что отправленный документ лежит в личном кабинете на стороне сервера оператора (у некоторых операторов до 6 месяцев), но обязательства по хранению электронного архива оператор на себя по умолчанию не берет. Хранением документов клиент занимается самостоятельно: на серверах, на дисках… У некоторых операторов хранение доступно как дополнительная услуга.

Какие компании чаще пользуются ЭДО в 1С - крупные или мелкие?

В основном это большие компании, Они переходят на ЭДО осмысленно, понимают, что им от этого будет польза. Они пересылают контрагентам много документов, т.е. пользуются ЭДО чаще. Но и маленькие приходят – в основном, это те, что любят технические инновации. Например, у нас есть один любимый партнер-франчайзи – компания, которая состоит из одного человека. Он со всеми контрагентами применяет электронный документооборот, приучает своих клиентов так работать, вовлекает их в ЭДО. Поэтому я бы не стал сбрасывать со счетов проникновение электронного документооборота и в небольшие компании.

Альберт, как вы думаете, станет ли когда-нибудь электронный документооборот между контрагентами обязательным для всех?

Важнее, чтобы государство не столько заставляло использовать ЭДО, сколько способствовало переходу предприятий на ЭДО, поскольку это повышает эффективность экономики. От государства требуется формировать и совершенствовать нормативную  базу.

Целый комплекс мер по развитию электронного документооборота был принят в рамках реализации дорожной карты Агентства Стратегических Инициатив "Совершенствование налогового администрирования". Это  позволило в 2015 году снять последние барьеры, препятствовавшие переходу на электронный документооборот и максимально приблизить правоприменение  к практике делового оборота.

Например, если бизнес-процессы предполагают выставление счетов-фактур задним числом, то и в электронном виде это стало возможно реализовать, не опасаясь налоговых рисков. Количество абонентов сервисов обмена электронными счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами ЭДО в 1С выросло в 2015 г. в 5,6 раза.

Если обычаями делового оборота будет принято, что ЭДО - это основной способ обмена документами, то значительная часть документов в хозяйственной жизни предприятий перейдет в электронный вид.